El diseño de una agenda de eventos exitosa es mucho más complejo que llenar bloques de tiempo de una o dos horas. Requiere un conocimiento específico del sector para que la oferta de su evento despierte el interés y la participación del sector al que se dirige. Su agenda también puede beneficiarse de la comprensión del flujo de público y de los ritmos circadianos, de modo que los asistentes tengan tiempo para ir de A a B y recargar energías. Siga leyendo para conocer 16 consejos que le ayudarán a diseñar una agenda excepcional para su próximo evento
Descubra 16 formas de crear el mejor diseño de agenda para eventos
1. Fije el objetivo del evento con antelación
Saberlo le servirá para diseñar la agenda de su evento. ¿Quiere que los asistentes se marchen con más conocimientos del sector de los que llegaron? Los talleres y las pequeñas clases constituirán la mayor parte del programa. ¿El objetivo es establecer una red de contactos? Las sesiones de trabajo, las actividades para romper el hielo y las reuniones para establecer contactos son su objetivo. ¿El evento pretende crear reconocimiento y caché de marca? Programe tiempo suficiente para los oradores principales, las preguntas y respuestas y los encuentros.
Reúnase con el equipo de eventos de su empresa (o de su cliente), los responsables de marketing y los principales responsables de la toma de decisiones para concretar este aspecto.
2. Investiga pronto a los ponentes más atractivos (seguido rápidamente por la divulgación y los contratos definitivos)
Hable con su equipo sobre los ponentes soñados, las personalidades prometedoras del sector y los líderes de talleres especializados. Clasifique las opciones de primer y segundo nivel y empiece a ponerse en contacto con ellas inmediatamente: los ponentes y los líderes de opinión están muy solicitados
El almacenamiento de archivos en línea facilita el almacenamiento de los ponentes y el estado de los contratos para su rápida consulta en cualquier lugar. Cree una lista de asistentes específica para los ponentes y utilice etiquetas para etiquetar el estado (por ejemplo, contrato firmado, sin contrato, indeciso) y luego ordene la lista por etiquetas para estar al tanto del progreso. De un vistazo, podrás ver qué ponentes están finalizados y qué relaciones necesitan atención para que puedas diseñar una agenda de conferencias que te sorprenda.
3. Esté atento a los acontecimientos locales que puedan interferir con su programa de eventos
Partidos de fútbol americano, días de mudanza en los dormitorios, festivales de música anuales… esté atento a los eventos locales que puedan causar atascos o una afluencia de pasajeros del metro el día de su evento. Prevea estas interrupciones y elabore el programa en consecuencia.
Tenga también en cuenta el tráfico local: Infórmese sobre las tendencias de las horas punta, los horarios del transporte público y las obras programadas que puedan causar retrasos. El hecho de competir con los horarios de los trenes puede hacer que los asistentes tengan que llegar antes y esperar, o que lleguen tarde y se arriesguen a perderse parte del programa
4. Adapte las horas de inicio y finalización del evento a su público objetivo
No todos los grupos quieren empezar temprano, pero algunos asistentes pueden querer llegar antes al trabajo y salir antes del trabajo. Tenga en cuenta el público al que se dirige antes de fijar la hora. Los horarios de inicio escalonados pueden ser una solución ideal para acomodar a los noctámbulos y a los madrugadores por igual.
Incluya en el programa tiempo suficiente para que los asistentes se registren, ya que sirve para evitar problemas de transporte y permite a los participantes instalarse sin sentirse apurados.
5. Póngase en contacto con los ponentes para conocer los detalles que necesita para el diseño del programa del evento
¿Cuánto tiempo suele durar cada sesión? No escatime en tiempo ni intente meter las sesiones en espacios reducidos. Los asistentes y los ponentes sufren cuando se les obliga a ir con prisas. Además, los ponentes deben respetar el tiempo asignado para que los asistentes tengan los descansos previstos y los siguientes ponentes no tengan que acortar la sesión.
Mantener a los ponentes dentro de su horario presenta su propio conjunto de desafíos. Para mantener la fluidez del programa, hay que prever un margen de maniobra en caso de que los ponentes se excedan, y seguir estos consejos para evitar que los ponentes se excedan en el tiempo asignado:
- Asegúrate de que los ponentes son conscientes de las restricciones de tiempo.
- Fija un punto de corte y haz saber a los oradores que tendrás que respetarlo si se pasan.
- Infórmales de la señal a la que deben estar atentos cuando se acabe el tiempo.
- Proporcione un cronómetro o un reloj para el orador, pero designe también a un moderador para que controle el tiempo y ofrezca un aviso de cinco a diez minutos.
- Prepara un plan para los oradores de largo aliento: Si el presentador no se da cuenta de las indicaciones, es posible que tengas que caminar hacia el podio o subir al escenario y darle las gracias.
