No faltan guías para que los presentadores planifiquen sus charlas y sesiones de preguntas y respuestas en directo. (Consejo universal nº 1: Prepárate.) Pero esta guía es para ti, el organizador del evento. Para ofrecer una sesión de preguntas y respuestas organizada, puntual y atractiva, debes prepararte con antelación. no es posible improvisar
En el mejor de los casos, las preguntas y respuestas en directo pueden ser memorables, útiles y entretenidas. Pero en el peor de los casos, pueden ser la sección más débil de una reunión o presentación y, por desgracia, la última impresión que el orador deja en la audiencia. Como planificador, vale la pena conocer las formas más predecibles en que las preguntas y respuestas de las reuniones y presentaciones se desvían. Los problemas más comunes de las preguntas y respuestas son los siguientes
- Alargarse demasiado: Esto ocurre si hay demasiadas personas en el público que tienen preguntas, o si un solo miembro del público monopoliza el tiempo con una pregunta incoherente.
- Demasiado tiempo: puede ocurrir si la presentación se prolonga más de lo previsto y reduce el tiempo de las preguntas y respuestas, o si se ha previsto muy poco tiempo para las preguntas y respuestas
- Participación escasa o desviada: Esto ocurre cuando las preguntas del público se salen del tema y son incoherentes, sólo interesan a quien las formula o son afirmaciones que se disfrazan de preguntas.
Utilice estos 5 consejos para crear sesiones de preguntas y respuestas fluidas e informativas que ayudarán a los presentadores -y a su evento- a brillar.
1. Ayude a elaborar el formato de las preguntas y respuestas con el orador
En el formato tradicional, el periodo de preguntas y respuestas del público se realiza al final, y la regla general es que no debe durar más de 20 minutos. Sin embargo, si la presentación en sí es larga -más de 45 minutos-, considere la posibilidad de incluir otra sesión de preguntas y respuestas en el medio para separar las cosas.
Un periodo de preguntas y respuestas tradicional tiene mucho que recomendar: Un ligero cambio de formato y energía, por ejemplo, y una oportunidad para que el presentador se explaye en aspectos de interés para la audiencia. Pero los planificadores de eventos que quieran salirse de la norma pueden considerar enfoques no tradicionales.
Ejemplos de formatos de preguntas y respuestas no tradicionales
Grupo pequeño de trabajo
En qué consiste: Dividir a los asistentes en pequeños grupos para que discutan sus ideas y preguntas antes de la sesión de preguntas y respuestas. Los asistentes expondrán sus ideas y aclararán los puntos de confusión o las áreas en las que les gustaría ampliar sus conocimientos. Considere la posibilidad de proporcionar papel y bolígrafo para que los asistentes puedan anotar sus preguntas
Por qué es bueno: Este formato puede dar lugar a preguntas bien pensadas. La gente aprecia la oportunidad de prepararse y todos los asistentes ganan cuando las preguntas son claras. Los grupos reducidos también dan a los asistentes la oportunidad de hablar con otros asistentes, lo que fomenta la creación de redes y la conexión sobre un tema específico. Por último, el presentador puede circular durante los descansos para escuchar los debates, lo que le da la oportunidad de sacar a relucir cosas que oye y que le gustaría abordar especialmente.
Preguntas y respuestas inversas
En qué consiste: En la Harvard Business Review, Thomas Wedell-Wedellsborg describe un Q&A inverso, en el que el presentador hace una pregunta y los miembros del público la discuten con alguien cercano. Una buena pregunta ayudará a los participantes a avanzar en su comprensión o a pensar en cómo aplicar lo que han aprendido mientras la información está muy fresca. Wedell-Wedellsborg sugiere preguntas como: «Para usted, ¿cuál ha sido la clave de esta sesión?» o «¿Qué podría hacer de forma diferente en el futuro?»
