Estimar el costo de su conferencia es un poco como caminar sobre la cuerda floja: una hazaña fantástica cuando se hace bien, pero un paso en falso puede costarle muy caro. Comprender el costo de los elementos críticos en diferentes puntos de precio le permite crear un presupuesto que está en el objetivo y alineado con los objetivos de su evento. Una comprensión firme de los rangos de precios también lo ayuda a equilibrar la calidad y la asequibilidad, y a tomar decisiones más inteligentes al buscar lugares y proveedores, y al fijar el precio de las entradas para eventos.
Por lo tanto, ¡hemos reunido una práctica calculadora de costos de conferencias para usted! Siga leyendo para conocer las estimaciones de costos de todos los costos grandes y pequeños que se suman a un evento increíble.
Estimaciones de costos de conferencias para 10 gastos de eventos importantes
Fijar el precio de sus gastos para un evento es complicado porque las tarifas varían de un servicio a otro y de un proveedor a otro. Lo importante es compilar primero una lista de gastos de ruptura de trato. Todo lo que necesita para que su evento sea exitoso comienza con estos artículos caros.
1. El lugar
Costo estimado: + $950 a $1,250 por hora para el espacio del evento
De todos los gastos de un evento, el lugar es una de las partidas presupuestarias más importantes. También es uno de los más variados en lo que respecta al rango de precios. Tenga en cuenta los factores que influyen en el precio de su lugar.
Localización. Esto juega un papel descomunal en el costo. Al buscar en una lista de lugares de buena reputación, encontrará precios más altos en áreas como Chicago, San Diego y Washington DC. Mover su evento a un área como Charlotte, Oklahoma City o incluso Portland puede reducir sus costos.
Tipo de lugar. Hay una diferencia significativa en el precio del lugar entre el Four Seasons y el Ramada Inn.
Tamaño. La cantidad y el tamaño de las salas de eventos que necesita cambiarán su presupuesto. Más habitaciones y más espacio equivalen a más dinero.
Inclusiones. Si el lugar incluye servicio completo de catering y meseros, pagará más por el lugar pero eliminará la necesidad de contratar a un proveedor externo. Si su lugar simplemente incluye salas de conferencias y espacios para reuniones, su costo será menor, pero deberá presupuestar alimentos y bebidas.
2. Una aplicación para eventos de conferencias
Costo estimado (para el precio de la conferencia): + $1,500
Una aplicación de planificación de eventos personalizada le permite compartir contenido con los asistentes para entusiasmarlos con el evento, pero también le permite compartir su marca y forjar conexiones más profundas durante la conferencia. Una aplicación de eventos también puede ayudar a alentar a las personas a registrarse, especialmente a aquellas que están indecisas. Otros beneficios de usar una aplicación para su evento incluyen:
- Comentarios instantáneos sobre una sesión o la experiencia general del evento.
- Notificaciones sobre cambios de última hora, como oradores, ubicaciones y horarios.
- Proyecta tu contenido en una pantalla en tiempo real.
- Proporcione encuestas posteriores al evento y encuestas en vivo.
3. Alimentos y bebidas
Costo estimado: + $ 125 a $ 200 por persona, por día para tres comidas y dos refrigerios
Si el precio de su lugar incluye comidas, refrigerios y café, es posible que no tenga costos de F&B por separado. Pero si F&B es su cargo de responsabilidad, tendrá que determinar a cuántas personas está alimentando y cuánto les va a dar de comer. Su presupuesto depende de saber si tendrá estaciones de gofres y tortillas listas para los asistentes a las 7 am, o si dejará que los invitados se las arreglen solos antes de comenzar las sesiones de la mañana a las 9 am con café y pasteles disponibles.
Si planea un evento de todo el día, reduzca costos reservando un camión de comida para el almuerzo y dejando que los invitados cubran su propia comida, o programe un descanso de dos horas para la cena para que todos puedan comer algo antes de reagruparse para los eventos nocturnos.
