La investigación del Departamento de Trabajo de EE. UU. muestra que armar su plan de negocios de gestión de eventos es una decisión inteligente en este momento. La industria está creciendo más rápido que la mayoría.
Y debido a que no se requiere capacitación especializada para comenzar uno, puede esperar comenzar a obtener ganancias mucho, mucho más rápido.
¿Cómo empiezo mi propio negocio de planificación de eventos?
Como cualquier pequeña empresa, debe comenzar investigando mucho y creando un plan para qué servicios ofrecerá y cómo los comercializará.
También tendrá que resolver cosas como el presupuesto, si desea o no expandir su equipo con personal de eventos u otros especialistas, y tareas administrativas como cotización, facturación, etc.
Como ya puede ver, la mayor parte del trabajo se realiza por adelantado. ¡Pero solo tienes que hacerlo una vez! Y aunque lo más probable es que modifique su plan a medida que su negocio siga creciendo, el trabajo que realice ahora servirá en gran medida como base de la empresa en los años venideros.
Cómo iniciar un negocio de planificación de eventos
Si está buscando obtener uno de los más de 116 700 (en promedio) trabajos disponibles para gerentes de reuniones, convenciones y eventos, esto es lo que necesitará para comenzar.
Paso 1: Determine si es una buena opción.
Como la mayoría de los trabajos, tu conjunto de habilidades y personalidad determinará en gran medida su éxito en este campo. Y aunque no necesita marcar todas las cualidades de esta lista, aquí hay algunas cosas que debe considerar antes de comenzar un negocio de gestión de eventos:
- Puede tener en cuenta el panorama general mientras se ocupa de todos los pequeños detalles.
- Ya sea el brunch dominical o la fiesta de la empresa, usted es la persona a la que acudir para todos los eventos de grupo.
- Trabajar dentro de un presupuesto y un cronograma estricto lo hace sentir estimulado creativamente, no atrofiado.
Paso 2: Certificaciones de investigación.
La Oficina de Estadísticas Laborales señala que la demanda de administradores de eventos crecerá un 11 % adicional para cuando lleguemos a 2026. Con una perspectiva industrial tan positiva, es bueno encontrar nuevas formas de sobresalir entre la competencia a medida que nuevos planificadores de eventos ingresen al mercado en los próximos años.
Las certificaciones son formas fantásticas de agregue credibilidad a su negocio, independientemente de su nivel de experiencia. Además de demostrar que está dedicado a mejorar su educación en el campo, estas credenciales muestran que instituciones respetadas pueden responder por sus habilidades (y su negocio).
Algunas de las principales certificaciones que buscan los administradores de eventos incluyen:
- Profesional Certificado en Eventos Especiales
- Especialista certificado en planificación de eventos
- Planificador de eventos de calidad certificado
Hay muchas más opciones para elegir, pero estas sirven como un excelente punto de partida. Sin embargo, si no puede adquirir uno en este momento, aún puede hacer despegar su negocio sin él.
Vale la pena señalar que, más allá de las certificaciones, no existen requisitos estrictos de título universitario (aunque parece que la mayoría de los organizadores de eventos tienen algún tipo de educación de licenciatura en su haber cuando comienzan).
Paso 3: Complete un plan de negocios de gestión de eventos.
Cualquier búsqueda superficial en Google de la frase «plan de negocios de gestión de eventos» lo llevará inevitablemente a algunas plantillas gratuitas de planes de negocios de planificación de bodas y eventos.
Sin embargo, encontrará que el que hemos creado (a continuación) proporciona un «ni demasiado, ni demasiado poco» enfoque que no encontrará en ninguna otra guía.
Cada punto ha sido cuidadosamente seleccionado para que pueda crear el plan de negocios de gestión de eventos de sus sueños sin sentirse abrumado o perder detalles que definitivamente necesita incluir. Siempre que marque los elementos que enumeramos, tendrá un plan de negocios sólido listo para funcionar en poco tiempo.
Paso 4: Maneje todo el papeleo necesario.
