Las inspecciones del sitio son más que simplemente decidir si le gusta o no el espacio. Las inspecciones exitosas del sitio, las que están llenas de preguntas reflexivas y solicitudes específicas, requieren una lista de verificación de inspección del sitio para que la reunión sea lo más fructífera posible.
Con una lista de verificación de inspección del sitio adecuada, puede evaluar minuciosamente las opciones de lugar de su evento para encontrar el ajuste perfecto para su audiencia y programas.
En este artículo, analizaremos más de cerca los elementos que debe incluir cada lista de verificación de inspección del sitio. También le brindaremos algunos consejos sorprendentes sobre cómo aprovechar al máximo la inspección de su sitio y lo que puede hacer antes, durante y después para garantizar su éxito.
- ¿Qué es una lista de verificación de inspección del sitio?
- ¿Por qué los planificadores de eventos necesitan una lista de verificación de inspección del sitio?
- Cómo configurar una inspección del sitio
- Consejos para la inspección del sitio
- Cómo prepararse para una visita al sitio
- Cómo distinguir una buena inspección del sitio de una mala
- La lista de verificación de inspección del sitio del planificador de eventos
- Preguntas importantes para hacer en cada inspección del sitio
- Resumen de la inspección posterior al sitio
¿Qué es una lista de verificación de inspección del sitio?
Una lista de verificación de inspección del sitio es una herramienta que los planificadores de eventos pueden usar cuando visitan un lugar que están considerando para su próximo evento.
Examinar un lugar en persona le permite tomar nota de las ventajas y limitaciones de lo que está disponible. Tener una lista de verificación facilita el seguimiento de todos los pequeños detalles. De esta manera, puede tomar una decisión informada de cualquier manera. También es útil tener esta información a mano cuando comience a planificar el evento.
¿Por qué los planificadores de eventos necesitan una lista de verificación de inspección del sitio?
Una lista de verificación de inspección del sitio ayuda a los planificadores de eventos a recordar cada pequeño detalle, sin importar cuán pequeño sea, cuando visitan un lugar. También ayuda mantener registros uniformes de las inspecciones del sitio como referencia futura tanto para usted como para otros miembros del equipo.
Los registros organizados y extremadamente detallados como estos son una gran ventaja para los planificadores de eventos, independientemente de si finalmente eligen el lugar esta vez.
Cómo configurar una inspección del sitio
1. Tiempo
En un mundo ideal, programaría su inspección del sitio un año antes de su evento, con visitas de seguimiento seis meses y un mes después.
Pero la nueva norma parece ser una sola visita a solo unos meses del evento. Sin embargo, no se preocupe: una lista de verificación de inspección del sitio es una gran herramienta para esta situación, ya que ayuda a asegurarse de tener todos los patos en fila en una sola visita.
Una lista de verificación de inspección del sitio ayuda a los planificadores de eventos a recordar cada detalle, sin importar cuán pequeño sea, cuando visitan un lugar.Haz clic para twittear
2. Programación
Los planificadores de eventos generalmente pueden programar una inspección del sitio a través de un representante de ventas en la propiedad por teléfono o correo electrónico. Si se trata de un hotel, es posible que también coordinen su habitación de cortesía en esta etapa, aunque no todos los sitios ofrecen habitaciones gratuitas con cada inspección.
3. Preparación
Realizar una visita al sitio requiere habilidades de gestión del tiempo tanto del planificador como del lugar mismo. Asegúrese de estar preparado con la lista de control de su visita al sitio y la investigación preliminar completada antes de su llegada. Y si la visita se siente apresurada, tome nota de eso también.
3 consejos para la inspección del sitio
- Haz preguntas inteligentes. Haga preguntas que no puedan ser respondidas con ningún material que ya tenga. Además, recuerde cronometrar bien sus preguntas. Algunas preguntas son mejores para hacer durante un recorrido, mientras que otras son más adecuadas para hacer durante un descanso.
- Conéctese con al menos otros tres planificadores de eventos. La mayoría de las veces, una visita al sitio involucrará a un grupo de personas. Hable con tantos planificadores de eventos como pueda e intercambie información de contacto. Después de la inspección, pueden conectarse y discutir sus puntos de vista sobre el lugar y si cada uno seguirá adelante con él. Incluso podrían tener información privilegiada para transmitir.
- Tenga una lista de verificación lista para usar. Como ya mencionamos, tener una lista de verificación con usted es uno de los pasos más importantes para una inspección del sitio exitosa. Utilice nuestra lista de verificación como punto de partida y asegúrese de incluir sus propias preguntas adicionales.