Un área en la que no puede, y no debe, escatimar es el servicio de café, té y agua durante todo el evento. Planifique un promedio de $64 por galón de café, según el tipo que sirva y los condimentos que proporcione.
4. Ponentes y presentadores
Costo estimado: + $4,500 a $8,500 por un orador profesional con sólida experiencia
El precio de un orador principal o un presentador en su evento puede variar. Contratar a una persona conocida con amplia experiencia en un tema, como un autor publicado de renombre, costará entre $ 10,000 y $ 25,000. Buscando reservar una celebridad famosa? Espere pagar entre $ 50,000 y $ 100,000.
Sin embargo, para reducir costos, busque un orador principal que recién esté comenzando y quiera aumentar su exposición. O encuentre un experto en la materia dentro de su empresa con mucha experiencia y sabiduría que esté dispuesto a compartir su historia y consejos a cambio de la experiencia de hablar.
5. Personal adicional
Costo estimado: + $12 a $40 por hora según el puesto
Considere a todas las personas detrás de escena que ayudan a ejecutar el espectáculo en un evento: guardias de seguridad, personas que se encargan de la recepción de registros, saludadores, camareros adicionales y más. Estos son gastos en los que puede o no incurrir en su evento, pero decidir si los necesita con anticipación le permite planificar su presupuesto.
Los meseros generalmente cobran $25 por hora, los saludadores y ayudantes alrededor de $12, y los guardias de seguridad ganan $40 por hora por sus servicios de protección.
6. Gastos de viaje y alojamiento en hoteles
Costo estimado: +$700 por persona para un evento de tres días (vea el desglose a continuación)
Los gastos de viaje para personal adicional, VIP, oradores principales y presentadores son una gran parte del presupuesto de su evento, sin embargo, estos gastos son fáciles de pasar por alto y subestimar. Considere los artículos y su precio promedio:
- Tickets de avión. Los precios pueden variar ampliamente según la ubicación, la hora del vuelo, la aerolínea y la temporada. Dicho esto, los boletos de bajo costo pueden costar $ 200 y los boletos de mayor precio pueden sacar $ 500 o mucho más de su presupuesto.
- Alojamiento en hoteles. Calcula entre $125 y $225 por persona, por noche. Para viajes de negocios de lujo, las tarifas de las habitaciones pueden dispararse más allá de esto.
- Viajes compartidos. $ 20 por viaje en promedio. Los programas de eventos a través de servicios de viajes compartidos como Lyft pueden reducir el costo por viaje.
- Comidas fuera del evento. Aproximadamente $ 30 por persona para la cena.
Puede tener suerte con los boletos de avión y los hoteles si todos los que trabajan o se presentan en su evento son locales, pero aún debe presupuestar sus comidas y transporte a eventos fuera del sitio.
7. Equipo y personal audiovisual
Costo estimado: + $1,100 a $1,400 para equipo, + $350 a $450 por día para el personal de A/V
Su lugar puede proporcionar equipos de A/V como proyectores LCD, pantallas, monitores y reproductores de DVD, lo que reducirá el presupuesto de su equipo, pero aún necesita contratar personal profesional de A/V para ejecutar el espectáculo.
Si necesita contratar a un fotógrafo de eventos, planifique $ 150 a $ 250 adicionales por hora. El costo promedio de un videógrafo es de $ 750 a $ 1,000 para el evento.
8. Publicidad paga
Costo estimado: + $5,000
Su presupuesto de publicidad depende de su plan de marketing. El estimador de costos de la conferencia aquí tiene en cuenta la búsqueda paga a través de Google Ads o la contratación de una agencia de relaciones públicas de terceros. Los anuncios de Facebook son una opción viable con tarifas publicitarias basadas en el costo por clic (CPC) o el costo por cada mil impresiones (CPM). También puede diseñar un sitio web de eventos para ayudar a maximizar sus registros.
Hay varias opciones de bajo costo o sin costo para anunciar su evento, incluida la promoción en el sitio web de su empresa, la creación de una página de eventos en Facebook y el uso de las redes sociales para entusiasmar a la gente. Con eso en mente, su costo estimado puede caer muy por debajo del precio indicado anteriormente.