6. No sobrecargue la agenda
Un orden del día repleto no siempre es un atractivo. Demasiadas opciones pueden provocar fatiga en la toma de decisiones, es decir, el cansancio de tomar decisiones cuando se presentan demasiadas opciones. Los asistentes pueden sentirse abrumados a la hora de reducir las opciones, por lo que hay que ofrecer un programa sucinto o crear una agenda con múltiples temas para que los asistentes puedan ver las opciones más relevantes.
Sea cual sea el programa, la satisfacción variará. Algunos asistentes compartirán grandes elogios sobre su experiencia, mientras que otros pueden sentirse decepcionados. Proporcione valor y aumente la satisfacción de todos: Ofrezca sesiones basadas en el contenido y en la experiencia, utilice actividades de participación y talleres prácticos para aumentar el compromiso, y dé cabida a una serie de estilos de aprendizaje e intereses.
7. Mida el interés de los asistentes con encuestas previas al evento
Una encuesta previa al evento puede ayudarle a averiguar qué valoran los asistentes en un programa, de modo que pueda diseñar la agenda del evento en función de ello. Tener un papel activo en la elaboración del programa añade valor para algunos asistentes.
Algunas preguntas que puede hacer:
- ¿Qué temas o ponentes te interesan más?
- ¿Qué espera aprender en este evento?
- ¿En qué va a emplear su tiempo entre sesiones?
- ¿Cuáles son sus objetivos para este evento?
Después del evento, pida a los asistentes que completen una encuesta posterior al evento en la que se les pregunte qué fue lo más valioso para ellos, en qué aspectos del programa se podría mejorar y qué les gustaría ver en el próximo evento. Esto le permitirá ver qué temas fueron populares, identificar las áreas que necesitan atención y adelantarse a las agendas de futuros eventos.
Mira esto: La Open Co-Op dio un salto al dejar un tercio del programa de la conferencia sin programar: los ponentes propusieron las sesiones, los asistentes votaron y los temas que salieron mejor se añadieron al programa, creando una agenda que fue especialmente relevante para la audiencia.
8. Controle la duración de las sesiones
Si las sesiones son demasiado largas, se corre el riesgo de perder el compromiso; si son demasiado cortas, los asistentes no sentirán que han aprovechado lo suficiente.
¿Cuál es la mejor duración de las sesiones de un evento?
La duración ideal de una sesión depende del tipo de evento y del sector, pero algunas directrices generales pueden ayudar a informar la mayoría de los programas de eventos.
- Los discursos deapertura o de bienvenida suelen durar menos de 5 minutos.
- Losdiscursos principales ocupan entre 60 y 90 minutos.
- Lostalleres y las sesiones de formación específicas pueden durar entre 60 y 120 minutos.
- Las sesiones detrabajo duran entre 30 y 60 minutos.
- Lasmesas red ondas suelen durar entre 60 y 90 minutos.
- Lossimposios y seminarios suelen ser eventos de un solo día con una amplia gama de duración del programa.
9. Evite el solapamiento en el programa
Evite la acumulación de sesiones con un enfoque similar: Los asistentes pueden querer inscribirse en ambas sesiones, Social Media: El por qué, el cómo y el cuándo para las nuevas empresas y La participación de la comunidad como propietario de una nueva empresa. Si ambas están programadas para las 14 horas del viernes, los asistentes tendrán que elegir entre dos temas que les beneficiarían. Aunque no sea suficiente para desanimarles a asistir a la conferencia, puede influir en su opinión general sobre el evento.
Cuando elabore el programa, etiquete cada sesión con el tema, el ponente y el público objetivo. A continuación, siga cada tema en el programa para asegurarse de que las etiquetas no coinciden.
10. Trazar el espacio y las transiciones entre las sesiones
Cuando diseñe el plano del evento, añada los ponentes y los talleres a sus espacios asignados para crear una imagen. De un vistazo, podrá detectar si los ponentes o los asistentes tienen que atravesar el recinto para llegar a la siguiente sesión. También detectará las reservas de salas dobles, o si ha asignado una sala demasiado pequeña a un taller que implica actividad física.
11. Incluya sesiones de preguntas y respuestas en el diseño de la agenda del evento
No pase por alto la parte de las preguntas y respuestas: Deje un 25% del tiempo programado para abrir una sesión de preguntas y respuestas. Los ponentes y el personal del evento deben saber cuándo empezar la sesión de preguntas y respuestas, para que no haya que buscar los micrófonos en el último momento ni se produzca un silencio incómodo al terminar el ponente. No pierdas de vista al público durante la sesión de preguntas y respuestas: si la gente parece desinteresada o hay un desfase entre las preguntas, es que se ha alargado demasiado
12. Cuente con descansos regulares para aumentar la energía y la participación
Además de las pausas para las comidas y los refrigerios, el tiempo no estructurado entre sesiones permite a los asistentes ponerse al día con el correo electrónico, ir al baño y prepararse para la siguiente ronda de actividades.