Por qué es bueno: Este formato permite a los asistentes empezar a trabajar con la información y hacerla suya. Al igual que los grupos reducidos, las preguntas y respuestas inversas también permiten a los asistentes establecer contactos, pero ocupan mucho menos espacio en el orden del día, ya que no suelen ir seguidas de preguntas y respuestas. Es una buena opción para las presentaciones de duración corta o moderada que pueden parecer demasiado breves para una sesión completa de preguntas y respuestas
Por último, recuerde lo que Jerry Seinfeld señaló en un fragmento clásico: «Hablar delante de una multitud se considera el miedo número uno de la persona media… ¡El número dos es la muerte! Esto significa que para la persona media, si tiene que estar en un funeral, preferiría estar en el ataúd que haciendo el elogio» Las preguntas y respuestas inversas eliminan el espectro de un destino peor que la muerte.
Observaciones finales tras el Q&A
En qué consiste: Después de la sesión de preguntas y respuestas, el presentador concluye con una combinación de resumen y extensión. Puede hacer una recapitulación que repase los puntos cruciales, describa una aplicación interesante de su información o cuente una anécdota rápida que ilustre la utilidad de su enfoque. Estas observaciones finales deben ser breves.
Por qué es bueno: Este formato devuelve el control de la sala al presentador, dándole la oportunidad de crear la impresión final. El ponente puede subrayar los puntos clave o hacer que los asistentes piensen de una manera nueva, al tiempo que les deja con una sensación de comprensión, curiosidad o entusiasmo, todo lo cual puede ser difícil de asegurar con un Q&A en vivo.
Sin preguntas y respuestas
En qué consiste: Justo lo que parece: No ofrecer una opción de preguntas y respuestas.
Por qué es bueno: Algunas presentaciones son mejores sin ellas, ¿podría ser la tuya una de ellas? Las normas de TEDx especifican que sus charlas no tienen preguntas y respuestas del público. El objetivo del evento es que los participantes asimilen las ideas, reflexionen sobre ellas y saquen sus propias conclusiones.
2. Conoce las tendencias tecnológicas de interacción con el público y las últimas aplicaciones de preguntas y respuestas
Se acabaron los días en los que una sesión de preguntas y respuestas significaba que el organizador del evento hiciera correr un micrófono por la sala o que la gente formara filas ante los micrófonos cercanos al escenario. La tecnología puede ser fantástica para mantener las sesiones de preguntas y respuestas racionalizadas, en el camino y en el tema. Las herramientas tecnológicas fomentan la participación del público, la formulación de preguntas concretas y, en algunos casos, eliminan el «problema de Seinfeld» de pedir a la gente que hable en voz alta en público
En primer lugar, asegúrate de que el WiFi del evento está a la altura del lugar donde se celebra para que pueda gestionar la tecnología sin problemas. A continuación, discute las opciones tecnológicas con los presentadores. Puede que los ponentes experimentados tengan su tecnología preferida, pero tú debes conocer las últimas tendencias tecnológicas de interacción con el público para poder guiar a los presentadores principiantes. Las últimas y mejores soluciones tecnológicas para las preguntas y respuestas incluyen
Muros sociales
Los muros sociales muestran contenido relevante extraído de sitios sociales como Twitter, Instagram y Facebook. Para utilizar un muro social sólo necesitas el software de agregación y una forma de mostrar el flujo, como una pantalla digital o un proyector
Los muros sociales son estupendos para captar la atención del público y ampliar el alcance del evento, pero considere la posibilidad de aplicarlos también a las preguntas y respuestas. A la gente le encanta verse a sí misma -o a sus tweets- en la pantalla grande, y los muros sociales también les ayudan a recordar que deben utilizar el hashtag correcto. Y cuando las preguntas y respuestas se publican a través de las redes sociales, aumenta el interés por el evento. En los eventos retransmitidos en directo, los muros sociales pueden igualar el terreno de juego entre los miembros del público que están allí en persona y los asistentes remotos
Hay muchas herramientas para los muros sociales. Hootfeed, de Hootsuite, mostrará una selección personalizada de tu flujo de Twitter que es ideal para las preguntas y respuestas. Glisser también ofrece pantallas de Twitter personalizables que pueden moderarse y, junto con su aplicación, permite a los asistentes compartir diapositivas a través de Twitter
Aplicaciones de encuestas y preguntas y respuestas
Hay muchas aplicaciones diseñadas específicamente para ayudar a la participación del público en las presentaciones y reuniones, incluidas las preguntas y respuestas. Dos de las más importantes son Metimeter y Slido. Ninguna de ellas requiere que los miembros del público se descarguen una aplicación antes de la presentación. En su lugar, los asistentes deben ir a una URL e introducir un código específico del evento
Ambas permiten a los usuarios enviar y votar preguntas antes de la presentación, lo que ayuda a los asistentes a empezar a pensar en el material y permite al presentador adelantarse a la preparación. Hable con el presentador sobre lo que le gustaría que los miembros de la audiencia preguntaran: es una gran oportunidad para sembrar un par de preguntas relevantes.
