Jueves tecnológico: 5 secretos para crear un evento en un grupo de Facebook que sea visto

La asombrosa cantidad de 1.400 millones de personas usan grupos de Facebook cada mes. Como planificador de eventos, debe saber cómo crear un evento en un grupo de Facebook, así como también cómo integrar grupos en su estrategia integral de eventos de redes sociales.

Ya sea que esté planeando una capacitación de software obligatoria única para profesionales ocupados u organizando una convención regional de juegos muy esperada, los grupos de Facebook son una herramienta invaluable para mejorar la comunicación y generar entusiasmo por el evento. Explore a continuación para encontrar los consejos que necesita, incluido cuándo usar los grupos de Facebook, cómo crear un nuevo grupo y cómo generar participación. Y (¡bonificación!) hemos incluido los principales grupos de Facebook de planificación de eventos a los que puede unirse para obtener consejos e inspiración.

¿Cuándo deberías usar los grupos de Facebook para eventos?

Los grupos de Facebook son una opción obvia para los grandes eventos que atraen a una comunidad existente y apasionada, como festivales de música, conferencias de nicho, ferias del Renacimiento o torneos de juegos de mesa (por nombrar solo algunos). Si las personas ya están interesadas en el tema, es mucho más fácil involucrarlas en el grupo.

Pero los eventos más pequeños y menos centrados en la comunidad también pueden usar grupos de Facebook. Un evento más pequeño podría usar al grupo para crear vínculos más estrechos entre los invitados definitivos. Por ejemplo, una conferencia de la industria puede usar un grupo de Facebook para encuestar a los asistentes antes del evento para descubrir sus razones para asistir, recopilar preguntas para los oradores y evaluar el interés en los temas del taller. Permitir que las personas participen para ayudar a personalizar el evento genera entusiasmo y una sensación de conexión.

Analicemos algunos de los posibles beneficios y desventajas de los grupos de Facebook para eventos.

Los beneficios de usar grupos de Facebook para eventos:

Los grupos brindan a los planificadores de eventos una forma sencilla de conectarse con los asistentes, y para que los asistentes se conecten entre sí, antes de un evento.

  • Un grupo hace que el contenido de su evento sea más visible. En una página de Facebook, las publicaciones de los seguidores aparecen en la pestaña «Publicaciones de visitantes», en la que las personas tienen que hacer clic intencionalmente. (Esto no solo requiere un clic adicional, sino que en dispositivos móviles no es intuitivo; a menudo, las personas no hacen clic).

Las publicaciones de un grupo, por otro lado, aparecen automáticamente en las noticias de los miembros. Además, Facebook usa notificaciones para publicaciones de grupos populares. Los miembros del grupo que no hayan respondido a una encuesta pueden recibir una notificación que dice: «Es posible que te hayas perdido esta publicación en TabletopGamingCon 2020». El recordatorio amable invita a las personas a ver contenido popular, interactuar con el grupo y ofrecer su opinión.

  • Obtenga ‘Perspectivas de grupo’ para grupos con más de 250 miembros. Use ‘Group Insights’ para averiguar qué tipo de publicaciones funcionan mejor y en qué momentos sus miembros están más activos y dispuestos a participar. ¿Tienes un grupo de treinta y tantos profesionales? No es necesario especular si están activos en Facebook durante una tarde de descanso en el trabajo, si se registran antes de la cena o si están activos después de que sus hijos pequeños se acuestan. Group Insights revela estos patrones de actividad para que pueda programar publicaciones en momentos óptimos. (Facebook hace que sea muy fácil para los administradores o moderadores programar publicaciones grupales; después de todo, también quieren que las personas interactúen con su grupo y dependan de él).
  • Desarrolle un sentido de compromiso a través de transmisiones en vivo o historias. Para continuar con nuestro ejemplo de juegos de mesa, puede usar transmisiones en vivo o historias en su grupo de Facebook para mostrar el tablero y las piezas de un nuevo juego de miniaturas históricas, o hacer un lapso de tiempo de la configuración del juego de mesa más grande de su estado. Esto crea una sensación de compromiso y entusiasmo en torno a ofertas particulares en el evento.
  • Minimice la confusión. Comparte la información más importante del evento en tus grupos de Facebook. Hágales saber a los invitados dónde estacionar, qué ponerse o qué opciones de comida esperar. Ya tendrán esta información de los correos electrónicos y del sitio web del evento, pero repetirla ayuda a sus invitados a recordar los detalles.