Cómo prepararse para una visita al sitio
Además de traer una lista de verificación como la siguiente, también deberá hacer cada uno de los siguientes:
- Investigación, investigación, investigación. Mire los detalles sobre el lugar y el área circundante. Revise todos los recursos (como recorridos virtuales y planos de planta descargables) que ofrece el lugar con anticipación.
- Consulte con su equipo. Revise su lista de verificación de inspección para ver si tienen más recomendaciones o solicitudes para usted.
- Preparar tarjetas de visita. Puede dárselos al representante de ventas del lugar y a otros miembros de la gira para establecer contactos.
- Empaca las herramientas adecuadas. Siempre debe traer una cámara (que tenga mucho espacio de almacenamiento disponible) con al menos una batería de respaldo por si acaso. Además, recuerde llevar su lista de verificación y una lista organizada de las necesidades y deseos de su evento.
- Sepa lo que necesita ver y lo que no necesita ver. Si el gimnasio y las áreas de la piscina no son necesarios para sus invitados, asegúrese de que su contacto en el lugar lo sepa con anticipación. Asegúrese de tener una lista de «visitas obligadas» e insista amablemente en visitar estas áreas durante la visita.
Recuerde, el punto de la inspección del sitio es salir con toda la información que necesita para tomar una decisión sobre el lugar. Así que prepárate en consecuencia. Además de esta lista, también puede prepararse conociendo lo que separa una buena inspección de una mala.
Cómo distinguir una buena inspección del sitio de una mala
Los hoteles y otros lugares para eventos deben hacer todo lo posible para impresionar a los planificadores de eventos durante las inspecciones del sitio. Pero hay algunas señales reveladoras de que un lugar realmente va más allá (o no).
Aquí hay algunas señales de que el sitio sabe cómo liderar una inspección del sitio de calidad:
- Son honestos acerca de los costos ocultos o la disponibilidad. El representante de ventas debe informarle sobre las opciones de precios y tarifas por adelantado.
- Piden detalles del evento antes de llegar.. Los representantes del lugar ya deberían estar familiarizados con las necesidades de su evento y cómo pueden acomodarlas, incluso si tienen que ser un poco creativos para hacerlo.
- Brindan acceso completo a planos de planta actualizados y precisos.. Los planos de planta a escala son imprescindibles para los planificadores de eventos, y los lugares deben hacer todo lo posible para asegurarse de que los tenga para que pueda planificar con éxito los diseños de las mesas.
- No prometen demasiado. Si el lugar no puede cumplir con cosas como las solicitudes de alimentos y bebidas o la disponibilidad de equipos, deben ser transparentes al respecto. También deben proporcionar todas las alternativas posibles que tengan a mano.
- Proporcionan una experiencia personalizada y adaptada a su visita. Su agenda de inspección del sitio, la configuración de la sala y los recorridos deben reflejar su visión del evento.
- Te dan un único punto de contacto. Tener un miembro del equipo con el que pueda contactar antes, durante y después de la visita al sitio facilita la comunicación con el lugar.
Una vez que conozca estos signos reveladores, es hora de preparar su propia lista de verificación.
La lista de verificación de inspección del sitio del planificador de eventos
Información básica
- Fecha de inspección del sitio
- Nombre del lugar
- tipo de lugar
- Dirección
- Información del contacto
- Disponibilidad de lugar
Detalles del sitio
- Calificación AAA
- Calificación móvil
- ¿Hay alguna próxima construcción planeada? ¿Si es así cuando?
- ¿El lugar cumple con la ADA? Si no, ¿por qué no?
- Política de cancelación
- penalización por deserción
- Monto del depósito y fecha de vencimiento
- Vecindario
- Apariencia del edificio
- Paisajismo
Logística de eventos
- Aeropuerto más cercano y distancia del lugar
- Hotel más cercano (si el lugar no es un hotel) y distancia del lugar
- Tarifas de estacionamiento
- Disponibilidad de servicio de aparcacoches
- Accesibilidad de la autopista
- señalización direccional
- Servicios recreativos disponibles
Bebida alimenticia
- Disponibilidad y/o costo para cada uno de los siguientes:
- desayuno continental
- Desayuno completo
- Almuerzo
- Cena
- Café (por galón)
- Cargo por servicio
- Tasa de impuesto
- Garantías necesarias por
- Garantía rebasada por (%)
- Paquetes especiales
- Califique cada uno de los siguientes en una escala de 5 puntos (siendo 1 lo peor, 5 lo mejor):
- Presentación
- Selección
- Precios
- Creatividad
- Servicio
Audio y visuales
- Equipo provisto
- Calidad del equipo
- Disponibilidad de equipos
- Las tasas de alquiler
- Tarifas laborales
- ¿Son aplicables las normas sindicales? Si es así, ¿cuáles son los requisitos?
