Destacar en la industria de la planificación de eventos requiere más que creatividad a pedido y habilidades organizativas de primer nivel. Esos son esenciales, por supuesto, pero la capacidad de compartir su visión, y rápidamente, con clientes actuales y potenciales también es fundamental.
Para crear imágenes de eventos compartibles, los planificadores y diseñadores de eventos recurren al software de diseño de eventos 3D y CAD (diseño asistido por computadora). Pero, ¿cuál es el adecuado para su empresa de planificación o equipo de producción de eventos? Aquí exploramos cómo se superponen estas herramientas de diseño, en qué se diferencian y cuál necesita para su negocio de planificación de eventos.
¿Cuál es la diferencia entre el software de diseño de eventos 3D y el software de eventos CAD?
Tanto el software de diseño de eventos 3D como el software de eventos CAD crean imágenes de eventos envolventes. Donde más difieren es en sus usuarios previstos.
software de diseño de eventos 3D prioriza una experiencia de usuario sencilla para los planificadores. Esto significa que tanto los planificadores principiantes como los planificadores veteranos pueden crear un esquema de eventos en 3D sin importar su experiencia tecnológica. Los mejores programas también le permiten distribuir y diseñar espacios para eventos rápidamente; enfocar el evento debería tomar minutos en lugar de horas. Utilice el software de diseño de eventos en 3D cuando:
- Eres un planificador con una experiencia mínima con la tecnología.
- Necesitas una maqueta de evento rápido
- Diseñas múltiples eventos simultáneamente
- Planeas muchos eventos a lo largo del año.
- Por lo general, desarrolla eventos para lugares existentes
diseño de eventos CAD adopta un enfoque más básico. CAD se originó como una herramienta de investigación y desarrollo para ingenieros, diseñadores de productos, diseñadores gráficos y artistas que usaban computadoras para crear algo que no existía antes. A menudo requiere habilidades técnicas avanzadas y experiencia para lograr un resultado utilizable y presentable. El enfoque CAD también puede llevar más tiempo. Utilice el software de eventos CAD cuando:
- Tienes experiencia técnica
- Su empresa cuenta con un equipo de diseño
- Diseñas eventos en lugares inusuales
- A menudo incorpora elementos de eventos únicos
Hay una superposición entre muchas opciones de CAD y programas de software 3D. Por ejemplo, algunos programas CAD incluyen opciones de inicio rápido, como un menú de elementos de diseño estándar. De manera similar, los programas 3D, incluidas las tablas sociales, ofrecen la opción de solicitar diseños de elementos originales cuando sea necesario.
Por qué necesita un software de diseño de eventos, independientemente del tipo que elija
Las personas absorben e interpretan las imágenes más rápido de lo que interpretan las palabras. Esta es la razón por la que los letreros en los cruces peatonales muestran manos y personas caminando en lugar de palabras, y por qué las señales de «alto» tienen una forma y un color audaces y reconocibles.
Un estudio de 2010 realizado por investigadores de la Universidad de Saskatchewan descubrió que las personas absorben y recuerdan la información más fácilmente cuando los gráficos tienen adornos visuales. Con el tiempo, las personas recuerdan menos los gráficos circulares y gráficos sin adornos.
Además, el 59 por ciento de los planificadores de eventos esperan aumentar su uso de la tecnología hasta 2019 y más allá, según el resumen anual de estadísticas de la industria de eventos de Event Manager Blog. Si bien esta estadística incluye TODAS las ofertas de tecnología de eventos, destaca la expectativa de soluciones digitales para cada etapa de planificación y ejecución, incluido el diseño de eventos.
Y aunque la planificación de eventos siempre ha sido un ‘espectáculo’ más que una industria de ‘contar’, la etapa de ‘espectáculo’ comienza antes que nunca. Antes de hablar con un cliente, este ha explorado su sitio web para comprender mejor su experiencia y su estilo de planificación de eventos. Los ejecutivos de la empresa quieren visualizar la conferencia que está diseñando hoy, aunque faltan tres años y aún no ha elegido un lugar.
El software de eventos 3D o CAD lo ayuda a satisfacer su curiosidad sobre su estilo con imágenes impactantes que recordarán.
Aquí hay 7 formas de usar el software de diseño de eventos para elevar su negocio de planificación de eventos y aumentar el ROI:
1. Impresione a clientes individuales y corporativos en línea con diseños de eventos en 3D.
Su sitio web de planificación de eventos es su tarjeta de presentación. Aquí es donde los clientes potenciales encuentran por primera vez su creatividad y sus resultados en el mundo real. Su galería de fotografías es un punto de venta esencial, pero incluir imágenes en 3D en su sitio web puede aclarar el proceso de planificación del evento y ayudar a los clientes a sentir que están en buenas manos.
Ideas de diseño 3D para su sitio web de planificación de eventos:
- Muestre una evolución paso a paso del proceso de diseño de eventos, desde un espacio vacío en 3D hasta fotografías de los eventos en pleno apogeo.
- Incluya diseños CAD de muebles inusuales que haya usado para diseños teatrales.
- Use imágenes en 3D para demostrar cómo resolvió el diseño del evento para un espacio inusual.
- Sorprenda a los visitantes de su sitio web con un ‘recorrido’ en video de diseño de eventos en 3D. (Más sobre esto a continuación).
2. Lleve diseños 3D a sus reuniones de presentación de clientes para ganar negocios de eventos.
Cuando está compitiendo por un contrato con una empresa o individuo, tener diseños 3D listos ayuda a los clientes a ‘imaginar’ los resultados finales de trabajar con usted. Reúna toda la información que pueda para crear una propuesta de diseño de eventos. Estás buscando información sobre su estilo y los objetivos de sus eventos. Si su posible cliente es una organización sin fines de lucro o una empresa, investíguelos en línea e intente encontrar fotografías de sus eventos anteriores. Para clientes individuales, gran parte de su información provendrá de su llamada telefónica inicial o formularios del sitio web.
