La comercialización exitosa de un evento depende de la creación y captura de la demanda a lo largo de todo el proceso de registro del evento. Dividir el marketing de eventos en etapas permite a los planificadores de eventos atraer a diferentes audiencias en diferentes momentos a lo largo del proceso de registro. Comenzando con las ofertas de registro anticipado, los planificadores de eventos exitosos generan expectación y aceleran las ventas en las primeras etapas del evento.
Tanto si es un planificador de viajes que está configurando su estrategia de reserva como si es un comprador inteligente que quiere sacar el máximo partido a su dinero, puede beneficiarse de las ofertas de registro anticipado y las ofertas de productos. A veces llamadas «ventas avanzadas» u «ofertas VIP», las promociones anticipadas pueden resultar ventajosas para todos los involucrados.
Descubra por qué el registro anticipado es efectivo y cómo puede potenciar su próximo evento
¿Qué es el registro anticipado?
Has escuchado el dicho: «El que madruga se lleva el gusano», ¿verdad? Bueno, el madrugador también obtiene mucho. Básicamente, una oferta u oferta por reserva anticipada es una oferta exclusiva que solo está disponible para aquellos que se registran para un evento o solicitan un producto durante un período determinado. Las ofertas especiales por reserva anticipada suelen estar disponibles muy temprano en el proceso de reserva y la mayoría de los descuentos están entre el 10 y el 25 % del precio estándar.
Las ofertas anticipadas son una recompensa para las personas que están dispuestas a comprometerse temprano. Suelen ir acompañados de un plazo estricto, con un número limitado de ofertas disponibles. Para convenciones y conferencias, la fecha límite de registro suele ser de 10 a 15 semanas antes del evento en sí.
Las ofertas anticipadas son comúnmente utilizadas por:
- Convenciones, congresos y charlas.
- Lanzamiento de productos.
- Webinars y clases.
- Hoteles, vuelos, promociones de vacaciones u otras necesidades de viaje.
- Conciertos y festivales.
- Restaurantes.
Por lo general, los precios por reserva anticipada deben ser más bajos que otros descuentos ofrecidos durante el resto del proceso de registro, lo que brinda a los registrantes anticipados una oferta que ningún otro registrante recibirá. Debido a que los descuentos por reserva anticipada son tan populares tanto para los consumidores como para los planificadores, pueden ayudar a prevenir un temido evento de no presentación.
Tipos de registro anticipado
Cuando profundiza en las ofertas anticipadas, todas ofrecen lo mismo en el resultado final: un descuento, una oferta u otro beneficio para los clientes que reservan anticipadamente. Sin embargo, de una oferta a otra, los detalles de las ofertas especiales por reserva anticipada pueden variar.
Restricciones
Todas las ofertas anticipadas tienen restricciones de fecha límite. Además de los plazos estrictos, los planificadores pueden incluir otras restricciones que limitan quién puede registrarse para la oferta exclusiva. En función de la demografía objetivo para un determinado evento o producto, o las necesidades específicas de un equipo de ventas, los planificadores pueden optar por limitar las ofertas anticipadas a los residentes locales o personas que tengan ciertas membresías, por ejemplo. O bien, pueden optar por abrir la oferta a todos.
Recompensas
No todas las ofertas especiales por reserva anticipada ofrecen el mismo beneficio para los clientes. Nuestras mentes generalmente asocian una oferta por reserva anticipada con un descuento porque es la recompensa por reserva anticipada más común. Muchas compañías ofrecen un porcentaje de descuento en el precio total o un descuento específico en dólares. Tenga en cuenta que la recompensa no tiene que ser monetaria. Muchos planificadores eligen incluir un código de cupón para promocionar el evento o incluir un descuento en un evento futuro. Otros incluyen un artículo promocional o una bolsa de regalo como recompensa para los que reservan temprano.
Las estrictas restricciones y recompensas para los primeros en reservar deben ser absolutamente exclusivas. Los siguientes descuentos nunca deben igualar ni proporcionar un descuento mayor que la oferta por reserva anticipada. Esa es una forma rápida de enojar a los clientes y sacrificar su credibilidad o la de su evento. Establezca una restricción sobre la cantidad de ofertas de reserva anticipada disponibles. Vender demasiados boletos a una tarifa con descuento podría ser perjudicial para el potencial de ganancias general.
¿Por qué los planificadores incluyen el registro anticipado?
