El mundo está lleno de incertidumbre debido a la pandemia de COVID-19. ¿Qué actividades siguen siendo seguras? ¿Cuánto tiempo hasta que las cosas vuelvan a la normalidad? ¿Cómo serán las cosas cuando se levanten las órdenes de trabajo desde casa y todos comiencen a regresar a la oficina? ¿Cómo pueden los empleadores crear un diseño de oficina seguro para sus empleados?
Si bien quedan muchas preguntas sin respuesta, está claro que gran parte de nuestra seguridad diaria se basa en la distancia física entre las personas, algo que es especialmente cierto para un espacio de oficina interior.
Dado que la mayoría de las ciudades adoptan un enfoque de reapertura por etapas, es fundamental que las empresas planifiquen con anticipación y establezcan sus oficinas de manera segura. Esto no solo ayudará a mantener la salud de los empleados, sino que también debería ayudar a contribuir a la felicidad y productividad general en el lugar de trabajo.
“A medida que las personas regresan al trabajo o a los espacios públicos, siempre se preguntarán: ‘¿Existen suficientes precauciones que me hagan sentir bien con este regreso?’”, Dr. K. Luan Phan, presidente de Ohio State Departamento de Psiquiatría y Salud del Comportamiento de la Universidad, dijo a Bloomberg. “¿Existen medidas de seguridad que me hagan sentir mejor acerca de todo el trabajo que hice en estos últimos dos o tres meses para estar seguro y saludable?”
En pocas palabras: sus empleados deben saber que la oficina es segura antes de volver a cruzar esas puertas. Si usted es un empleador, propietario/gerente de un edificio, especialista en operaciones de edificios o cualquier otra persona cuyas acciones puedan ayudar a crear un lugar de trabajo seguro y saludable, estamos aquí para ayudarlo.
Descubra 9 formas de crear un diseño de oficina seguro en un mundo COVID-19:
Si bien no existe una solución perfecta para volver al trabajo de oficina y hay cientos de recomendaciones para maximizar la seguridad, un paso importante que puede tomar es usar herramientas de diagramación para reconstruir su oficina para cumplir con las pautas y ayudar a crear un entorno seguro para sus empleados. . Si bien estas herramientas generalmente se usan para planificar reuniones y eventos, se pueden usar fácilmente para diseñar su espacio de trabajo, hasta el último detalle (le daremos una guía paso a paso más adelante en esta publicación).
Pero antes de comenzar, hay algunas cosas que debe tener en cuenta. Si bien nos apoyamos en las pautas establecidas por las autoridades, esta publicación tiene como objetivo mostrarle formas de crear un diseño de oficina seguro utilizando nuestras herramientas de diagramación. Para obtener recomendaciones adicionales relacionadas con las prácticas de limpieza, la ventilación, las comunicaciones entre el empleador y el empleado, y mucho más, recomendamos consultar el kit de herramientas para reanudar actividades comerciales de los CDC, que incluye una lista de verificación para ayudar a que el regreso al trabajo y la reanudación de las operaciones comerciales sean lo más seguros posible para todos. involucrado.
1. Rediseñar el flujo de la oficina
Ya sea que realice cambios para fomentar el tráfico peatonal en un solo sentido, reducir las rutas de las rotondas de la oficina, evitar la necesidad de caminar muy cerca de sus compañeros o cualquier cosa intermedia, rediseñe la forma en que se configura su espacio. — y, a su vez, cambiar la forma en que los empleados navegan por la oficina — puede ayudar a contribuir a un diseño de oficina seguro en general.
Cómo aplicar esto a su diagrama de oficina: Para crear un diseño que fomente el distanciamiento social, inserte nuestras nuevas pegatinas de piso de distancia social. Colóquelos donde las personas puedan entrar en contacto (fuera del baño, en la máquina de café, etc.). También puede agregar flechas a lo largo de su diagrama para mostrar a los empleados en qué dirección caminar.
2. Utiliza protección de plástico
Ya sea que se instalen en cada escritorio, en el área de recepción o en la recepción, los CDC recomiendan configurar particiones como barrera protectora para los empleados. Esto no solo ayudará a mantener el espacio entre los empleados y evitará que las posibles gotas salgan del área de trabajo, sino que también ayudará a brindarles a los empleados cierta tranquilidad y una sensación adicional de seguridad.
“Anteriormente, las estaciones de trabajo tenían que ver con la privacidad y la acústica. Ahora representan una separación física entre colegas”, le dijo a la BBC Brent Capron, director de diseño de interiores de Perkins and Will. “Hasta que con suerte tengamos una vacuna, tener esa barrera física hará que las personas se sientan más cómodas”.
Pero, como señaló el CEO de Zenbooth, Sam Johnson, a Bloomberg, el diseño real de los divisores también es importante.
