A medida que las tendencias del sector de los eventos cambian (aparentemente a una velocidad cada vez mayor), surgen nuevos puestos de trabajo en eventos para satisfacer la creciente demanda de conocimientos especializados. Nuevas plataformas tecnológicas y de software. Aumento de las expectativas de capacidad de respuesta del servicio al cliente. Un mayor compromiso con la diversidad y la inclusión. Estos son sólo algunos de los elementos imprescindibles para el éxito de las empresas de planificación de eventos de hoy en día
Para las organizaciones de planificación de eventos globales y los planificadores corporativos, la contratación de personas a tiempo completo para estas funciones puede tener sentido. En otros casos, se trata de puestos de trabajo contratados que duran la planificación, el evento y el cierre posterior al mismo.
Siga leyendo para saber cuáles son los últimos puestos de trabajo en el sector de los eventos que debe tener en cuenta y por qué es importante contratar para estos puestos críticos. Y para aquellos que no tienen el presupuesto para cubrir estos tipos de trabajo, sugerimos formas de ofrecer estos servicios usted mismo.
1. Creador de aplicaciones para eventos
Por qué deberías desempeñar este papel en los eventos:
Las aplicaciones para eventos son conocidas por ayudar a conseguir dos cosas que los planificadores adoran: aumentar la participación de los asistentes y facilitar la logística. Las aplicaciones también proporcionan muchos datos útiles para las empresas y los patrocinadores, dos grupos que siempre buscan datos sobre la audiencia. Las aplicaciones para eventos también llegan a la gente donde está. La mayor parte del público ya tiene teléfonos inteligentes, y su número no hará más que aumentar. La empresa mundial de soluciones informáticas y de red Cisco calcula que el tráfico procedente de dispositivos inalámbricos y móviles representará el 71% de todo el tráfico de Internet en 2022.
Qué hace un creador de apps para eventos:
Diseña y crea aplicaciones fáciles de usar que garantizan la privacidad, el cumplimiento legal y la protección de datos. En algunos casos, estas aplicaciones se construyen desde cero, pero en muchos casos el creador de la aplicación utilizará un constructor de aplicaciones de eventos como marco para un diseño personalizado
Las aplicaciones para eventos pueden simplemente guiar a los asistentes a través de los aspectos básicos de la logística, como las entradas, la programación y el diseño del evento. O bien, pueden atraer a los invitados y asistentes a través de contenidos interesantes, informativos y útiles. Pueden crear notificaciones push para recordar a los asistentes la hora de inicio de los talleres o informarles sobre las ventas de los proveedores. Cuando se combinan con la geofencing, las notificaciones push se convierten en específicas de la ubicación, lo que puede dar a los usuarios una experiencia personalizada
El creador de la aplicación puede desarrollar encuestas para medir y aumentar la participación de los asistentes, o facilitar la creación de redes permitiendo que la gente vea fácilmente quién más está en un evento. Incluso puede incorporar la ludificación permitiendo a los asistentes participar en una búsqueda del tesoro o visitar todos los puestos de los proveedores para conseguir un premio, una insignia, una tarjeta de regalo del patrocinador o una deliciosa galleta de azúcar con el logotipo de la marca
Cómo contratar a un creador de aplicaciones para eventos
Contrate a un desarrollador de aplicaciones con experiencia y un amplio portafolio, y puntos extra si tiene experiencia en el sector de los eventos. Busque recomendaciones de colegas del sector y pídales que compartan sus socios de desarrollo de aplicaciones favoritos en sus mensajes directos en las redes sociales. Lo más importante es que el creador de la aplicación comprenda el propósito de la conferencia, el festival o la gala de recaudación de fondos para que pueda crear una aplicación que se sienta orgánica al evento
Contratar a un desarrollador de aplicaciones para eventos tiene sentido para las empresas de planificación de eventos a gran escala, donde cada evento requiere una aplicación única. Si su empresa necesita aplicaciones con poca frecuencia, considere la posibilidad de contratar a empresas como Concise, especializadas en la creación de aplicaciones a medida bajo demanda.
Cómo abordarlo tú mismo
Si usted o un miembro de su equipo son expertos en tecnología, pueden personalizar una plantilla de aplicación. Algunas aplicaciones, como Guidebook, Pathable y Yapp, son muy adecuadas para las conferencias. Se centran en la programación, la creación de redes y la interacción en tiempo real. Los festivales y los planificadores de eventos para consumidores deberían explorar aplicaciones como Aloopma o Eventbase, que utilizan información basada en la ubicación, como balizas y mapas GPS del recinto del evento, y comparten información sobre el horario del evento con los usuarios.