9. Impresión de elementos de marca (señalización, pancartas y programas)
Costo estimado: + $90 a $170 por artículo
Grandes pancartas de vinilo, letreros de podio, programas, mapas direccionales: todos estos elementos aumentan el conocimiento de su marca, ayudan con la organización y hacen que su conferencia se vea y se sienta profesional.
Y no se olvide de las tarjetas de identificación. Los gafetes de eventos personalizados varían de $1.50 a $2.00 por gafete, según el acabado, los gráficos y el proveedor.
10. Alquileres que incluyen mesas, sillas y mantelería
Costo estimado: + $2,100 por día
Si su lugar ofrece este servicio, es una cosa menos que incluir al planificar los costos de su evento. Si no, es un costo en el que debe incurrir para asegurar un evento organizado. Utilice su software de planificación de eventos para crear diagramas de asientos y planos de planta que permitan que todo fluya sin problemas.
Estimaciones de costos de conferencias para gastos adicionales para que su evento sea memorable
1. Regalos y SWAG
Costo estimado: + $2 a $8 por artículo
Las bolsas de botín de conferencias y otros regalos divertidos para llevar realmente causan una impresión. Incluya artículos promocionales y utilizables de bajo costo, como bolígrafos de marca, mini portafolios, bolsos de mano, unidades flash USB, fidget spinners o bancos de energía personalizados.
2. Experiencias únicas
Costo estimado: + $0 a $800 por experiencia
Proporcione una o dos experiencias únicas durante el evento que les brinde a todos un descanso de todo lo relacionado con los negocios. Después de todo, los descansos son esenciales para establecer contactos y recargar el cerebro durante la jornada laboral.
- Alquile una máquina de karaoke para los descansos de la tarde. +$250 por día
- Instale una cabina de fotos en la fiesta de clausura del evento. +$125 a $200 por hora
- Traiga a un mago o comediante para entretener durante la depresión de la tarde. +$200 a $450 por hora
- Proporcionar juegos de mesa y cartas para los descansos y almuerzos. + $0 a $100 (si tiene que comprar algunos juegos usted mismo)
3. Entretenimiento
Costo estimado: $650 a $1,700 por evento
Ya sea música de fondo o un cuarteto de cuerdas tocando piezas clásicas durante la hora del almuerzo, la música eleva los eventos.
4. Decoraciones
Costo estimado: +$200 a $1,000
Globos, arreglos florales, centros de mesa e incluso alfombras rojas agregan atractivo visual, transformando un espacio regular en un lugar de reunión vibrante. Si prefiere dejar la decoración a un profesional, el costo promedio de contratar a un decorador de eventos oscila entre $ 830 y $ 1,110.
5. Eventos fuera del sitio
Costo estimado: +$40 por persona a $2,000 por evento
Los eventos fuera del sitio son excelentes para formar equipos y conocer a otros fuera del lugar de trabajo. Algunos eventos pueden llevarse a cabo durante el horario de conferencias o después del final del día.
- Organice una proyección privada en un cine local. +$40 por persona. La mayoría de las cadenas de teatros tienen ofertas que incluyen concesiones y precios de boletos a un precio razonable.
- Alquila una bolera. + $ 1,000 a $ 2,000 según las horas pico.
- Organice un evento de cata de vinos en un viñedo local o una cata de cerveza en una cervecería artesanal. + $15 a $25 por persona.
Recuerde: los precios de todos estos artículos pueden ser más altos o más bajos, dependiendo de una amplia gama de factores. Sin embargo, al planificar sus gastos para un evento, es mejor planificar por encima del promedio que por debajo para evitar sobrepasar el presupuesto para una organización completa.
¡Ahora use este estimador de costos de conferencias para gastos de eventos!
Ahora que tiene una idea clara de los gastos, sumérjase en los principales secretos de la planificación de un evento a gran escala con el mínimo estrés. O descubra cómo el software de planificación de eventos puede ayudarlo a mantener sus contactos, proveedores y diseños organizados.