Inspección de hoteles 101: 21 formas de ganarse a los planificadores y cerrar más acuerdos grupales

Cada reserva de evento en su hotel depende de una inspección exitosa del hotel. Es un momento decisivo en el que la gerencia del hotel y los planificadores de eventos se encuentran por primera vez, y se está volviendo cada vez más importante para los compradores.

Es por eso que la inspección del hotel representa una oportunidad única para iniciar una relación duradera entre un planificador y su propiedad. Los hoteles deben adaptarse a las demandas cambiantes de sus compradores, y hay mucho espacio para mejorar la experiencia de la visita al sitio.

Así es como puede convertir a más clientes durante las inspecciones del hotel.

Parte 1: Comuníquese durante la inspección del hotel para ganar más ofertas de eventos

La comunicación previa a la inspección del sitio del hotel no se trata de hacer que los planificadores vean su lugar como el Taj Mahal. Se trata de establecer expectativas y ser transparente sobre las fortalezas (y deficiencias) de su propiedad.

1. Cree un cuestionario.

Antes de que lleguen para la inspección del sitio, solicite a los planificadores información específica sobre sus eventos. Luego, haga que sea lo más fácil posible compartir esa información con su equipo. Solicite detalles como el tipo de evento, el número esperado de asistentes y el presupuesto estimado. Si no puede ofrecer lo que se le pide, o encontrar una solución creativa, sería mejor omitir la visita al sitio por completo.

2. Comparte planos de planta precisos

Los planificadores tienen docenas de ideas sobre cómo podrían verse los diseños de sus habitaciones, mucho antes de decidirse por un lugar. Cuando los hoteles brindan planos de planta que son 100% a escala, los planificadores naturalmente comenzarán a pensar en cómo encajará su evento. Los planos de planta precisos son vitales. Si un planificador comienza a diagramar un conjunto de habitaciones en un espacio que no está a escala, los está preparando para la decepción cuando lleguen y descubran que sus diseños simplemente no funcionarán.

Relacionado: Cómo crear diagramas 3D precisos en minutos.

3. Solicite su diagrama de eventos

Algunos clientes pueden tener su corazón puesto en un diseño de sala que funcionó en un evento anterior. Antes de su visita al sitio, solicite diagramas de eventos anteriores. Luego, cuando lleguen, presente un plano de planta que coincida con sus necesidades para asegurarles a los planificadores que usted puede adaptarse a sus diseños favoritos.

4. Obtenga los detalles

Conocer los detalles del evento puede ser una gran clave para una visita al sitio y una venta exitosas. Pero no todos los gerentes de ventas de hoteles hacen el esfuerzo de hacer las preguntas correctas. Aquí hay solo una muestra de lo que puede preguntar:

  • ¿Qué tipo de evento se lleva a cabo y cuáles son sus objetivos?
  • ¿Necesitará un plano de planta accesible para sillas de ruedas?
  • ¿El evento está abierto a niños?

Haga las preguntas correctas y podrá personalizar de manera experta la inspección del sitio del hotel.

5. Obtenga una agenda del programa

En esta etapa, algunos planificadores tendrán bloqueada la agenda del evento. Cuanto más sepa su equipo sobre el flujo del evento, mejor podrán mostrar las cosas correctas. Solicite la agenda del programa y utilícela para ayudar a informar la agenda de la visita al sitio.

6. Sé flexible con la visita

Ofrezca opciones a sus clientes potenciales. Ofrezca múltiples fechas y horas de reunión para la visita al sitio. Pregunte si el cliente prefiere ver el espacio vacío o mientras se lleva a cabo otro evento. Estas preguntas muestran a los planificadores de reuniones que estás dispuesto a adaptarte a sus necesidades.

7. Date suficiente tiempo

¿El planificador le dio suficiente tiempo de anticipación para prepararse para la visita al hotel? Inicie la conversación lo antes posible. Si no tiene tiempo para preparar a su equipo y mostrar el espacio en las mejores condiciones, probablemente no esté listo para realizar una visita al sitio.

