¿Sabía que el 58 % de los planificadores de eventos utilizan motores de búsqueda para encontrar lugares y el 34 % utilizan listados y bases de datos en línea? Una vez que se descubre su lugar, debe poner en práctica la estrategia de ventas de su evento. Afortunadamente, hay muchas maneras en que puede usar el software de ventas de eventos con el que ya trabaja para ayudar a filtrar clientes potenciales, persuadir a más planificadores y, en última instancia, reservar la mayor parte del calendario de su lugar.
Descubra técnicas de venta de espacios para eventos para bodas y banquetes
1. Busque soluciones de ventas que se actualicen automáticamente con nuevas herramientas, características y más.
Ya sea que esté buscando reservar completamente los espacios para reuniones de su hotel o las cabinas de su centro de convenciones, estos consejos lo ayudarán a vender mejor al usar su software de manera más inteligente.
Al encontrar software que se actualiza automáticamente, ayuda a su equipo a concentrarse en actividades de mayor ROI en lugar de perder el tiempo buscándose, encontrándose y actualizándose. Utilice un programa, como ATARE, que automatice las actualizaciones por usted. De esa manera, siempre tendrá las últimas correcciones de errores, características y actualizaciones de la experiencia del usuario.
2. Automatice las tareas administrativas para dedicar más tiempo a atraer nuevos negocios.
Por ejemplo, puede configurar una campaña de correo electrónico automatizada que recopile testimonios de colaboradores anteriores. Use un agregador como Google Forms para capturar y almacenar respuestas. Luego use esos testimonios en su sitio web, en campañas de redes sociales y en estudios de casos B2B.
3. Use herramientas visuales para resaltar lo que hace que su lugar sea verdaderamente único.
Una de las mejores soluciones para esto es configurar una visita virtual al sitio. Para crear una exhibición de sala realmente impresionante, necesitará fotos de alta calidad de cada espacio desde diferentes ángulos. También querrá combinar secuencias de video o recorridos con texto que señale características o servicios clave. Asegúrate de responder todas las preguntas más frecuentes durante el recorrido. Incluya información sobre las políticas de reserva, los alquileres de tecnología y la asistencia in situ el día de la visita.
4. Clasifique y priorice los clientes potenciales para que pueda volver a sus contactos con el ROI más alto más rápido.
Por ejemplo, puede utilizar una herramienta de retargeting en su sitio web. Después de que un visitante del sitio abandone su página, verá más anuncios de su lugar en los principales motores de búsqueda y redes sociales. Al crear un anuncio de reorientación, asegúrese de centrarse en un argumento de venta simple y claro. Combina tu texto (menos es más) con una imagen llamativa (una bien iluminada de tu espacio más popular servirá). Y asegúrese de vincular cada anuncio a su propia página de destino para que pueda realizar un seguimiento de los anuncios que se ven y en los que se hace clic.
5. Precalificar prospectos antes de la consulta inicial.
No todos los que encuentren su espacio encajarán bien o, en última instancia, conducirán a una venta. Incluya de 1 a 3 preguntas breves de la encuesta en sus formularios de admisión. Asegúrese de que sean preguntas de sí o no, o use un menú desplegable con 5 o menos respuestas sugeridas.
Una pregunta de calificación popular es el presupuesto: ¿qué rango describe mejor sus finanzas? Compare esto con datos de reservas anteriores para ver qué presupuestos de clientes tienden a reservar más con su ubicación.
6. Cree una experiencia de reserva perfecta para eliminar la fricción de compra.
Hay muchas formas de hacer esto. Los expertos sugieren que maximice la velocidad de carga de su página (47% de los visitantes esperan que las páginas se carguen en <2 segundos). También puede ofrecer múltiples métodos de pago. Y luego simplifique sus formularios web al limitar sus preguntas a lo esencial en una sola columna.
7. Redacte y guarde plantillas de contratos para cerrar tratos más rápido.
Para hacer esto, intente crear varias plantillas de contrato que cubran todos los principales datos demográficos de sus clientes actuales. Por ejemplo, si organiza muchas bodas, asegúrese de redactar una plantilla personalizable para planificadores de eventos profesionales. Luego haz otro para novias DIY. La creación de plantillas de sus documentos principales como esta acelerará el proceso de reserva, lo que aprovecha el impulso de compra.
