Desde que Woodstock hizo historia en la música en 1969, los festivales de música se han convertido en un gran negocio. Hoy en día, los grandes festivales anuales, desde Coachella hasta el New Orleans Jazz and Heritage Festival y Bonnaroo, atraen multitudes masivas y las estrellas más importantes de la música.
El diseño y los diseños de estos eventos a gran escala se encuentran entre los más desafiantes de la industria. Siga leyendo para obtener consejos que lo ayudarán a crear un diseño de evento que sea seguro y fácil de navegar. De esa forma, los asistentes al festival pueden concentrarse en lo que corresponde: la música.
Concéntrate en las pequeñas cosas que significan mucho para el público de tu festival de música
1. Proporcione más baños de los que cree que necesita
Las largas filas en el baño equivalen a asistentes frustrados al festival y mala prensa para tu evento. Incluso si su lugar tiene baños permanentes, busque un lugar para agregar opciones portátiles espaciadas en áreas accesibles desde múltiples puntos. Y estar al tanto del mantenimiento.
2. Haga que la mercancía esté fácilmente disponible
Los festivales de música al aire libre pueden cubrir un gran territorio. Separe sus carpas de mercadería para que las personas no tengan que caminar demasiado, o perderse a su grupo favorito, para llevarse una camiseta o un programa de recuerdo.
3. Separe sus recipientes de basura
No coloque todos los contenedores de basura en una ubicación central con la esperanza de que el personal ahorre tiempo para cambiar todo a la vez. Colócalos a intervalos durante todo el festival para que la basura termine en su lugar. Y asegúrese de incluir muchos contenedores para material reciclable para que su evento sea más ecológico.
4. Instale estaciones de carga de teléfonos y equipos
Las redes sociales han cambiado la escena del festival de música con publicaciones e imágenes para generar interés antes, durante y después del evento. La mayoría de tus asistentes publicarán fotos de los eventos, los terrenos, la comida y la gente en tu festival de música. Las estaciones de carga mantienen el equipo listo para la acción.
5. Oferta F&B variada y accesible
No está organizando un festival de comida, pero sus asistentes estarán allí todo el día o incluso todo el fin de semana. Coloque carpas de comida alrededor del lugar con muchas opciones, que incluyen:
- Caliente y fría
- Comida sana y comida chatarra
- Sin gluten
- Libre de lácteos
- Vegetariano
- Vegano
- Los asistentes a la comida de mano pueden comer mientras pasean por los terrenos.
Considere reservar camiones de comida, que son una opción natural para los festivales de música porque pueden detenerse en el lugar y brindar una variedad de opciones culinarias en un espacio reducido.
Además, hable con sus vendedores de alimentos sobre sus ofertas de mesas y asientos. Deberá incluir su área de asientos al diseñar el diseño de su festival de música.
Mantenga el tráfico y la gente en movimiento creando espacio y dirigiendo el flujo
6. Crea más de un área de atención al cliente
Dos o más áreas de servicio al cliente reducen las largas filas que embotellan el tráfico peatonal. Para obtener los mejores resultados, coloque un área de servicio al cliente fuera del lugar para que las personas resuelvan los problemas de boletos sin ocupar filas ni entradas. Coloque una segunda (o tercera) área de servicio al cliente dentro del lugar donde se puedan resolver otros problemas.
7. Mapear el flujo de tráfico en los puntos de entrada
Establezca barreras como puntales para crear un embudo que mantenga a las multitudes moviéndose sin problemas hacia el registro del festival. Establece puntos de control de seguridad primero, seguidos de verificadores de boletos y tecnología: registrar el equipaje lleva más tiempo. Además, administre fácilmente el check-in con herramientas útiles.
8. Espacia tus etapas para evitar superposiciones
Deje suficiente espacio entre las etapas para que un acto no eclipse a otro. Las herramientas de diseño de escenarios de eventos en 3D pueden ayudarlo a visualizar distancias y líneas de visión entre escenarios, por lo que cada área de actuación es una sección distinta.
Dirija el sonido de cada escenario a la multitud inmediata para que se pueda escuchar cada acto, incluso si están tocando al mismo tiempo. Tenga en cuenta que los artistas principales de su escenario principal no deberían tener ninguna competencia. Las personas que vinieron a escuchar a Billie Eilish no deberían poder escuchar la línea de bajo de otro acto mientras escuchan ‘When the Party’s Over’.
