La gestión de eventos corporativos consiste en sacar el máximo provecho de cada evento, reuniendo a las personas de forma memorable en nombre de una empresa. Los planificadores de eventos corporativos se encargan de todos los pequeños (y grandes) detalles de principio a fin, para garantizar que el evento ofrezca el mejor rendimiento de la inversión para su empresa.
Por ello, una carrera en la gestión de eventos corporativos exige que los planificadores sean hábiles en el desarrollo de relaciones, la investigación de lugares, la negociación de contratos, la gestión de un presupuesto y el marketing de eventos, y suele pagar 63.108 dólares al año.
Hoy exploraremos cómo los mejores planificadores corporativos dan vida a sus eventos, revelando algunos de los mejores consejos de gestión de eventos corporativos para lograr el éxito.
Explore los mejores consejos de gestión de eventos corporativos
La gestión de eventos corporativos puede suponer un reto para los mejores de nosotros, incluso en los días buenos, debido a la gran cantidad de partes interesadas, los cambios constantes y todas las variables, desde el catering hasta el patrocinio del evento. He aquí algunos consejos que los mejores planificadores de eventos corporativos utilizan para que cada evento sea un triunfo que ofrezca un retorno de la inversión.
1. Reserve el lugar de celebración durante varios años.
Intente asegurar el lugar de celebración con antelación y reserve un contrato de varios años. Esto no sólo le facilitará la toma de decisiones sobre el tema y le permitirá volver a contratar a los proveedores que funcionen durante la semana, sino que también le ahorrará dinero al garantizarle al lugar de celebración una gran cantidad de negocios por adelantado.
2. Mantén tu rolodex digital lleno conectándote en LinkedIn.
Cuando encuentres grandes proveedores, puedes crear un libro de jugadas en grupo que podáis ejecutar juntos una y otra vez. Intenta establecer contactos con personas que trabajen en locales, creen artículos para eventos, gestionen el catering, ayuden con los medios audiovisuales, conozcan a grandes artistas musicales, tengan un mobiliario excepcional para eventos, etc. La mejor manera de conocer a estas personas es a través de las recomendaciones de tu red actual. Busca en LinkedIn a personas con las que tengas conexiones en común y, si lo necesitas, pregunta a tu conexión original si te aconsejaría trabajar con la nueva persona.
3. Envíe las invitaciones al menos tres semanas antes de su evento para los eventos pequeños. Para los grandes eventos, especialmente los B2B, notifica a los asistentes la fecha con un año de antelación.
Avisar con tres semanas de antelación es suficiente para que la gente no esté reservada todavía, pero lo suficientemente cerca como para que no se olviden totalmente de su evento. La excepción es si se trata de un día festivo o sabes que hay una gran demanda para la fecha elegida, envía la invitación del evento unos meses antes.
Cuando se trata de eventos B2B de mayor envergadura, es importante identificar la fecha con más antelación, por ejemplo con un año de antelación. Esto se debe a que las empresas suelen tener ciclos de compra largos, y los empleados pueden tardar unos meses en aprobar sus presupuestos para viajes y formación.
4. Incluya una confirmación de asistencia fluida.
Hoy en día la gente está más ocupada que nunca, por lo que es fundamental facilitar la confirmación de asistencia. Sobre todo porque necesita un recuento exacto de los invitados para poder tomar decisiones de gasto. Incluya un botón de llamada a la acción en sus correos electrónicos y, si ha enviado las invitaciones por correo, incluya un sobre con la dirección y el sello. También puedes considerar la posibilidad de que la gente te envíe un mensaje de texto con un SÍ o un NO, ya que el uso del teléfono móvil sigue aumentando.
5. Haz que el análisis del impacto forme parte de tus paquetes de patrocinio.
Trate a sus patrocinadores como el oro que son Además de obtener su opinión después de la feria, proporcione a sus patrocinadores un informe con el impacto que han tenido en su feria. Ayúdeles a hacer un seguimiento y a captar clientes potenciales en la feria, muestre el crecimiento de su conocimiento de la marca informando sobre la cobertura de los medios sociales que obtuvieron, entreviste a algunos participantes de la feria para obtener citas sobre los patrocinadores e inclúyalas, y comparta las respuestas de las encuestas posteriores al evento que sean relevantes para sus patrocinadores en el informe de análisis que les envíe.
6. Toma una clase de negociación.
En la gestión de eventos corporativos hay muchas cosas que hay que negociar, desde la comida y la bebida hasta los servicios audiovisuales. Tomar una clase puede equiparte para saber qué dar y cuándo tirar. Esperar unos días, comprometer más negocios a una tarifa más baja y conseguir presupuestos de la competencia son algunas de las tácticas que puedes utilizar.