8. Sea sincero sobre los costos ocultos o la disponibilidad

Si ciertos espacios no están disponibles en la fecha ideal del planificador, hágaselo saber con anticipación. Se trata de alinear las prioridades con los planificadores y no de calzar eventos en un espacio que no es el ideal.

La comunicación previa a una visita al sitio no se trata de ser completamente transparente.
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9. Dirija si puede satisfacer sus necesidades de alimentos y bebidas

Si no puede satisfacer los requisitos de alimentos específicos para un evento, no intente solucionar el problema. No hagas promesas que no podrás cumplir.

10. Comparta sus capacidades de A/V

Si tiene equipo de A/V en el lugar, infórmeles a los planificadores qué hay disponible. si no, recuerde a los clientes que traigan a sus proveedores de A/V en la visita al sitio. Los expertos en A/V son mejores para detectar puntos problemáticos y oportunidades para una emocionante experiencia de A/V.

11. Forma a tu equipo in situ

En una encuesta reciente de ATARE, los planificadores de reuniones dijeron que a veces tratan con personal sin conocimientos en el sitio. Los planificadores están cansados ​​de escuchar «Déjame responderte sobre eso». Asegúrese de que todo el personal de su hotel conozca los entresijos de su espacio para eventos.

Parte 2: personalice la inspección del sitio del hotel para obtener más negocios de eventos

Cuantas menos reuniones organiza un planificador cada año, más se preocupan por el costo. Para los planificadores que abordan más eventos, los detalles de la oferta de un hotel son más importantes. Debido a que todos los planificadores tienen diferentes prioridades, los hoteles deben ofrecer inspecciones del sitio más personalizadas.

Entonces, ¿cómo suelen personalizar las propiedades las visitas al sitio? En un estudio reciente, ATARE pidió a 350 profesionales de la hostelería que compartieran sus estrategias. Aquí están los resultados:

Y así es como puede aplicar esas ideas a sus propias inspecciones de hotel.

12. Sin agendas cortas

Cada evento es diferente, por lo que cada visita al sitio debe ser diferente. Cree una agenda adaptada a las necesidades del planificador. Por ejemplo, si el cliente está más interesado en sus ofertas de alimentos y bebidas, comience mostrando las opciones para la cena.

13. Preestablece la habitación

La mayoría de los planificadores no esperan que el hotel preestablezca una habitación según sus especificaciones. Si tiene el diagrama de eventos, o si puede hacer conjeturas según el tipo de evento, configure la sala con su diseño ideal y sorpréndalos cuando lleguen.

14. Haz un diagrama tridimensional del espacio

Si no puede cambiar físicamente el espacio, ¿cómo puede mostrar a los planificadores cómo sería el evento? En estos días, puede crear diagramas en 3D sin necesidad de conocimientos gráficos. Herramientas como SketchUp y ATARE hacen que crear recorridos en 3D sea tan fácil como usar Facebook.

15. Cree un recorrido que refleje el evento

Comience con el desayuno buffet, luego pase por las estaciones de carga de camino al piso de exhibición. Si esto es lo que experimentarán los asistentes, asegúrese de que el planificador de eventos también lo experimente. Ofrezca visitas al sitio que se parezcan más al «wow» del evento en sí.

Ofrezca visitas al sitio que se parezcan más al evento en sí.
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16. Discuta los éxitos pasados

Pregunte a los planificadores qué ha hecho que sus eventos sean exitosos anteriormente. De esa manera, puede usar la visita al sitio como una oportunidad para mostrarles cómo su espacio puede lograr el mismo éxito. Por el contrario, pídales que compartan sus errores con usted. Muéstreles que no volverán a suceder en su lugar.

17. Haz espacio para los momentos “wow”

Los planificadores quieren crear una experiencia memorable con un factor «wow». Ayúdalos a traer eso a la vida. Esto se puede lograr con cualquier presupuesto. Puede ser tan simple como una bebida al final de una larga visita al sitio, o tan glamuroso como un viaje en helicóptero de regreso al aeropuerto. Aproveche las fortalezas de su lugar para brindar un momento especial como parte de la inspección de su hotel.

