Friday Finds: 8 consejos infalibles para la planificación de conferencias y una lista de verificación para el éxito

Las conferencias exitosas vienen en todos los sabores y tamaños: el seminario nacional de varios días para profesionales del fitness, la conferencia de un día para líderes empresariales regionales menores de 40 años. Pero todas las conferencias exitosas tienen una cosa en común: un planificador en algún lugar que planeó temprano y con frecuencia para éxito.

Los profesionales de eventos que organizan las conferencias más exitosas siempre buscan consejos y trucos para pulir sus estrategias y abordar sus tareas pendientes. Si está buscando formas de mejorar su proceso, maximizar la efectividad de su conferencia, ahorrarse algunos dolores de cabeza y asegurarse de tener todas las bases cubiertas, use estos 8 consejos infalibles para la planificación de conferencias. Y para obtener una guía rápida para la planificación de conferencias, ¡lo resumimos con una útil lista de verificación para la planificación de conferencias!

Aquí hay una guía de planificación de conferencias llena de consejos para que usted y su equipo se mantengan encaminados:

1. Asegúrate de que el lugar esté alineado con el evento

Los lugares alternativos pueden dar un toque inesperado a una conferencia. Lugares como museos, sitios históricos, teatros, bibliotecas y estadios deportivos han albergado conferencias. Pero considere las necesidades de su grupo: un lugar debe preparar el escenario para que la conferencia haga su trabajo, no robar el espectáculo. Asegúrese de que los espacios sean de un tamaño cómodo para los seminarios de grupos grandes o las sesiones de trabajo que su grupo requiere, que haya baños adecuados para el tamaño del evento, que el catering satisfaga las necesidades dietéticas especiales y que el lugar cumpla con la ley ADA.

Los hoteles y centros de conferencias están especialmente diseñados para satisfacer estas necesidades y permitir que las personas se concentren en el contenido de los procedimientos, así que no descarte estos lugares tradicionales. Las conferencias que atraen a asistentes de fuera de la ciudad están especialmente bien atendidas por la comodidad del alojamiento en hoteles, los precios para grupos y las oportunidades mejoradas de establecer contactos de tener a todos en un solo lugar.

2. Da a cada asistente una ventaja en la creación de redes

Prepare sus tarjetas de identificación para conferencias: la creación de redes es una de las principales razones por las que las personas asisten a conferencias. Y en una búsqueda de trabajo, la creación de redes cara a cara es varias veces más efectiva que la creación de redes en línea. Estos eventos permiten que las personas hablen y establezcan conexiones con quienes comparten sus intereses profesionales o pasiones personales, lo que facilita su éxito.

Si está utilizando o desarrollando una aplicación de conferencia, piense en las formas en que la aplicación en sí misma puede admitir la creación de redes:

  • Antes de la conferencia: permitir que los asistentes importen sus perfiles de LinkedIn en lugar de tener que crear un perfil específico para el evento; dejar que las personas marquen sus intereses y especialidades y mostrar a otros usuarios interesados ​​en los mismos temas o que asisten a las mismas sesiones
  • Durante la conferencia: proporcionar mensajes en la aplicación; lo que facilita la conexión con los asistentes a la misma función social o el seguimiento de los usuarios que publicaron en el muro social
  • Después de la conferencia: proporcionar información de contacto para que los asistentes puedan mantener fácilmente las conexiones que hicieron

Asegúrese de proporcionar buenas oportunidades fuera de línea a la antigua también. Siempre está el mezclador social patrocinado, pero también puede pensar en formas de encajar con otras tendencias de bienestar: yoga, actividad al aire libre, cocina saludable. Diseñe oportunidades que también incluyan a los introvertidos en la creación de redes y vea un aumento en la satisfacción del evento de hasta la mitad de sus asistentes.

3. Cree un plan de contenido detallado con conclusiones únicas

Si los asistentes vienen a su conferencia para profundizar sus conocimientos, siga un plan claro para obtener su contenido.

Primero, si es posible, sondee a su audiencia sobre temas, subtemas y profundidad del conocimiento de la materia. Esto puede parecer un Catch-22: si está atrayendo a una audiencia con su contenido, ¿cómo tendrá una audiencia para encuestar antes de tener contenido? No te preocupes; hay algunas soluciones alternativas: si se trata de un evento recurrente, póngase en contacto con los asistentes anteriores. Configure un grupo de eventos en Facebook, que ofrece una función de encuesta sencilla. Y si todo lo demás falla, sondee a una selección de personas que probablemente asistirán, o cuya carrera/intereses demográficos los ubique directamente dentro de su público objetivo.