Durante la presentación, los miembros del público también pueden enviar preguntas y votar sobre las que les gustaría que el presentador respondiera. De este modo, las preguntas son relevantes para el mayor número de personas. Estas aplicaciones también permiten que el presentador cambie el guión de las preguntas y respuestas con un sondeo en directo, haciendo una pregunta al público que éste responde con su smartphone
Aplicaciones que convierten los smartphones en micrófonos
En muchos eventos, los asistentes llevan consigo sus teléfonos inteligentes, por lo que la conversión de teléfonos en micrófonos suena muy bien. El inconveniente está en la gestión: Cada teléfono/micrófono de los asistentes no puede estar activo a la vez.
Un sistema llamado Crowd Mics de Biamp resuelve este problema con una aplicación para iPad que controla qué micrófonos están activos. Crowd Mics requiere un hardware especial que se conecta al sistema de sonido, y también requiere que los asistentes se descarguen una aplicación gratuita. Si quieres que la gente se descargue la aplicación, pon la información de descarga en los correos electrónicos de confirmación de los asistentes o en la diapositiva cuando entren en la presentación. (Esta plataforma también ofrece funciones de encuestas y comentarios en directo)
También es posible conectar el teléfono a un altavoz Bluetooth, una buena opción de reserva para el organizador de eventos ultrapreparado. Si el micrófono o el sistema de sonido se estropean y estás increíblemente familiarizado con el hardware y el software implicados, tienes una solución provisional mientras se arregla el sistema audiovisual. Los inconvenientes son similares a los de un micrófono tradicional -tienes que llevar el micrófono a la gente o la gente al micrófono-, pero en este caso, ese micrófono es tu teléfono. Así que probablemente quieras una funda a prueba de golpes.
Micros arrojadizos
Los micrófonos blandos y acolchados que se pueden lanzar, como el Catchbox, están arrasando en las sesiones de preguntas y respuestas en directo. Eliminan el largo proceso de pasar el micrófono y la fila de miembros del público nerviosos detrás del micrófono cerca del escenario
Además, son totalmente divertidos.
3. Informa a tu equipo y ensaya para que las preguntas y respuestas sean fluidas
Dependiendo del tipo y el tamaño del evento, tu equipo de presentación puede estar formado por ti mismo, el orador, un moderador y un director de escena.
Si la presentación cuenta con un moderador, infórmale al principio del proceso. Los moderadores deben conocer el objetivo general del organizador del acto: ¿Qué quieren que sepan los asistentes y cómo deben sentirse al final de la presentación y las preguntas y respuestas? ¿Quiénes son los asistentes? ¿Cuáles son sus necesidades, esperanzas y temores?
Los moderadores también necesitan información sobre el orador o los oradores, y sobre los temas en los que les gustaría profundizar o que prefieren evitar por completo. En una presentación de un panel sobre investigación neurocientífica, por ejemplo, es útil que el moderador sepa que los panelistas quieren hablar de las implicaciones y aplicaciones potenciales de su investigación, pero prefieren evitar el uso de ratones en la investigación.
Por último, asegúrate de que el moderador conoce y está familiarizado con la tecnología. De este modo, podrá mantenerse al mando durante todo el turno de preguntas y respuestas, y comprender el tiempo que tardan en aparecer las respuestas de las encuestas y las nuevas preguntas
Discute con el presentador los planes para respetar el límite de tiempo de la presentación y de las preguntas y respuestas. Si hay más preguntas de las que permite el tiempo, ¿habrá un hashtag que la gente pueda utilizar o un grupo de Facebook al que puedan unirse para continuar el debate? Si no es así, algo tan sencillo como una diapositiva con la información de contacto del ponente puede ser una señal práctica de que el programa está terminando.