7. Ten un plan de respaldo para tus «imprescindibles».
En la mayoría de los casos, tendrá que recurrir al Plan B. Haga una lista de las cinco características más importantes de su evento. A continuación, elabore con antelación un plan de respaldo para adaptarse sobre el terreno en caso de que algo vaya mal en relación con una de esas variables. Aunque es posible que no se produzca la situación exacta, esto debería aliviar tu estrés y puede ayudarte a practicar la resolución de problemas con rapidez.
Cómo convertirse en el mejor organizador de eventos corporativos
La planificación de eventos corporativos es una de las áreas más lucrativas de la planificación de eventos. Entonces, ¿por dónde empezar y qué es lo que le ayudará a tener éxito? He aquí cinco consejos para comenzar su carrera de gestión de eventos corporativos.
1. Obtenga una licenci
atura.
Aunque no es obligatorio tener una licenciatura, es muy preferible y puede hacer que tu solicitud destaque. Una licenciatura en hostelería, relaciones públicas o negocios te dará un contexto adicional sobre la corporación para la que trabajas.
2. Consigue experiencia en la gestión de eventos corporativos
.
Una de las mejores formas de adquirir experiencia profesional es a través de unas prácticas o como voluntario en eventos. Empieza por seguir a los profesionales de la gestión de eventos mientras coordinan reuniones y foros. Puedes ofrecerte como coordinador de relaciones con los invitados o como asistente administrativo, cualquier cosa que te permita estar al tanto de las decisiones cotidianas y los simulacros de incendio. Este tipo de experiencia práctica es la única forma de desarrollar las habilidades necesarias para detectar clientes o proveedores problemáticos desde el principio, y aprender a crear planes de respaldo que te ayuden a pivotar cuando sea necesario.
3. Acude a los eventos
Asiste a conferencias y ferias, y pregunta a los demás asistentes qué les gusta y qué no. No hay nada como vivir un evento para saber qué funciona bien y qué no. Además, es una forma estupenda de establecer contactos. Si te obligas a intentar establecer relaciones en los eventos, desarrollarás las habilidades de comunicación y las relaciones interpersonales que necesitarás para tener éxito en la gestión de eventos corporativos. Y, al mismo tiempo, desarrollarás tu red de proveedores y vendedores, por ejemplo, de catering, fotógrafos, floristas y animadores, con los que podrás trabajar más adelante.
4. Obtén una certificación en gestión de
eventos.
La certificación de eventos profesionales puede llevar tu experiencia a un nuevo nivel. Aunque la certificación no es necesaria, la obtención de credenciales avanzadas puede ayudarte a destacar y a garantizar que estás al día en las mejores prácticas del sector. Hay una serie de certificaciones que puede obtener en función de su carrera y de sus objetivos profesionales. Certified Meeting Professional (CMP), Certified Professional in Catering and Events (CPCE), Certified Special Events Professional (CSEP), Digital Event Strategist (DES) y Certified Trade Show Marketer (CTSM) son algunas de las credenciales de planificación de eventos más populares que puedes obtener.
5. Practica
con tu propio evento.
Organiza tu propio evento. Ya sea una carrera benéfica o la fiesta de cumpleaños de un amigo, planifica un evento de principio a fin. Esto te ayudará a desarrollar tus habilidades y procesos. Desarrollarás un buen ojo para los detalles y un sistema para gestionar esos detalles siempre cambiantes. Desarrollarás tus habilidades de comunicación, ya que trabajarás para comunicarte constantemente de forma eficaz con los clientes, los proveedores y los participantes. Además, aprenderá a negociar, ya que tendrá que tratar con los proveedores, así como con los presupuestos de éstos y los suyos propios. Y aprenderá nuevas formas de abordar los problemas a medida que vayan surgiendo.
Descubra los diferentes tipos de eventos corpor
ativos
Un evento corporativo es cualquier ocasión creada por una empresa que reúne a personas en nombre de un objetivo empresarial. Por lo tanto, los eventos corporativos pueden involucrar a los empleados de una empresa, a los miembros de la junta directiva, a los socios, a los clientes o a los clientes potenciales. Estos son algunos de los tipos más comunes de eventos corporativos que un gestor de marketing de eventos es responsable de ayudar a planificar.
