Codearse es el objetivo de muchas reuniones, galas y conferencias, pero no lo tomes al pie de la letra. A los asistentes no les gustan los eventos abarrotados y difíciles de transitar, por lo que calcular la capacidad del evento es un paso fundamental en la planificación. Además de garantizar la comodidad de los asistentes, calcular el aforo correcto también es importante para la seguridad del evento, así como para el cumplimiento de las ordenanzas locales y los códigos de incendios.
Al mismo tiempo, un local demasiado grande en relación con el número de invitados hace que su evento parezca pequeño y con poca asistencia.
Siga estos sencillos pasos para determinar las estimaciones de capacidad del evento, como por ejemplo cuántos metros cuadrados por persona necesitará para una reunión, o cuántas personas puede acoger en un local de ensueño. Asegúrese de utilizar los métodos más sencillos para buscar los lugares adecuados y descubrir su capacidad: la velocidad y la precisión son importantes
A continuación, siga nuestras detalladas instrucciones para calcular en profundidad el aforo y el espacio utilizable dentro de varias salas de eventos para reuniones, pequeñas fiestas o grandes galas
Descubra las claves esenciales para calcular correctamente el aforo de un evento
1. Conecte el aforo del evento con las actividades del mismo
Las calculadoras de espacio para eventos en línea son puntos de partida útiles. Introduce el número de invitados que esperas y obtendrás los metros cuadrados que necesita tu evento. O bien, introduzca el tamaño de su espacio para determinar el número máximo de invitados que puede invitar.
Pero, en realidad, determinar la capacidad de su evento depende de saber cómo se utilizará el espacio. ¿Se reunirá la gente en una zona para conocer y saludar y luego se trasladará a varias salas de reuniones para las sesiones de trabajo? ¿Se trata de un evento de pie, como la inauguración de una galería de arte o un cóctel? ¿O la gente estará sentada durante todo el acto, por ejemplo, en filas de estilo auditorio para una presentación, o en rondas de banquetes para una comida? Cada uso exige una cantidad diferente de espacio por persona
En todos los casos, hay que prestar atención no sólo a las dimensiones totales del local, sino al espacio útil. Por ejemplo, no incluyas la zona de detrás de la barra y excluye cualquier otro espacio que no pueda utilizarse para tu evento. Por ejemplo, una sala de forma extraña con más de cuatro esquinas puede ser totalmente utilizable para un evento de networking. Pero para otros eventos, es posible que no se puedan utilizar rincones o esquinas debido a las formas de las mesas del banquete o a las malas líneas de visión
Estas son algunas de las preguntas más habituales (y sus respuestas) sobre la capacidad de los eventos:
1. ¿Cuántos metros cuadrados por persona de pie?
Seis pies cuadrados por persona es una buena regla general para un público de pie. Si está planeando un cóctel para 100 personas que estarán de pie, multiplicará 100 por 6 para determinar que necesita un lugar con 600 pies cuadrados de espacio disponible y viable para el evento.
Para una multitud mixta sentada y de pie -como en el caso de una recepción- aumente la regla general por persona a 8 pies cuadrados: Su evento de 100 personas necesitará ahora 800 pies cuadrados de espacio utilizable
Y para una recepción con pista de baile, calcula dos metros cuadrados por persona.
Ten en cuenta que, para este evento, las salas o locales con formas extrañas deben ser totalmente utilizables. Las mesas, si las hay, serán pequeñas, y la gente podrá moverse para tener una mejor vista del frente si lo necesita. Un local con una disposición poco habitual puede ser incluso una ventaja, ya que ofrecerá oportunidades naturales para la colocación de asientos mixtos y rincones de conversación.
Los asistentes no disfrutan de los eventos que están abarrotados y son difíciles de navegar, por lo que calcular la capacidad del evento es fundamental.
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2. ¿Cuál es el tamaño adecuado de la sala de reuniones por persona?
Con las personas fijas en los asientos, la capacidad de la sala de reuniones depende totalmente de la disposición de esos asientos. Las siguientes reglas generales para estimar el tamaño de la sala de reuniones incluyen los pasillos y el espacio libre entre las sillas y las paredes:
- Mesa de conferencias: de 30 a 40 pies cuadrados por persona. Puede acoger a grupos de hasta 30 personas.
- Plaza hueca: de 35 a 40 pies cuadrados por persona. El cuadrado hueco es una opción popular para grupos de entre 17 y 40 personas
- Asientos tipo aula: de 4 a 5 metros cuadrados por persona en los pupitres
- Asientos tipoauditorio: de 1 a 2 metros cuadrados por persona.
3. ¿Cuál es la capacidad total de asientos por metro cuadrado de un local?