¿Por qué ofrecer descansos?
Los beneficios del tiempo de descanso entre sesiones son los siguientes
- Oportunidades para establecer contactos (durante el almuerzo, en la mesa de refrigerios, en la zona de descanso).
- Los niveles de estrés se reducen cuando los asistentes no sienten la necesidad de correr.
- El movimiento aumenta la atención.
- La productividad aumenta con el tiempo de inactividad.
- Las pausas mejoran la capacidad del cerebro para aprender y retener información.
- Los presentadores tienen tiempo para prepararse sin prisas.
- Los asistentes pueden revisar los mensajes y el correo electrónico para estar concentrados y listos para comenzar la siguiente sesión, en lugar de terminar los correos electrónicos durante la introducción del presentador.
¿Qué descansos son necesarios?
Debe haber tiempo suficiente para los desplazamientos entre sesiones: Los asistentes no pueden teletransportarse de un lugar a otro, por lo que hay que tener en cuenta el tiempo que se tarda en ir de un lugar a otro y añadir un margen de diez minutos.
Además de una pausa importante para el almuerzo, ofrezca muchas oportunidades para los refrigerios y las pausas para ir al baño, de modo que los asistentes no se distraigan ni tengan hambre durante las presentaciones. Si el evento se prolonga hasta la noche, programe también una pausa para cenar.
Mejore la fluidez de los grandes eventos con descansos escalonados para comer o con varios lugares para las comidas, de modo que las colas no se alarguen demasiado y consuman un tiempo precioso
¿Cuánto tiempo deben durar las pausas del evento?
Las pausas para refrescarse y el tiempo entre sesiones deben durar un mínimo de 15 minutos, pero lo ideal es entre 20 y 30 minutos. Una pausa para comer de una hora y media a dos horas permite comer, relacionarse y relajarse.
Tenga en cuenta la distancia: Si los asistentes tienen que salir del edificio para buscar comida o refrescos, aumente los tiempos de descanso.
Incluya el tiempo de inactividad en el programa del evento
Anime a los asistentes a tomarse descansos, y deje claro que se fomenta el tiempo de inactividad incluyendo este tiempo en el programa. Los ejercicios de atención plena, las pausas de yoga y las actividades no laborales dan a los asistentes una sensación de acción, pero les ayudan a relajarse y a asimilar más cosas sin agotarse.
Recuerde que los presentadores también necesitan descansos
Los oradores y presentadores necesitan tiempo para prepararse entre sesiones. Probar la tecnología, preparar las diapositivas, distribuir los folletos y organizar las mesas para las actividades de grupo requiere tiempo y varias manos. Designe a un miembro del personal para que le ayude con la logística y deje suficiente tiempo entre una sesión y la siguiente para que los presentadores no lleguen tarde por problemas de preparación u otros retrasos. No se trata sólo de la preparación: Asegúrate de que hay un margen de tiempo en el programa para que los presentadores puedan relajarse, comer, sentarse y descansar.
13. Integrar el ritmo circadiano en las actividades del día
El bajón de la tarde puede hacer fracasar la concentración: Combata la niebla cerebral con actividad física después del almuerzo y sesiones interactivas. Hacer que los asistentes se muevan después de la comida puede aumentar su estado de alerta y mantenerlos con energía. Ofrezca un recorrido a pie por el recinto después de la comida, dirija una sesión de estiramiento en grupo de bajo impacto o reserve talleres participativos para la tarde.
14. Comprender el porqué y el cómo de las sesiones de trabajo
¿Qué son las sesiones de trabajo?
Las sesiones de trabajo son talleres o debates en pequeños grupos con un objetivo específico. Suelen tener lugar justo después de una presentación ante un grupo numeroso. Los participantes se dividen en grupos más pequeños para hacer una lluvia de ideas, aprender, resolver un problema, completar una actividad o discutir un tema específico. Después, el grupo grande puede volver a reunirse para presentar los resultados de la sesión.
¿Son beneficiosas las sesiones de trabajo?
Algunos eventos se adaptan mejor a las sesiones de trabajo que otros. Cuando se facilitan adecuadamente y con un público comprometido, los talleres de trabajo en grupo pueden dar lugar a animados debates entre los participantes. Determine si una sesión paralela es beneficiosa para su evento: Las mejores opciones pueden ser el aumento de las oportunidades de establecer contactos, las actividades experienciales o las pausas adicionales.
