La guía esencial para las sesiones de trabajo en eventos (con más de 34 ideas para llevar)

Las sesiones paralelas a los eventos son herramientas valiosas en el cinturón del organizador de la conferencia, siempre y cuando estén enfocadas y tengan un propósito. Sin un objetivo claro, son, en el mejor de los casos, una pérdida de tiempo y, en el peor, una fuente de frustración para los participantes y para usted

Explore esta completa guía para diseñar sesiones de trabajo que los asistentes aprecien y disfruten. Encontrará estrategias e ideas para planificar y facilitar una sesión de trabajo, así como ideas de talleres que se adaptan a cualquier tema del evento

¿Qué es una sesión de trabajo?

Una sesión de trabajo o reunión de trabajo es una actividad de grupo de tipo taller diseñada para la resolución de problemas, generalmente (pero no siempre) centrada en el tema de la conferencia o del evento. Estas sesiones son más breves que otros puntos del programa del evento. A menudo, los participantes en las sesiones de trabajo se reúnen con todo el grupo para presentar o debatir los resultados del taller.

Las sesiones de trabajo en grupo ofrecen la oportunidad de:

  • Aprender, pulir o compartir habilidades
  • Discutir problemas comunes
  • Hacer una lluvia de ideas para encontrar soluciones
  • Explorar ideas en un formato menos estructurado
  • Romper el programa general del evento
  • Recuperar la atención de los asistentes

Las ventajas de los talleres de trabajo en grupo:

  • Mejorar el compromiso de los asistentes
  • Tiempo y espacio para profundizar en temas relevantes
  • Contenidos específicos que son de interés para algunos, pero no para todos los asistentes
  • Contenido dirigido a todos los niveles de experiencia y conocimientos (es decir, principiantes y avanzados)

¿Qué hace que una sesión de trabajo sea buena?

Las sesiones de trabajo útiles y divertidas suelen estar relacionadas con el tema del evento. De este modo, el tema es relevante para los asistentes. Las mejores sesiones paralelas incluyen un elemento participativo que fomenta el compromiso y distingue la sesión paralela de los momentos más pasivos de la conferencia, como el discurso de apertura y las mesas redondas. También cuentan con facilitadores que saben cómo dirigir las sesiones y atraer a los participantes, sin ser prepotentes

Cómo planificar sesiones de trabajo atractivas

No hay ninguna sesión de trabajo que destaque por encima de las demás. Lo mejor de las sesiones de trabajo es la posibilidad de adaptarlas a las necesidades de su evento y de su público. Hay talleres para grupos de todos los tamaños, tanto si se trata de una gran convención como de un seminario más pequeño. Siga estos consejos para diseñar las mejores opciones de breakout para su evento

1. Obtenga la opinión de los asistentes con encuestas previas al evento

Encueste a los asistentes con antelación para saber qué experiencias buscan y, a continuación, diseñe las opciones de actividades paralelas del evento para que se ajusten a esa lista de deseos. Después de medir el interés, busque ponentes, líderes y facilitadores que satisfagan esas necesidades. Utiliza los datos de los asistentes que recopiles para crear los programas de las sesiones. Las sesiones pueden ser de un tema específico, de un tema específico o no estar relacionadas con ningún tema específico. Lo importante es que los asistentes sientan que las sesiones aportan valor al evento.

2. Elija el formato adecuado de las sesiones

En primer lugar, determine qué significa una sesión eficaz en términos del evento específico. ¿Su objetivo es aumentar la participación? Un taller interactivo puede ser el mejor formato. Compartir estudios de casos, tendencias y estadísticas puede ser más adecuado para una sesión de tipo presentación. Si el objetivo es proporcionar tiempo para relajarse, busque sesiones participativas que hagan que los asistentes se muevan, se relajen o creen.

3. Pida a los asistentes que se inscriban con antelación en las sesiones de trabajo

La preinscripción garantiza que disponga de los materiales, el espacio y el personal necesarios para organizar los talleres. Incluso puede revelar las opciones menos populares que pueden necesitar ser ajustadas, promovidas o eliminadas del programa.

