Friday Finds: 6 usos creativos para el software de representación de eventos

Para destacarse de la competencia, los planificadores de eventos y los administradores de lugares deben moverse a la velocidad del rayo. ¡Deben diseñar eventos que despierten la imaginación de los asistentes! Una excelente manera de ser creativo es saltar «fuera de la caja» con el software de representación de eventos y los creadores de planos de planta.

Las herramientas de hoy hacen más que solo arreglar mesas de banquetes en un salón de baile. El software de representación y planificación de eventos ayuda a los usuarios colaborar más fácilmente con los miembros del equipo y los clientestrabaje de manera más eficiente y automatice las tareas que consumen mucho tiempo.

También pueden ser una gran plataforma de lanzamiento para la innovación. Y en la industria de eventos de hoy, ese es el nombre del juego.

A medida que navegamos por las tendencias que cambian rápidamente en la industria de eventos, aquí hay 6 formas en que los lugares y los planificadores pueden ser creativos con el software de representación de eventos.

1. Alivie el punto de dolor del abastecimiento de lugares

Solo el 16 por ciento de los planificadores de eventos dicen que están «extremadamente seguros» de su lugar cuando comienzan el proceso de planificación, según el último Informe de contratación de planificadores globales de Cvent.

Esta estadística significa que la gran mayoría de los planificadores se enfrentan a un proceso que requiere mucho tiempo. de evaluar propuestas y visitar lugares para realizar recorridos.

Cuanto más fácil sea encontrar un lugar en las plataformas de abastecimiento de lugares, y cuanto más claro se alinee el sitio con el objetivo del evento, más rápido y fácil será el proceso para todos. Los planificadores dedican menos tiempo a revisar los lugares que en última instancia no encajan bien. Por otro lado, los lugares atraen más a los mismos planificadores que probablemente firmarán un contrato con ellos: ganar-ganar.

Los lugares deben considerar hacer representaciones 3D claras y atractivas de sus espacios para las plataformas de abastecimiento de lugares. Muestre configuraciones de salas tradicionales: maximizan la capacidad del lugar y algunos clientes prefieren el enfoque probado y verdadero.

Sin embargo, para eventos con espacio adicional para jugar, no dude en ser creativo. Cree un diseño interior/exterior con mesas de banquete que se extiendan a través de puertas estilo granero (con un plan B para el mal tiempo). O crea ambientes pequeños e intrigantes dentro de un gran salón de banquetes. ¡Imagínese un café francés junto a un picnic campestre junto a un pub discreto!

2. Colabora en la nube

La industria de eventos está viendo un Tendencia hacia comidas, talentos y decoraciones locales.. Sin embargo, eso no significa que el planificador, las partes interesadas del lugar y los clientes estarán todos en la misma sala.

Ya sea que los miembros del equipo del evento estén al otro lado del edificio, al otro lado de la ciudad, al otro lado del país o más lejos,los creadores de planos de planta basados ​​en la nube permiten que el equipo trabaje en conjunto en tiempo real.

Comparta también otros documentos importantes. Todos los miembros del equipo del evento con un teléfono inteligente pueden tener todo el ciclo de vida del evento al alcance de la mano, desde imágenes de inspiración para bodas hasta el BEO finalizado y todo lo demás.

3. Sal del salón de baile

El abastecimiento de lugares se está volviendo ultra creativo. Hay una demanda masiva de espacio para eventos en este momento, y está previsto que esa demanda se mantenga alta. Al mismo tiempo, los espacios no tradicionales tienen un fuerte atractivo para los millennials.

Para los planificadores, esto significa la oportunidad de utilizar un creador de planos de planta en una gran variedad de espacios. Tal vez un evento musical recurrente esté ocurriendo el primer mes en una sala de exhibición de alfombras. Montones de alfombras también pueden servir como asientos. Al mes siguiente, puede optar por un patio con césped.

