La planificación de eventos suele ocupar un lugar destacado en las listas de ideas de negocio de bajo coste. Esto se debe a que los gastos generales son mínimos y puedes lanzar tu empresa desde casa hasta que consigas una base de clientes. Sin embargo, un buen nombre de empresa de eventos, una gran creatividad y una gran capacidad de organización no son suficientes para empezar a organizar eventos. Necesitas herramientas y suministros que te ayuden a mantenerte organizado y a dar vida a tus ideas
Siga leyendo para conocer el equipo imprescindible que necesita para poner en marcha un negocio de organización de eventos y el coste aproximado de estos artículos esenciales
El equipo esencial para la puesta en marcha de un negocio de planificación de eventos (y su coste):
1. Teléfono móvil y servicio de telefonía celular
Coste estimado: + Entre 600 y 1.200 dólares por un teléfono de gama alta, y 150 dólares al mes por el servicio de telefonía móvil
Tu teléfono móvil es el control de la misión de tu empresa de organización de eventos. Muchas de tus interacciones con los clientes, actuales y potenciales, tendrán lugar por teléfono. De voz a voz es donde causarás tu primera impresión
También utilizarás el teléfono para obtener detalles importantes de los proveedores, discutir cambios en los pedidos, hacer frente a problemas inesperados y comunicarte con tu equipo mientras haces recados de última hora antes de un evento. También puedes descargar útiles aplicaciones de planificación de eventos que te ayudarán a mantenerte organizado cuando te reúnas con clientes o visites locales.
Cuando elijas un teléfono móvil para tu empresa, da prioridad a la duración de la batería: no querrás que tu teléfono se corte en medio de una llamada con un cliente valioso. Además, el teléfono debe ser un modelo nuevo e incluir una cámara de alta calidad para que puedas capturar imágenes nítidas de los diseños de tus eventos para tu portafolio.
2. Ordenador portátil
Coste estimado: + Entre 1.500 y 2.500 dólares
Puede que se pregunte: ¿Por qué no un ordenador de sobremesa? Porque la organización de eventos es un negocio móvil por naturaleza. Como responsable de un negocio de organización de eventos, tu oficina tiene que estar donde tú estés. Elige un portátil ligero y una bolsa o mochila protectora para el portátil, y procura no sobrecargarlo: las bolsas pesadas pueden contribuir a que te duela la espalda, los hombros y el cuello.
Al igual que el teléfono móvil, el portátil debe ser un modelo reciente, con una batería de larga duración, mucho espacio de almacenamiento y una pantalla de alta resolución. Cuando empiezan, muchos organizadores de eventos se reúnen con sus clientes en cafeterías para hablar de su inspiración y sus objetivos. El portátil es el lugar donde compartirás tu portafolio, tus tableros de imágenes de Pinterest y los posibles lugares de celebración.
El portátil es también la principal conexión con el software de planificación de eventos. Podrás actualizar los diseños de las mesas de los eventos, añadir a tu lista de tareas pendientes y compartir notas y tareas prioritarias con tu equipo de planificación de eventos a medida que tu negocio crece. Para que sea una oficina de planificación de eventos verdaderamente móvil, las capacidades de su software en la nube deben incluir:
- Diagramación de eventos
- Personalización de elementos de eventos
- Listas de contactos
- Diseños de planos de planta
- Seguimiento de invitados
- Solicitudes especiales
- Tareas pendientes
- Calendario compartible
- Notas
Consejo adicional: pon una pegatina personalizada en tu portátil que muestre el nombre de tu empresa y la marca. ¡Demuestra un ojo para el detalle, e incluso puede atraer a los negocios cuando usted está trabajando en una cafetería local!
3. Tarjetas de visita
Coste estimado: + 400 $ por 500 tarjetas
Este trozo de cartulina de dos por tres pulgadas es una poderosa herramienta para su negocio. Generar nuevos clientes es una parte esencial de tus esfuerzos, y nunca sabes cuándo o dónde conocerás a personas que necesiten un planificador de eventos, o que conozcan a alguien que necesite uno. También las compartirá con sus colegas durante las reuniones de networking y las conferencias del sector de los eventos
Puedes diseñar tus propias tarjetas de visita o personalizar las plantillas existentes a través de empresas de impresión como Moo o Vistaprint. Por supuesto, revisa tres veces la ortografía y la información de contacto, y pon el logotipo de tu marca si tienes uno
Ten tus tarjetas de visita a mano allá donde vayas y repártelas durante las conversaciones en línea en la cafetería, en las reuniones sociales y en los cócteles de networking. Recuerda que repartir tarjetas de visita es un arte que requiere algo de práctica para no parecer prepotente ni incomodar a la gente
4. Router y WiFi rápidos y fiables
Coste estimado: + 100 a 400 dólares por el router de la empresa | + 90 a 250 dólares por el Internet de alta velocidad
Tu software de planificación de eventos está basado en la nube, por lo que necesitas un WiFi rápido y fiable para poder compartir actualizaciones e ideas con tus clientes y tu equipo. Habla con otros propietarios de pequeñas empresas de tu zona para saber qué compañía ofrece el mejor servicio local. También necesitará un router fiable para pequeñas empresas que sea potente y seguro. Este dispositivo permite realizar tareas esenciales, como la búsqueda de locales para eventos, la realización de transacciones financieras y la descarga y el intercambio de planos de eventos.
