Hoy en día, más personas trabajan desde casa o desde espacios de coworking al menos una parte de la semana. La investigación encuentra que los espacios de trabajo físicos afectan el bienestar y la productividad de los empleados. Y el omnipresente diseño de oficina abierta en realidad reduce la colaboración, según un estudio de 2018 de Harvard.
El diseño de la oficina se encuentra en un estado de cambio y las empresas están reconsiderando los diseños de sus oficinas para mejorar la felicidad, el compromiso y la productividad de los empleados. Siga leyendo para obtener 5 consejos y trucos para actualizar el diseño de su oficina, y una guía para usar el software de distribución y asientos de ATARE para crear diseños de oficina que funcionen.
1. Cree diseños de oficina versátiles que fomenten la comunidad y la creatividad
Afortunadamente, los días de los cubículos de paredes altas quedaron atrás. Pero si los planos de planta abiertos también son problemáticos, ¿cuál es la forma correcta de diseñar un espacio de trabajo que sea acogedor y promueva el enfoque y el compromiso?
Tome una página del auge de los espacios de coworking y favorezca los espacios de trabajo con una combinación de estilos de muebles y zonas de trabajo en todo el espacio. Incluya áreas donde los empleados puedan reunirse en espacios comunes centrales diseñados para grupos de diferentes tamaños. Con ubicaciones variadas, los miembros del equipo pueden intercambiar ideas creativas para un próximo proyecto, hacer un seguimiento de las preguntas persistentes de una reunión o hacer que el equipo presione para cumplir con una fecha límite.
Elementos de diseño que unen a los empleados, en lugar de separarlos:
- Las mesas grandes de estilo familiar con una combinación de bancos y sillas son excelentes puntos de reunión. Colóquelos en cualquier extremo de una habitación grande, de modo que más de un grupo grande pueda reunirse al mismo tiempo, si es necesario.
- Un área de descanso abierta con una isla de cocina instalada, rodeada de taburetes de bar. Incluya enchufes eléctricos y estaciones de carga para que las personas puedan trabajar y recargar sus dispositivos móviles mientras toman un refrigerio.
- Construya una barra para preparar café en una ubicación central con una combinación de mesas largas y mesas de café cerca. Esta es una excelente manera de garantizar que los trabajadores de diferentes departamentos se crucen a veces.
- Incluya zonas de trabajo ‘cómodas’ con sofás y sillones que animen a quedarse para charlar y actualizar proyectos.
- Cree rincones acogedores donde las personas puedan trabajar solas y comunicarse con compañeros de trabajo cercanos cuando sea necesario.
2. Cree arreglos de asientos que apoyen la colaboración
Un estudio del Instituto de Tecnología de Massachusetts de 2017 encontró que los investigadores tenían tres veces más probabilidades de escribir artículos en coautoría con personas que trabajaban en su entorno inmediato que con aquellas que trabajaban a 400 metros de distancia. Este estudio respalda los hallazgos del investigador del espacio de trabajo y profesor del MIT Thomas Allen, quien desarrolló la ‘Curva de Allen’ en la década de 1970. Su investigación encontró que las personas que trabajan cerca unas de otras tienden a interactuar más y desarrollar ideas juntas, mientras que la colaboración disminuye a medida que los trabajadores se alejan unos de otros.
Por lo tanto, si bien los espacios colaborativos son esenciales, también importa dónde ubicar las estaciones de trabajo de los empleados individuales, al igual que el enfoque de su empresa o departamento. Por ejemplo, los equipos en industrias que cambian rápidamente, como marketing y tecnología, deben estar cerca unos de otros en un entorno que fomente la comunicación. Pero las posiciones de investigación y la edición pueden requerir un rincón tranquilo donde las interrupciones sean pocas. Aspectos a tener en cuenta al asignar los asientos de la oficina:
- En general, los miembros del equipo que confían en la creatividad y el intercambio frecuente de ideas deben sentarse juntos para mejorar la colaboración. Los roles que se benefician de los clústeres creativos pueden incluir equipos de I+D y marketing.
- Los individuos tienen diferentes formas de trabajar de manera más productiva. Aunque mantener a los equipos juntos suele ser la opción correcta, preste atención cuando los empleados de alto rendimiento le digan que trabajan mejor lejos del bullicio.
- Sienta a tus trabajadores estratégicamente. Un estudio realizado por la Escuela de Negocios de Harvard y la empresa de soluciones de servicios comerciales Cornerstone OnDemand descubrió que la productividad y la calidad del trabajo aumentaban cuando organizaba los planos de asientos para juntar a ciertos trabajadores. El estudio encontró que sentar a los trabajadores con alta productividad/trabajo de baja calidad cerca de aquellos con baja productividad/trabajo de alta calidad mejoró el desempeño de ambos tipos de empleados. Mientras tanto, la investigación reveló que era ideal poner a los trabajadores promedio cerca unos de otros.
Los espacios de trabajo físicos afectan el bienestar y la productividad de los empleados, y el diseño de oficina abierta en realidad reduce la colaboración.