8. Mantenga las consultas de reservas y los detalles de las solicitudes, todo en un lugar de fácil acceso.
Ya sea que su software de ventas de eventos tenga esta función o no, siempre debe mantener los formularios de contacto de sus clientes en un solo lugar. Es más fácil buscar, consultar y hacer un seguimiento. Si tiene un equipo grande, esto garantiza que cada solicitud obtenga una respuesta y que nada se escape. Pruebe herramientas gratuitas como Google Drive, Dropbox o pCloud (clasificadas como las mejores por su gran seguridad de datos).
9. Revise las evaluaciones visuales de los datos de reserva para llenar los vacíos del calendario.
El embudo de ventas de su lugar debe respaldar sus objetivos. Pero no sabrá cuáles son sus objetivos hasta que evalúe su calendario de reservas actual. Al revisar su calendario, primero debe apuntar a llenar las fechas más fáciles posibles. Por lo general, estos incluirán días festivos importantes, eventos locales populares y grandes convenciones anuales. Luego busque fines de semana abiertos de 3 días a los que pueda orientar su próxima campaña de marketing.
10. Utilice una herramienta que venga con una red integrada de clientes potenciales.
Por ejemplo, ATARE brinda a los hoteles y lugares la oportunidad de presentar sus planos de planta en la red de proveedores de Cvent. Si su espacio se agrega a una red como esta, automáticamente llegará a más clientes potenciales. Además, herramientas como la de Cvent también ayudarán a los clientes potenciales con sus decisiones de compra con herramientas como representaciones 3D fotorrealistas que facilitan la visualización de eventos en cualquier espacio.
11. Canalice automáticamente nuevos clientes potenciales a las categorías correctas.
Su software debe ofrecer puntuación de clientes potenciales para que pueda concentrarse en volver primero a sus oportunidades más rentables. Además de los datos demográficos, utilice el comportamiento en línea (como las descargas de contenido y el tiempo de visualización de la página) para determinar qué clientes potenciales tienen un ROI más alto.
Por ejemplo, un objetivo debe ser dirigirse a clientes potenciales que hayan pasado al menos 15 segundos en su sitio web. Cualquier cosa menos que eso y esa persona ha contribuido a su puntaje de rebote. A pesar de que han expresado interés, están menos involucrados mentalmente en su espacio que los clientes potenciales que dedicaron más tiempo.
El tiempo de visita del sitio web más largo generalmente indica que han visto algunas partes de su contenido, algunos testimonios y al menos un plano de planta. Lo que significa que es más probable que estén listos para comprar. Esto se debe a que están tomando una decisión informada en lugar de aquellos que solo están comprando en la ventana de Internet.
12. Obtenga el momento adecuado comunicándose con los clientes tan pronto como vean o actualicen una propuesta.
Software como ATARE le envía una notificación cada vez que los documentos compartidos importantes tienen una nueva interacción. Lo ayuda a mantenerse en la mente y puede agregar ese factor «sorprendente» a la experiencia de ventas. Cuando haga un seguimiento, envíe un correo electrónico breve, amigable y útil. Por ejemplo, enlace a un estudio de caso de un cliente similar que no se puede encontrar en su sitio web. O ofrezca programar una conversación telefónica rápida si tienen más preguntas sobre el contrato.
13. Use complementos de sitios web para agilizar la captura de clientes potenciales.
Si está utilizando WordPress, cualquiera de estos complementos debería funcionar. Su software también debe ofrecer integraciones con las herramientas de captura y ventas de clientes potenciales que ya utiliza. Los planos de planta interactivos de ATARE pueden conectarse directamente a su sitio web usando un widget simple.
14. Optimice sus reservas con análisis personalizables para encontrar nuevas oportunidades de venta.
Para las ventas B2B, concéntrese en las métricas de generación de clientes potenciales, como los anuncios de PPC, las tasas de clics y las tasas de conversión. Estos números lo ayudarán a modificar la copia de marketing, encontrar nuevas ubicaciones de botones de CTA y encontrar qué ofertas inspiran acción.
¡Ahora está listo para poner en práctica sus técnicas de venta de eventos!
Aprenda de más consejos de ventas de hospitalidad, descubra cómo puede usar sus utilidades en el sitio para reservar más espacios y descubra un proceso para una adopción de CRM de ventas y catering más fluida.