Cuando estás en medio de la planificación de un evento, todas las tareas pendientes pueden volverse abrumadoras. Claro, tienes una meta y una visión para el evento, y tal vez incluso un lugar y una fecha. Pero después de eso, no estás seguro de por dónde empezar.
¡Aquí es donde una guía de planificación de eventos es útil! Nuestra guía te muestra cómo planificar un evento sin problemas, sin olvidar nada antes, durante o después del gran día.
Una guía de planificación de eventos puede ayudarlo a priorizar las tareas antes, durante y después del evento.
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Explore la guía completa de planificación de eventos
1. Qué hacer antes del evento
Una gran parte de la planificación ocurre antes del evento. Aquí hay algunas pautas de planificación de eventos para tener en cuenta cuando se trata de su lugar, entretenimiento, catering y cualquier otra cosa que necesite para ayudar a organizar un gran evento.
Paso 1: elige el lugar perfecto
El dinero importa
- Asegúrese de que todo lo que discutió con el vendedor esté en el contrato del evento antes de firmarlo.
- Haga un depósito y discuta cuándo vence el saldo final. Haga un cronograma para los pagos restantes y averigüe cómo los hará.
Muebles y alquileres
- Si el lugar tiene equipo de alquiler, como mesas y sillas, haz un diagrama de la habitación con una cantidad estimada de mesas y sillas que te gustaría tener.
- Si el lugar NO proporciona equipos de alquiler, comuníquese con una empresa de alquiler que se encargará de la entrega y recogida en el lugar. Desde allí:
- Comience un pedido con un recuento estimado de mesas, sillas y cualquier otro equipo de alquiler que crea que necesitará. (Plata, vajilla, cristalería, mantelería, etc.)
- Asegúrese de que los horarios de entrega y recogida estén dentro de las pautas del lugar.
Paso 2: selecciona el entretenimiento de tu evento
- ¡Decide si te gustaría contratar a un DJ o una banda en vivo para que tus invitados se muevan y se diviertan!
- ¿Buscas algo extra? Considere algo inusual como engañar a los cantineros para que arrojen algunas botellas mientras sirven cócteles o acróbatas para actuar mientras sus invitados se mezclan.
- Una vez que haya seleccionado a sus artistas, póngalos en contacto con el lugar para conocer sus horarios de entrada y salida.
Paso 3: identifica la decoración de tu evento
- ¿Quieres añadir algo de estilo a tu evento? Busque un diseñador para darle vida a su tema. Algunos eventos necesitan mucho, algunos necesitan muy poco. Encuentre un diseñador que pueda hacer que su espacio se vea increíble sin salirse de su presupuesto.
- Obtenga ideas para la decoración de eventos con decoración de bodas económica, ideas de decoración de eventos de verano y principios de diseño de decoración de eventos.
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Paso 4: Selecciona el catering F&B de tu evento
- Si el lugar no ofrece catering, pregunte por los proveedores preferidos del espacio.
-
Encuentre un servicio de catering que pueda trabajar dentro de su presupuesto para brindarle el tipo de comida y menú de bar que está buscando y proporcionar personal para servir.
- Determine el menú, recordando acomodar las restricciones dietéticas.
- Asegúrese de que el proveedor conozca sus horarios de carga y descarga, y confirme con el lugar.
Paso 5: finalice otros elementos del evento para el objetivo de su evento
Según el tipo de evento que esté organizando, puede haber otros elementos para planificar antes del evento, como:
-
Marketing de eventos y branding
- Patrocinios
- Venta de entradas
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Proceso de registro de eventos
- Reserva de oradores
- Transporte y alojamiento
- Necesidades audiovisuales
Juntar estas piezas suele ser lo más difícil de la planificación de eventos. Una vez que se hayan implementado, cree una línea de tiempo para el día del evento y asegúrese de que cada proveedor tenga una copia. Esto les ayuda a saber cuándo pueden comenzar a cargar su equipo, cuándo deben estar listos y cuándo pueden comenzar a descomponerse.
2. Qué hacer el día del evento
¡Es el día de tu evento! Es hora de comenzar, y nunca ha sido más importante tener a mano su guía de planificación de eventos para guiarlo hacia el éxito.
Paso 1: Desestresarse organizándose
Primero, prepárese para el día siguiente:
- Usar ropa y zapatos cómodos
- Comer bien y mantenerse hidratado
- Impresión de una lista de todos los contactos
- Impresión del programa completo del evento
Paso 2: Prepare su kit de emergencia
En segundo lugar, todos los buenos planificadores de eventos traen un kit de emergencia para el día de cada evento. Su kit puede incluir:
- Ibuprofeno
- cinta adhesiva
- Herramienta multiple
- Corbatas
- Vendajes
- Imperdibles
- kit de costura de viaje
Paso 3: Instalación en el lugar del evento
Cuando llegue al lugar del evento, estas son algunas de las mejores prácticas para una preparación del evento sin problemas:
- Verifique su cronograma para asegurarse de que todos los proveedores lleguen a tiempo con el equipo que necesitan.
- 30 minutos antes de que comience su evento, revise su lista de verificación y asegúrese de que todos estén donde se supone que deben estar.
- Una vez que comience su evento, consulte periódicamente con sus proveedores para asegurarse de que estén al día con su cronograma. Estar disponible para cualquier pregunta. Si algo cambia, lo que sucede a menudo, informe a todos los proveedores para que puedan ajustarse en consecuencia.
- Cuando finalice su evento y los invitados se vayan, prepárese para el desglose. Preste atención a los tiempos de carga, ya que algunos lugares tienen pautas estrictas.
-
Entregue los pagos finales a sus proveedores y distribuya las propinas, si las hubiera, al personal de servicio.
- Si hay alquileres que deben recogerse al día siguiente, pídale al personal que los coloque donde la empresa de alquiler pueda encontrarlos.
El día de tu evento, llega temprano, usa zapatos cómodos y prepárate para trabajar.
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3. Qué hacer después del evento
Aunque el evento ya terminó, su trabajo como planificador de eventos aún no ha terminado. En este punto, es hora de atar los cabos sueltos que quedan después de que el evento haya terminado.
Paso 1: recopilar comentarios
Comuníquese con su cliente para obtener una revisión de cómo cree que fue el evento. Siempre es bueno recibir comentarios, buenos o malos, para ver qué puedes hacer para mejorar. En el mejor de los casos: ¡puede obtener una cotización testimonial que puede publicar en su sitio web para futuros clientes!
Si forma parte de un grupo de eventos, programe una reunión posterior con su equipo para analizar el evento. Averigua lo que todos hicieron bien y lo que podrías mejorar.
Paso 2: Agradece a todos los que ayudaron
Póngase en contacto con todos sus proveedores para agradecerles por todo su arduo trabajo y para hacer un seguimiento de cualquier comentario que puedan tener.
Paso 3: Cobra las facturas y paga las pastillas
Si hay facturas pendientes, haga un cronograma de cuándo vencen y cómo las pagará.
¡Ahora está equipado para planificar eventos de principio a fin!
El uso de una guía de planificación de eventos puede ayudarlo a establecer fechas límite para las tareas, responsabilizarlo a usted y al equipo y recordarle lo que se ha hecho y lo que está pendiente.
A continuación, descubra pasos simples para planificar un evento y cómo crear una lista de verificación de planificación de eventos personalizada. Luego, comience a darle vida a su evento con diagramas tan fáciles que básicamente lo hacen por usted.
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