2. Especialista en redes sociales y marketing digital para eventos
Por qué debería desempeñar este papel:
Según el Sprout Social Index, el 84% de los millennials dicen que es más probable que compren a una marca que siguen en las redes sociales. Una experiencia social positiva puede fomentar la fidelidad a la marca y al evento, mientras que los efectos tóxicos de una mala experiencia con la marca o el evento pueden extenderse por la red, mucho más allá del cliente original. Un especialista en redes sociales puede gestionar la estrategia de un evento en las redes sociales, aumentar el número de seguidores, impulsar el conocimiento de la marca y conectar positivamente con los consumidores
En muchos casos, un especialista en marketing digital de eventos será también un experto en redes sociales, pero lanza una red más amplia con campañas de correo electrónico y publicidad en línea. Los especialistas en redes sociales y en marketing digital comprenden dónde se reúne su público (por ejemplo, en Facebook o Instagram), así como las necesidades, los deseos y los puntos débiles de audiencias específicas. De este modo, pueden lanzar una red de marketing más pequeña pero esperar un mayor rendimiento.
Qué hace un especialista en redes sociales y marketing digital para eventos
En el período previo a un evento, un especialista en redes sociales publicará contenidos compartibles para crear expectación y aumentar la participación y las confirmaciones de asistencia del público objetivo. Para el día del evento, puede montar un fotomatón en Instagram, moderar un muro social, tuitear en directo desde el evento o gestionar las respuestas en Twitter a una sesión de preguntas y respuestas en directo. También pueden gestionar los comentarios en directo en las redes sociales durante el evento. (¿Alguien se queja de que la cola de la comida es larga? El especialista en redes sociales puede gestionar los comentarios en las redes sociales y enviar a alguien a comprobar la situación sobre el terreno)
Un especialista en marketing digital desarrollará y pondrá en marcha campañas de correo electrónico dirigidas, anuncios de pago en línea y optimizará el sitio web de su evento con palabras clave que capten las búsquedas
Cómo contratar a un especialista en redes sociales y marketing digital para eventos
Encontrará a los gestores de redes sociales más inteligentes en sitios de redes sociales como LinkedIn, Twitter, Instagram y Facebook. Echa un vistazo a sus seguidores, a sus niveles de compromiso y conoce su estilo de comunicación; luego ponte en contacto con los autónomos cuyo trabajo te guste
Explora los foros de planificación de eventos, busca referencias de contactos del sector y publica un trabajo en sitios web de planificación de eventos y en LinkedIn. Pregunta a los posibles contratantes qué datos utilizan para evaluar y ajustar sus esfuerzos, y espera que sean capaces de ser específicos. También puedes buscar especialistas en redes sociales en plataformas de trabajo autónomo como Fiverr y Upwork. Ten en cuenta que la experiencia en eventos es algo que se agradece y no es imprescindible; las redes sociales son una habilidad muy transferible, especialmente cuando se cambia a un sector centrado en las personas como el de los eventos.
Un especialista en medios sociales utiliza las siguientes habilidades: Comunicación (en las redes sociales, pero también con los compañeros de trabajo); redacción (sobre todo de pies de foto y tuits concisos y fáciles de leer); creatividad; organización; atención al cliente; análisis de datos y presentación de informes claros a las partes interesadas.
Cómo hacerlo tú mismo:
Siga nuestra completa guía de estrategia para eventos en redes sociales para antes, durante y después de un evento. Aprenda todo lo que pueda sobre estrategias de marketing digital, y siga aprendiendo: las redes sociales cambian rápidamente.
3. Videógrafo de eventos
Por qué debería desempeñar esta función:
El vídeo es grande, y cada vez lo es más. Cisco prevé que en 2022 el tráfico de vídeo representará el 82% del tráfico mundial de Internet. Un videógrafo profesional puede conseguir excelentes imágenes de su evento, tanto sobre el terreno como con un dron
Qué hace un videógrafo de eventos:
Las responsabilidades de un videógrafo de eventos pueden incluir la transmisión en directo de los discursos y las preguntas y respuestas y la captura de vídeo para utilizarlo en los anuncios del próximo evento. Por ejemplo, un camarógrafo puede capturar imágenes de un evento de skatepark patrocinado por una empresa de equipamiento deportivo que la empresa puede presentar en su sitio web y en las redes sociales. Los videógrafos también pueden grabar galas de recaudación de fondos y eventos públicos para compartirlos con los donantes o en el sitio web de una organización sin ánimo de lucro. Un videógrafo de eventos corporativos puede grabar un evento de formación intensiva que luego se utilizará para formar a otros empleados en todo el mundo
Determine los objetivos de vídeo de su empresa o de su cliente con antelación para poder discutir las tomas esenciales, los asistentes VIP y programar entrevistas en directo
Cómo contratar a un videógrafo de eventos
Deje que su presupuesto y sus objetivos de videografía le dicten dónde buscar. Una empresa de producción de vídeo puede ser la mejor opción para un evento de mayor envergadura, mientras que un videógrafo autónomo podría ajustarse mejor al presupuesto para un evento más pequeño. A la hora de realizar las entrevistas, utiliza esta guía con las 10 preguntas más importantes que debes hacer a los videógrafos de eventos.