Para una sesión de trabajo más productiva:
- Establezca objetivos claros
- Designe facilitadores que guíen a cada grupo sin tomar el control
- Asigne a un anotador para que registre un relato detallado del debate
15. Haz que el orden del día esté disponible para que todo el mundo esté en la misma página
Mantenga a su equipo informado
Proporcione a su equipo acceso a la agenda y asegúrese de que está al tanto de cualquier cambio que se produzca. Para los miembros del equipo que no necesiten acceder a la edición, comparte un archivo PDF con el calendario actual para facilitar su consulta.
Considere las mejores opciones para distribuir la agenda del evento a los asistentes
- Añada el programa al paquete de inscripción para que no haya que hacer malabarismos en el momento de registrarse
- Reduzca el desperdicio de papel: Incluya el programa en la aplicación del evento
- Ofrezca un programa fácil de leer en el sitio web del evento
- Envíe el programa con antelación por correo electrónico
- Reduzca el uso de los teléfonos inteligentes: Imprima agendas personalizadas en el reverso de las etiquetas con los nombres para facilitar la consulta, sin necesidad de una pantalla
Las agendas en PDF o en línea tienen inconvenientes: Los PDF son difíciles de ver en las pantallas de los teléfonos, y las agendas en línea también pueden ser una molestia en las pantallas pequeñas. En su lugar, considere la posibilidad de un programa de eventos dentro de la aplicación que permita a cada asistente ver un cronograma personalizado y que ofrezca oportunidades de recopilación de datos para informar sobre futuros eventos.
16. Explore agendas de eventos reales y de muestra para informar de las suyas propias
Vea cómo organizan sus eventos otros expertos investigando los sitios web de eventos. Echa un vistazo a las principales conferencias de tu sector y de otros sectores para inspirarte. ¿Empiezan algunos eventos a mitad de semana en lugar de en fin de semana? ¿Se celebran sesiones de networking antes de la conferencia principal? Puede tener en cuenta estas observaciones en el diseño de la agenda de su evento
Aunque las tendencias del sector son un punto de partida importante, no tenga miedo de ser creativo, especialmente si sus asistentes piden algo que sus competidores no ofrecen.
Explore esta plantilla de agenda de eventos para inspirarse:
| Nombre | Lugar | Hora de inicio | Hora de finalización |
| Registro y refrigerios | Vestíbulo del hotel | 8:00 AM | 9:00 AM |
| Comentarios de apertura | Sala principal | 9:00 AM | 9:15 AM |
| Discurso de apertura | Sala principal | 9:15 AM | 10:30 AM |
| Servicio de café | Vestíbulo del hotel | 10:30 AM | 10:45 AM |
| Sesión 1 | |||
| Taller sobre eventos inclusivos | Sala principal | 10:45 AM | 11:45 AM |
| Marketing para introvertidos | Sala Caledonia | 11:00 AM | 12:00 AM |
| Los profesores de eventos lo cuentan todo: los secretos de la industria que necesitas | Sala George | 11:00 AM | 12:15 PM |
| Almuerzo escalonado | Comedor | 11:45 AM | 2:00 PM |
| Trabajo en red | En toda la sede | 11:45 AM | 1:45 PM |
| Yoga sin cita previa | Gimnasio de la sede | 11:45 AM | 1:45 PM |
|
sesiones de tutoría flash de 30 minutos (Consulte la confirmación de la preinscripción para saber la hora) |
Salón Principal | 11:45 AM | 1:45 PM |
| Sesión 2 | |||
| Seguridad en los eventos: La década que viene | Sala Caledonia | 2:00 PM | 15:00 HORAS |
| Hacerse oír en un sector ruidoso | Sala George | 2:00 PM | 3:00 PM |
|
Estudio de caso: Software de eventos y aumento de la productividad |
Sala principal | 2:00 PM | 14:30 |
|
Caso práctico: El impacto de las referencias de los clientes |
Sala principal | 2:30 PM | 3:00 PM |
| Servicio de café | Vestíbulo del hotel | 3:00 PM | 3:15 PM |
| Sesión de grupo completo Usos creativos de la RV | Sala principal | 3:15 PM | 4:30 PM |
| Premios, comentarios de clausura | Sala principal | 4:30 PM | 5:00 PM |
| Hora del cóctel y creación de redes | Sala principal | 5:00 PM | 6:00 PM |
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¿Cómo se formatea la agenda de una conferencia?
Incluya los nombres de las sesiones, las salas, los ponentes, la hora de inicio y la hora de finalización para dar formato a la agenda de una conferencia. Utilice una fuente sans-serif para facilitar la lectura en dispositivos móviles.
¿Cómo se redacta la agenda de un evento?
Intente mantener la agenda de su evento con información básica y esquiable. Incluya los nombres de las sesiones, los lugares, los ponentes, la hora de inicio y la hora de finalización para redactar la agenda del evento.
Ofrezca a sus asistentes una experiencia que recordarán (y compartirán) con un programa de eventos que equilibre perfectamente el compromiso, la productividad y el tiempo de inactividad
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