Los planificadores a cargo de aumentar la asistencia a un evento o generar entusiasmo por el lanzamiento de un producto saben que las ofertas anticipadas pueden ser una herramienta poderosa. Si se hace correctamente, puede generar una mayor anticipación que ayudará a generar un flujo constante de ventas durante todo el proceso de registro.
Al proporcionar recompensas exclusivas a las que nadie más tendrá acceso después de la fecha límite, los planificadores crean un aire de FOMO. FOMO, o el miedo a perderse, está directamente relacionado con el plazo estricto de la oferta y las recompensas que recibirán si pierden la oferta. Ese miedo es una fuerza poderosa de la que los planificadores son conscientes.
Las pequeñas ventanas de reserva para ofertas anticipadas aumentarán el FOMO para eventos con la audiencia adecuada. Coachella, un festival de música muy popular con entradas limitadas disponibles, ofreció una «venta anticipada» solo por un día. La venta anticipada ofreció una cantidad limitada de boletos y se agotó rápidamente. A pesar de que la oferta de un día tuvo lugar diez meses antes del evento en sí, los organizadores del evento conocían bien a su audiencia. Los vendedores sabían que podían confiar en su interés en conseguir uno de los codiciados boletos.
Además de generar expectación en las primeras etapas, las ofertas anticipadas también ayudan a los planificadores a prepararse para el futuro. Según el éxito de la oferta especial, los planificadores y gerentes de ventas pueden hacerse una idea de cómo será la asistencia al evento o qué tan exitoso será el lanzamiento de un producto. Con esta información, pueden ajustar su estrategia de marketing en consecuencia en el futuro. Para los eventos anuales, hacer un seguimiento del éxito de los totales de registro anticipado puede ayudar a los gerentes de marketing a pronosticar el éxito de eventos futuros.
¿Por qué el registro anticipado es beneficioso para los asistentes al evento?
Ahorrar dinero o conseguir una buena oferta se siente muy bien, ¿verdad? Puede sentir que ganó algo al «vencer al sistema». El cupón correcto podría incluso abrir la oportunidad de gastar dinero en otra cosa que necesite.
Además, los estudios muestran que enganchar mucho en realidad te hace sentir bien físicamente. Cuando alguien consigue un lugar codiciado o ahorra mucho dinero, en realidad provoca cambios químicos en el cerebro. Ahorrar dinero o usar cupones provoca una liberación de oxitocina en el cerebro, ¡el químico de la felicidad!
Además de ahorrar dinero y sentirse bien, los clientes madrugadores se benefician de la reserva anticipada de varias maneras. La reserva anticipada permite a los asistentes:
- Planee viajar con anticipación.
- Investigue el destino del evento.
- Obtenga otros ahorros por reserva anticipada en reservas de hotel y vuelos.
- Haga reservas en restaurantes populares o atracciones de la zona.
- Plan para el cuidado de mascotas, necesidades familiares, etc.
Ideas de marketing para ayudar a los planificadores a promover el registro anticipado
Crear una oferta anticipada por sí sola no es suficiente. Los clientes deben ser informados del descuento, a menudo más de una vez antes de que estén dispuestos a confirmarlo. Los planificadores exitosos tendrán un cronograma de planificación de eventos a largo plazo. En función de la audiencia única para su producto o evento, elabore estrategias de marketing que funcionen mejor para usted y cree un plan para el marketing de eventos exitoso con su equipo.
- Anuncie las ofertas anticipadas en el sitio web de su evento, en las páginas donde aparece su producto, así como en la página principal de su empresa. Haga que las ofertas sean fáciles de ver y haga clic para que el proceso de registro sea amigable para el usuario y para dispositivos móviles. Los botones en los que se puede hacer clic que anuncian la promoción son una excelente manera de aumentar los registros.
- Cree una campaña de goteo de correo electrónico que mantenga a sus clientes informados durante todo el proceso de registro mediante el uso de varios factores desencadenantes. A los usuarios que incluyen su correo electrónico para obtener información sobre el evento, pero que no se han registrado, por ejemplo, se les debe enviar correos electrónicos de recordatorio regulares que detallan la próxima fecha límite de registro. Resalta las recompensas exclusivas que recibirán así como los beneficios de asistir al evento o realizar la compra. Una vez que se registran, se debe enviar a los usuarios un correo electrónico adicional para confirmar su registro y darles la opción de suscribirse al boletín informativo de su empresa, asistir a un seminario web u otra oferta gratuita para recibir contenido adicional de valor.