Incluso con un requisito de preinscripción, la gente puede buscar una oportunidad para unirse a una sesión el día del evento. Tenga un plan para los asistentes no registrados: prepárese para una afluencia de asistentes de última hora con asientos y materiales adicionales, y considere la posibilidad de inscribirse el día del evento para llenar los asientos vacíos. Téngalo en cuenta:

  • La preinscripción en las sesiones de trabajo tiene sus inconvenientes. Los asistentes pueden cambiar de opinión sobre las sesiones a las que se han inscrito, dejando asientos vacíos y una audiencia más reducida. Permita que la gente se inscriba en una lista de espera para que no queden asientos vacíos.
  • Las actividades sin cita previa también tienen valor. Incluir sesiones sin cita previa -un café matutino para establecer contactos, un ejercicio de atención plena al mediodía o una actividad de escritura libre por la tarde- puede interrumpir el programa y dar a los asistentes un impulso de energía para concentrarse mejor en las sesiones siguientes. Una mezcla de opciones de inscripción obligatoria y de puertas abiertas puede proporcionar el equilibrio que buscan los asistentes.

4. Cronometre sus brotes estratégicamente

El tiempo es algo más que el cumplimiento del horario, aunque eso también es importante. Si las sesiones de trabajo se programan demasiado tarde, los asistentes pueden estar más concentrados en volver a casa y el compromiso puede verse afectado. Si los grupos de trabajo se programan demasiado pronto, es posible que haya menos inscritos.

Tampoco hay que exagerar: Demasiadas sesiones pueden dejar a los asistentes agotados. Considere si las oportunidades de establecer contactos o un descanso adicional son la mejor opción, y reconozca cuándo una sesión no es ideal para un formato de grupos de trabajo.

5. Diseñar los asientos para complementar el formato de pausa

Ciertas disposiciones de los asientos dejan impresiones específicas. Utilice un programa informático para diseñar la distribución de los asientos de cada sesión. Adapte la disposición de cada sala al estilo de la sesión.

La disposición de los asientos en forma de U ocuadrada, los asientos en semicírculo, las mesas de café o las disposiciones híbridas fomentan la comunicación y la acción. Los asientos tipo teatro y conferencia son mejores para las sesiones menos interactivas.

Para las sesiones en movimiento, no hay que recurrir a las mesas. En su lugar, incluya opciones de asiento inesperadas, como sillones con bolsas de frijoles, o incorpore el movimiento y el pensamiento creativo con pelotas BOSU en lugar de sillas

La disposición de los asientos es mucho más que una simple cuestión de asientos. También es necesario contar con la ubicación y el espacio de reunión adecuados. Los espacios de descanso deben inspirar y atraer, no abrumar. Cuando elijas las salas de descanso, ten en cuenta estos factores. ¿Permite la sala:

  • El equipo audiovisual adecuado
  • Mucho espacio para moverse e interactuar
  • Mínimas distracciones. (por ejemplo, ecos, aparatos de calefacción poco potentes, ruidos de tráfico o charlas en el pasillo)
  • Comodidad ambiental (es decir, que no haga demasiado calor, frío, luz, oscuridad o congestión)

6. Utilizar la tecnología para potenciar el éxito de las sesiones de trabajo

Fomente la participación y facilite el intercambio de ideas con herramientas tecnológicas:

  • Una aplicación de encuestas en directo como Glisser o sli.do puede recoger y mostrar las respuestas del público en tiempo real. Utilícela para interactuar con los participantes, medir los niveles de experiencia mediante encuestas, determinar qué es lo que más les interesa aprender o recopilar datos para su uso futuro.
  • Ponga a prueba la coordinación y haga que los asistentes se muevan con un micrófono arrojadizo.
  • Utiliza una aplicación de pizarra digital para mostrar las notas del grupo del taller en una pantalla grande para el debate de todo el grupo y como referencia durante la presentación final. Stormboard es una opción que puede conectarse a Slack y Trello para compartir y consultar fácilmente después del evento. La colaboración no tiene por qué terminar al final de la conferencia: Las notas compartidas pueden convertirse en un documento vivo que los asistentes vuelvan a consultar después de la conferencia.

