¿Cuánto tarda su hotel en cerrar una venta para una reserva de grupo? ¿Cuántas horas de empleado se gastan en esa venta? ¿Le gustaría poder acelerar y agilizar ese proceso?
Si bien las reservas grupales ofrecen una enorme oportunidad para obtener ingresos adicionales, el proceso de ventas grupales puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Al automatizar algunos de los pasos de su proceso de ventas, puede optimizar y personalizar las interacciones que tiene con clientes potenciales y, en última instancia, cerrar más negocios. Siga leyendo para obtener más información sobre la automatización del marketing y cómo puede impulsar las ventas grupales de su hotel.
¿Qué es la automatización de ventas y marketing?
La automatización puede parecer una tarea abrumadora, pero en realidad es una forma simple y poderosa de aumentar las reservas grupales, la satisfacción del cliente y los ingresos adicionales. En pocas palabras, la automatización de marketing utiliza la tecnología para interactuar con sus clientes a través de múltiples canales digitales, automatizar procesos manuales y realizar un seguimiento de los resultados.
¿Por qué automatización?
Aunque la automatización de marketing es una herramienta poderosa, muchos hoteles han tardado en adoptar tecnologías de automatización. A menudo, esto se debe a preocupaciones sobre la capacitación del personal en la nueva tecnología, el tiempo y los costos de configuración y el retorno de la inversión. Si bien la automatización de marketing no hará todo el trabajo por usted, sí lo ayuda a automatizar tareas repetitivas y redundantes y le brinda tiempo para concentrarse en áreas donde su atención personal maximizará las conversiones. Hay muchos otros beneficios en la automatización de partes de su proceso de ventas grupales:
- Contenido personalizado. La automatización le brinda el poder de adaptar su alcance a sus segmentos de clientes y sus necesidades. Esto significa que sus invitados potenciales obtendrán el contenido correcto, en el formato correcto, en el momento correcto, todo sin que usted presione un botón.
- Menos tiempo dedicado a las tareas rutinarias de marketing. No es ningún secreto que las conversiones se ven impulsadas por la atención personalizada, pero puede ser difícil encontrar el momento para comprometerse con los prospectos. La automatización de tareas rutinarias libera un tiempo valioso para su personal, para que puedan concentrarse en construir relaciones.
- Aproveche sus datos. Su CRM de ventas grupales tiene una gran cantidad de datos sobre los grupos que visitan su hotel y puede ayudarlo a tomar decisiones efectivas sobre el alcance. Segmentar a su audiencia y automatizar las partes rutinarias de su alcance le permite usar esos datos de manera poderosa.
- Mide tu éxito. Al ejecutar experimentos publicitarios simultáneamente, puede ver cuáles de sus esfuerzos están teniendo el mayor impacto para un segmento de clientes determinado. Siga optimizando hasta que encuentre el mensaje adecuado para cada tipo de grupo que llega a su propiedad.
Los beneficios de la automatización son claros, pero comenzar a automatizar el proceso de ventas grupales de su hotel puede ser una tarea abrumadora. Lo hemos dividido en unos pocos pasos clave para que pueda automatizar en poco tiempo.
1. Mapea el viaje de tu comprador
Para proporcionar contenido relevante para sus huéspedes potenciales mientras consideran su propiedad, primero debe saber cómo toman sus decisiones de compra. El viaje de un comprador es un marco de marketing utilizado para comprender cómo se mueven sus clientes a través del proceso de toma de decisiones, desde la identificación inicial de su necesidad hasta la elección final de una solución que resuelva su problema.
Según un estudio de CEB, el 57 % de la decisión del comprador ya se toma antes de llegar al departamento de ventas. Debido a que muchas personas toman decisiones sin su participación directa, vale la pena pensar dónde encuentran su información y ubicar estratégicamente el contenido para que lo encuentren.
Mapear el viaje que usan los planificadores de eventos cuando toman sus decisiones de compra puede ser un proceso complicado, pero para fines de automatización, puede concentrarse en escribir algunos pasos simples que toma su comprador. Tomar nota de:
- ¿Adónde van los planificadores de eventos cuando se dan cuenta por primera vez de que tienen una necesidad? ¿Qué pasos toman antes de buscar propiedades individuales que puedan satisfacer esas necesidades?
- ¿Cómo te encuentra un planificador de eventos o un organizador de grupos? ¿Qué canales suelen utilizar? ¿Van directamente a una OTA, a las redes sociales o hablan con otros planificadores de eventos?
- ¿Cuáles son las primeras preguntas que los planificadores tienen sobre su propiedad? ¿Adónde van en busca de respuestas? ¿Visitan su sitio web? ¿Leer más en una OTA?
- ¿Cómo se ponen en contacto los planificadores por primera vez? A menudo, los planificadores se comunicarán primero a través de un llamado a la acción (botón) en su sitio web, completando un formulario en una página de destino o enviando un correo electrónico a la propiedad directamente.
- ¿Qué preguntas tienen los planificadores en el camino? ¿Cómo puedes responderlas a medida que van surgiendo?
Una vez que haya respondido estas preguntas, debe tener una idea de los lugares donde debe aparecer su contenido (canales) y los tipos de información que debe proporcionar (contenido).