Inconvenientes de usar grupos de Facebook para eventos:

Crear un grupo de Facebook para un evento tiene un inconveniente, pero es importante: los grupos de Facebook son espacios comunitarios que requieren supervisión y moderación. Si está organizando un Festival de ovejas y lana, por ejemplo, puede darles a las personas la oportunidad de votar sobre los tipos de clases de técnica que les gustaría ver, iniciar conversaciones y alentar a las personas a compartir sus proveedores favoritos. Alguien necesita crear ese contenido e interactuar con las respuestas.

Antes de iniciar un grupo para su evento, considere la cantidad de tiempo que usted (o un miembro del equipo) puede dedicar al grupo y el retorno que puede esperar de esa inversión de tiempo. Consideraciones clave:

  • ¿Cualquiera puede unirse al grupo por su cuenta (un grupo público) o debe solicitar la membresía (un grupo cerrado)?
  • ¿Las publicaciones necesitan la aprobación de la administración para ser publicadas?
  • ¿Quién supervisará la aprobación?
  • Si las publicaciones no necesitan aprobación, ¿quién administrará las publicaciones fuera de tema, spam o enojadas?

Los beneficios a menudo superan los inconvenientes, pero es importante comprender que los grupos de Facebook requieren tiempo y atención.

Cómo crear un grupo de Facebook para un evento paso a paso:

Paso 1. En la esquina superior derecha de Facebook, haz clic en «Crear» y elige «Grupo».

Paso 2. Introduce el nombre de tu grupo.

Paso 3. Agregar miembros del grupo.

Paso 4. Elija la opción de privacidad que desee: Pública, cerrada o secreta.

  1. Público: un grupo público que es visible en la búsqueda
  2. Cerrado: un grupo privado que está visible en la búsqueda
  3. Secreto: un grupo privado que está oculto en la búsqueda

Paso 5. Elija un icono que se mostrará junto al nombre de su grupo en Accesos directos.

Paso 6. Haga clic en «¡Crear!»

Una vez que se crea el grupo, termine de configurarlo agregando una breve descripción del evento, etiquetas relacionadas, una ubicación y una foto de portada.

Cómo crear un evento en un Grupo de Facebook paso a paso:

Supongamos que ya tiene un grupo de Facebook (p. ej., Aficionados a los juegos de mesa regionales) y su grupo está organizando un evento, como una conferencia anual o una noche de juegos en una taberna local. Es muy sencillo crear un evento e invitar a los miembros de tu grupo.

Paso 1. Selecciona tu grupo

Paso 2. Junto a «Escribir algo…» seleccione «…más»

Paso 3. Seleccione «Crear evento»

Paso 4. Complete los detalles de su evento. Si su grupo tiene menos de 500 miembros, puede invitarlos a todos haciendo clic en «invitar a todos los miembros».

Paso 5. Haga clic en «¡Crear!»

Cómo fortalecer el grupo de Facebook de tu evento:

1. Conoce tu sorteo para socios

Asegúrese de brindar a las personas una razón interactiva o basada en la comunidad para estar allí: el compromiso es fundamental para el éxito de su grupo. Encuesta a tus miembros y usa su opinión para diseñar el evento; haga preguntas de actualidad que hagan que la gente hable; publicar contenido visual, como fotos y videos que la gente quiere ver.