Con esta información, construya un diseño 3D de sus primeras ideas de lluvia de ideas y compártalo con ellos en la reunión. Hágales saber que siempre seguirá su ejemplo y que el diseño es totalmente personalizable. Pero tener un diseño a mano demuestra que trabajas rápido, estás lleno de grandes ideas y ya has pensado en su proyecto.
3. Ilustre cómo un lugar no cumple con las especificaciones del cliente con diseños de eventos en 3D.
Los clientes a menudo tienen lugares de ensueño para sus eventos y, a veces, esos lugares NO son ideales. Por ejemplo, un cliente sin fines de lucro quiere un lugar centralizado y de prestigio para una pequeña gala de recaudación de fondos VIP, pero el espacio carece de intimidad. O bien, una empresa quiere organizar una reunión anual en un hotel, pero las salas de conferencias son demasiado pequeñas.
Para muchos de estos lugares, puede encontrar las dimensiones y los detalles de la sala o cargar los diseños de sitios web, como la red de proveedores de CVENT. Con el software de diseño 3D, puede agregar mesas rápidamente e ilustrar cómo el lugar no se ajusta a sus objetivos. Mostrar sus inquietudes hace que esta difícil decisión sea más fácil, y sus clientes apreciarán su conocimiento y disposición para demostrar los problemas con el espacio.
4. Lleve a los clientes y a los responsables de la toma de decisiones a recorridos en 3D del espacio para eventos.
El mejor software de planificación de eventos en 3D permite ‘recorridos’ o ‘recorridos aéreos’ por el lugar. Puede enviar enlaces de tutoriales en 3D a sus clientes (incluso si se encuentran en todo el país) o guiarlos a través de un tutorial en 3D usando su computadora portátil o tableta durante las reuniones en persona.
Estas visitas virtuales al espacio pueden revelar problemas que solo el cliente puede captar. Por ejemplo, pueden darse cuenta de que necesitan más mesas en la sección VIP porque su lista se ha ampliado desde el informe inicial del evento. Para una conferencia, su cliente puede determinar que prefiere una ubicación más centralizada para el quiosco de información. Cuando un cliente corporativo duda sobre un elemento de diseño de marca, un tutorial puede ilustrar por qué eleva el espacio del evento.
Finalmente, los recorridos en 3D son impresionantes y hacen que los clientes sientan que están en buenas manos, ¡y con razón! Brindar a los clientes estas experiencias puede ayudar a impulsar futuros compromisos y referencias.
5. Empuje el sobre de planificación de eventos con un mejor diseño.
Tal vez desee llevar la planificación de su evento a otro nivel, agregando conferencias complejas a gran escala o un diseño de evento verdaderamente único. Esta es una instancia donde el software de eventos CAD es la mejor ruta. Aprenda el software usted mismo o haga que un miembro del equipo experto en tecnología desarrolle sus habilidades de diseño CAD.
Utilice el software CAD para diseñar elementos de eventos originales. ¿Un bar con iluminación interna en una configuración completamente nueva? ¿Un escenario escalonado en la ronda en el centro de un salón de baile para un cuarteto de cuerda? ¿Cabinas de presentación únicas para una exposición de muebles contemporáneos? Las únicas limitaciones son tu imaginación. (Vale, y el presupuesto.)
El diseño de elementos originales requiere mucho tiempo y un gran presupuesto para cubrir el tiempo y el costo de la construcción. También tendrá que tener en cuenta las pruebas de seguridad para escenarios y plataformas.
6. Ponga a su equipo en la misma página desde el principio
Con el software 3D, puede simular planes de eventos en cuestión de minutos. Esto puede hacer fluir la creatividad de su equipo y generar una lluvia de ideas. El diseño de eventos en 3D lo lleva «dentro» del espacio virtual para que pueda tomar las decisiones importantes, como dónde ubicar a los músicos o cuántas cabinas de presentadores caben en una sala de conferencias.
También puede comenzar a jugar con los colores de los eventos, arreglos florales, esculturas de hielo, podios y diseños de mesas. Tal vez su cliente quiera un tema rosa para su evento, pero no está comunicando claramente qué tan rosa. Haz una simulación de uno que apuesta por el rosa y otro que tiene un enfoque más sutil y muéstrale ambos a tus clientes. Esto debería ayudarlos a aclarar lo que quieren y garantizar que no vaya demasiado lejos por el camino equivocado.
7. Cree una biblioteca de diseño de eventos en 3D para que el proceso sea aún más rápido en el futuro.
A veces, los diseños de tus grandes eventos son los guardianes y no tienes que reinventar la rueda cada vez. Guarde sus diseños para referencia en el futuro. Comparta un recorrido en 3D de una boda anterior con nuevos clientes. Es posible que deseen superponer su tema y decoración en un diseño similar. O bien, envíe el diseño de la conferencia del que se sienta más orgulloso con una empresa que planee una conferencia para el mismo espacio. Lo más probable es que tengan diferentes requisitos, pero el diseño 3D existente puede ponerlo por delante de la curva de planificación y diseño.
Aporta habilidades únicas al diseño de su evento: el software de eventos 3D o CAD es una forma efectiva de diferenciar su negocio de la competencia.
¡Ahora está listo para elegir el software 3D o CAD adecuado para ayudar a hacer crecer su negocio de planificación de eventos!
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