Las conferencias a gran escala pueden ser una de las mejores formas de hacer crecer su negocio e involucrar a la audiencia de su organización, y la mejor tecnología de conferencias en línea realmente puede ayudar.
Reunir a su personal y a sus clientes durante unos días enciende el fuego en sus empleados e inspira a sus clientes a fortalecer su asociación. De hecho, las ferias comerciales y las conferencias se encuentran entre las tres formas principales en que los compradores evalúan el producto o servicio de un proveedor. ¡Eso significa que una conferencia es el momento para que su empresa brille!
Dicho esto, organizar una conferencia impactante para su empresa u organización no significa necesariamente que sus asistentes deban empacar sus maletas e irse a un hotel. Su conferencia en línea puede tener el mismo impacto, ser igual de atractiva y brindarle tantos conocimientos a los asistentes como un evento en vivo. En esta publicación, le mostraremos algunas de las mejores herramientas para organizar la mejor conferencia en línea.
Descubra lo que hace a las mejores plataformas de conferencias en línea
La mejor tecnología de conferencias virtuales debería hacerte sentir como si todavía estuvieras planeando un evento en vivo. Las mejores plataformas para eventos virtuales tendrán estas características:
1. Registro rápido en línea.
Un sitio web de registro para promocionar su evento virtual y permitir que los asistentes se emocionen por lo que se están registrando.
2. Vídeo claro.
Una solución de transmisión fácil de navegar para que sus asistentes se sientan como si estuvieran allí mismo en la sala.
3. Sondeo interactivo.
Encuestas y funciones de preguntas y respuestas para mantener a su audiencia comprometida, y también para brindar comentarios en vivo a su orador.
4. Recopilación de datos.
Funcionalidad de la encuesta para que usted, como planificador, pueda asomarse a la mente de los asistentes para ver lo que están pensando sobre el evento.
5. Seguimiento de asistencia.
Una forma de realizar un seguimiento de la asistencia en cada sesión de trabajo, para que pueda tener más información sobre los viajes virtuales de sus asistentes.
6. Integración con tus herramientas.
La integración con sus herramientas existentes ahorrará a sus empleados el tiempo de aprender herramientas totalmente nuevas y puede garantizar que se filtren datos valiosos, como las respuestas de los asistentes.
7. Fácil de aprender.
Sus empleados están lo suficientemente estresados tratando de hacer el cambio a una conferencia en línea. Lo último que desea hacer es aumentar su carga de trabajo. Busque una plataforma que sea intuitiva de usar y que venga con videos instructivos y una sólida comunidad de soporte.
8. Excelente atención al cliente.
Cuando tenga preguntas, querrá que se las respondan rápido. Asegúrese de que su plataforma tenga un equipo listo para ayudarlo con cualquier falla de último minuto para que los asistentes a la conferencia nunca se enteren.
9. Capacidad de escalar.
Esperemos que su conferencia vaya bien y planee hacer más en el futuro. Al elegir una solución que pueda admitir decenas de miles de asistentes, preparará a su equipo para un crecimiento a largo plazo.
10. Precio asequible.
Los precios de la tecnología de conferencias tienden a basarse en los usuarios o el uso. Algunos paquetes ofrecen una suscripción de un mes a la vez, mientras que otros son compromisos anuales. Si es la primera vez que realiza un evento, la prueba de un mes podría ayudarlo a determinar si es una buena opción antes de comprometerse. Elija la tarifa que mejor se adapte a sus objetivos.
Una lista de verificación simple para elegir una plataforma de conferencias en línea
1. Decida los objetivos de su evento.
¿Tu evento tiene que ver con la educación? ¿Quiere que sus asistentes interactúen entre sí? ¿Está lanzando un nuevo producto que tendrá toneladas de contenido distribuido con él?
2. Evalúe a sus asistentes y su demografía.
¿Se sienten cómodos usando un software complejo con todas las campanas y silbatos? ¿Sería más apropiada una solución de transmisión simple?
3. Elija el horario de su evento.
¿Será esta una conferencia transmitida recurrentemente para múltiples audiencias? ¿Es este un evento de todo el día? ¿Tiene pausas o variaciones en el contenido para mantener las cosas interesantes?
4. Piense en la seguridad de su evento.
¿Alguien puede registrarse y sintonizar las sesiones de su conferencia? ¿Se debe permitir que grupos específicos solo se registren para sesiones particulares?
5. Considere su programa general de eventos.
¿Puede usar este software tanto para su conferencia principal como para otros eventos pequeños y más frecuentes que está organizando?
6. ¡Pruébalo!