7. Elija facilitadores de sesiones de trabajo que guíen sin controlar

Los facilitadores deben proporcionar apoyo relevante para el tema en cuestión y dirigir las actividades, todo ello sin interrumpir el proceso. Aunque el facilitador de la sesión tiene un papel de liderazgo, el propósito es fomentar la resolución independiente de problemas y la generación de ideas. En lugar de decir a los participantes lo que tienen que pensar, el facilitador debe animarles a pensar.

La facilitación de las sesiones de trabajo implica:

  • Atraer a los participantes
  • Mantener el ritmo y ajustarlo cuando sea necesario
  • Supervisar las actividades de los grupos de trabajo, sin inyectar experiencia en un debate de equipo
  • Supervisar los debates posteriores al taller y ofrecer respuestas cuando se las pidan, en lugar de actuar como guardián
  • Registrar los resultados y dirigir un debate de grupo de cierre

El moderador no puede hacerlo todo solo. Hay que prever moderadores de sesión para cada grupo de trabajo. El moderador puede presentar al orador de la sesión, vigilar el reloj, repartir los materiales necesarios y supervisar el proceso.

8. Crear un ambiente que mejore la participación en las sesiones de trabajo

Los juegos y actividades interactivos ayudan a mejorar la asistencia y el compromiso durante las sesiones de trabajo. Algunas posibilidades a tener en cuenta:

  • Repartir boletos para la rifa a cambio de la asistencia, y ofrecer boletos adicionales por la participación.
  • Gamificar la experiencia clasificando a los participantes en equipos y otorgando puntos por la participación.
  • Recompense a los asistentes por alcanzar los objetivos con pegatinas, bolígrafos de marca, códigos de descarga de aplicaciones, tarjetas de regalo o premios de tipo carnaval.
  • Cree talleres «secretos», sólo con invitación, para fomentar la participación. Permita que los participantes desbloqueen invitaciones visitando un número determinado de puestos, terminando una búsqueda del tesoro o asistiendo a un programa de sesiones preestablecido.

9. Garantizar que los talleres de trabajo se adapten a una variedad de estilos de aprendizaje

El aprendizaje es un proceso individual sin una solución única para todos. Sin embargo, hay tres estilos de aprendizaje principales a los que dirigirse. Cada persona suele tener un estilo destacado que le funciona mejor, lo sepa o no. La incorporación de herramientas para aumentar la comprensión y centrar la atención puede mejorar la experiencia de los participantes, sea cual sea su estilo.

Los alumnos cinestésicos aprenden haciendo. Mantenga a los alumnos cinestésicos concentrados con limpiapipas, Legos o bloques Plus-Plus, herramientas táctiles para mejorar la memoria y la concentración. Pedir a los alumnos cinestésicos que tomen notas puede aumentar su participación y ayudarles a retener la información. Es probable que los kinestésicos superen a los visuales o a los auditivos en las sesiones participativas o activas: es donde brillan.

Los alumnos visuales prosperan con ayudas visuales. A los alumnos visuales les gusta el texto y aprenden mejor viendo demostraciones antes de intentar algo por su cuenta. Es probable que en la primera fila haya más alumnos visuales que kinestésicos o auditivos. Las diapositivas, las imágenes, los gráficos y los folletos son perfectos para los alumnos visuales, pero hay que evitar el desorden; meter demasiadas cosas en una página puede abrumar los sentidos. La toma de notas física puede mejorar la comprensión y la retención de los alumnos visuales, así que incluya espacio en los folletos para tomar notas.

Los alumnos auditivos son verbales y conversadores. Incorpore preguntas, diálogos y debates para aumentar la participación y mejorar la retención de los alumnos auditivos. Los alumnos auditivos suelen ser los primeros en hablar y valoran el debate. Para este estilo de aprendizaje, las instrucciones habladas y las explicaciones verbales son más fáciles de entender, pero demasiado ruido puede ser una distracción, así que limite el ruido de fondo no esencial para mejorar la concentración.