Si va a iniciar su negocio de organización de eventos en casa, mejore las capacidades de su WiFi: así otras personas de su hogar podrán utilizar el sistema sin interrumpir su conexión
5. Coche
Coste estimado: + Entre 25.000 y 35.000 dólares por un sedán nuevo de tamaño medio
A no ser que vivas en una gran ciudad con un sistema de transporte público fiable, necesitarás un coche para explorar lugares, reunirte con clientes y buscar elementos de decoración llamativos para tu próximo evento
Y eso es todo Puedes iniciarte en la planificación de eventos con estas herramientas, además de tu capacidad organizativa de primer orden y tu creatividad sin límites. Pero no nos vamos a detener ahí. Pronto dejará de ser una operación de una sola persona que maneja pequeñas reuniones de negocios y una boda a la vez. A continuación, echemos un vistazo a lo que podría necesitar entonces
Descubra el equipo de oficina esencial para la planificación de eventos
A medida que su negocio crezca, necesitará más equipo para hacer malabares con múltiples eventos, solicitudes de propuestas y reuniones con clientes. Las grandes empresas de eventos tienen una oficina donde los clientes pueden visitarla y su equipo puede reunirse para hacer una lluvia de ideas y elaborar estrategias.
6. Impresora
Coste estimado: + Entre 300 y 1.000 dólares
Con tantos negocios que se vuelven totalmente digitales, las impresoras empiezan a parecer de la vieja escuela. Sin embargo, siguen siendo un requisito para tu oficina de organización de eventos. Sigues necesitando copias impresas de los contratos para clientes y proveedores. Y algunas personas simplemente no son expertas en tecnología, o absorben mejor la información del papel que de las pantallas. Apreciarán las copias impresas de los planos del evento y las fotos de tu inspiración
7. Tableta
Coste estimado: + Entre 500 y 1.700 dólares
Las tabletas son herramientas portátiles y prácticas para las reuniones con clientes y para compartir la inspiración. Puedes llevarlas a reuniones en locales o cafeterías, sin necesidad de arrancar el portátil. Para darle un toque especial, pida una funda personalizada con el nombre de su empresa
8. Cámara de alta calidad
Coste estimado: + Entre 500 y 2.000 dólares
Podrías usar tu teléfono móvil, pero a medida que tu negocio crezca, querrás compartir fotos glamurosas de tus eventos más destacados. Para conseguir esas magníficas fotos se necesita una cámara DSLR (digital single-lens reflex) de calidad. Utilizarás esta cámara para:
- Fotos del portafolio del evento
- Fotos del sitio web del evento
- Copia de seguridad si el fotógrafo del evento se retrasa
- Vídeos para su página web y sus clientes
9. Muebles y decoración
Coste estimado: de 100 a 3.000 dólares
Necesitas un lugar para sentarte con los clientes actuales y potenciales, así como con tu equipo. Tómese su tiempo para elegir; su oficina debe reflejar su estilo de planificación de eventos. Si tus eventos son conocidos por sus diseños atrevidos, añade algunos elementos llamativos a tu oficina. Si se le conoce por la sofisticación, asegúrese de que sus asientos transmitan refinamiento. Coloque sus fuentes de inspiración favoritas, como libros de fotografía, arte y arquitectura, cerca de las zonas de asiento: son excelentes para iniciar una conversación.
10. Pared de inspiración
Coste estimado: + Entre 100 y 400 dólares por tableros de corcho o imanes
Este es un lugar para reunir tu última inspiración e ideas para los eventos que estás diseñando. Considera la posibilidad de colocar una pared de pintura de pizarra con grandes pizarras de corcho o tableros de imanes para pegar fotos y muestras de color. Si tienes varios eventos en marcha a la vez, escribe el nombre del evento encima de cada pizarra con tiza. También puedes crear «tableros» con grandes cuadros de colores pintados en las paredes en los que puedas colgar fotos con cinta adhesiva o tachuelas para carteles
11. Equipamiento y material de oficina
Coste estimado: + 150/mes para la entrega de la nevera de agua y los aperitivos
Ya sabes que el F&B es una de las claves para que los invitados a un evento estén contentos. No olvides mostrar tu hospitalidad a los clientes que te visitan y también a tu personal. Cosas que hay que tener a mano
- Cafetera
- Dispensador de agua
- Aperitivos saludables (barras de granola, frutos secos, yogur)
- Platos, vasos y tazas (para la degustación de la tarta, el agua y el café)
Obtenga su kit de emergencia para la planificación de eventos
En la planificación de eventos se espera lo inesperado. Hay que estar preparado para las emergencias antes y durante cualquier evento
12. Caja de plástico transparente para bancos o archivos
Coste estimado: + $20 a $40
Asegúrate de que sea transparente para que puedas saber de un vistazo lo que tienes y cuándo se te acaban las provisiones. Busca una caja que se cierre de forma segura y que tenga un asa para facilitar su transporte, si es posible.