También querrá averiguar con antelación si el presentador se siente cómodo hablando con miembros del público que se alargan, divagan, cuentan historias en lugar de hacer preguntas o hablan con poca claridad. Si el conferenciante se siente cómodo manejando esas situaciones, su trabajo está hecho. Si el acto va a contar con un moderador, acuerda las situaciones en las que el moderador debe intervenir.
Si no hay moderador y el orador aún no se siente cómodo ni tiene experiencia en estas situaciones, dale algo de práctica. Haz el papel del miembro del público que divaga, y ellos pueden practicar cómo guiarte con suavidad y amabilidad para que hagas la pregunta. Si esa táctica no funciona, pueden simplemente pasar a un tema relacionado sobre el que les gustaría hablar. Pregunta si el orador está dispuesto a hacer «preguntas y comentarios», de modo que los inevitables miembros del público que tengan algo que decir -pero no una pregunta concreta- puedan terminar su intervención y recibir simplemente las gracias, con la mínima incomodidad.
Aunque disponga de sistemas para agilizar la comunicación con el equipo del evento, merece la pena reunirse en persona con el orador, el moderador y el director de escena antes de la sesión. Repasa el orden de los eventos, las expectativas de tiempo para cada parte y las normas. Cuando se trata de mantener las preguntas y respuestas dentro de sus límites de tiempo, no hay nada que sustituya a la antigua fijación de expectativas y al establecimiento de señales de antemano.
4. Informe a su equipo para afinar las futuras preguntas y respuestas
Si está interesado en mejorar las sesiones de preguntas y respuestas de su evento, convierta en un hábito la realización de informes con su equipo, su presentador o usted mismo. Presta atención a lo que salió bien y a lo que no. Si hay imágenes de vídeo, revíselas: ¿Se desviaron las preguntas, fueron hostiles o confusas? ¿Fue difícil escuchar las preguntas debido a problemas técnicos, lo que provocó la irritación de los participantes? ¿Los problemas de tiempo hicieron que mucha gente no pudiera hacer sus preguntas y se fuera decepcionada?
¿Qué podría haber hecho usted o el presentador de otra manera? Posiblemente, para la próxima vez, habría que ofrecer una nueva opción tecnológica, o dedicar más tiempo a un ensayo para que todos se sientan cómodos con el formato y la tecnología.
A continuación, el mayor desafío: ¿hubo puntos durante la sesión de preguntas y respuestas en los que PODRÍAN haberse desviado, ser hostiles o confusos, pero no fue así? ¿Cómo mantuvo el orador el control de la sesión? Tal vez utilizó el humor, pasó a una respuesta preparada sobre un tema relacionado, o puso una diapositiva con su información de contacto e invitó a la persona que preguntaba a ponerse en contacto después. Esto puede servir de base para la preparación de futuras preguntas y respuestas, y para cualquier orientación que ofrezca a los presentadores y a su equipo.
A medida que vayas acumulando experiencia en preguntas y respuestas, desarrollarás un sentido de las estructuras que funcionan mejor y te convertirás en un experto en conocer las necesidades de tus ponentes en las primeras fases del proceso, de modo que puedas preparar el terreno para el éxito.
5. Explique las expectativas de su público
Desgraciadamente, no des por sentado que todos los miembros del público son capaces de ser sucintos, o que incluso han aprendido sus modales. Por eso los teatros de Broadway piden a los espectadores que apaguen sus teléfonos antes de subir el telón. Para su sesión de preguntas y respuestas, aclare las directrices a su público en repetidas ocasiones, por ejemplo en el correo electrónico del itinerario del evento y en el programa del día del evento, y en una diapositiva al principio de la sesión de preguntas y respuestas. Posibles directrices a incluir
- Piense en sus preguntas con antelación.
- Haz que tus preguntas sean breves
- Sea considerado con todo el público.
- Evite las declaraciones.
Establecer los límites por adelantado reduce las posibilidades de que la gente los sobrepase. También minimiza la incomodidad que se produce cuando un miembro de la audiencia necesita que se le recuerde, porque (casi) todo el mundo está en la misma página
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