Friday Finds: 6 ideas para la mejor recepción posterior al evento

Conferencias de varios días. Reuniones de networking de un día de duración. Simposios de negocios. Hoy, estos eventos no terminan después de los paneles habituales, las preguntas y respuestas, los lanzamientos de nuevos productos y las demostraciones tecnológicas.

Las fiestas posteriores y las recepciones posteriores al evento se han convertido en una extensión común de muchos eventos, así como en una oportunidad para que las marcas dejen una impresión duradera en los asistentes. Organizar reuniones posteriores al evento requiere todas sus habilidades de planificación de eventos, con un ligero cambio en las prioridades y tareas para diferenciar el asunto del evento principal. Aquí presentamos 6 consejos para ayudarlo a diseñar la recepción posterior a la fiesta o posterior al evento a la que todos quieren asistir.

Cómo planificar una fiesta posterior a eso es un gran éxito

1. Cierre temprano los lugares después de la fiesta

Si está planeando la recepción posterior al evento para una empresa en la culminación de una feria comercial o conferencia, recuerde que es una de muchas empresas con la misma idea. Es esencial comenzar su investigación y negociaciones con anticipación si desea reservar el lugar más popular cerca de la conferencia. Explore los sitios de abastecimiento de lugares para eventos, como la red de proveedores de CVENT, para encontrar las mejores ubicaciones cerca del lugar de la conferencia.

Incluso si está planeando el evento principal, cree un archivo separado en su software de planificación de eventos para la fiesta posterior. Los cronogramas de planificación para los eventos serán diferentes, y separar la fiesta posterior ayudará a que usted y su equipo se mantengan organizados. Comience a escribir y enviar sus RFP a lugares, empresas de catering y empresas de entretenimiento lo antes posible para que pueda pasar rápidamente a finalizar los contratos, con suerte con sus mejores opciones.

Idealmente, realizará la fiesta posterior en un lugar separado del evento principal como una forma de generar entusiasmo, brindar a los invitados una experiencia de la ciudad fuera del centro de conferencias y distinguirla como una oferta extra especial. Simplemente no seleccione un lugar al que sea difícil llegar y sea claro acerca de las formas más fáciles de llegar allí, o corre el riesgo de no presentarse.

Hay beneficios al realizar la recepción posterior al evento en un espacio para eventos dentro del centro de conferencias o justo al lado. Puede dirigir la atención de los invitados a la ubicación de la fiesta durante la parte principal de la conferencia, la logística no suele ser un problema y, si es un planificador que trabaja en un evento más grande, es posible que obtenga una tarifa con descuento. Si lo lleva a cabo dentro del lugar, es importante ser creativo con la decoración para diferenciar la fiesta posterior del evento principal.

2. Haz de las fiestas posteriores al evento una zona sin presiones

Ya sea un evento de un día, una conferencia de varios días o un festival de cine de una semana, los eventos importantes son agotadores para los asistentes y presentadores. Pueden estar lanzando un nuevo producto o estableciendo contactos con colegas de su industria. Los simposios de la empresa pueden incluir clases consecutivas que requieren un enfoque sostenido.

Trate de hacer que sus recepciones posteriores al evento y después de las fiestas sean relajadas y divertidas para los invitados. No debe haber presión para establecer contactos y los invitados deben tomar la iniciativa en la socialización. (Hay un momento y un lugar para actividades y actividades para romper el hielo en red. Este no es uno de ellos). Asegúrese de que el lugar ofrezca zonas tranquilas amigables para los introvertidos para conversaciones discretas, además de espacios para fiestas más escandalosas.

3. Ofrece exclusivas destacadas posteriores al evento

Tiene que darles a sus invitados una buena razón para presentarse cuando la conferencia o reunión esté terminando. ¿En qué se diferencia esta fiesta posterior al resto de los almuerzos de trabajo en red y los paneles de discusión? Sus opciones aquí variarán según su presupuesto, por supuesto, pero también puede crear el factor sorpresa con un presupuesto limitado. Aquí hay algunas ideas para ofertas únicas por las que la gente se quedará:

  • VIP. Invite a luminarias del evento principal como invitados especiales de la fiesta posterior. A los invitados les encantará la oportunidad de compartir el pan con los directores ejecutivos y las celebridades del programa del evento.
  • Botín. Cree una oferta de botín relacionada con el evento que solo esté disponible en la fiesta posterior. Esto podría ser un código exclusivo para la descarga de una canción, un libro escrito por un orador de una conferencia o una coctelera de marca.
  • Cóctel de especialidad. Pide a la empresa de catering del restaurante o del bar que cree un cóctel original para la ocasión y que le dé un nombre a la bebida relacionado con la fiesta posterior.
  • Geofiltros bajo demanda de Snapchat. Diseñe un geofiltro de Snapchat para su fiesta posterior y cree una geocerca para el lugar. Manténgalo simple, en línea con el tema de su evento, y tómese un tiempo de anticipación: la aprobación de Snapchat toma un día hábil.
  • Un tema inmersivo. Aunque no fue una fiesta posterior, apreciará cómo Smirnoff hizo todo lo posible con un tema de cómic para la Experiencia Smirnoff «Gráfica» de la marca. Cree drama usando un solo color en todo el espacio o creando un tema teatral, como los locos años 20, steampunk o una biblioteca antigua.