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3. Cree espacios de oficina que apoyen el bienestar de los empleados
Los empleados pasan aproximadamente un tercio de sus vidas en el trabajo. La forma en que se sienten acerca de su trabajo y sus espacios de trabajo afecta la productividad, la retención de empleados y su capacidad para atraer a los mejores y más brillantes de su industria. Así es como su diseño y comodidades pueden mejorar el bienestar de los empleados:
- Que haya luz. La luz natural es cada vez más importante para los trabajadores. Según lo permitan el espacio y las ventanas, diseñe su espacio de trabajo para que la mayor cantidad de empleados estén cerca de fuentes de luz natural.
- Agregue plantas y vegetación en toda la oficina.
- Cree ‘salas de recarga’ donde los empleados puedan tomar siestas, meditar o cambiar su enfoque fuera del trabajo por un corto tiempo.
- Considere escritorios que cambien de estar sentado a estar de pie.
- Ofrezca opciones variadas de asientos y mesas para promover el movimiento. A veces, un cambio de escenario ayuda a los empleados a mantener la productividad.
4. Incluya espacios de trabajo «tranquilos» y privados para mejorar la productividad
Los empleados necesitan ubicaciones confiables para períodos de trabajo enfocados. La relación entre zonas tranquilas y espacios comunes dependerá, una vez más, del tipo de proyectos de los empleados. Los analistas de datos, los estrategas de negocios y los escritores, por ejemplo, necesitan un espacio donde puedan sumergirse en su trabajo sin interrupciones entre las sesiones de intercambio de ideas y las reuniones. El trabajo de los gerentes de recursos humanos y los gerentes de proyectos, por su parte, suele ser colaborativo durante todo el día.
Consejos para diseñar un diseño de oficina que brinde a los empleados la tranquilidad que necesitan:
- Agrupa a los empleados que requieren largos períodos de concentración cerca unos de otros.
- Si es posible, ubique a los empleados que necesitan tranquilidad a la vuelta de una esquina o en una habitación separada de los espacios de colaboración para que las conversaciones entre compañeros de trabajo sean menos intrusivas.
- Cree salas insonorizadas para conferencias y llamadas de ventas. La oficina de Google en Ámsterdam tiene lindas caravanas alrededor de la oficina para reuniones que no interrumpen el resto de la oficina.
- Designe una zona de confort (con sofás y sillas blandas) para los empleados que necesitan tranquilidad para que puedan disfrutar de un cambio de escenario durante el día como sus compañeros de trabajo más colaborativos.
Consejo adicional: aprenda las claves para un «enfoque profundo» más allá del escritorio del experto en productividad Cal Newport en esta entrevista con The New York Times sobre cómo concentrarse en el trabajo.
5. Piense en la disposición de los asientos de su oficina como algo fluido, no fijo
Hoy en día, el plazo para los rediseños de oficinas es de años en lugar de décadas. Algunas empresas incluso cambian la disposición de los asientos de sus oficinas cada pocos meses. Kayak utiliza las nuevas contrataciones como una oportunidad para cambiar los asientos de la oficina, mientras que la empresa de juegos Valve permite que los empleados se trasladen a lugares que funcionen mejor para nuevos proyectos con estaciones de trabajo móviles sobre ruedas.
Si bien los escritorios rodantes no son posibles para todos los lugares de trabajo, los gerentes de recursos humanos y de oficina deben adoptar una mentalidad de «cambiar». Cuando la ubicación de los escritorios y las mesas comunes perjudique la productividad, hable con los empleados sobre la configuración óptima y realice cambios. La agilidad es esencial para sus servicios y sus empleados: el espacio de su oficina debe reflejar este valor.
Cómo diseñar un plano de asientos para una oficina en 7 sencillos pasos
El uso de un creador de planos de planta puede ayudarlo a visualizar diseños de oficinas y renovaciones en toda su empresa, desde San Francisco hasta Singapur. Con la herramienta de diseño y disposición de asientos, puede crear el diseño y realizar cambios de manera más eficiente que cuando lo está esbozando en papel. Puede usar la herramienta para almacenar los diseños de varias oficinas para futuros rediseños y para compartir ideas e inspiración con los miembros de su equipo durante el proceso de diseño.
Siga estos pasos para utilizar la herramienta de plano de planta de ATARE para diseñar un diseño de oficina que se enorgullece de compartir con su equipo:
Paso 1: Crear un nuevo evento
Seleccione ‘Eventos’ en el menú de la izquierda, seguido de ‘+ Crear evento’ en la esquina superior derecha. Para el rediseño de una oficina de la empresa en Chicago, nombre su evento ‘Disposición de la oficina de Chicago’, o algo similar. Desea poder acceder a estos archivos fácilmente cuando sea necesario. Agregue una fecha de evento que siga el diseño de la oficina o la línea de tiempo de renovación.