Elementos adicionales de la lista de verificación para salas de reuniones
- Disponibilidad de espacio
- Cargo por alquiler de sala
- Cargos de establecimiento
- Limpieza
- Insonorización
- Decoración
- Altura del techo
- Encendiendo
- Control de temperatura
- Sistema de sonido
- equipo de presentación
- Número de ascensores y proximidad al espacio.
- Proximidad al baño más cercano
- Limpieza del baño más cercano
- Disponibilidad de catering
Elementos adicionales de la lista de verificación para hoteles
- Transportación
- ¿Está disponible el transporte de cortesía hacia/desde el hotel y/o aeropuerto más cercano?
- Tarifa aproximada de taxi desde el hotel y/o aeropuerto más cercano
- Descripción general de la habitación
- Número total de dormitorios
- Número total de suites
- Habitaciones con camas king
- Habitaciones con camas queen
- Habitaciones con 2 camas dobles
- Habitaciones con camas gemelas
- % habitaciones para no fumadores
- Tarifa rack para singles, dobles y suites
- Tarifa de grupo para singles, dobles y suites.
- Habitaciones de cortesía disponibles
- Además por encima
- Tasa de impuesto a la habitación
- Impuesto adicional por habitación por noche, si aplica
- Bloqueo de habitaciones por día (enumere cada fecha y el número correspondiente de habitaciones)
- Fecha de corte
- Dias libre
- ¿Están disponibles las tarifas después de la fecha límite?
- Detalles de la habitación
- Proximidad al espacio de reunión.
- Decoración
- Limpieza y apariencia
- Pies cuadrados de cada tipo de habitación
- Servicios generales
- Condiciones y limpieza del baño.
- ¿Hay un espacio de trabajo o escritorio disponible dentro de las habitaciones?
- ¿Hay una zona de estar disponible dentro de las habitaciones?
- Número de restaurantes en el hotel
- Número de salones en el hotel
- Califique cada uno de los siguientes en una escala de 5 puntos (siendo 1 lo peor, 5 lo mejor):
- Vestíbulo
- Decoración
- Asientos
- Limpieza
- Ubicación
- Proximidad de baños públicos
- Limpieza de baños públicos
- Seguridad
- Seguridad contra incendios
- Accesibilidad para discapacitados
- Vestíbulo
5 preguntas importantes para hacer en cada inspección del sitio
Hay ciertas preguntas que, independientemente del tipo de lugar que visites, son necesarias para cualquier evento. Aquí hay 5 preguntas que deberían brindarle una mayor comprensión de lo que el sitio puede proporcionar:
- ¿Qué tan tarde pueden correr los eventos?
- ¿Cuál es la capacidad máxima de cada habitación?
- ¿Qué permisos se requieren para los eventos?
- ¿Hay áreas designadas para almacenamiento, áreas verdes y/o parte trasera de la casa?
- ¿Qué oportunidades de marca están disponibles dentro y fuera del lugar?
Resumen de la inspección posterior al sitio
Si desea aprovechar al máximo su visita al sitio, también debe pensar con anticipación en lo que deberá hacer una vez que termine. Asegúrese de abordar cada uno de los siguientes:
- Revise su visita con las partes interesadas clave enviándoles un resumen de sus hallazgos junto con una solicitud de reunión.
- Organice una reunión en persona para repasar los detalles, compartir su lista de verificación de inspección del sitio y responder cualquier pregunta que pueda tener su equipo.
- Tomen una decisión sobre si avanzar o no en este lugar juntos.
Puede encontrar consejos aún más sorprendentes para las inspecciones del sitio y la planificación de eventos con nuestra lista de verificación de planificación de eventos gratuita.
Pensamientos finales
Revisar un nuevo lugar por primera vez significa administrar muchas partes móviles con una lista de verificación de inspección del sitio. También significa confiar en su instinto y elegir un lugar que se alinee con los objetivos de su evento. El conocimiento es poder para el planificador de eventos moderno. Así que asegúrese de incluir cualquier otra pregunta que pueda tener que sea específica para su evento o las necesidades de su ubicación. Ahora que ha leído la guía de visita al sitio, consulte los consejos sobre cómo negociar contratos de eventos.