Ya sea que tenga un negocio de planificación de fiestas o simplemente esté organizando un evento para familiares y amigos, ¡esta lista de verificación de planificación de fiestas lo ayudará a organizarse antes del gran día!
En esta publicación:
- Artículos necesarios para una fiesta de cumpleaños
- Consejos para la planificación de fiestas: 2-3 meses antes
- Consejos para la planificación de fiestas: 1 mes antes
- Consejos para la planificación de fiestas: 1 semana antes
- Consejos para la planificación de fiestas: 1 día antes
- Consejos para la planificación de fiestas: Día de la fiesta
- Consejos de planificación de fiestas para trabajar con lugares
¿Cómo es una fiesta exitosa?
Usar una lista de verificación para la planificación de fiestas y crear un cronograma de eventos son solo algunas de las muchas cosas que puede hacer para asegurarse de que todo salga bien. Incluso si no tienes experiencia en la planificación de fiestas, aún puedes organizar una reunión memorable.
Al final del día, las fiestas se tratan de reunir a la gente y divertirse. Tener esto en cuenta durante todo el proceso y utilizarlo como una brújula a medida que toma las principales decisiones de planificación de la fiesta es una forma infalible de organizar una de las mejores fiestas de todos los tiempos.
Tu lista de verificación para la planificación de fiestas
Ya sea para una graduación o para la celebración de un objetivo de ventas, las fiestas requieren las mismas habilidades de planificación de eventos que se requieren para organizar cualquier otro tipo de reunión grupal. Según el tamaño o la complejidad de su grupo, es posible que desee repasar las mejores prácticas o los artículos de planificación de fiestas para prepararse.
Las fiestas requieren las mismas habilidades de planificación de eventos necesarias para organizar cualquier otro tipo de reunión grupal.
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A continuación, querrá redactar su plan de ataque. Afortunadamente para ti, ¡ya hemos hecho la mayor parte del trabajo pesado! Siguiendo una lista de planificación de fiestas como la siguiente, podrá planificar una fiesta paso a paso sin perder un solo elemento, actividad o fecha límite.
Y dado que las fiestas de cumpleaños tienen una gran demanda para la multitud que planifica fiestas de bricolaje, pensamos que valdría la pena mencionar cómo comprarlas.
¿Qué elementos se necesitan para una fiesta de cumpleaños?
Lleve esta lista con usted a cualquier tienda local de artículos para fiestas cerca de usted y tendrá prácticamente todo lo que necesita para organizar y decorar su celebración.
- Una torta de cumpleaños. Los egipcios inventaron el pastel, por lo que debemos agradecerles por esta tradición centenaria. Ya sea que lo compre o haga uno usted mismo, asegúrese de tener velas y un encendedor a mano también.
- Alquileres de entretenimiento. Los magos, los castillos hinchables y las máquinas de karaoke son populares.
- Recuerdos de fiesta. En el artículo Party by the numbers de Rachel Ray, los expertos en fiestas mencionan que puede elegir favores asequibles como barras de chocolate o burbujas.
- Alimentos y bebidas para fiestas. Todo, desde platos para servir hasta tazas.
- Invitaciones. Siéntete libre de hacer tu lista de invitados larga. En promedio, solo el 60% de los asistentes responderá «Sí» a las invitaciones a cócteles.
- Señalización. Dirija a los invitados hacia su lugar privado y marque claramente las áreas de estacionamiento.
- globos Un elemento clásico de decoración de fiestas de cumpleaños, solo asegúrese de desecharlos correctamente: los legisladores en varios estados actualmente están tratando de ilegalizar los lanzamientos de globos.
- Mesas y sillas. Usa muebles que ya tengas o alquila algunos. Si está alquilando muebles para una fiesta al aire libre que se lleva a cabo por la noche, considere agregar calentadores a su pedido.
- Manteles, centros de mesa, serpentinas, etc. Etsy tiene más de 67 000 opciones de centros de mesa de cumpleaños para elegir si quieres el aspecto hecho a mano o la personalización del bricolaje sin tener que hacerlo tú mismo.
Ya sea que esté haciendo una lista de verificación para la planificación de una fiesta de cumpleaños número 80 o una reunión informal en la oficina, tenga a mano la siguiente plantilla cuando comience el proceso de crear un evento lleno de diversión para sus seres queridos o colegas.