Asegúrese de experimentar el software antes de comprarlo. Solicite una cuenta de prueba o un recorrido detallado donde puede tomar el control.
Explore el mejor software de conferencias virtuales
Hay muchas herramientas que puede usar para su conferencia virtual. Esta lista describe los alimentos básicos, así como algunos que quizás no se te ocurran:
1. Herramientas del sitio web de la conferencia virtual
Cree un sitio web de conferencia virtual para promocionar su evento y permitir que los asistentes se inscriban en todas y cada una de las sesiones virtuales de su conferencia.
2. Tecnología de videoconferencia
Use un software de transmisión como On24, Zoom o GoToWebinar para facilitar sus sesiones y darles a sus oradores su tiempo para brillar.
3. Software de configuración de citas
La creación de redes y el poder de la conexión humana son algunas de las partes más influyentes de una conferencia. Asegúrese de que sus asistentes aún tengan la oportunidad de tener conversaciones íntimas, aunque estén en sus propios hogares. Utilice las herramientas de citas para que los asistentes organicen reuniones entre ellos. Pueden intercambiar información y configurarlos en su propio tiempo, pero aún tendrá información sobre estos datos. Además, también puede configurar personas para citas.
4. Software de pizarra visual
Las imágenes muestran lo que las palabras pueden dejar de transmitir. Asegúrese de utilizar ayudas como fotografías y dibujos interactivos para mantener a su audiencia interesada. Use una tecnología de pizarra en línea para las sesiones de intercambio de ideas, como Miro o Stormboard. ¡Esto también les da a los oradores la capacidad de adaptarse a las preguntas sobre la marcha!
5. Tecnología de obsequio para su conferencia virtual
No hay razón para que la diversión se detenga para una conferencia remota. Mantenga vivos sus obsequios para generar interés y más inscritos. Use un servicio de sorteos en línea para sus sorteos de recaudación de fondos, como RallyUp o Rafflecopter.
6. Software de diseño
Use una herramienta como Canva para que sus patrocinadores creen un gráfico para un banner en el que se puede hacer clic en su sitio web o aplicación móvil para su evento. Su nombre saldrá a la luz como si estuvieran distribuyendo regalos en su mostrador de registro.
Ahora que conoce las mejores herramientas, hablemos sobre cómo ponerlas en uso para lograr el mayor impacto.
Descubre las mejores ideas para conferencias virtuales
Si bien es difícil replicar la sensación de estar con cientos o miles de compañeros de trabajo y clientes, una conferencia virtual puede ser aún mejor en algunos aspectos. Aqui hay algunas ideas:
1. Anime BYO… Amigo.
Si está buscando una gran participación, sugiera que sus asistentes inviten a un «amigo» virtualmente. Ya sea que traigan más personas de su propia organización o conexiones de otras compañías, es significativamente más fácil pasar un enlace de registro a un amigo que hacer que reserve un vuelo.
2. Preanuncie los descansos.
Incorpore pausas en la agenda y llame la atención sobre ellas. Si su asistente sabe que a las 12 tendrá 45 minutos libres, es menos probable que se retire temprano de su orador principal para ir a preparar el almuerzo.
3. Encuesta o responde a un comentario entrante al menos cada 15 minutos.
Use más sondeos y encuestas de las que usaría en un evento en vivo. Con una plataforma de conferencia virtual, puede agregar más encuestas, preguntas y sondeos de participación que en un evento en vivo. Para tomar el lugar de una audiencia que vitorea, use ese tiempo para recopilar más datos de sus asistentes. Los asistentes se sentirán más comprometidos y obtendrá más datos en el back-end.
4. Proporcione un resumen de una página con los próximos pasos prácticos.
Tenga el material de presentación disponible para los asistentes inmediatamente, o incluso antes de la presentación. Los asistentes descargarán la información y la tendrán consigo durante el resto de la conferencia, lo que les hará la vida mucho más fácil.
5. Use salas de trabajo para profundizar, después de crear una lista de temas juntos.
Organice diferentes tipos de sesiones. No limite sus sesiones transmitidas exclusivamente a oradores principales. Use sus herramientas virtuales para dividir a los asistentes en grupos para conversaciones más interesantes y permítales conectarse entre sí.
Aproveche al máximo la mejor tecnología de conferencias en línea
Las conferencias virtuales no deberían sentirse como un salto masivo de sus conferencias en vivo. Con todas las herramientas disponibles, puede mezclar y combinar herramientas para crear una experiencia para los asistentes que sea tan atractiva y potencialmente más perspicaz que si estuvieran todos juntos en un centro de conferencias. El uso de una plataforma virtual será el andamiaje para respaldar la planificación y preparación en la que ya ha estado trabajando.