Priorice la accesibilidad de eventos en su diseño de diseño
Permita que todos tengan la misma oportunidad de disfrutar de su festival de música siguiendo las pautas de accesibilidad del evento. Proporcione fácil acceso y adaptaciones, y asegúrese de que su personal esté capacitado para comprender lo que las personas con discapacidades necesitan mientras navegan por el festival.
9. Proporcione una excelente vista para todos
Construya plataformas de observación para usuarios de sillas de ruedas donde los invitados puedan disfrutar de una vista completa del escenario sin ser bloqueados por las multitudes que bailan. Ofrezca suficiente espacio para que los amigos y cuidadores también puedan disfrutar del espectáculo desde la plataforma.
10. Haz que los caminos y las áreas clave del festival sean accesibles
Coloque pasarelas o senderos a lo largo de las rutas principales para personas con sillas de ruedas, muletas o cualquier persona que necesite una superficie estable para caminar. Los eventos al aire libre pueden volverse embarrados y desafiantes para los asistentes al festival con discapacidades físicas. Construya rampas en áreas donde los asistentes tengan que subir escaleras o subir colinas empinadas.
11. Crear campings accesibles
Si su festival permite que los invitados pasen la noche, asegúrese de tener sitios para acampar accesibles a nivel del suelo que no se desvanezcan durante una tormenta. Idealmente, estos sitios contarán con plataformas elevadas para las carpas de los asistentes o carpas provistas por el festival. Cuanto más cerca estén estos campamentos del lugar del evento y los escenarios, mejor.
12. Ofrezca baños accesibles
Designe baños accesibles con mucho espacio para sillas de ruedas y considere cambiarse de ropa accesible o cabinas emergentes durante los festivales de fin de semana. Agregue varios puntos de carga para sillas eléctricas en todo el lugar para una carga rápida cuando las baterías estén bajas.
Incluya áreas VIP para artistas e invitados VIP en el diseño de su festival
13. Diseña un área detrás del escenario
Más allá de los escenarios de actuación, los músicos y cantantes necesitan un área detrás del escenario que los separe de la multitud. Diseñe un diseño completo para su festival con áreas para que los artistas se relajen antes del concierto, muelles de carga, estacionamiento para remolques y (dependiendo de los actos) camerinos. Considere las vías de acceso también cuando ubique el backstage: los vehículos que transportan artistas e instrumentos pueden detenerse con facilidad.
14. Configure una línea VIP
Si tiene invitados especiales que pagan más por un boleto, incluya una línea de acceso rápido en el área de registro del evento. La cantidad de espacio adicional que necesite dependerá del tamaño de su lista VIP. Podría ser una línea adicional al costado de la línea principal de check-in. Si vienen estrellas de renombre, los VIP deben tener su propia entrada, completa con alfombra roja y carpa de bienvenida para cócteles y aperitivos antes de que comience el espectáculo.
15. Hoja de ruta rutas separadas para proveedores
Evite que los asistentes a su festival se encuentren con sus proveedores mientras traen suministros al lugar. Marque claramente las rutas y las entradas con «solo personal» para que nadie termine esperando en una larga fila con los asistentes o sin darse cuenta conduciendo hacia áreas restringidas.
Plan para imprevistos y emergencias con las instalaciones adecuadas
Asegúrese de que su personal esté actualizado sobre las mejores prácticas en la planificación de seguridad y protección de eventos y use su software de planificación de eventos para mantener todos los contactos del personal de emergencia en un solo lugar para un acceso rápido y fácil.
16. Proporcionar carpas médicas con personal
Cuando grandes grupos de personas se reúnen para un evento, es probable que alguien se enferme o se lesione. Incluya múltiples carpas médicas en el diseño de su festival. Esto variará según la superficie de los terrenos del festival, pero ningún asistente debe estar a más de uno o dos minutos de la asistencia médica. Las carpas médicas deben tener personal médico capacitado y suministros de primeros auxilios.
17. Trazar rutas de evacuación de emergencia
Si cientos o miles de personas necesitan salir rápidamente, las rutas de evacuación de emergencia planificadas mantienen las cosas ordenadas. Incluya ubicaciones de señalización al diagramar el diseño de su evento.
18. Colocar extintores en lugares accesibles
Para incendios pequeños, el equipo adecuado evita que una mala situación empeore. Utilice armarios contra incendios para evitar vándalos y descargas accidentales, y tenga a mano instrucciones de uso claramente escritas.