“Si los lugares de trabajo protegen a sus trabajadores, deben tener cuidado de no sobreprotegerlos de una manera que sea dañina. Todos estamos físicamente separados en este momento, y eso está causando todo tipo de problemas psicológicos. No queremos volver a un lugar de trabajo donde se sienta como si estuviéramos en una prisión”.
Cómo aplicar esto: Las pantallas de privacidad son otra característica nueva que agregamos a nuestra lista de objetos. Simplemente busque la opción que desee, haga clic, arrastre y coloque.
3. Separa los escritorios y otros muebles
Además de cambiar los patrones de tráfico peatonal y agregar protección de plástico, otra forma de crear un diseño de oficina seguro es cambiar la forma en que se configuran los escritorios y cualquier otro mueble. El CDC recomienda que “modifique o ajuste los asientos, los muebles y las estaciones de trabajo para mantener un distanciamiento social de 6 pies entre los empleados”.
Sin embargo, dependiendo del tamaño de su oficina, es posible que no pueda espaciar todos los escritorios. Aquí es donde entran los días de trabajo escalonados.
“Tal vez divides el lugar de trabajo por la mitad, y la mitad de la oficina puede entrar los lunes y miércoles, la mitad de la oficina puede entrar los martes y jueves”, dijo a CNBC Gable Clarke, director de diseño de interiores de la firma de arquitectura SGA.
Armen Vartanian, vicepresidente de servicios globales para el lugar de trabajo de Okta agregó: “El personal de limpieza a menudo no puede limpiar los escritorios con artículos personales, ya que es una responsabilidad. Probablemente será más higiénico tener escritorios y estaciones de trabajo abiertos, equipados con la última tecnología, que los empleados puedan elegir todos los días y limpiar después”.
Cómo aplicar esto: Utilice nuestra función Diagram Check para establecer estándares dentro de su diseño, como la distancia entre los muebles y la capacidad máxima, y recibirá alertas sobre cualquier área de interés.
4. Cree estaciones de control de temperatura
Los CDC recomiendan que las oficinas consideren realizar controles de salud diarios en persona (o virtuales) de los empleados, que deben incluir distanciamiento social o barreras físicas para eliminar o minimizar el contacto de todos los involucrados. Si es posible, realice estos controles en un lugar al aire libre, ya que evita que los empleados se amontonen en un espacio interior.
Cómo aplicar esto: Ahora contamos con estaciones de temperatura dentro de nuestra lista de objetos. Inserte una estación, así como pantallas de privacidad y calcomanías de piso de distancia social, para trazar su área de control de salud.
5. Aumentar fregaderos/estaciones de desinfección
Esto debería ser evidente, pero el lavado y desinfección de manos debe ser una prioridad para todos los empleados. Según los CDC, los momentos clave para que los empleados se limpien las manos incluyen:
- Antes y después de los turnos de trabajo
- Antes y después de las pausas laborales
- Después de sonarse la nariz, toser o estornudar
- Después de usar el baño
- Antes de comer o preparar la comida
- Después de ponerse, tocar o quitarse las cubiertas de tela para la cara
Dependiendo del tamaño de su oficina, es posible que solo tenga unos pocos lavabos disponibles para los empleados. Si es posible, cree estaciones de lavado/desinfección de manos designadas en toda la oficina para garantizar que los empleados tengan amplias oportunidades para mantener sus manos limpias.
Cómo aplicar esto: Nuestra función Objetos ahora le brinda la posibilidad de agregar dispensadores de toallitas, soportes para desinfectante de manos, fregaderos portátiles, letreros de estaciones de lavado de manos y más.
6. Actualizar los materiales de oficina
Planee equipar las oficinas con materiales fáciles de limpiar (piense en pisos de baldosas y escritorios no porosos) para contribuir al diseño seguro de su oficina.
“Uno de los principios rectores es elegir materiales que puedan soportar una limpieza intensa con productos cáusticos”, dijo a la BBC el mencionado Capron. “Verá que se evitan las superficies porosas como la madera natural aceitada, con preferencia por la piedra o los laminados”.
Cómo aplicar esto: Utilice nuestra función Objetos para agregar pisos de baldosas en todas las áreas posibles.
7. Invierta en servicios sin contacto
Desde botes de basura sin contacto hasta dispensadores de jabón y desinfectante de manos sin contacto, los CDC recomiendan brindar a los empleados servicios sin contacto para ayudar a contribuir a un lugar de trabajo seguro.
Además, considere tecnología como tarjetas RFID que pueden convocar ascensores, máquinas de café aptas para dispositivos móviles y salas de reuniones activadas por voz.
Cómo aplicar esto: Utilice nuestra función Lista de equipos para realizar un seguimiento de cuántos elementos sin contacto ha colocado en su diagrama.