1. Seminarios y conferencias
Las conferencias y los seminarios se utilizan como una forma de reunir a personas con una pasión específica, para conectar, aprender e inspirarse mutuamente. Los seminarios suelen ser eventos de un día o más cortos, con un elenco de ponentes expertos que comparten su información y conocimientos. Por ejemplo, una conferencia de Jane Goodall. En general, los seminarios mantienen a todos los miembros juntos en un espacio similar. Y las conferencias son básicamente seminarios múltiples, es decir, tienen varias sesiones y suelen abarcar varios días. Por lo general, comienzan con un orador principal y luego se dividen en sesiones temáticas o paneles de discusión sobre temas específicos. Cvent CONNECT es un gran ejemplo de conferencia.
2. Ferias y exposiciones
Las ferias y exposiciones son eventos de gran envergadura que reúnen a un público en torno a un determinado interés, así como a diferentes vendedores y expositores durante un evento de varios días. Las exposiciones comerciales son una gran manera de que las empresas se posicionen como líderes de opinión y pioneras del sector. Incluso si no es el anfitrión de la feria, su empresa tiene la oportunidad de asistir a una exposición como expositor para atraer a nuevos clientes. La gestión de eventos para una feria comercial implica organizar las tarifas de patrocinio para el espacio de los puestos, organizar a los VIPs y a los ponentes principales, publicitar el evento y garantizar que el montaje y la ejecución se lleven a cabo sin problemas. SWSX es un ejemplo de feria comercial.
3. Eventos de formación
de equipos
Los eventos de creación de equipos son una forma estupenda de involucrar y motivar a los empleados. Suelen ser retos que garantizan que los grupos cooperen para ofrecer una solución, y pueden incluir ejercicios organizados como juegos y deportes. Aunque el ritmo y el compromiso son importantes, no hay que confundir la formación de equipos con el ocio en equipo. Algunos de los mejores ejemplos de team building son las búsquedas del tesoro, los torneos de juegos de mesa, el trivial de oficina, los talleres de improvisación y las salas de escape.
4. Lanzamiento de productos
Los eventos de lanzamiento de productos pueden ir desde pequeñas reuniones internas para equipar a los equipos de ventas internos, hasta fiestas multitudinarias orientadas a crear expectación sobre un próximo producto. Las empresas que venden productos a los consumidores son las que más celebran los eventos de lanzamiento de productos, siendo estos posibles consumidores y los medios de comunicación los principales invitados al evento de lanzamiento, ya que la cobertura de los medios de comunicación es uno de los principales objetivos de la celebración de un evento de lanzamiento. Estos actos pueden incluir regalos, un orador invitado o invitados célebres, cena y champán, e incluso espectáculos en directo, según el sector.
5. Reuniones del consejo de administración
Las reuniones del consejo de administración suelen consistir en una presentación con un poco de debate, y ayudan a alinear a los administradores de la empresa y a los empleados en torno a las decisiones clave del negocio. Del mismo modo, las reuniones de las partes interesadas dan a los inversores la oportunidad de aportar su opinión sobre la estrategia y los objetivos de la empresa. Estas reuniones pueden ser pequeñas reuniones internas anuales o semestrales o empresas más grandes, dependiendo de la naturaleza (y el presupuesto) de la organización, la cantidad de individuos del consejo o los inversores en la organización.
6. Retiros para ejecutivos y programas de incentivos
Los retiros para ejecutivos reúnen a los miembros del equipo más importante para crear vínculos y trazar la hoja de ruta de la empresa. Suelen celebrarse en lugares algo más extravagantes para ayudar a inspirar a los asistentes. Del mismo modo, los viajes de incentivo suelen recompensar a un grupo de personas con un viaje a un lugar exótico. El objetivo de estos eventos corporativos es motivar a los equipos de ventas y otros para que alcancen grandes objetivos.
7. Fiestas de fin de año
Las fiestas navideñas son una forma estupenda de agradecer a los empleados su trabajo durante todo el año. Las fiestas navideñas, que suelen celebrarse en restaurantes o lugares para eventos especiales, pueden incluir un catering de temporada y emocionantes invitados musicales. Aunque a menudo se invita a las personas importantes, puede ser interesante ofrecer a los empleados la oportunidad de conectarse por su cuenta con unas horas designadas sólo para los empleados.
8. Galardones de la empresa
Las galas de premios de la empresa son otra forma de agradecer e incentivar a los empleados. Suelen contar con la participación de toda la empresa y un puñado de presentadores. Los premios físicos, como trofeos, placas y fotografías, son bastante comunes. Los Dundees son un ejemplo de acto de entrega de premios.