También en este caso, variará en función de la disposición de los asientos
- Asientos parala cena en mesas rectangulares: de 9 a 10 pies cuadrados por persona
- Asientos para la cena en mesasredondas: de 11 a 12 pies cuadrados por persona
- Asientostipo teatro o auditorio: 6 a 8 pies cuadrados por persona
Recuerde que debe fijarse en el espacio utilizable: Si vas a utilizar rondas de banquetes, por ejemplo, no incluyas ningún espacio en la sala en el que no quepa cómodamente una mesa redonda con sillas
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2. Aprovecha las herramientas de búsqueda de locales
A continuación, es el momento de utilizar herramientas de búsqueda de espacios, como el explorador de espacios de la red de proveedores de Cvent. Busque espacios para eventos del tamaño aproximado que está buscando, e incluya también lugares ligeramente más grandes. Si necesitas metros cuadrados para una pista de baile, un escenario, un bar, una mesa principal, un aparador para refrescos u otros elementos que ocupen espacio, incluye esas medidas en tu primera estimación.
¿Por qué buscar lugares «más grandes» de lo que necesita? El espacio tendrá una capacidad máxima que cumpla con los códigos de incendios. En realidad, esa capacidad no puede calcularse con una única fórmula. Los códigos contra incendios varían según el municipio y dependen de variables como el tipo de establecimiento (por ejemplo, un bar o una sala de conferencias), las vías de salida y los obstáculos (por ejemplo, columnas, muebles grandes y medias paredes)
En todos los locales habrá un cartel en el que se indique el aforo máximo y, por supuesto, no hay que sobrepasar esa cifra. Pero recuerda que el objetivo del jefe de bomberos es la seguridad, no la experiencia de los asistentes. A la hora de elegir un espacio para eventos, debes tener en cuenta la comodidad de los invitados.
Así que, si tienes un grupo de 250 personas, no te limites a buscar lugares que anuncien una capacidad de 250 personas, sino que busca también números superiores a esa cifra. Si has calculado que necesitas 600 pies cuadrados, no descartes locales de 900 pies cuadrados, que darán a tus asistentes un poco más de espacio para moverse
Cuando busques locales con una capacidad ligeramente superior, podrás decidir si tu evento encaja bien en cada uno de ellos. Utilice su intuición (y quizá su cinta métrica) en las visitas al lugar y estudie los elementos permanentes del local. Las formas irregulares de la sala, las líneas de visión obstruidas y los obstáculos fijos pueden reducir el número de asistentes que caben en ese espacio. La separación de las sillas de forma más cómoda también puede hacer que el número sea inferior al máximo de ocupación anunciado.
A veces, los recintos proporcionan fotos o maquetas en 3D de la configuración de su espacio para un número específico de invitados. Se trata de un detalle útil que hay que tener en cuenta cuando se utilizan plataformas de búsqueda de espacios
3. Recorra el lugar del evento y lleve una rueda de medir
No dependa únicamente de los números que aparecen en los listados de los lugares de celebración o de las medidas de las salas que le proporcione el gerente del lugar. Cuando camine por un espacio, notará cosas por experiencia que no necesariamente se verán en una representación virtual
Por eso usted, o un miembro de su equipo de confianza, debería visitar siempre el lugar en persona. Como organizador de eventos, es probable que conozca los espacios de su zona, pero cuando planifique un evento en otra ciudad, es aconsejable visitar el lugar
En el lugar, confirme los metros cuadrados declarados por el local y observe los planos de la sala. Si la sala tiene una forma irregular o tiene vistas obstruidas, el trabajo de distribución podría ser más difícil
Si el local no dispone de un diagrama del espacio o no tiene la información que necesitas, hazlo tú mismo. Trae una rueda de medir y mide la longitud y la anchura de la sala. Si el espacio es un rectángulo, basta con multiplicar la longitud y la anchura para obtener la superficie, es decir, los metros cuadrados
Si la habitación tiene forma irregular, divídela en rectángulos cuyas áreas puedes calcular por separado. A continuación, suma esas áreas para obtener la superficie total del espacio. Si una zona de la sala no se puede utilizar (por ejemplo, detrás de la barra), calcula la superficie de toda la sala y, a continuación, la superficie de la barra, y resta la barra para determinar el espacio utilizable
Para ilustrar cómo funciona esto sobre el terreno, vamos a calcular el aforo para dos tipos de eventos:
1. Cálculo del aforo para un banquete de boda
Supongamos que estás planeando un banquete de bodas para 100 personas con una cena sentada en mesas redondas. El encantador espacio abierto que estás buscando tiene 1.750 pies cuadrados. ¿Cabrá el evento?
La estimación del paso 1 anterior te da entre 1.100 y 1.200 pies cuadrados para las rondas del banquete, así que de momento estás en el punto de mira
También necesitarás espacio para una pista de baile, una mesa de DJ, un bar y una mesa principal.
- Pista de baile: La recomendación es de 4,5 pies cuadrados por persona. Normalmente, entre el 33% y el 50% de los invitados utilizarán la pista de baile. (Algunas multitudes cortan más la alfombra que otras, así que intenta hacerte una idea de tus asistentes con antelación) En una recepción de 100 personas, eso supone entre 33 y 50 invitados. Eso supone entre 150 y 225 pies cuadrados para la pista de baile.