Si el sondeo no es una opción, hable con las partes interesadas de su empresa o la empresa de su cliente. Los equipos de desarrollo comercial y marketing deben estar actualizados sobre los temas y las tendencias que actualmente atraen el mayor interés.

Con estos conocimientos en la mano, reclute y confirme oradores relevantes. Después de que se confirmen sus oradores principales, verifique su plan original con la alineación. Si faltan temas (p. ej., un seminario de adiestramiento de perros sin que nadie aborde las últimas técnicas para abordar la ansiedad por separación), comuníquese con expertos en ese campo de nicho y llene los vacíos.

4. Cree su árbol de marketing de conferencias

El sitio web de su conferencia es el tronco de su árbol de marketing: es fácil de detectar, respalda todo el evento y ayuda a las personas a encontrar lo que necesitan.

El sitio web del evento debe estar optimizado para los motores de búsqueda para que la gente lo encuentre en línea. Piense en lo que los asistentes podrían buscar cuando busquen una conferencia relacionada con sus intereses o industria: esas son sus palabras clave principales. (A medida que gane tracción, el nombre de su conferencia será una palabra clave en sí misma). Incluya el nombre de su conferencia y otras palabras clave en los títulos de sus páginas y en todo su contenido. Tenga una estructura lógica que permita a los visitantes encontrar fácilmente su página «Acerca de», la agenda de la conferencia, la información de registro, un enlace a las entradas y otra información importante.

Las plataformas sociales, las campañas de marketing por correo electrónico y las estrategias de pago por clic son las ramas y hojas de su árbol de marketing. Llegue a su audiencia en las plataformas sociales que tengan más sentido para su demografía y su evento. (¿Evento profesional? LinkedIn es un favorito. ¿Profesionales jóvenes? Pruebe Twitter). Consulte los consejos generales sobre cómo armar una estrategia integral de redes sociales para un evento.

5. Ahórrese los dolores de cabeza más comunes en la planificación de conferencias

Surgirán dolores de cabeza, no hay forma de evitarlo. Pero tenga cuidado con estos puntos problemáticos comunes:

  • Aclara tu política de cancelación: La política en sí puede ser lo que usted decida. (¿No hay reembolsos? ¿Reembolsos con hasta 2 semanas de anticipación? ¿Reembolso completo en cualquier momento, incluso un año después del evento?) Solo asegúrese de que sea transparente y muy visible.
  • Programe tiempo adicional para el alcance de los oradores: La verdad es que no todos son tan organizados o receptivos a los correos electrónicos como tú. Obtener toda la información necesaria de múltiples oradores puede ser una lucha que requiere un alcance repetido, así que cree un búfer para eso. Sí, en un mundo perfecto esto no sería necesario. Cuando llegues a ese mundo, envíanos una postal. Hasta entonces, rellena esta sección de la línea de tiempo.
  • Capacite al personal de registro de su evento: Las largas filas y los contratiempos constantes en el registro dan a los asistentes una primera impresión que no es tan buena. Elija una herramienta de registro de eventos que sea fácil de usar y programe un horario para que su personal de registro se familiarice con ella antes del día del evento.
  • Bucle de seguridad temprano: Atrás han quedado los días en que la seguridad era una idea de último momento, si eso. Si su evento contará con seguridad, obtenga su aporte inicial al principio del proceso de planificación, para que pueda integrarlo sin problemas desde el principio, en lugar de reorganizarlo más tarde.
  • Establecer vías de comunicación del equipo: No hay razón para lidiar con la confusión de la versión de diseño o la búsqueda interminable del hilo de correo electrónico correcto en estos días. Use herramientas de colaboración de proyectos, como Slack o Trello, y proporcione a los miembros del equipo acceso a su herramienta de diseño de eventos, para que todos tengan la última versión.

6. Póngase en los zapatos de todos los interesados ​​en la conferencia

Vuelva a sacar el cronograma de planificación de la conferencia y programe varias veces para un recorrido metafórico de la conferencia desde el punto de vista de:

  • asistentes
  • Altavoces
  • voluntarios
  • Vendedores
  • Patrocinadores

Busque puntos débiles y problemas, y también formas de mejorar la experiencia de cada grupo. Tal vez descubras que los asistentes a ciertas sesiones no tienen mucho tiempo para ir al baño entre sesiones el primer día, por lo que te ahorras unos minutos en cada sesión. Tal vez los voluntarios que llegan el segundo día no tienen un coordinador para entregar sus tareas. O tal vez se dará cuenta de que tiene tiempo para programar una breve reunión de networking para los oradores del evento, una excelente manera de mostrar su aprecio y demostrarles que valora su participación.