9. Reuniones mensuales de toda la empresa
Muchas empresas celebran una reunión mensual para hablar de la marcha de la empresa y de los planes futuros, para todos los empleados. O, al menos una vez al año, reúnen a todos sus empleados de todo el mundo en un mismo lugar. Estas reuniones pueden celebrarse en los salones de un hotel local si la empresa no dispone de un espacio de reunión lo suficientemente grande en su propio campus. Un componente crítico suele ser el sistema audiovisual. Asegúrese de que la presentación de diapositivas se visualiza y de que todos los presentadores se sienten cómodos con sus micrófonos con antelación.
10 sencillos pasos para planificar un
evento corporativo
La mejor manera de enfocar cada evento corporativo es comprendiendo los cinco aspectos más críticos de la gestión de eventos: investigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación. He aquí algunos consejos útiles para planificar un evento corporativo que los asistentes no olvidarán pronto.
1. Conozca el contexto.
Cree una plantilla de entrada estándar que pueda completar para cada evento corporativo, que le ayude a reunir toda la información necesaria para el éxito. Asegúrese de que las partes interesadas le ayuden a determinar a quién va dirigido el evento, qué formato debe tener, cuándo debe celebrarse, qué visión tienen del lugar y, lo más importante, por qué debe celebrarse el evento. En lo que respecta a las partes interesadas, utiliza los roles RASIC para ayudarte a fijar quién debe participar en qué decisiones y en qué medida. Una vez que hayas identificado tus objetivos SMART en función de sus expectativas, podrás decidir qué tipo de evento funcionará mejor.
2. Crea un presupuesto en el mejor de los casos, en el caso base y en el peor de los casos.
Si creas varios niveles de presupuesto, podrás predecir mejor lo que podrías gastar realmente y también preparar a todos para que haya el menor número posible de sorpresas. En la mayoría de los eventos hay una o dos sorpresas, por lo que es mejor tratar de anticiparse a ellas añadiendo un «factor de improvisación» de alrededor del 10%. Una vez fijados los tres presupuestos, trabaje para desglosarlos, asignando los mayores porcentajes a las características que tendrán mayor impacto en el objetivo de su evento. Por ejemplo, si te gastas más dinero en el mobiliario de lujo que en los altavoces, es posible que el público no pueda escuchar para aprender, aunque esté cómodo. Para reducir aún más los costes, considere la posibilidad de crear paquetes de patrocinio únicos para el evento, así como reclutar a un grupo de voluntarios de las escuelas locales.
3. Cumpla el calendario a toda costa, utilizando una lista de control.
Establezca un límite de tiempo para cada tarea que deba completarse antes, durante y después del evento, y luego póngalas en una lista de control exhaustiva. Si organizas un equipo para el evento, considera la posibilidad de llegar a crear una lista de tareas para cada miembro del equipo. Para ello, basta con crear una hoja de cálculo en línea y utilizar pestañas individuales para cada categoría del evento, como el lugar de celebración, el orador, el programa, la agenda y el viaje, para enumerar cada parte del proceso, el propietario y todos los plazos pertinentes.
4. Utiliza herramientas de colaboración en línea para ahorrar tiempo.
Utilice un software de colaboración en línea para eventos que se ocupe de cada tarea, como la creación del diagrama del evento, el seguimiento de los posibles patrocinadores del evento en un sistema de ventas y catering basado en la nube, y la potenciación del registro de su evento con herramientas fáciles de usar. Dado que las cosas cambian con tanta frecuencia en los eventos, el uso de un software que se actualiza en tiempo real, sin importar dónde se encuentren los miembros de su equipo, puede ahorrarle un montón de errores.
5. Haz que los asistentes se sientan exclusivos, sin importar el tamaño.
Puede ser muy estresante decidir a cuántos invitados se va a invitar. ¿Son los ejecutivos de su empresa, los directivos, los clientes de larga duración, los socios comerciales, los miembros de la comunidad, o una combinación de estos u otros grupos? Una vez que pueda nombrar a su público, podrá satisfacer sus necesidades e intereses. No importa lo grande o pequeña que sea la lista de invitados, la gente recordará la experiencia del evento. Lo que significa que todos los asistentes al evento son potenciales embajadores de la marca para su empresa. Incluya toques personalizados en cada paso del camino, desde incluir sus nombres en las invitaciones hasta asegurarse de que reciben la comida adecuada.
