El proceso de planificación de eventos benéficos: 5 pasos simples

Un evento de caridad tiene dos propósitos: crear conciencia sobre una causa específica y recaudar dinero. Las personas por naturaleza son muy caritativas y están dispuestas a dar a su organización para marcar la diferencia.

Sin embargo, depende de usted explicar qué es su organización benéfica y cómo está impactando vidas. Para una mejor planificación de eventos de caridad, implemente estos pasos para maximizar tanto la asistencia como las donaciones monetarias.

1. Establecer un presupuesto

Como organización sin fines de lucro, en última instancia dependerá del patrocinio, las donaciones y la venta de entradas para cubrir los costos del evento. Es posible que parte del dinero recaudado también deba usarse para cubrir los gastos generales. Entonces tiene sentido establecer un presupuesto y ceñirse a él. Si bien desea sorprender a sus invitados, tampoco desea que el evento sea tan lujoso que termine con pocos fondos para donar a la organización benéfica real.

Los consejos de presupuesto a considerar incluyen:

  • Optar por una comida de un solo plato en lugar de un buffet, o ceñirse a los refrigerios ligeros
  • Entretenimiento: en lugar de contratar a un animador profesional, busque uno dispuesto a ofrecer su tiempo como voluntario.
  • Artículos promocionales: limite los artículos promocionales a artículos pequeños que se pueden producir por cantidad a bajo costo, como bolígrafos, posavasos y llaveros.

2. Seleccione un tema

Un tema siempre hace que el evento sea mucho más divertido. Esto es importante; la gente piensa que debido a que la planificación de eventos de caridad está creando conciencia sobre una causa nefasta, se supone que el evento de alguna manera es serio. No tiene por qué ser así en absoluto. Cree un ambiente animado con un tema adecuado.

Aquí hay algunas ideas de temas:

Noche de casino: instale varias mesas de juegos de cartas donde los invitados puedan probar su suerte. Esto ayuda a traer dinero adicional. Los invitados también pueden donar voluntariamente el dinero que ganan.

Noche de carnaval: esta es buena si los invitados traen niños. Los invitados pueden comprar fichas para usar en los puestos de juegos de carnaval. Una vez más, el dinero recaudado con las fichas ayuda a generar fondos adicionales.

Subastas: las subastas son un elemento básico de los eventos de caridad. Los artículos para subastar incluyen pinturas hechas a mano, artesanías y artículos donados por empresas que simpatizan con su causa.

3. Elija un lugar adecuado

Este se relaciona con su presupuesto. Sí, desea un lugar impresionable, pero recuerde que el lugar suele ser el costo más grande del evento. Si bien no desea utilizar un gimnasio de la escuela secundaria, tampoco desea tener una mentalidad de no escatimar en gastos. Siga estos consejos al elegir un lugar durante la planificación de un evento de caridad:

  • Elija un lugar que se ajuste a su tema. Si se trata de un tema de jardín a la luz de la luna, por ejemplo, entonces debería haber acceso al exterior.
  • Tenga suficiente espacio para acomodar la concurrencia esperada, así como equipo adicional, como cabinas de juegos.
  • Considere un lugar que se usa habitualmente para eventos de caridad de alto perfil. De esta manera, puede comercializar el lugar como tal.

Algunos lugares también son perfectos para ciertos tipos de eventos de caridad. Si su organización promueve la educación basada en la ciencia para niños desfavorecidos, por ejemplo, entonces un lugar como Earth Halls de Londres es perfecto, ya que es prácticamente un museo de ciencia.

4. Promocionar el evento en las redes sociales

Las redes sociales son el mejor lugar para promocionar su organización benéfica manteniendo los costos al mínimo. En las semanas previas al evento, crea un hashtag del evento y úsalo en todas tus publicaciones y anima a los asistentes a hacer lo mismo.

Las publicaciones pueden incluir actualizaciones, fomentar donaciones o proporcionar datos estadísticos sobre su causa (por ejemplo, 1 de cada 4 niños sufre de desnutrición antes de los 10 años). También puede incluir historias inspiradoras de cómo la vida de las personas se vio impactada positivamente debido a grupos de caridad como el suyo.

Durante la planificación de eventos de caridad, también puede vincular fotos o videos que ilustran por qué su causa es tan importante. Las redes sociales también son una plataforma para recaudar fondos antes del evento. Piense en la línea del Desafío del cubo de hielo de ALS. Tal vez puedas hacer algo similar. Claro, puede que no se convierta en una tendencia mundial, pero atraerá a algunas personas adicionales para correr la voz y hacer clic en el enlace al sitio de donación.

5. Continúe promocionando después del evento

Su causa es continua, por lo que la concientización y las contribuciones deben continuar mucho después del evento. Continúe usando el hashtag del evento durante unos días más y también anime a las personas a continuar donando, mientras mantiene informados a sus seguidores sobre el monto total de la contribución y cómo se distribuirán los fondos.

En las semanas posteriores, comparte fotos o publicaciones relacionadas con la actividad posterior al evento. Tal vez esta pueda ser una foto tuya presentando un cheque gigante para el hospital infantil para el que estabas recaudando fondos, o el trabajo de construcción para construir ese parque en el vecindario del centro de la ciudad que tu evento ayudó a pagar.

Las personas están donando porque les importa la causa, así que recuérdeles la diferencia de la que son parte.

Las personas como usted y su organización sin fines de lucro realmente marcan la diferencia. Si sigue estas pautas durante la planificación de eventos de caridad, maximizará el impacto positivo y se convertirá en un faro de esperanza para su noble causa.

Cuando se trata de la logística, no deje nada al azar. Obtenga lo mejor de la diagramación de eventos, la gestión de invitados, el abastecimiento de lugares y el registro, todo en una aplicación gratuita de planificación de eventos.

¿Busca más información sobre la planificación de eventos de caridad?

¿Cuál es el propósito de un evento de caridad?

Cualquier evento cuyo propósito principal sea generar fondos para una causa, caridad o sin fines de lucro se considera un evento de caridad. Por lo tanto, el propósito es recaudar dinero.

¿Cuáles son los fundraisers más rentables?

Para las organizaciones sin fines de lucro más grandes, algunos de los eventos de recaudación de fondos más exitosos son las galas a gran escala u otros eventos llamativos. Debido a que es por una buena causa, las personas ricas pagarán grandes sumas de dinero para asistir.