8. Aprovecha al máximo la señalización
Si bien ciertas medidas preventivas (distanciamiento social, lavado frecuente de manos, etc.) pueden sentirse como una segunda naturaleza en este momento, no es raro que las personas vuelvan a las prácticas anteriores, especialmente cuando están en la oficina (darse la mano después de una reunión, congregarse en la cocina, etc). Esta es la razón por la que los recordatorios frecuentes establecidos en todo el lugar de trabajo pueden marcar una diferencia significativa.
Cómo aplicar esto: Con la herramienta Objetos, agregue letreros en cualquier lugar donde sea necesario. Una vez agregado, puede personalizar cada letrero por nombre y lugar en todas las áreas apropiadas (por baños, en áreas comunes).
9. Ajusta los diseños del comedor
De sus muchas recomendaciones para el área de comedor, la Asociación Estadounidense de Higiene Industrial (AIHA) sugiere un puñado de cambios basados en el diseño, que incluyen espaciar las sillas y las mesas, implementar barreras físicas entre los asientos y limitar la cantidad de personas que pueden sentarse juntas.
Cómo aplicar esto: Inserte mesas y sillas de comedor según la forma y el estilo, y luego ajuste el tamaño de la mesa y la cantidad de sillas en cada una para garantizar que se sigan las pautas de distanciamiento social.
Descubra cómo usar la diagramación para diseñar un diseño de oficina seguro en 7 simples pasos
Ahora que conoce algunas estrategias para crear un diseño de oficina seguro, aquí le mostramos cómo comenzar a diseñar uno utilizando nuestras herramientas de diagramación.
Paso 1: Crear un nuevo «evento»
Una vez que haya creado una cuenta, haga clic en la pestaña «Eventos» en la esquina superior izquierda de la barra de menú, seguido de «+ Crear evento» en la esquina superior derecha. Ingrese el nombre de su oficina para que pueda acceder a este archivo con facilidad y frecuencia. Agregue una «Fecha del evento» que coincida con el diseño de la oficina o el cronograma de renovación. Luego haga clic en «Crear evento».
Paso 2: Cree/cargue el plano de su oficina
Haga clic en «Crear un diagrama» en el menú «Inicio rápido». Si su oficina tiene forma rectangular o cuadrada, simplemente ingrese la longitud y el ancho y comience. Sin embargo, recomendamos cargar un plano de planta de su oficina en formato .pdf, .jpg o .png. Esto asegurará que el diseño incluya todos los rincones, salas de conferencias, vestíbulos de entrada, etc. De esa manera, puede aprovechar al máximo el espacio al mover las cosas y crear una representación precisa de cómo se verá.
Paso 3: crea un tablero de visión
Haga clic en la sección «Cargar archivo» para crear un tablero de visión para su proyecto de diseño de oficina segura. Este es un gran lugar para almacenar imágenes de muebles o para agregar ideas de diseño de otras oficinas. Para inspirarse, recomendamos consultar el «Proyecto de oficina de 6 pies», que fue creado por la firma global de bienes raíces comerciales Cushman & Wakefield para «hacer que el mundo sea más seguro y volver al trabajo antes».
Paso 4: Crea una lista de empleados
Seleccione «Almacenamiento» en la barra de herramientas de la izquierda y luego seleccione «+ Nuevo» en la esquina superior derecha. Haga clic en «Lista de asistentes» para agregar a todos los empleados de la oficina a la vez con un archivo .csv, o agréguelos uno por uno.
Use la sección «Notas» para incluir detalles que puedan afectar los asientos, como identificar a los empleados que necesitan espacios de trabajo cerca unos de otros.
Paso 5: Diseñe el diseño de su oficina
Seleccione su proyecto de oficina ya creado y elija la imagen de la silla (Objetos) de la barra de herramientas de la izquierda. Ahora puedes explorar las opciones y dejar que tu diseño tome forma. Seleccione lo que desee, arrástrelo a su diseño y haga clic donde desee colocarlo. Puede mover y reubicar sobre la marcha y guardar versiones si no está seguro de los cambios.
Paso 6: crea un plano de asientos
Haga coincidir a los empleados con sus estaciones de trabajo seleccionando «Asistentes» en la barra de herramientas de la izquierda. Seleccione un nombre y luego haga clic en el área donde se sentarán. Si está adoptando un enfoque escalonado para los días de trabajo en la oficina y tendrá varios empleados usando el mismo escritorio desinfectado en diferentes días, puede agregar esa información en la sección «Notas».
Paso 7: Comparta el diseño de su oficina segura
Para compartir su diseño con los principales responsables de la toma de decisiones, cree un PDF utilizando el icono de PDF en la esquina superior derecha.
¡Ahora sabe cómo crear un diseño de oficina seguro!
Si bien el uso de diagramas para diseñar un lugar de trabajo más seguro es un paso en la dirección correcta, recuerde que es solo una pieza de un rompecabezas complejo. No olvide mantenerse actualizado con todas las pautas locales, estatales y federales para maximizar la seguridad en el lugar de trabajo.
A continuación, consulte 11 consejos para ayudar a prevenir el agotamiento de los empleados.