Si su hotel o lugar está recibiendo más RFP que nunca, no es coincidencia: las propiedades han visto un 300% aumento de solicitudes de propuestas durante los últimos cinco años. ¿A quién agradecer por este exceso de RFP? No se trata solo de planificadores de reuniones, es tecnología.
La tecnología de eventos ha hecho que la vida de los planificadores sea más cómoda, permitiéndoles enviar varias RFP con solo hacer clic en un botón. Combine eso con el aumento aparentemente astronómico de la demanda grupal en toda la industria, y es fácil ver cómo los hoteles y los lugares están filtrando más RFP de las que los equipos de ventas saben qué hacer.
Es como dijo Betsy Bondurant, presidenta de Bondurant Consulting, en un panel reciente de IMEX: “Ahora, una vez que sabemos lo que se quiere lograr en una reunión, podemos enviar fácilmente [an RFP] a 10 o 20 hoteles.”
Con más del 75% de las propuestas siendo ganadas por las primeras cinco propiedades en responder, y las RFP se acumulan más rápido que la arena en el reverso del reloj de arena, el éxito de ventas no puede ocurrir sin una sólida estrategia de gestión de RFP. Pero, ¿qué tácticas pueden implementar los equipos para asegurarse de identificar y responder rápidamente a los clientes potenciales correctos?
3 claves para una exitosa estrategia de gestión de RFP de hoteles
1. Disminuya el tiempo de respuesta de la RFP.
Ha escuchado el dicho, las primeras impresiones lo son todo, y lo mismo ocurre con la interacción con los planificadores. Como planificador de reuniones, ¿seleccionaría una propiedad que tratara su negocio como una ocurrencia tardía? Disminuir su tiempo de respuesta les dice a los clientes potenciales que su evento es una parte importante del negocio que tiene prioridad.
Los tiempos de respuesta rápidos también dejan otra impresión significativa en los planificadores de eventos: cuando responde con prontitud, indica que un planificador puede esperar una excelente comunicación con usted durante todo el evento. [An RFI Form could help!]
Esta es una de las principales cualidades que buscan los planificadores de reuniones cuando reservan una propiedad por primera vez, y un factor clave en la repetición de negocios. De hecho, 37% de los planificadores mencionan la mala comunicación como la razón número uno por la que optan por otra propiedad durante el proceso de propuesta.
La tecnología está cambiando el tiempo de respuesta de las RFP
La tecnología puede ser responsable de la sobrecarga de RFP que golpea a los departamentos de ventas, pero también está ayudando a los hoteles y lugares de celebración de manera importante. Tecnología de gestión de RFP puede reducir los tiempos de respuesta de más de 2 semanas a las primeras 24 horas mediante la puntuación inteligente de clientes potenciales a medida que llegan, entre otros beneficios, lo que significa que su equipo de ventas se ahorra el trabajo sucio.
A medida que llegan los clientes potenciales, la plataforma los califica automáticamente en función de los factores decididos por la propiedad. Para los equipos de ventas, es un cambio de juego que cambia el enfoque de calificar cada RFP a crear las respuestas diseñadas para ganarlas: un proceso que se cataliza al trabajar desde un punto de vista inteligente Plantilla de respuesta a RFP eso es fácilmente adaptable.
2. Priorice las RFP correctas.
Una forma de asegurarse de que está priorizando las RFP correctas es echar un vistazo a su combinación actual. ¿Por qué? Muchas propiedades hoteleras califican a los clientes potenciales de manera que descartan factores importantes del potencial de ingresos.
Uno de los sesgos más comunes que afecta negativamente los resultados de los hoteles es apuntar exclusivamente a bloques de habitaciones. Un gran porcentaje de los gerentes de ingresos (52 %) y los equipos de ventas (36 %) indican que ven el índice RevPAR o los ingresos por habitación como indicadores principales de rendimiento. Este sesgo descubierto por una encuesta HSMAI de 2015 ilustra una falta de ventas creativas relacionadas con otros servicios grupales que los hoteles tienen para ofrecer.
Si bien los bloques de salas y los negocios grupales pueden generar ingresos significativos, darles demasiada prioridad da como resultado una falla general para maximizar los ingresos complementarios de otras partes del evento.
El 52 % de los Revenue Managers consideran el RevPAR como su principal indicador de rendimiento.
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Basta con mirar los números.
El año pasado, mientras que la industria vio $ 30 mil millones en ingresos grupales generados por hoteles, una enorme Se generaron $ 110 mil millones en gastos auxiliares. Al ignorar las propuestas que no incluyen bloques de habitaciones, los representantes en última instancia dejan grandes gastos en la mesa de AV, alimentos y bebidas, y otros servicios personalizados.
Si esa no fuera razón suficiente para repensar su puntuación de clientes potenciales, considere negocios transitorios. Cuando un equipo de ventas rechaza automáticamente las RFP que no contienen bloques de habitaciones, no solo eliminan los posibles ingresos complementarios, sino que tampoco tienen en cuenta las tarifas transitorias más altas.
Para las propiedades con niveles más altos de reservas temporales, la sobresaturación de la disponibilidad con habitaciones para grupos podría alejar a los negocios que están dispuestos a pagar más por exactamente el mismo producto.