Los planificadores pueden demostrar cómo satisfacer las mismas necesidades en ambos lugares: espacio para que los asistentes se sienten frente a los músicos, espacio para estar de pie y conversar más lejos, espacio para moverse y salidas para amplificadores y parlantes.

Para los lugares tradicionales, los creadores de planos de planta pueden ayudar a expandir el espacio utilizable, desde los tejados hasta los patios y los vestíbulos de entrada. Utilice los creadores de planos de planta para convertirlos en atractivos espacios para relajarse, establecer contactos y disfrutar de la comida y la bebida.

Una combinación de mesas altas y bajas y asientos brinda opciones a los huéspedes. También suele estimular la creatividad del planificador. Mirando estos diseños inspira ideastales como juegos rápidos para romper el hielo, colocar objetos inquietos en techos altos o juegos de mesa en las mesas de los cafés.

Busque en todas partes oportunidades de espacio para eventos no tradicionales. ¿Una extensión vacía y adoquinada debajo de un paso elevado? ¿Un planetario? ¿Una biblioteca fuera de horario? Por lo general, hay algunos pasos adicionales para que estos eventos sucedan y, a veces, no son factibles. Pero cuando suceden, son inolvidables.

4. Esté preparado para la logística de eventos complejos

Con un aumento en las experiencias interactivas, la música y otros entretenimientos inusuales o de tipo festival en los eventos, los planificadores deben esperar una logística cada vez más complicada.

Use el creador de planos de planta para asegurarse de que los puntos de venta sean lo suficientemente abundantes y estén convenientemente ubicados; los elevadores o escenarios se adaptarán al espacio, y la sala cumple con los códigos de seguridad y contra incendios.

Los lugares también pueden sumarse a la tendencia hacia el bienestar en conferencias y capacitaciones. ¿Hay áreas de descanso que podrían ser buenas para el yoga, la meditación o la «desconexión» sin tecnología? Un espacio con luz natural y plantas es una buena opción para actividades de bienestar o momentos de tranquilidad.

Tome algunas fotos de calidad del espacio y use la capacidad de renderizado 3D de un creador de planos de planta para ayudar a los clientes potenciales a visualizar diferentes configuraciones.

5. Deslumbra a los invitados a través de herramientas integradas

Dicen que nunca tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión. El registro es la primera impresión de su evento, por lo que debe ser fácil y rápido.

¿Un murmullo de actividad en torno al registro? Estupendo. ¿Pero una fila larga e inmóvil? No tan caliente.

Ingrese, aplicaciones de registro de eventos.

Los creadores de planos de planta como ATARE incluyen herramientas de gestión de invitados que hacen que los registros fluyan y ayudan a los planificadores a garantizar un toque personal durante todo el evento. Por ejemplo, las opciones de alimentos especiales para dietas restringidas solo causan una buena impresión cuando se entregan correctamente. sin percances ni alborotos.

Cuando la administración de invitados y los planos de planta están integrados, puede registrar a sus invitados, administrar sus asientos y combinarlos con sus comidas, todo en un solo lugar.

6. Diviértete compartiendo representaciones en 3D

¿Tiene una excelente representación en 3D del espacio para un próximo evento? ¡Publica esa belleza en Instagram! Estas imágenes detalladas ayudan a las personas a visualizarse en el espacio, hacer del evento una prioridad (idealmente) y generar entusiasmo.

Los lugares también pueden (¡y deben!) lucirse. Cree una cartera de eventos en el sitio web del lugar, coloque contenido atractivo en Facebook e Instagram y tenga una buena presencia en los sitios de abastecimiento del lugar.

Ser creativo-proporcionar representaciones 3D de las muchas posibilidades de su espacio para ayudar a las personas a visualizar lo que aún no ha estado allí. Incluya fotos claras y atractivas del espacio y eventos pasados, y definitivamente no olvide el video. El 60 por ciento de los planificadores de eventos dicen el video es la inclusión más útil.

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