2. Segmenta a tu audiencia
Una vez que tenga una idea de cómo lo encuentran los planificadores de eventos y los organizadores de grupos, es útil dividir esos grupos en diferentes tipos. Por supuesto, el contenido que proporcione para equipos deportivos será muy diferente al que proporcione para bodas, reuniones familiares o eventos corporativos. Elija de 3 a 5 grupos principales que a menudo se hospedan en su hotel, de modo que pueda diseñar una estrategia para cada uno. Segmentar a su audiencia de esta manera le permite proporcionar contenido personalizado a diferentes grupos y es uno de los principales beneficios de la automatización.
Para cada grupo, considere los tipos de información que encontrarán más atractivos, dónde tienden a encontrar esa información (canales) y en qué momento del viaje del comprador buscan cada tipo de información. Usaremos una boda como ejemplo de un tipo de grupo que podría reservar en su propiedad.
3. Decide qué canales automatizar
Ahora debería tener una idea bastante buena de los grupos para los que creará contenido y cómo será su proceso de toma de decisiones. Ahora debe decidir dónde publicará cada tipo de contenido.
Para nuestro ejemplo, es posible que haya notado que sus grupos de bodas comienzan su proceso de investigación en algún lugar visual e inspirador, como Instagram o Pinterest. Luego comienzan a hacer una lluvia de ideas sobre lo que quieren en el lugar de la boda y se dirigen a Facebook y a los foros de bodas para conversar sobre sus opciones. Una vez que reducen sus opciones de lugares, se dirigen a sitios web de lugares individuales o a una OTA para obtener más información y ver imágenes. Cuando tienen preguntas, buscan en el sitio web o tal vez se comunican con alguien del equipo de ventas. Finalmente, cuando están listos para la información de precios, inician una conversación con alguien de ventas y, en gran medida, se mantienen en contacto con esa persona por correo electrónico.
El viaje de este comprador le brinda muchas oportunidades para la automatización. Puede programar contenido para grupos de bodas para que se distribuya automáticamente en canales de redes sociales como Instagram, Pinterest y Facebook. Puede actualizar el contenido del sitio web automáticamente cada vez que realice cambios en la información del hotel en su base de datos. Puede automatizar los correos electrónicos de rutina que envía a los clientes durante el proceso de reserva.
Aquí hay algunas otras formas en que los hoteles automatizan su marketing y ventas:
- Envío de correos electrónicos automáticos de confirmación para grupos, con información personalizada relevante para la reserva del grupo
- Grupos de reorientación que han expresado interés a través de su sitio web
- Solicitar reseñas durante o después de la estadía de un grupo
- Ofrecer promociones o descuentos personalizados para tipos específicos de grupos
- Brindar información relevante para el grupo antes de su estadía, como pronósticos del tiempo, listas de empaque y respuestas a preguntas comunes
4. Configura tus campañas
Después de decidir en qué canales enfocar su automatización, deberá configurar sus campañas. Hay muchas herramientas que pueden ayudarlo a hacer esto, desde soluciones todo en uno increíblemente sólidas hasta opciones más pequeñas para casos de uso único:
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Marketo y Eloqua son suites sólidas todo en uno que logran casi cualquier objetivo de automatización en cualquier número de canales. Estos son los mejores para grandes equipos de marketing con una estrategia de canal definida.
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Buffer le permite guardar artículos de noticias u otro contenido en una fuente y luego envía el contenido de la fuente a varios canales en un horario establecido
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Hootsuite es una herramienta popular para programar contenido de redes sociales y tiene una opción masiva para programar muchas publicaciones a la vez.
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La herramienta de automatización de CoSchedule ofrece una excelente solución para planificar y crear estrategias de contenido de redes sociales por adelantado. Al mapear todo su contenido, incluido lo que dirá y cuándo, es fácil obtener una vista panorámica de su producción social de extremo a extremo.
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AdRoll es una de las herramientas de automatización de publicidad digital más conocidas. Su software simplifica la ejecución de anuncios en pantalla, redes sociales y correo electrónico. También ofrecen campañas de reorientación que tienen un gran impacto, por lo que puede mantenerse en la mente de los nuevos clientes potenciales y volver a atraer a los clientes inactivos.
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Zapier es una poderosa herramienta para conectar diferentes piezas de tu rompecabezas y es altamente personalizable. Funciona mediante la creación de fórmulas de tipo «si esto, entonces eso», y puede integrar las redes sociales, el correo electrónico y su sitio web sin problemas.
- Los proveedores de correo electrónico como Mailchimp ofrecen la opción de enviar correos electrónicos repetidos en un horario o en función de eventos (como un planificador que completa un formulario en su sitio web)
Hable con su equipo técnico para ver qué opciones están disponibles para usted y qué sistemas podrían estar ya instalados. Es probable que puedan ayudarlo a decidir cómo agregar automatización a su flujo de trabajo existente.
5. Mide tu impacto
Para obtener realmente los beneficios de la automatización, deberá realizar un seguimiento de cuáles de sus acciones están teniendo un impacto. El uso de un sistema CRM, como el software CRM de ventas grupales y catering de ATARE, le permite realizar un seguimiento de sus clientes potenciales a medida que ingresan y tiene poderosas herramientas de informes para ver cuáles de sus esfuerzos están funcionando. Los informes de su CRM y el análisis del sitio web pueden contarle la historia de cuáles de sus esfuerzos de automatización están funcionando y dónde gastar su tiempo en el futuro.
Al igual que con cualquier esfuerzo de marketing o ventas, siga probando y optimizando hasta que encuentre la combinación adecuada de estrategias para su propiedad y su audiencia. El proceso nunca termina, pero la automatización de algunas de las partes de su proceso de ventas grupales le dará tiempo para seguir probando y encontrando nuevos enfoques para mejorar las ventas grupales.
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