En un mundo perfecto, cada uno de sus eventos se desarrollaría de la mejor manera posible, sin desviaciones de su plan de eventos. Sin embargo, estoy seguro de que no tengo que decirte que rara vez es así como suceden las cosas: ya sea menor o mayor, parece que siempre hay algo que no está planeado. Es por eso que desarrollar un plan de gestión de riesgos para su evento es crucial.
Tu plan de riesgos te ayudará a superar los obstáculos. Tales como: el orador programado es MIA; Se fue la energía; o el proveedor no recibió el memorándum «solo para vegetarianos». Seamos realistas: a veces, las cosas simplemente suceden.
Lo importante que debe recordar es que, independientemente de lo que suceda, su respuesta a la situación actual es lo que importa. Por supuesto, gran parte de su respuesta dependerá de qué tan bien se haya preparado con anticipación. Aunque es posible que no pueda prepararse para un incidente específico, un plan de gestión de riesgos puede ayudarlo a estar preparado y listo para lo que se le presente mientras protege los intereses de su negocio.
Descubra los pasos esenciales para crear el mejor plan de gestión de riesgos para un evento
1. ¿Por dónde empiezo cuando se trata de la planificación de eventos de gestión de riesgos?
Su plan de gestión de riesgos comienza con la identificación de los riesgos potenciales que pueden afectar un evento. Por ejemplo, si se trata de una celebración al aire libre, el clima siempre es un riesgo principal a considerar. Así como elaboraría un ‘plan B’ en caso de mal tiempo, querrá encontrar soluciones para otros posibles problemas. ¿Qué pasa si un proveedor no se presenta? ¿Qué pasa si alguien sale lastimado? ¿Hay suficiente personal para manejar el conteo de invitados? Recorra mentalmente el evento de principio a fin hasta que pueda identificar todos los riesgos que puedan surgir.
2. ¿A quién debo incluir en mi plan de gestión de riesgos para mi evento?
Recuerda: Los eventos son un trabajo en equipo, por lo que la gestión de riesgos debe ser una tarea de todos los involucrados en el resultado final. Esto incluye, pero no se limita a, el planificador, el diseñador, el florista, el fotógrafo, el equipo de iluminación y cualquier personal en el lugar del evento. Traer a todo el equipo asegurará que su plan se desarrolle completamente en todas las direcciones.
Recuerde: los eventos son un esfuerzo de equipo, por lo que la gestión de riesgos debe ser una tarea para todos los involucrados.
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3. ¿Cómo ejecuto el plan de gestión de riesgos de mi evento?
Una vez que tenga una idea sólida de los riesgos potenciales, trabaje con el equipo del evento para encontrar soluciones lógicas y razonables para cada uno. Aquí es donde entran en juego múltiples perspectivas: todos tienen una especialidad diferente, por lo que trabajar juntos puede marcar la diferencia en un evento exitoso.
4. ¿Qué pasa si algo sucede durante mi evento de todos modos?
Estar preparado no siempre evita que las cosas salgan mal. En caso de que algo salga mal el día del evento, ponte en contacto con el equipo para abordar la situación de inmediato. Si es posible, evite que el cliente sepa que hay un problema hasta que tenga una solución. Una vez que se haya manejado el problema, asegúrese de tener una reunión informativa con el equipo para analizar qué sucedió y cómo evitarlo en el futuro.
5. ¿Cómo debo responder si hay un riesgo en mi evento?
Si hubo un problema en su evento, ya sea pequeño o grande, es importante ser transparente y abierto sobre lo que sucedió. Si la culpa es suya, asuma la responsabilidad de manera profesional y respetuosa. Jugar al juego de la culpa no le hace ningún favor a nadie. Si es necesario, busque formas de hacer las paces con el cliente, ya sea un reembolso parcial o una simple disculpa.
Correr riesgos no es necesariamente algo malo; de hecho, los riesgos a menudo pueden generar recompensas con más oportunidades. Sin embargo, si planea correr un riesgo, solo asegúrese de estar bien preparado para manejar el resultado, sin importar cuál sea.
¡Ahora está listo para crear el mejor plan de gestión de riesgos para eventos!
A continuación, obtenga más información sobre la seguridad de los eventos y descubra cómo contratar personal para eventos que lo ayude a ejecutar su plan de riesgos. O comience a hacer diagramas precisos que mantengan al personal del evento actualizado sobre seguridad, sin importar dónde se encuentren.
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¿Qué es la gestión de riesgos de eventos?
La gestión de riesgos es un esfuerzo activo para reducir y eliminar los riesgos asociados con un evento y tomar medidas para prepararse en caso de que ocurran esos riesgos. Para los eventos, los riesgos pueden incluir fallas en el equipo/tecnología, emergencias médicas, incidentes de seguridad, problemas de manejo de multitudes y más.
¿Qué es una evaluación de riesgos para un evento?
Una evaluación de riesgos para un evento es el acto de identificar peligros y riesgos potenciales que podrían ocurrir en algún momento durante el proceso del evento. Es un esfuerzo dedicado centrado en los riesgos potenciales para permitir que los planificadores se preparen mejor.
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