Parte 3: Cerrar el negocio del grupo durante la inspección del hotel

Entonces, al final del día, ¿cómo puede una propiedad cerrar el trato en el sitio? Los datos muestran que alrededor del 50 % de las veces, un planificador que sale de tu casa no volverá. Pero hay algunas cosas que las propiedades pueden hacer para ayudar a los planificadores de cierre durante la inspección del sitio del hotel.

18. Conoce a la competencia

No hay ningún problema en preguntar abiertamente a los planificadores sobre otros lugares que están buscando. Obtener una idea de la competencia solo empodera a su equipo para comunicar mejor lo que distingue a su lugar.

19. Un cliente, un contacto

Para los planificadores en una inspección del sitio del hotel, a menudo hay una desconexión entre las personas con las que hablan antes de la visita y las personas con las que se encuentran durante la visita. Tener un contacto de principio a fin puede marcar una gran diferencia a la hora de cerrar el trato.

Piense en las visitas al sitio como una cita a ciegas. Imagínese si estuviera enviando mensajes de texto con una persona, solo para descubrir que se está reuniendo con alguien completamente diferente. Ah, y para empeorar las cosas, la parte de Alimentos y Bebidas de la cita es con una tercera persona por completo.

Capacite a cada individuo en su propiedad con el conocimiento que necesita para ser dueño de la relación, de extremo a extremo.

Piense en las visitas al sitio como una cita a ciegas.
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20. Asegúrese de que el tomador de decisiones esté en el sitio

Esta es la solicitud más importante que un hotel puede hacer a un cliente potencial. Las propiedades pueden perder tratos porque están hablando con la persona equivocada o porque nunca tuvieron la oportunidad de comunicarse con los tomadores de decisiones en primer lugar. Su equipo de ventas debe asegurarse de estar en contacto con el firmante del contrato lo antes posible.

Sea proactivo al preguntar a los planificadores sobre su proceso de toma de decisiones. De esa manera, puede asegurarse de que está invitando a todos los contactos correctos a la inspección del sitio del hotel.

21. Haz el trato en propiedad

Idealmente, puede editar propuestas y ser flexible durante la inspección del sitio del hotel. De esa manera, puede revisarlo con el planificador antes de que se vayan y hacer que firmen en la línea de puntos. La visita al sitio es el mejor lugar para abordar las inquietudes de su cliente, pero si esa comunicación no está en papel, no podrá obtener una firma.

Intenta cerrar el trato antes de que el cliente abandone tu local. Trabaje con su equipo para personalizar y editar contratos durante el transcurso de la visita al sitio. Designe un área de reunión después de la visita al sitio para cerrar el trato.

Obtenga más información sobre cómo ganar negocios grupales durante la visita al sitio:

Una forma definitiva de cerrar más tratos es aprender tanto como sea posible sobre sus clientes. Haga clic aquí para descargar nuestro informe reciente, que examina exactamente cómo los planificadores de reuniones priorizan la selección del lugar y cómo la inspección del sitio del hotel encaja en su proceso de toma de decisiones.

Y para obtener más consejos para cerrar ventas grupales, consulte estas publicaciones de blog:

  • 5 estrategias de venta de hoteles para reservar más negocios grupales
  • 5 formas comprobadas de responder con propuestas ganadoras de eventos que cierran tratos
  • Cómo encontrar sus prospectos más lucrativos

¿Desea obtener más información sobre las inspecciones del sitio del hotel?

¿Cuál es el propósito de una inspección?

En términos generales, la inspección se refiere a una evaluación relacionada con la seguridad o las normas. Sin embargo, en las industrias de la hospitalidad y los eventos, se refiere con mayor frecuencia a una visita al sitio.

¿Qué es una inspección del sitio del hotel?

Una visita a la propiedad de un hotel con el fin de evaluar si es suficiente para un evento.