La mejor plantilla de lista de verificación para la planificación de fiestas
No importa qué tipo de fiesta esté planeando, recuerde completar todos estos elementos de la lista de verificación:
Consejos para la planificación de fiestas 2-3 meses antes:
Según su experiencia en la planificación de fiestas, la época del año y cuán grande o compleja cree que será la fiesta, querrá comenzar la preparación lo antes posible.
- Elige un tema. Consulte estas ideas para fiestas de primavera y temas de eventos de verano para comenzar.
- Determina tu presupuesto. Una fiesta en realidad cuesta alrededor de $30-$60 por persona.
- Elija algunas opciones de fecha y hora para el evento. ¿Alguna vez te has preguntado qué tan común es tu cumpleaños? El 9 de septiembre es la fecha de nacimiento más popular según informes de datos recientes.
- Reserve un lugar del evento. El 69 % de los planificadores de eventos seleccionan lugares en función de las recomendaciones de boca en boca. El 58 % utilizará motores de búsqueda y el 34 % utilizará listados y mercados en línea.
- Organizar entretenimiento. Las grandes ideas de fiesta para adultos incluyen Estaciones de pizza personales de bricolaje, DJ y fotomatones temáticos.
- Haz una lista de invitados. La etiqueta de la lista de invitados establece que los planificadores de fiestas deben dar a los anfitriones o partes interesadas clave un número estricto de personas a las que pueden invitar.
- Pide suministros si vas a hacer tu propia decoración. Y echa un vistazo a estas sencillas y creativas ideas de decoración de fiestas de bricolaje mientras lo haces.
Lista de verificación de la fiesta 1 mes antes:
Con todas las decisiones importantes fuera del camino, ¡ahora todo lo que necesita hacer es ordenar los detalles!
- Enviar invitaciones. Si está interesado en volverse ecológico y enviar invitaciones sin papel, consulte servicios como Evite, Paperless Post, Greenvelope y las invitaciones en línea de Minted.
- Pide alimentos y bebidas. Si no está trabajando con un chef, querrá hacer pedidos de alcohol y productos no perecederos ahora.
- Contrata a un cocinero. Se espera que la popularidad y la demanda de chefs profesionales crezcan otro 10 % para 2026.
- Compra o haz tu decoración. También puedes tomar prestada la decoración de las fiestas de otras personas y diseñarla de una manera que le dé tu toque personal a sus productos. O inspírate con estas ideas de decoración para eventos de verano.
- Planificar actividades. Puedes elegir cualquier cosa, desde baile hasta juegos de mesa y concursos de trivia. Y (sorpresa, sorpresa) Pinterest tiene muchas ideas interesantes de actividades para fiestas para inspirarte.
- Reclute ayudantes para fiestas o contrate personal para eventos. Ya sea que tenga familiares en la ciudad o necesite ayuda para servir comida a cientos de invitados corporativos, asegúrese de tener personas listas para ayudarlo antes, durante y después de la celebración.
Consejos de planificación de fiestas 1 semana antes:
¡Correr un poco ahora te ahorrará dolores de cabeza innecesarios el día anterior o posterior!
- Pide productos horneados. Los pasteles, magdalenas o tartas deben pedirse ahora. Algunas panaderías requerirán más o menos aviso según sus preferencias y su horario, así que asegúrese de verificar tres veces sus instrucciones de pedido con anticipación.
- Haga un seguimiento de las confirmaciones de asistencia. Luego, use el software de planificación de eventos para compartir su lista final de invitados con sus proveedores de servicios de catering, ayudantes de fiestas o cualquier otra persona involucrada en el proceso de planificación.
- Crea y comienza a compartir el hashtag de tu fiesta. Echa un vistazo a estas tendencias de hashtags de eventos mientras estás en ello.
Lista de verificación de planificación de fiestas 1 día antes:
Ya casi es hora, ¡sigue adelante!
- Ir al supermercado. O contrate un TaskRabbit o un servicio de entrega de comestibles para que lo haga por usted.
- Recoge tu pedido de panadería. Probablemente tenga prisa cuando lo haga, pero trate de recordar echar un vistazo dentro de las cajas antes de partir para asegurarse de que todo esté allí y se vea como lo imaginó.