Vaya más allá de las conferencias con estas ideas para las sesiones de trabajo

Sesiones interactivas para eventos

1. Utilice la técnica del espectrograma humano para descubrir los problemas comunes del sector y, a continuación, colabore en pequeños grupos para encontrar formas de resolver estos problemas.

2. Cree una sesión de tipo Think Tank para reunir a expertos de todo el sector y debatir soluciones creativas para problemas concretos.

3. Cree un tablón de intercambio de deseos/necesidades para poner en contacto a personas que deseen intercambiar conocimientos o colaborar en un tema común. Ofrecer un espacio para conversar después de establecer las conexiones.

4. Cree oportunidades para la creación de redes, pero empareje a los participantes con la IA.

5. Proporcione instrucciones sobre cómo crear un mapa mental y anime a los asistentes a capturar sus pensamientos utilizando este formato estructurado.

Sesiones de trabajo divertidas y basadas en el juego

6. Organice un programa de Lego® Serious Play® para fomentar la construcción y el intercambio de ideas a través del juego.

7. Desafía a los asistentes a que se suelten con batallas de Mario Kart; sube la apuesta con una competición de estilo bracket durante todo el evento.

8. Cree un casino en el lugar, con un giro: todos los asistentes compiten para ganar donaciones para la caridad.

9. Deje que los asistentes demuestren sus conocimientos al azar (o basados en la empresa) con un evento de trivial de pub. Los equipos elegidos al azar pueden fomentar la creación de redes. Puede que haya una persona en cada grupo que se pelee por el control, pero puede proporcionar una lección de dinámica de equipo.

10. Crea tu propia versión de un juego de encuestas al estilo de Family Feud®. Incluye a todo el público con una aplicación de encuestas para obtener respuestas en directo, comprueba lo bien que los equipos pueden responder a preguntas específicas del sector, o encuesta al público sobre una variedad de temas y haz que los equipos adivinen sus respuestas.

11. Diseñe un juego de bingo de avances. Pide a los asistentes que rellenen una tarjeta de BINGO en blanco con los retos a los que se enfrentan, ya sea a nivel personal o dentro del sector. Una vez que los cartones estén llenos, cree emparejamientos en pequeños grupos, ya sea al azar o utilizando temas comunes. Deje tiempo para una sesión de lluvia de ideas en grupo de 30 minutos. El objetivo es encontrar formas de abordar los retos enumerados. Los participantes marcan los retos que han abordado en la tarjeta, enumerando dos ideas factibles para cada preocupación. El objetivo es conseguir un bingo. Esta actividad crea conexiones, fomenta la resolución de problemas, aumenta la colaboración, promueve la escucha activa y ejercita las habilidades de pensamiento crítico.

Sesiones de trabajo fáciles y cortas

12. Las charlas relámpago son presentaciones breves en la línea de PechaKucha. Varias presentaciones breves y concisas, normalmente de menos de cinco minutos cada una, fomentan la reflexión, la conversación y la colaboración.

13. Anime a los participantes a utilizar la técnica del «Sí, y…»: Las sugerencias de los demás deben recibirse con aceptación («¡Sí!), y luego ir seguidas de un «…y» que amplíe la comunicación para mejorarla y reducir los juicios.

14. Cree un espacio para un taller de fijación de objetivos. Organice un debate y anime a los participantes a crear una lista de los principales objetivos personales o profesionales para el próximo mes, seis meses, un año… y cómo es el éxito. Definir objetivos específicos mejora las posibilidades de éxito frente a los objetivos vagos.

Sesiones de trabajo de enseñanza y aprendizaje

15. Combine la formación y la competición como el SimWars de SAEM, un evento de aprendizaje experimental basado en la simulación.

16. Una presentación de Pregúntame lo que quieras (AMA) es un formato popular de preguntas y respuestas que anima a los asistentes a guiar la sesión.