No importa la experiencia que tenga, ¡este paso casi siempre descubre oportunidades para mejorar su conferencia!

7. Aumente la interacción con la aplicación

Según IACC, aumentar la participación de los asistentes sigue siendo la prioridad número uno de los planificadores de reuniones. Cuanto más comprometidos estén con la aplicación, mayores serán los beneficios. Una aplicación de conferencia ofrece todos los beneficios de la información de conferencia tradicional en papel, al mismo tiempo que logra tres objetivos esenciales:

  • Entender los deseos, necesidades e intereses de los asistentes.
  • Conexión con los asistentes.
  • Ayudar a los asistentes a conectarse entre sí.

Para aumentar el compromiso incluso antes de que comience la conferencia, aliente a los asistentes a usar la aplicación para la planificación de horarios: incluya una función de calendario fácil de usar que haga que toda la información necesaria sea fácilmente accesible. Brinde a las personas una forma de encontrar información detallada sobre la agenda, biografías de los oradores e incluso una forma de enviar preguntas a los oradores.

Una vez que comience la conferencia, los asistentes deben familiarizarse con el uso de la aplicación. Manténgalos comprometidos con contenido como diapositivas de oradores y oportunidades para establecer contactos. Incluso puede presentar la oportunidad de completar las evaluaciones de los oradores en la aplicación al final de cada sesión, con los encuestados ingresados ​​para un sorteo de premios allí mismo en la conferencia.

8. Profundice con información de vanguardia sobre conferencias

¿Quieres crecer junto con las últimas tendencias en reuniones participativas? Echa un vistazo a los libros que hacen un gran revuelo en el espacio. Cubren los entresijos del diseño de reuniones en profundidad. Comience con En el corazón de las reuniones de Mike van der Vijver y Eric de Groot, o El poder de la participación: creación de conferencias que brindan aprendizaje, conexión, compromiso y acción de Adrian Segar.

Si los libros son su bolso, consulte nuestras otras recomendaciones principales de libros que ayudan a los planificadores de eventos a subir de nivel.

Lista de verificación de planificación de conferencias

Para mantenerse al día con lo básico, siga esta lista de verificación de planificación de conferencias de 11 pasos (con enlaces si necesita refrescar sus habilidades en un área en particular):

  1. Reúne a tu equipo. Cubra todos los roles básicos y considere contratar para estos trabajos emergentes de planificación de eventos.
  2. Establezca la meta. ¿Redes? ¿Lanzamiento del producto? ¿Educación? Establezca su objetivo desde el principio para obtener el máximo impacto: aquí hay un video rápido sobre los objetivos del evento.
  3. Elabora un presupuesto. Sea específico y tenga cuidado con estas tarifas ocultas de planificación de eventos.
  4. Acérquese a los patrocinadores. Da lo mejor de ti con una propuesta de patrocinio de eventos de primer nivel.
  5. Seleccione su(s) fecha(s) y…
  6. Reserva tu lugar. Aprenda a evaluar lugares en línea y mantenga sus fechas flexibles para que pueda negociar costos de lugares más bajos.
  7. Reserve sus proveedores. Es posible que necesite vendedores de A/V, camiones de comida, seguridad o muebles. Obtenga consejos para contratar proveedores de catering.
  8. Finalice la agenda de su conferencia. Explore estos ejemplos de agenda de eventos para obtener orientación.
  9. Establezca su plan de retroalimentación posterior al evento. Y aprenda cómo impulsar el compromiso posterior al evento.
  10. Comercialice su conferencia. Inspírate con estos asombrosos ejemplos de marketing de eventos.
  11. Registrar asistentes. Solicite aplicaciones de registro para agilizar el proceso de registro el día.

¡Ahora está listo para diseñar una conferencia emocionante y fluida que sorprenda a sus clientes!

¡La planificación de su conferencia seguramente será un éxito con su nueva lista de verificación y consejos!

¡No olvide que la fantástica conferencia de este año es una excelente oportunidad para mejorar la próxima! Después de la conferencia, use esa retroalimentación posterior al evento de la manera que determinó antes del evento. Y descubra cómo aumentar el presupuesto de su evento con los consejos de nuestro libro electrónico de presupuesto para eventos.