- Anuncie el registro anticipado en sus sitios de redes sociales. Las redes sociales pueden convertirse rápidamente en un catalizador para la conversión cuando las publicaciones están vinculadas directamente al registro de eventos. Incluye videos promocionales, testimonios y detalla las ventajas de reservar con anticipación. Acelere el proceso de registro del evento, pero asegúrese de que aún cubra de manera integral los detalles principales del evento.
- Cree un breve seminario web para demostrar los beneficios del evento/clase/etc. Conecte a los usuarios que aún no se han comprometido directamente con un recorrido visual. Para muchos consumidores, obtener información o ver cómo funciona algo a través de un medio visual es más atractivo que leer sobre ello.
- Anuncie localmente para dirigirse a los asistentes potenciales. ¿Estás organizando una conferencia? Anuncie su evento en las universidades, bibliotecas y cafeterías locales. ¿Está lanzando un nuevo producto de bienestar? Anúnciate en las tiendas locales de alimentos saludables, gimnasios o minoristas holísticos de tu área.
- Comercialice los beneficios por reserva anticipada como «beneficios VIP». Los consumidores que buscan descuentos por reserva anticipada adoran la exclusividad de las recompensas que vienen con el registro anticipado. Comercializar las recompensas como «beneficios VIP» atraerá aún más a estos consumidores. Los beneficios VIP podrían incluir entrada anticipada, asientos privilegiados, pases detrás del escenario o acceso a una sesión exclusiva de preguntas y respuestas posterior al evento.
- Recompense a los asistentes repetidos. Al ofrecer descuentos o recompensas adicionales por asistir a eventos futuros, las empresas pueden fomentar la lealtad de los clientes y una fuente de ingresos confiable.
- Promover oradores principales e invitados distinguidos. Incluya una breve biografía del orador, citas seleccionadas de libros u otros trabajos y reseñas de sus conferencias anteriores.
- Considere cambiar la terminología de «recompensa anticipada» por «sanciones tardías» en su copia promocional por reserva anticipada. Simplemente cambiando estas palabras, puede cambiar la mentalidad de los posibles solicitantes de registro. Al analizar las desventajas de perderse la promoción anticipada, está cambiando la perspectiva del usuario del miedo a perderse al miedo a enfrentar posibles repercusiones.
- Planee renovar su campaña de marketing cuando finalice el registro anticipado.
Además, no permita que su comercialización se detenga después de que finalice el período de registro anticipado. Cambiar a otros descuentos. Los planificadores pueden ofrecer descuentos exclusivos de Facebook para usuarios de Facebook, o enviar descuentos codificados a su lista de correo electrónico ofreciendo «10 % de descuento solo esta semana».
Cuando finaliza un evento o finaliza el lanzamiento de un producto, los planificadores deben asegurarse de hacer un seguimiento de los que asistieron y de los que no. Envíe encuestas para obtener comentarios sobre el evento, así como un resumen del evento. La participación posterior al evento ayudará a atraer a los visitantes habituales.
Preguntas frecuentes sobre los descuentos por reserva anticipada
¿Funcionan los descuentos por reserva anticipada?
Los descuentos por reserva anticipada pueden ser increíblemente efectivos para los eventos correctos en el mercado correcto. Animan a las personas a reservar boletos, confirmar su asistencia a eventos o pedir un producto con anticipación. Se usa como una táctica de escasez, especialmente para eventos populares, y ayuda a los planificadores a identificar cuánta demanda hay para el evento o artículo.
¿Debo usar el registro anticipado para mi evento?
Si necesita acelerar las ventas para su próximo evento, mejorar la asistencia o crear entusiasmo sobre su evento, podría estar perdiendo una táctica maravillosa para ayudar a asegurar su éxito si no ofrece registro anticipado.
¿Qué empresas ofrecen descuentos por reserva anticipada?
Las empresas en la mayoría de las industrias pueden aprovechar las ventas y ofertas anticipadas. Desde hoteles y aerolíneas hasta restaurantes o minoristas, la mayoría de las empresas pueden implementar una oferta anticipada para su beneficio.
¿Cuánto es un descuento por reserva anticipada?
Por lo general, las ofertas por reserva anticipada incluyen un descuento de hasta el 25 %. Algunas ofertas incluyen un descuento de precio fijo ($20 de descuento). Otros incluyen privilegios exclusivos o mercadería al por menor además de un descuento, o en lugar de un descuento monetario.