4. Promocione su recepción posterior al evento para generar entusiasmo

El marketing en diversos canales le brinda el “¡Extra! ¡Extra!» aumentar sus necesidades de recepción posterior al evento. Una vez que finalice sus ofertas de lugar, horario, entretenimiento y comida, debe comenzar su campaña de marketing. Resuma lo que hace que su velada posterior al evento sea especial (ya sea el entretenimiento, la vista de la azotea o el menú de degustación de la granja a la mesa de un chef local) y descríbalo en una fuente llamativa y llamativa. Aquí hay ideas de marketing para considerar:

  • Campañas de correo electrónico. Los componentes esenciales incluyen imágenes vibrantes del espacio del evento y la comunicación de lo fácil que es llegar al lugar desde la conferencia principal. Sea específico con frases como “Cinco minutos a pie” o “Diez minutos en viaje compartido”.
  • Campañas en redes sociales. No es necesario utilizar todas las plataformas, pero elija las que sean populares entre su público objetivo. Facebook es bien conocido por su atractivo para los Baby Boomers, mientras que Snapchat e Instagram son las plataformas de las Generaciones Y y Z.
  • Hashtags después de la fiesta. Dale a tu recepción posterior al evento un hashtag reconocible para que los asistentes puedan comenzar a compartir su anticipación en el período previo.
  • Geocercas. Esto solo es útil para conferencias y festivales de varios días en los que muchos asistentes decidirán asistir a su fiesta posterior durante el evento. Con geofencing, sus campañas de redes sociales promocionadas solo aparecerán en dispositivos móviles dentro del área designada (es decir, dentro del centro de conferencias).

5. Incluya sabor local siempre que sea posible

Ese menú de degustación de la granja a la mesa por un chef local mencionado anteriormente encajaría aquí. También lo harían los vuelos desde una cervecería local. O una degustación de vinos y quesos locales. Los artistas locales también son una gran opción.

La clave es elegir una oferta de F&B o entretenimiento que los asistentes al evento no puedan volver a casa, o al menos sin esfuerzo. Aquí hay más opciones para explorar:

  • Ya sea que opte por una banda acústica de folk-rock, un rapero o un pianista y cantante de cabaret, los eventos con música en vivo adquieren una calidad divertida y festiva.
  • Lo mismo ocurre si contrata a un destacado mago local que pueda realizar trucos entre la multitud, o artistas de pintura facial que atienden a adultos.
  • Consigue Killer Po’boys para tu fiesta posterior en Nueva Orleans. Los asistentes al evento agradecerán una oportunidad más de disfrutar de la feria local.
  • ¿En Chicago? Ordene pizza de plato hondo para sus invitados lo más cerca posible para que siga pegajosa.
  • Contrate un camión de comida regional favorito para las recepciones posteriores al evento que se llevan a cabo en un patio u otro espacio al aire libre.

6. Busque comentarios cara a cara de los asistentes

No realice esas encuestas posteriores al evento hasta que el evento o la conferencia realmente hayan terminado. La gente sigue disfrutando del evento y no apreciará la tarea antes de irse. Sin embargo, los organizadores y planificadores de eventos deben circular por la fiesta, disfrutar de las conversaciones con los invitados y determinar cómo los invitados responden al evento a través de interacciones en tiempo real.

En muchos casos, sus invitados compartirán espontáneamente cómo disfrutan de la fiesta posterior, especialmente aquellos que tienen una experiencia positiva. Pero estar en el medio también te permite captar el lenguaje corporal y la energía de la habitación. Sabrá que la recepción posterior al evento va bien cuando la conversación fluye y la gente sonríe y se ríe. Esté atento al hashtag posterior a la fiesta como otra indicación de compromiso, interés y aprecio.

Más allá de tener una idea del éxito del evento, esta es una buena oportunidad para corregir el rumbo dominante, o los proveedores se están tomando demasiado tiempo para refrescar las bandejas de champán y aperitivos, problemas que puede solucionar de inmediato.

También lo ayudará a realizar mejoras en su planificación posterior a la próxima ronda.

Las fiestas posteriores al evento requieren tanta planificación como cualquier otro evento, pero las exitosas a menudo tienen una alegría de vivir única. Esto hace que sea un placer particular organizarlos e incluso disfrutarlos mientras la gente se relaja y disfruta del final del asunto.

¿Listo para organizar una fiesta posterior increíble? Descubra cómo el software de planificación de eventos puede ahorrarle tiempo en cada paso del camino. O manténgase informado sobre los últimos trucos de redes sociales para planificadores de eventos.