13. Placas de identificación
Coste estimado: + 80 dólares por 100 soportes de plástico y 500 pegatinas
El registro del evento debe ser fluido, así que asegúrese de que el sitio web de su evento lo haga El software de registro de tu evento te pedirá que imprimas las etiquetas oficiales con los nombres a medida que vayan llegando los invitados. Pero es probable que tengas que crear etiquetas de nombre de última hora para los asistentes que se registren el día del evento, o que soliciten cambios en su título. Consigue un suministro de etiquetas adhesivas con nombre, así como soportes de plástico para etiquetas con nombre con alfileres para sujetarlas a las camisas
14. Rotuladores permanentes
Coste estimado: + $50 por 2 paquetes (punta fina y tamaño king)
Ten a mano un puñado de rotuladores permanentes de color negro y algunos otros colores. Te verás obligado a echar mano de los rotuladores para crear señales que dirijan a las multitudes en cuellos de botella imprevistos, o para esas etiquetas con nombres de última hora.
15. Mini kit de costura
Coste estimado: + $10
Estos son bastante fáciles de armar tú mismo, o puedes comprar un kit de costura ya hecho con hilo, agujas, un enhebrador de agujas, cinta de tela y tijeras pequeñas
16. Botiquín de primeros auxilios
Coste estimado: + $25
Puedes encontrar botiquines completos en cualquier farmacia. Deben incluir toallitas antisépticas, vendas adhesivas para todos los tonos de piel, pinzas, vendas de as, tijeras de seguridad y compresas frías instantáneas
17. Kit de maquillaje
Coste estimado: + $150
Tanto si tu evento es un banquete de boda íntimo, una gala para recaudar fondos para un museo o una conferencia profesional, es posible que tu equipo y tus clientes se hayan dejado sus favoritos en casa y necesiten un retoque. Abastécete de paletas de sombras de ojos en tonos neutros, correctores para colores de piel claros, medios y oscuros, y algunas barras de labios y brillos. Ten a mano bolitas de algodón, bastoncillos de algodón y pañuelos de papel: por razones sanitarias, nadie debe tocar el maquillaje con los dedos
18. Equipo audiovisual
Coste estimado: + 400$ para el micrófono Catchbox
Aunque trabaje con proveedores de equipos audiovisuales en eventos de gran envergadura, es conveniente tener a mano algunos equipos audiovisuales. Piensa en una reunión de 100 representantes de ventas de una empresa internacional. En lugar de contratar equipos audiovisuales, puedes ofrecer micrófonos arrojadizos Catchbox para fomentar la participación
19. Alargadores y fundas para los cables del suelo
Coste estimado: + 200 $ por 3 cables y fundas
Los enchufes no siempre están donde se necesitan en los eventos. Los alargadores de distintos tamaños te dan la flexibilidad que necesitas para instalar el podio para un orador principal o el mostrador de facturación. Asegúrate de adquirir también fundas para los cables del suelo para que no se conviertan en un peligro de tropiezo
20. Cargadores portátiles de reserva
Coste estimado: + Entre 200 y 300 dólares por 4 ó 5 cargadores
A todos nos ha pasado. Nuestro teléfono tiene un 2% de batería y nuestro cargador está en la encimera de la cocina de casa. Conviértete en un héroe para ti, tu equipo y tus clientes comprando cargadores de reserva. Consigue varios cargadores que puedas conectar a una toma de corriente, a un puerto USB y a uno que tenga un paquete de baterías.
Aplique estas ideas para ahorrar dinero en equipos de planificación de eventos
Especialmente cuando estás empezando, querrás ceñirte a un presupuesto. Los grandes almacenes son excelentes lugares para abastecerse de material de oficina y accesorios tecnológicos de gran volumen y bajo coste, como cargadores de teléfono y alargadores. También puedes esperar a que haya una rebaja en tu tienda local de material de oficina
Cuando estés preparado para alquilar un espacio de oficina, otras estrategias para ahorrar costes son:
- Visita a tiendas de segunda mano para comprar muebles
- Pintura y decoración de bricolaje
- Material de oficina poco usado
Estas opciones pueden ayudarte a derrochar en tu teléfono y tu ordenador, que son el corazón de tu negocio.
Ya sea que esté lanzando un negocio de planificación de eventos o haciendo crecer su negocio más allá de su oficina en casa, usted entregará diseños de eventos que los clientes adoran con estos suministros a la mano
A continuación, descubre las últimas tendencias del sector de los eventos y descubre los mejores grupos de Facebook para aprender y crecer. O bien, descubra cómo el software de planificación de eventos de ATARE puede llevar su negocio al siguiente nivel