- Cabina de DJ: Las cabinas de DJ ocupan unos 60 metros cuadrados.
- Barra: Unos 30 metros cuadrados. Colócala con cuidado para no perder demasiado espacio detrás de ella.
- Mesa principal: Unos 30 metros cuadrados para ocho invitados.
Los extras suponen unos 600 pies cuadrados adicionales
Estará cerca: Este evento necesita de 1.700 a 1.800 pies cuadrados, y el local tiene 1.750 pies cuadrados. La distribución tendrá que ser cuidadosa. Utiliza una herramienta gratuita de diseño de eventos para facilitarte la vida y hacer que tu diseño sea muy preciso, y busca un lugar de reserva con un poco más de espacio, por si acaso.
2. Calcular la capacidad de un evento para una presentación corporativa
Piensa en una sala de reuniones de 15 metros por 15 metros (2.500 pies cuadrados) que vas a utilizar para una reunión de empresa con una presentación de diapositivas y vídeo. Por supuesto, no toda la sala estará llena de sillas de pared a pared; necesitarás espacio en la parte delantera, en la trasera y en los laterales, así como espacio para los pasillos.
Para empezar, resta 1 metro de espacio libre en la parte trasera y en cada lado. La altura de la pantalla determina el espacio en la parte delantera: que sea aproximadamente el doble de la altura de la pantalla para un ángulo de visión cómodo. La pantalla de esta sala tiene una altura de 8 pies, por lo que necesitarás 16 pies en la parte delantera de la sala.
Restando 20 pies de la longitud (16 pies en la parte delantera y 4 pies en la parte trasera) y 8 pies de la anchura (4 pies a cada lado) te queda un espacio utilizable de 30 pies de largo por 42 pies de ancho
A continuación, calcula el número de filas que caben en la sala. Muchos de los asientos de la función tienen 20 pulgadas de frente a la espalda, y la norma suele ser colocarlos a una distancia de una silla. Esto significa que una fila, medida de asiento a asiento, tiene 40 pulgadas. Sin embargo, esto da a los asistentes poco espacio para moverse entre ellos. La gente no quiere pasar por encima de otros asistentes para llegar a un asiento, e incluso puede marcharse. Añadir unos centímetros más a cada fila puede aliviar la dificultad y llenar más asientos. Calcule 43 pulgadas por fila.
Un espacio de 30 pies de largo tiene 360 pulgadas. Divida 360 pulgadas por 43 pulgadas por fila para obtener un total de 8,37 filas. No tiene sentido tener una fracción de fila, así que redondea a ocho filas.
En muchas zonas este es el número máximo de filas antes de que sea necesario un pasillo, así que comprueba los códigos de incendios de tu ciudad.
A continuación, calcula el número de asientos por fila. Las sillas de nuestro ejemplo tienen 18 pulgadas de ancho. Pueden colocarse una al lado de la otra, pero, de nuevo, la gente agradecerá tener un poco más de espacio. En lugar de medir 18 pulgadas de centro de asiento a centro de asiento, demos a la gente un par de pulgadas más: 22 pulgadas desde el centro del asiento hasta el centro del asiento. Un espacio útil de 42 pies a lo ancho de la sala es de 504 pulgadas. Divida 504 pulgadas por 22 pulgadas por asiento para un total de 22,9 asientos. Es seguro redondear a 23 asientos
Este es el número perfecto de asientos para poner un pasillo en el centro: 10 asientos a cada lado, y un pasillo de 66 pulgadas (3 asientos retirados de 22 pulgadas cada uno), o 5 pies, 6 pulgadas, en el centro. Un total de 20 asientos por fila.
20 asientos por fila x 8 filas = 160 asientos.
Si la sala tiene alguna línea de visión obstruida, o si algún asiento está a menos de 30 grados del centro de la pantalla, réstalo. Por lo demás, se ha calculado un aforo muy cómodo de 160 personas para esta presentación. Los asientos de la fila intermedia tienen una mayor probabilidad de ser utilizados, ya que la gente no tiene que apretujarse para entrar en un espacio muy reducido.
A menudo, los programas informáticos de organización de eventos se encargan de la configuración de la sala y gestionan muchos de los cálculos por ti. Sin embargo, cada vez es más frecuente que la gente busque lugares para eventos no tradicionales y que sepa cómo calcular el aforo ideal para diferentes tipos de eventos. Saber cómo calcular el aforo de un evento le da un salto en la planificación y una ventaja sobre la competencia
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¿Tiene más preguntas sobre el aforo de los eventos?
¿Cómo se calcula el aforo de un evento?
El aforo de un evento se calcula en función de una serie de factores, como el espacio total disponible, el uso que se le dará al espacio y la capacidad de salida.
¿Cómo se calcula la capacidad de la sala de pie?
La capacidad de la sala de pie de un espacio se calcula en función de la cantidad de personas que pueden caber cómodamente en el espacio. Para un evento de tipo cóctel, unos 2 metros cuadrados por persona deberían ser suficientes.