Identificación de personas de grupo de alta oportunidad
Para optimizar la respuesta a la RFP, es imperativo que su historial de ventas haga el trabajo pesado por usted. Los equipos de ventas pueden usar datos históricos para segmentar tipos de grupos y señalar oportunidades para niveles más altos de gastos complementarios. Cuanta más personalización pueda crear para negocios grupales, mejor.
El mayor determinante de las ganancias secundarias radica en el gasto en F&B. Entre 2010 y 2016, Margen de beneficio de alimentos y bebidas en hoteles aumentó del 24,9% al 29,5%.
Los equipos de ventas pueden usar factores como F&B para calificar diferentes tipos de grupos y colocarlos en «cubos» de rendimiento. Usando este sistema de clasificación y sus propios calificadores, los hoteles y lugares pueden comenzar a reducir los tipos de negocios y RFP para priorizar en las respuestas.
Por ejemplo, si sabe que las asociaciones rara vez reservan bloques de habitaciones y no tienen eventos de catering en su propiedad, puede concentrarse más en ganar eventos comunitarios. Si bien los eventos comunitarios pueden no tener bloques de habitaciones, podría haber una oportunidad para aumentar las ventas de alimentos y bebidas.
En general, este tipo de ejercicio de segmentación puede comenzar con las tendencias de alto nivel con las que la mayoría de las propiedades están familiarizadas:
- Corporativo: el tiempo de entrega es generalmente más bajo, pero las tarifas son generalmente más altas
- Asociaciones: reserve con mucha anticipación sin bloques de habitaciones y no es probable que organice un evento con servicio de catering
- Gobierno: dado que se financian con viáticos, son consistentes, pero generalmente dejan poco espacio para ventas adicionales.
- Eventos comunitarios: no hay bloques de habitaciones, pero F&B es una posibilidad según el evento
3. Atraer clientes potenciales más calificados.
La tecnología RFP está preparada para ayudar a su equipo de ventas calificar prospectos de grupopero ¿qué tal una estrategia para generar cables ¿en primer lugar? Los planificadores de reuniones que hacen su propio abastecimiento confían en sus propias redes y navegan por incógnitas interminables para encontrar propiedades que realmente se ajusten a sus necesidades.
Los canales de reserva directa permiten a las cadenas y hoteles tomar el marketing y el posicionamiento en sus propias manos y conectarse con estos planificadores. También son una excelente manera de crear una reserva de relaciones de planificadores a las que los equipos de marketing y ventas pueden comunicarse activamente. Después de todo, con las relaciones positivas surgen flujos de ingresos recurrentes.
Hoy en día, la mayoría de los planificadores de reuniones modernos han realizado su investigación de lugares en línea (más del 50% actualmente lugares de investigación en línea durante el proceso de abastecimiento). Un canal de reserva directa se dirige a esos planificadores, lo que permite que los hoteles y lugares comuniquen los elementos únicos de sus propiedades que ayudan a los planificadores a cumplir los objetivos generales de su evento.
Las principales cadenas y grupos hoteleros están comenzando a darse cuenta, incluido IHG, que recientemente lanzó su propio motor de reserva y abastecimiento directo de grupos impulsado por ATARE. Plataforma de distribución grupal.
Marketing centrado en el cliente
Cuando los eventos tienen éxito, no solo beneficia a los planificadores, sino que también crea una poderosa herramienta de marketing para las propiedades que buscan aumentar el negocio del grupo. Por lo tanto, cuantas más cadenas puedan ayudar a mostrar a los planificadores cómo pueden ayudarlos a lograr ese éxito, más podrán impulsar la afinidad con la marca y, a su vez, repetir el negocio.
Todo comienza mostrando cómo sus espacios para eventos se adaptan a los matices y objetivos únicos de un evento determinado, y es una historia que debe contarse en la punta del embudo de marketing.
Esa es toda la base de Marriott’s Reuniones imaginadas iniciativa. El sitio web ofrece recursos que ayudan a los planificadores a identificar el propósito de su evento y ejecutarlo de manera que haga realidad ese propósito. Ofrece mucha inspiración a lo largo del camino, mostrando la cartera de Marriott a través de contenido generado por el usuario de planificadores felices para promover la autenticidad en su mensaje.
Hilton adopta un enfoque similar con sus Creadores de sorpresas campaña, que presenta historias de planificadores que han llevado a cabo eventos increíbles o complejos en las propiedades de Hilton.
Al hacerlo, ambas cadenas pueden generar RFP más calificadas, al tiempo que infunden un sentido de lealtad a la marca al comunicar la imagen de un socio útil.
Es hora de revisar su estrategia.
El exceso de RFP en los últimos años indica una gran oportunidad para generar ingresos grupales, pero ese es solo el caso de las propiedades que pueden filtrar el desorden. Las propiedades exitosas deben adaptarse a las nuevas tecnologías de liderazgo y las nuevas estrategias de gestión de RFP, equipándose así con las herramientas adecuadas para prosperar en el mundo en constante cambio de las ventas grupales.
¡No olvide consultar las plantillas de respuesta a RFP y los formularios de RFI de ATARE!