Paso 2: Crea o sube el diseño de la oficina
Si su oficina tiene una forma rectangular simple, puede ingresar la longitud y el ancho del espacio para comenzar. Pero en la mayoría de los casos, querrá cargar un plano de planta existente de la oficina en formato .pdf, .jpg o .png. Esto garantiza que el diseño incluya todos los rincones, salas de conferencias y vestíbulos de entrada para que pueda aprovechar al máximo el espacio. El administrador de la oficina debe tener el diseño, o puede comunicarse con el administrador del edificio si alquila su espacio de oficina.
Paso 3: Cree un tablero de visión de diseño de oficina
Use la sección ‘Cargar archivos’ para crear un tablero de visión para el proyecto. Agregue imágenes a un documento y cargue el documento en el evento. Este es un lugar excelente para almacenar imágenes de los muebles de oficina entre los que está eligiendo, o inspirarse en el diseño de otras oficinas.
Paso 4: Cree una lista de empleados de oficina
Cree una lista de ‘Asistentes’ para el rediseño de la oficina con sus empleados como invitados. Seleccione «Almacenamiento» en el menú de la izquierda y luego seleccione «+ Nuevo» en la esquina superior derecha. A continuación, puede agregar todos los empleados de la oficina a la vez con un archivo CSV o agregarlos uno por uno.
Utilice la sección de notas para incluir detalles que afecten la disposición de los asientos, como identificar a los miembros del equipo del proyecto que necesitan espacios de trabajo cerca unos de otros o la recepcionista que debe estar cerca de la entrada.
Paso 5: Diseñe el diseño de la oficina
¡Esta es la parte divertida! Seleccione ‘Disposición de la oficina de Chicago’ y seleccione la imagen de la silla (Objetos) en el menú de la izquierda. Explore las opciones y deje que el diseño de su oficina tome forma seleccionando el objeto que desea, arrastrándolo al diseño y haciendo clic en el lugar donde desea colocarlo en el espacio. Elija entre mesas rectangulares, otomanas, sofás, mesas de café, helechos y más. Puede mover y reubicar sobre la marcha y guardar versiones si no está seguro de los cambios. Aquí hay algunos consejos más para guiar el proceso de diseño:
- Comience agregando escaleras, puertas y ventanas, así como obstrucciones y accesorios permanentes en el espacio.
- Seleccione las formas de las mesas y sillas más cercanas a lo que imagina para el espacio.
- O bien, puede crear objetos personalizados.
- Use objetos de ‘Comida y bebida’ como ‘Bar’, ‘Estación de bebidas’ y ‘Mesa de café’ para crear zonas comunes de café, refrigerios y bebidas.
- Use ‘Audio y Visual’ para designar la ubicación de los enchufes eléctricos y la iluminación, así como pantallas de proyección y televisores para videoconferencias.
- Use ‘Administrador y negocios’ y seleccione ‘Rotafolio’ o ‘Caballete’ para designar pizarras.
- En ‘Muebles’ encontrará las opciones ‘Sofá’ y ‘Loveseat’, que son perfectas para diseñar una colaboración cómoda o zonas tranquilas.
- ¡Se creativo! Seleccione ‘Mesa de cartas’ en ‘Administración y negocios’ para designar un área de oficina para divertirse y jugar. Agregue vegetación a su oficina seleccionando del menú ‘Plantas’. (Las oficinas ecológicas también tienen un impacto positivo en la función cognitiva y el bienestar de los empleados).
Paso 6: Cree el plano de asientos de la oficina
Haga coincidir a los empleados con sus estaciones de trabajo seleccionando ‘Objetos’ y luego seleccionando los tres puntos horizontales en la parte inferior del menú a la izquierda. Seleccione ‘Asistentes’ y aparecerá la lista de nombres de empleados que creó anteriormente. Seleccione un nombre y luego haga clic en el escritorio donde se sentarán.
Paso 7: Comparta el diseño de la oficina y el plano de asientos
El creador de planos de planta de Social Table facilita enviar el diseño de la oficina a los responsables de la toma de decisiones y a los miembros del equipo. Para compartir el diseño, cree un PDF compartible usando el ícono de PDF en la esquina superior derecha cuando esté en ‘Diseño de la oficina de Chicago’.
Es particularmente útil compartir el diseño cuando está diseñando una oficina en otro estado o incluso en otro país. Los empleados que trabajan en el espacio todos los días pueden notar problemas con el diseño o la disposición de los asientos de los que usted no se percata a la distancia. También es una forma útil de aumentar el entusiasmo por el diseño mejorado de la oficina.
¿Listo para diseñar (y rediseñar) las oficinas de su empresa con facilidad? Explore las posibilidades con el software de diseño de eventos de ATARE.
¿Está buscando más información sobre el diseño de la distribución de oficinas?
¿Cómo diseño un diseño de oficina?
Recomendamos obtener un plano de planta de su espacio de oficina antes de comprar cualquier mueble. Luego identifique algunas opciones para los tipos de muebles de oficina que le gustaría y use una herramienta de diseño en línea para ver cómo encajarán las diferentes opciones en el espacio.