Evaluación de lugares de eventos en línea: 5 cosas que los planificadores deben buscar

Cuando se trata de evaluar lugares de eventos en línea, a menudo escuchará: «¡Ubicación, ubicación, ubicación!» Es el eslogan de la industria de bienes raíces, y no es diferente para la planificación de eventos. Posiblemente, la decisión más importante que puede tomar un planificador de eventos que afectará el resultado del evento sea el lugar. Y se está volviendo más desafiante porque los lugares en ciudades de primer nivel ya no son necesariamente la primera opción correcta.

El lugar establece el escenario, dicta muchas opciones relacionadas con el evento e influye en las experiencias de sus invitados probablemente más que cualquier otro factor. Y el resultado que todo planificador de eventos busca brindar a sus participantes: «¡Experiencia, experiencia, experiencia!»

El lugar establece el escenario, dicta muchas opciones relacionadas con el evento e influye en la experiencia.
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Debido a que la decisión sobre el lugar tendrá el mayor impacto, querrá ver la ubicación por sí mismo. Sin embargo, si no puede hacer una visita al sitio en vivo, investigue lo más posible en línea. Una vez que haya determinado el presupuesto de su evento, la cantidad de asistentes y el tipo de evento, su investigación ayudará a reducir las ubicaciones para alinearse con los criterios necesarios. Por lo tanto, hemos reunido los cinco elementos principales que necesita para evaluar los lugares de eventos en línea antes de visitar el sitio.

Descubra las claves para evaluar los lugares de eventos en línea

1. Eche un vistazo a las imágenes de los lugares del evento en línea antes de su visita al sitio

Comience con las fotos y (con suerte) el recorrido virtual que el lugar ofrece en línea. Preste especial atención a la decoración existente en el interior del recinto. ¿Qué estilo es la arquitectura y qué transmite el interior del edificio? Cuanto menos coincida el ambiente con la sensación deseada de su evento (exclusivo, de alta tecnología, etc.), más decoración tendrá que hacer.

Además, ¿las fotos que el lugar proporciona en línea son “reales” ya escala? Obviamente, los lugares quieren presentar las mejores imágenes de su ubicación, pero a veces esto puede resultar poco realista. Si el lugar no proporciona fotos inalteradas, pídale a su contacto que tome algunas fotos del espacio y se las envíe por correo electrónico. Idealmente, una vista de 360 ​​grados de las salas de reuniones con descripciones ayudaría a ver esos espacios en situaciones reales.

El diseño y el plano del piso afectarán en gran medida una serie de aspectos de su evento, incluido el flujo de tráfico (áreas de alto tráfico como el registro, las puertas del auditorio, etc.) y las actividades del evento (un escenario para oradores, área de demostración, bar, etc.) .). La mayoría de los hoteles y lugares ofrecen una sección separada en línea para planificadores que contiene planos de planta y gráficos de capacidad. Es el lugar perfecto para empezar.

2. Verifique la ubicación del lugar del evento en mapas en línea y use Street View para explorar más

Consulta la ubicación del lugar en un mapa. La accesibilidad es una consideración importante al elegir el mejor lugar para su evento. Algunas áreas a considerar: ¿Está cerca de las atracciones y eventos del área? ¿Cuál es la distancia desde el aeropuerto y el transporte público? ¿Los invitados podrán llegar fácilmente al lugar, hay estacionamiento y es accesible para aquellos que necesitan adaptaciones especiales?

3. Explore las opciones gastronómicas y de catering del lugar del evento

Ya sea una pequeña reunión de negocios o una gran gala formal, la mayoría de los eventos requieren algún aspecto de alimentos y bebidas para sus invitados. Busque menús, selecciones y precios en línea para determinar si las opciones gastronómicas del lugar cumplen con sus requisitos. Independientemente de si el lugar requiere que uses su servicio de catering en el lugar o no, siempre es bueno saber qué opciones tendrán los invitados cuando estén fuera del evento.

4. Ver las amenidades exclusivas y de cortesía del lugar del evento

Muchos lugares ofrecen diferentes servicios y es importante saber qué necesitarás. Por ejemplo, ¿es importante el Wi-Fi gratuito? ¿Necesitará albornoces de felpa en la habitación? ¿Qué tal un refrigerador o un microondas? ¿Son bienvenidas las mascotas? Saber de antemano ayudará a determinar el mejor lugar.

5. Tome nota de la información de contacto del lugar del evento para facilitar el seguimiento

Tome nota de los nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono del gerente general, representantes de ventas y/o director de catering. Un contacto directo es útil para brindarle la información que necesita durante la etapa de investigación y lo ayudará a coordinar su visita al sitio en el futuro.

¡Ahora está listo para ahorrar tiempo evaluando su próximo lugar en línea!

A continuación, descubra cómo encontrar los mejores lugares para eventos para evaluar y prepárese para su visita al sitio con una lista de verificación útil para la visita al sitio del evento. Luego, dale vida a los diagramas y asientos de tu evento con herramientas de planificación rápidas y gratuitas en línea.

Para obtener más información sobre la evaluación de lugares, asegúrese de seguir a ATARE en Twitter. @mesassociales.