Cómo hacerlo usted mismo:
Es posible que puedas utilizar tus propias imágenes o los vídeos tomados por otros miembros del personal para crear vídeos cortos en TikTok o Lasso, especialmente si lo planificas bien. Si no, lo mejor es recurrir a un profesional. Por un lado, gran parte del trabajo de un videógrafo tiene lugar durante el evento, y tú estás (por decirlo suavemente) ocupado entonces. Por otro lado, un vídeo grabado y editado por un profesional da buena imagen a tu marca. Por último, los videógrafos profesionales pueden obtener las imágenes que necesitan sin molestar
4. Coordinador de diversidad de eventos
Por qué debería desempeñar esta función
Hoy en día, la diversidad es un imperativo empresarial. Las investigaciones de la Harvard Business Review y de McKinsey and Company han demostrado que el aumento de la diversidad mejora el rendimiento financiero y la innovación de las empresas
Las iniciativas de D&I ponen en primer plano una serie de puntos de vista, fomentan la creatividad y la innovación, hacen que las personas se sientan valoradas, respetadas y capacitadas, y ayudan a las empresas o a los eventos a llegar al público más amplio posible. Un coordinador de diversidad ayuda a proporcionar estos beneficios a un evento y a sus asistentes.
Qué hace un coordinador de diversidad de eventos:
Un coordinador de diversidad crea eventos que son accesibles y activamente acogedores para una variedad de personas dentro de su público objetivo potencial, tal vez incluso ampliando ese público más allá de sus límites anteriores. Otras responsabilidades de D&I son
- Garantizar el acceso de los asistentes al evento con necesidades de movilidad, cuidado de niños, necesidades religiosas o económicas
- Garantizar que los eventos incluyan -y valoren- las contribuciones de las mujeres, las minorías raciales y étnicas y la comunidad LGBTQ, especialmente en sectores con una diversidad históricamente baja
- Contratar a oradores y presentadores que reflejen una variedad de orígenes.
- Contratar a personal de eventos que refleje una variedad de orígenes.
Un coordinador de diversidad también puede ayudar a suavizar los posibles puntos conflictivos durante los actos interculturales. Un taller corporativo en el que participen la oficina de Seúl y la de Nueva York, por ejemplo, podría utilizar un coordinador cultural para evitar cualquier malentendido con el montaje. (Airbnb podría haber utilizado ese servicio cuando las estaciones de fabricación de terrarios en un evento en Seúl tuvieron una participación muy escasa. Resultó que los asistentes estaban interesados en hacer terrarios, pero la mayoría consideraba demasiado grosero hacerlo sin una invitación explícita)
Cómo contratar a un coordinador de diversidad para eventos:
Los planificadores de eventos corporativos pueden recurrir a menudo a la oficina de Diversidad e Inclusión de su empresa para conseguir apoyo temporal para un evento, o para ayudar a localizar a profesionales experimentados en materia de D&I a los que contratar. Un planificador de eventos de conferencias puede trabajar con el personal de D&I del grupo de conferencias. Una empresa de planificación de eventos nacional o internacional que esté pensando en contratar a un coordinador de D&I debe aprovechar los contactos del sector y de la empresa, así como los grupos profesionales de D&I en LinkedIn
Cómo hacerlo usted mismo:
Mejorar la D&I requiere un esfuerzo consciente. Aprenda las mejores prácticas en materia de diversidad e inclusión y explore los recursos que pueden ayudarle a ampliar sus ideas y a profundizar en su comprensión, como estas wikis del sector tecnológico sobre el cuidado de los niños en los eventos y las camisetas inclusivas para eventos, o esta entrada de blog sobre las directrices de accesibilidad en los eventos
5. Coordinador de patrocinio de eventos
Por qué debería ocupar este puesto:
Conseguir el patrocinio de un evento es una tarea difícil, pero los beneficios potenciales son enormes. Un coordinador de patrocinio puede utilizar sus conocimientos, experiencia y contactos en este ámbito para obtener mayores beneficios de las propuestas de patrocinio.
Qué hace un coordinador de patrocinio de eventos:
Un coordinador de patrocinios elaborará una lista de posibles patrocinadores cuyos intereses coinciden perfectamente con los de su evento. El coordinador elaborará propuestas para cada patrocinador, adaptando la petición y los beneficios que el patrocinador recibirá a cambio. La personalización y la creación de relaciones son aptitudes esenciales, tanto si los coordinadores solicitan apoyo financiero como oportunidades de patrocinio aparte del dinero. (¿Alguien quiere un banco sin Wi-Fi patrocinado por Kit Kat?)
Cómo contratar a un coordinador de patrocinio de eventos
Explora los perfiles de los coordinadores de patrocinio de eventos en LinkedIn, o publícalos en sitios de empleo como Indeed, Glassdoor o ZipRecruiter
Cómo hacerlo usted mismo:
Hay muchas guías para conseguir patrocinios de eventos y redactar propuestas de patrocinio ganadoras. Puede ser un proceso que requiera mucho tiempo, pero la recompensa bien vale el esfuerzo.
Hoy en día, los planificadores de eventos llevan muchos sombreros. Pero a veces puede que no tenga el ancho de banda necesario para manejar estas funciones de eventos que son cada vez más populares e incluso esperadas por los asistentes. Afortunadamente, ahora hay especialistas que puede contratar de forma temporal o permanente para satisfacer (y superar) esas expectativas
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