- Prepare sobres de propinas para los animadores de fiestas y el personal. Para darle una idea de cuánto es apropiado, los animadores de fiestas infantiles generalmente esperan entre $15 y $20 en propinas cada uno, mientras que los vendedores de bodas, como los chefs, a menudo ven entre $50 y $100 por evento, en promedio.
- Haz pedidos de catering (si no estás trabajando con un chef). Lo mismo se aplica a sus opciones de comida rápida como sándwiches o pizza. Nuevamente, verifique las reglas de pedido de las empresas de antemano.
- Prepara tu espacio para eventos. Si es en tu casa o en una residencia privada, contrata a una sirvienta o limpia tú mismo las áreas de fiesta y los baños. Si está alquilando un espacio, verifique dos veces su contrato para ver si será responsable de la limpieza en algún momento. Estos son algunos consejos de limpieza para que tu fiesta en casa esté lista en una hora o menos.
- Prepara alimentos no perecederos.
Planificación del día de la fiesta:
Lo lograste: ¡termina estas últimas tareas y luego diviértete!
- Compra hielo. No tenga miedo de delegar esta tarea a otra persona. Solo asegúrate de que traigan un refrigerador para guardarlo.
- Configura la decoración y los centros de mesa de tu evento. Si encuentra que necesita más ideas en el último minuto, aquí hay ideas centrales económicas que puede hacer usted mismo.
- Para eventos al aire libre, prepárese de acuerdo con el pronóstico del tiempo. Las velas de citronela, los paraguas, las luces de cadena, las mantas y los organizadores de paraguas agregan un toque agradable.
- Limpiar después de que todo haya terminado. O contrate personal de desmontaje para que lo ayude a desmontar sus artículos alquilados y la decoración.
¿Qué pasa con mi lista de verificación de planificación de fiestas en un lugar??
Ya hemos mencionado algunos de los detalles de lidiar con espacios de alquiler en la lista de verificación de fiestas anterior, pero aquí hay algunas cosas más para agregar a su lista si está trabajando con un lugar de eventos comerciales:
- Confirme a qué hora se le permitirá a su equipo de fiesta ingresar al lugar para configurarlo. Tenga en cuenta dónde se pueden hacer las entregas también.
- Pregunte si hay un tiempo difícil de «salida» como parte de su alquiler o si tendrá la opción de venir y recoger los artículos que quedaron al día siguiente.
- Obtén la información de contacto del gerente del lugar en caso de emergencias (como quedar bloqueado u otros problemas).
- Resuelva la situación del estacionamiento. ¿Dónde está? ¿Es gratis? Si no, ¿quién se ocupará del servicio de aparcacoches y cobrará el dinero?
- Si necesita equipo de audio o visual para presentaciones de diapositivas o presentaciones, ¿el lugar ofrece esas herramientas?
- Si el lugar trabaja con una lista de proveedores preferidos, asegúrese de revisar su selección antes de encontrar la suya propia (si es que esa es una opción).
- Considere usar una aplicación de planificación de fiestas o un sitio web de planificación de fiestas para organizar todo.
Consejos para planificar tu evento
Esta guía ha cubierto los entresijos de casi todos los eventos de celebración que necesitará organizar.
Antes de ir, asegúrese de consultar estos otros excelentes consejos de planificación de fiestas con recursos como herramientas gratuitas de planificación de eventos y cómo planificar un evento sin estrés.
¿Busca más consejos sobre las listas de verificación para la planificación de fiestas?
¿Qué necesito para planear una fiesta?
Los ingredientes básicos para una fiesta son el lugar y los invitados. Para ir más allá de lo básico, debe planear asegurar un gran lugar, entretenimiento, decoraciones, comida y bebidas.
¿Qué necesitas para una lista de control de fiestas?
Para determinar lo que necesita en una lista de verificación de la fiesta, comience con el panorama general: ¿aproximadamente cuántos invitados y qué tipo de fiesta organizará? Para una pequeña celebración personal, es posible que solo necesite algunas bebidas, bocadillos y hielo. Sin embargo, para una gran gala temática, necesitará decoraciones, fondos fotográficos, catering, personal y probablemente un guardarropa.