19. Establecer estaciones de seguridad con personal
Su equipo de seguridad recorrerá el festival para vigilar a los asistentes y ofrecer ayuda si es necesario. Diseñe el diseño de su festival de música con una serie de estaciones de seguridad marcadas y con personal a las que la gente pueda acudir si tiene un problema inmediato.
20. Organiza iluminación de emergencia alrededor del lugar
Si se va la luz durante los eventos nocturnos, la gente necesita ver claramente la salida. Evite el pánico y mantenga las cosas en orden colocando luces de emergencia a lo largo de las rutas de evacuación, en los puntos de salida y en las áreas de estacionamiento.
21. Organice áreas de entretenimiento adicionales
Los eventos inesperados no siempre significan emergencias. En caso de que un acto musical no se presente, o si los programas se retrasan, ofrezca algo para que los fanáticos hagan mientras esperan. Dependiendo del tema de su festival, puede traer galerías de arte, actividades para niños o incluso una carpa de juegos.
Diseñe el diseño de su festival de música para adaptarse al clima
Aunque hay muchos festivales de música bajo techo, la gran mayoría de ellos tienen lugar al aire libre. Por lo tanto, los festivales de música al aire libre están sujetos a los caprichos del clima y normalmente ocurren ‘llueva o truene’. Siempre planifique para el peor de los casos, independientemente del fantástico pronóstico previsto, ya que el clima puede cambiar en un instante.
22. Proporcione múltiples lugares para salir de los elementos
Los asistentes necesitan protección contra condiciones climáticas adversas. En lugar de instalar una sola carpa grande para refrescarse y dar sombra, instale varias carpas más pequeñas alrededor del lugar a las que todos los asistentes puedan acceder fácilmente. Incluya asientos, mesas, ventiladores y unidades portátiles de aire acondicionado si es necesario.
23. Proporcione abundantes estaciones de hidratación
La hidratación es importante cuando hace calor y los asistentes sudan. Incluso si las temperaturas son cómodas, el acceso al agua potable sigue siendo esencial porque la gente baila y camina grandes distancias. Es probable que sus vendedores vendan agua en las estaciones de comida, pero proporcionen fuentes de agua gratuitas y estaciones de recarga de botellas de agua alrededor del lugar. Los asistentes al festival NO deberían tener dificultades para acceder al agua.
Asistentes directos al festival con mapas y señalización clara
24. Dirige a las personas a las áreas esenciales
Coloque letreros claros y concisos alrededor de su lugar que marquen las áreas que la gente más necesita:
- Baños
- Etapas
- Vendedores de alimentos y bebidas
- Estaciones de carga
- quioscos de información
- llamará o registro
- Entradas/salidas
- Líneas
- Instalaciones medicas
- Estaciones de hidratación
25. Sea creativo con el diseño de letreros
Cree letreros que sean instructivos y tengan un impacto. Contrata a un artista local y crea un muro de grafiti completo con el hashtag de tu evento y los identificadores sociales. Utilice los proyectores Gobo para letreros virtuales y marcas de piso en áreas donde los letreros físicos son restringidos o desafiantes. La señalización digital también involucra a su audiencia, lo que le permite brindar información de una manera única y cambiarla, si es necesario.
26. Ir más allá de los baños y salidas
El mapa del diseño de tu festival de música debe incluir áreas obvias como escenarios, baños y salidas. Sin embargo, su mapa también debe incluir otra información esencial, que incluye:
- Shuttle y áreas de transporte público para el transporte de eventos.
- Rutas de evacuación de emergencia
- Áreas accesibles (como baños especiales y rampas)
27. Diseña una aplicación de planificación de eventos para tu mapa
Las aplicaciones de eventos mantienen a los asistentes al evento al tanto de todo lo que sucede, desde los artistas hasta los horarios de los espectáculos y los cambios de última hora. Agregue su mapa a la aplicación para que los asistentes puedan acceder a él con facilidad. Aún mejor si la geolocalización muestra dónde se encuentran en el festival en todo momento.
28. Crea un mapa físico y entrégalo
Lo creas o no, algunas personas prefieren disfrutar de los festivales de música sin dispositivos. Cree copias físicas de su mapa del evento y póngalas a disposición en la entrada y en los puntos de información en todo el recinto.
Ya sea que se trate de un festival de jazz de fin de semana o de un maratón de rock and roll, los festivales de música son una excelente manera de que la gente se reúna. Siempre que cree un diseño que sea fácil de navegar, esté claramente marcado y priorice la seguridad, mantendrá contentos a los asistentes al festival. Utilice su software de planificación de eventos para organizar todas las partes móviles en un solo lugar.
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