2. Promociona tu grupo en las plataformas existentes

Para atraer personas a los grupos de eventos, considere enviar correos electrónicos a los registros de eventos o grupos de marketing en la página de Facebook del evento, la lista y las entradas, o déles a las personas la opción de unirse en los correos electrónicos de confirmación de entradas. Algunos grupos solo ofrecen membresía a los poseedores de boletos o a las personas que han asistido a un evento, por lo que las interacciones con la red y la comunidad tienen mayor valor.

3. Aprovechar la promoción social

Si su grupo es lo suficientemente grande para ‘Group Insights’, eche un vistazo a sus 25 usuarios activos principales. Están muy interesados ​​en el contenido y podrían estar interesados ​​en promover el grupo dentro de su red o asumir la responsabilidad de la moderación. También puede atraer personas influyentes a su grupo etiquetándolos en sus publicaciones.

4. Considere los anuncios pagados

Si tiene un presupuesto para publicidad, los anuncios pagados podrían ser fructíferos. Las poderosas herramientas demográficas de Facebook significan que puede orientar anuncios a personas que viven en ciertas áreas y/o que tienen intereses relevantes. Tenga en cuenta que para publicar un anuncio, necesitará una página de Facebook, no solo un grupo.

5. Crecerlo o pausarlo después del evento

Después del evento, tienes algunas opciones. Puede (¡y debe!) hacerle a su grupo algunas preguntas de seguimiento para ayudarlo a planificar eventos futuros. Fomenta el intercambio de imágenes y la narración de historias sobre el evento, aunque si le pides a las personas que publiquen fotos, deja muy claro si planeas usar esas fotos para promocionar el evento.

Si este evento en particular vuelve a ocurrir, puede mantener el grupo activo (participación constante, pero más trabajo) o puede archivar el grupo hasta que sea el momento de entusiasmar a la gente con el próximo.

Seis de los grupos de Facebook más populares para planificadores

¡Los grupos no son solo para eventos! También puede usar los grupos como recursos para recopilar ideas y consejos nuevos para la planificación de eventos, conectarse con colegas de su industria y recopilar ideas para lugares y proveedores si va a planificar un evento fuera de su área habitual.

Algunos grupos de planificación de eventos son muy populares y otros atraen a los planificadores en un lugar determinado, como el oeste de Ohio o el área de la ciudad de Nueva York. Otros están diseñados para profesionales de eventos interesados ​​en un nicho en particular, como comida para eventos, tecnología, escenografía, producción, decoración, bodas o culturas específicas.

Estos son algunos de los grupos de Facebook más populares para planificadores, su tamaño aproximado y su nivel aproximado de actividad:

  • Los planificadores de eventos se reúnen: 18k miembros, 10 publicaciones al día
  • Foro de organizadores de eventos: 10k miembros, 6 publicaciones a la semana
  • Club de planificadores de eventos: 4.6k miembros, 40 publicaciones al día
  • Organizadores y decoradores de eventos: 11k miembros, 90 publicaciones al día
  • Fabulosos planificadores de bodas, coordinadores del día del evento y proveedores: 4.6k miembros, 60 publicaciones al día
  • Planificadores de eventos, creadores de dulces y panaderos que rockean: 6k miembros, 20 publicaciones al día

Facebook tiene como objetivo aumentar el compromiso con grupos «significativos» y se centra en ayudar a los creadores de grupos a ampliar su alcance. ¡Así que esté atento a las nuevas funciones, pero sumérjase para crear grupos significativos y comprometidos para sus eventos hoy!

Ahora está listo para crear un evento exitoso en un grupo de Facebook

Para obtener más información sobre la comercialización de sus eventos, consulte nuestra publicación sobre 6 secretos asesinos para una comercialización exitosa de eventos. O mejore sus habilidades de marketing explorando todas las publicaciones de nuestro blog con la etiqueta ‘marketing de eventos’.