17. Organice un debate del Club del Libro de Negocios: Anuncie el libro con antelación para que los asistentes tengan la oportunidad de leerlo y prepararse. El moderador puede dirigir el debate o invitar al autor a actuar como anfitrión. Incluya una sinopsis del libro y notas relevantes para los asistentes que no hayan leído el libro, pero que quieran participar.

18. Sesiones individuales de tutoría, programadas en bloques de quince minutos o media hora con expertos en la materia. La inscripción previa es imprescindible para programar las sesiones.

19. Permiten a los asistentes explorar la formación y los estilos de liderazgo y conocer su enfoque personal.

Actividades al aire libre

20. Envíe a los equipos a una búsqueda del tesoro al aire libre o alrededor de la manzana. Esta popular actividad también ofrece la oportunidad de colaborar con empresas a lo largo de la ruta como incentivo para futuros patrocinios.

21. Organice una carrera de relevos al aire libre para que la sangre fluya después de la pausa del almuerzo.

22. Crea un espacio en la naturaleza para que los asistentes desconecten de la tecnología. Utiliza el yoga al aire libre, una visita guiada a pie o ejercicios de creación de equipos para animar a los participantes a dejar el teléfono y desconectar.

Ideas de talleres para eventos colaborativos

23. Fomente la cooperación del grupo con un ejercicio de planificación de viajes. Cree un reto -visitar todos los parques estatales de Colorado o probar el sabor de los 25 mejores productores de arce de Vermont- y encargue a los equipos que tracen la mejor ruta para cumplir el reto. ¿El truco? Excepto para encontrar las ubicaciones de los negocios en un mapa personalizado, no se permite usar Google para las direcciones o los tiempos. Los participantes presentan su ruta y su razonamiento (además de los retos) a todo el grupo.

24. Invita a los asistentes virtuales a unirse a la conversación en persona.

25. Organice un concurso de fabricación y vuelo de aviones de papel, rete a los equipos a un concurso de lanzamiento de huevos o facilite un desafío de malvaviscos. Reparta premios -desde el «vuelo más largo» hasta el «mayor accidente»- a los ganadores. Las ventajas de estas actividades son la colaboración, la resolución de problemas y la puesta en marcha de la gente. Son divertidas y sencillas, pero fomentan la creación de redes y el intercambio de ideas de una forma novedosa.

Oportunidades para compartir

26. Organiza un evento de micrófono abierto para contar historias al estilo de The Moth o modela un evento según el formato de las TED Talks.

27. Siga el modelo del reality show con una sesión al estilo de Start-Up Shark Tank: Invita a fabricantes, creadores, inventores, etc., a promocionar sus ideas durante una sesión de presentación para ganar premios, inversores o asesoramiento.

28. Las mesas redondas permiten participar en discusiones o debates en un formato interactivo y en igualdad de condiciones.

29. Los debates sin cita previa ofrecen un formato de baja presión para las conversaciones, la creación de redes y el compromiso.

Aprender algo no relacionado con el campo

30. Los talleres de narración o escritura fomentan la creatividad. Que compartir sea opcional.

31. Crea un Learn to Code para principiantes para el aprendizaje práctico: el programa CS First de Google, centrado en los niños, está empaquetado y listo para las actividades de grupo.

32. Despierta el talento culinario con una clase de cocina, o desafía a los chefs de confianza en una competición amistosa.

33. Un taller de improvisación ofrece una oportunidad para relajarse, pero también enseña la comunicación interpersonal, aumenta la conciencia y mejora la concentración.

34. Organice una fiesta de pintura y bebida para los que tengan inclinaciones artísticas o sean curiosos. Pruebe con un «Brew and Build» si su público prefiere una actividad más táctil.

Cree las mejores sesiones de trabajo del evento

Mide el interés, comprueba si has tenido éxito y aprende qué inconvenientes debes tener en cuenta la próxima vez enviando encuestas a los participantes después del evento. Con sus comentarios podrá crear un programa de sesiones más amplio y mejor en su próximo evento.

¿Quiere atraer aún más a los asistentes a su evento? Aprenda a crear presentaciones interactivas o explore los consejos para atraer a los asistentes milenarios.