6. Elija un formato interactivo.
Ha llegado el momento de elegir un tema y un formato únicos. Comprueba qué temas han utilizado los competidores y la respuesta del público a los mismos. Investiga los intereses generales de tus consumidores en Google Analytics y comprueba si hay elementos comunes que puedas aprovechar para crear un tema memorable. En cuanto al formato, traiga a un orador invitado para posicionar a su empresa como líder de opinión, establezca paneles de clientes y mesas redondas para fomentar el debate y el intercambio de ideas, o divida a los grupos en sesiones de trabajo basadas en intereses temáticos. Trabaje deliberadamente para crear un equilibrio entre mantener a los participantes aprendiendo activamente, conociendo a otros, y dándoles alguna oportunidad para respirar, ya que pueden necesitar tiempo para procesar lo que están aprendiendo y reenergizarse.
7. Elija un lugar de reunión local.
Dado que la ubicación es fundamental para la participación, trate de mantenerse en el ámbito local. Puede explorar cientos de lugares de celebración de eventos locales en Cvent, y encontrar un lugar de celebración en una zona conveniente con un entorno dinámico, para que los participantes se sientan cómodos y estén dispuestos a hacer el viaje. Realice una visita virtual al lugar y asegúrese de que el catering, los equipos audiovisuales y la seguridad satisfacen sus necesidades.
8. Proporcione actualizaciones logísticas en tiempo real.
Tener todo perfectamente planificado le evitará cualquier contratiempo. Sepa cuándo van a venir sus proveedores a instalarse, tenga una agenda para el evento y asegúrese de que el personal está informado de lo que ocurre en cada momento. Utiliza una herramienta de colaboración para mantener a tus colegas, a los proveedores y al lugar de celebración en la misma página, incluso cuando se produzcan cambios. Puedes compartir diagramas, tablas de asientos y tu lista de inscripciones con los proveedores de comida, los especialistas en audiovisuales, los impresores, los decoradores, los encargados de hacer las fotos y el personal de seguridad, por nombrar sólo algunos. Para garantizar que todo se desarrolle según lo previsto, asegúrate de que todos los miembros de tu grupo tengan tareas específicas de las que sean responsables. Una forma sencilla de hacerlo es decirse a sí mismo: «Si esto sale mal, ¿a quién se despide?» y asegurarse de que es alguien (¡no es que vayas a despedirlo!).
9. Prepare a su equipo de ventas y de marketing para promocionar el evento.
Si la gente no conoce el evento, no acudirá En primer lugar, cree un sitio web del evento y paquetes promocionales de patrocinio. A continuación, anime a sus equipos de ventas a enviar correos electrónicos a sus contactos y a promocionar la conferencia cuando vayan a visitar a sus clientes. Trabaje con su equipo de marketing para colocar anuncios en los boletines del sector, en las redes sociales, añada su evento a las listas y directorios del sector y pague a sus socios para que lo distribuyan. Ayude a crear presencia de marca utilizando el mismo eslogan del evento y los mismos hashtags en todas las plataformas.
10. Dedica el mismo tiempo a terminar tu evento que a empezarlo.
Tendemos a poner mucho empeño en empezar cosas nuevas, y a menudo no invertimos un esfuerzo comparable en envolverlas bien y aprender de ellas. Al finalizar el acto, asegúrese de que los asistentes tengan una llamada a la acción final. Puede tratarse de un código especial para su producto, un acceso exclusivo a las fotos del evento, un último regalo o cualquier otra cosa. Una vez que el día del evento haya concluido, concluya los detalles restantes, por ejemplo, el envío de los últimos pagos a los proveedores, la conciliación de las finanzas y la dirección de un informe posterior a la ocasión con su grupo. A continuación, organice una fiesta de notas adhesivas posterior a la conferencia, en la que todo el mundo ponga notas adhesivas en columnas sobre lo que ha ido bien, lo que podría haber ido mejor y lo que ha aprendido. Además, recaba las opiniones de los asistentes mediante la aplicación de planificación de eventos. Además, comparte todo lo que aprendas con todos los socios correspondientes.
Ahora ya está listo para hacer realidad estos consejos de gestión de eventos corporativos
Según los datos de eventos de la Oficina de Estadísticas Laborales, se espera que el crecimiento del empleo para los planificadores de reuniones y eventos crezca a un ritmo del 11% desde 2016 hasta 2026. Así que, en comparación con el crecimiento total previsto del 7%, los planificadores de eventos parecen tener un futuro brillante por delante en el mercado laboral. Eso significa que ahora es el momento perfecto para seguir invirtiendo en sus habilidades de gestión de eventos corporativos.
A continuación, vea algunas ideas creativas de entretenimiento para eventos corporativos que realmente funcionan. Independientemente de si se trata de una conferencia, un seminario o una fiesta, y de si tiene tres semanas para diseñar o un año entero, el éxito de su evento está en los detalles.