Para iniciar un negocio de gestión de eventos, necesitará cada uno de los siguientes:
- Un plan de negocios de gestión de eventos. (use la plantilla gratuita que hicimos a continuación)
- Aprobación de una estructura de negocio fiscal que se adapte a sus necesidades financieras
- Seguro de responsabilidad comercial general
Estos documentos cubren todos los aspectos básicos. Pero a medida que adquiera más experiencia, es posible que desee agregar cosas como un seguro basado en el hogar o actualizarse a una nueva entidad fiscal una vez que ingrese al grupo apropiado.
No entraremos en estos conceptos más avanzados para esta guía para principiantes, pero asegúrese de revisar estas categorías antes de que esté oficialmente abierto para el negocio.
Paso 5: Calcule las finanzas.
Para ser claros, ¡definitivamente puedes comenzar un negocio de gestión de eventos sin dinero! Sin embargo, ya sea que su financiación provenga de su propia cuenta bancaria o de la de otra persona, las pequeñas empresas en la industria de eventos deberían considerar comenzar con estas partidas presupuestarias:
- Espacio de oficina y elementos esenciales. Puede usar la computadora, la impresora y los suministros que ya tiene, suponiendo que tenga (o al menos pueda pedir prestados) esas cosas ahora. Pero tenga en cuenta: si desea cancelar su espacio de oficina en el hogar de sus impuestos federales, su habitación debe estar aislada y tener su propia puerta.
- Publicidad. Como mínimo, asegúrese de tener un pequeño lote de tarjetas de presentación y un sitio web de cartera listo para usar. Si tiene algo de dinero de sobra, considere participar en anuncios pagados en las redes sociales o materiales de marketing impresos, como anuncios publicitarios.
- Software. La buena noticia es que hay muchos programas de software de gestión de eventos gratuitos disponibles en estos días, ¡así que es posible que ni siquiera tenga que presupuestar para este!
¡Y eso es básicamente todo! Dependiendo de su nicho o preferencias, sería bueno usar también esta guía de costos iniciales creada por la Asociación de Pequeñas Empresas para ver si hay algo más específico para usted que pueda faltar.
Paso 6: elige un equipo.
Los vendedores, los chefs, las agencias de marketing, los proveedores de software, el personal de eventos y los asistentes personales o de oficina son excelentes adiciones a su negocio de gestión de eventos.
Puede comenzar por su cuenta (lo que, según las estadísticas de las pequeñas empresas, la mayoría de la gente hace) o puede pasar por el proceso de encontrar, entrevistar y contratar empleados.
Dependiendo de la cantidad de nuevos negocios que planee asumir, es posible que necesite o no contratar a alguien para que lo ayude a tiempo parcial. Sin embargo, como mínimo, debe comenzar a compilar una lista de personas que encajan en esta red para que pueda colaborar, obtener referencias y tal vez incluso subcontratarlas en el futuro.
¿Cuál es su visión para un negocio de planificación de eventos?
Una vez que haya completado todos estos pasos, es hora de revisar el panorama general. A medida que determine su plan, presupuesto y opciones de personal, su idea de lo que quiere para su negocio podría cambiar. ¡Y eso está totalmente bien!
Aprender a ser flexible es una habilidad que todos los propietarios de pequeñas empresas deben aprender. Solo asegúrese de ajustarse ahora para que pueda llevar su visión con usted para la toma de decisiones en el futuro.
Cómo escribir un plan de negocios de planificación de eventos personales
1. Crea un resumen ejecutivo
- Objetivos. Escriba sus objetivos comerciales realistas y medibles.
- Misión. Consulte estas inspiradoras declaraciones de misión de la empresa para obtener ideas.
- Claves para el éxito. También conocido como por qué cree que su negocio tendrá éxito y cómo se asegurará de que así sea.
2. Haz un resumen de la empresa
- Propiedad de la Compañía. Si es solo usted, considere hacer una empresa unipersonal.
- Resumen de puesta en marcha. Piense en ello como una descripción general de la empresa. Incluya la historia de fondo de su negocio, la ubicación y cualquier otra cosa que básicamente pondría en la sección Acerca de de su sitio web.
- Ubicaciones e instalaciones de la empresa. Incluya la dirección que pondrá en sus impuestos y cualquier alquiler a largo plazo, como espacios de preparación de cocinas u oficinas de coworking.
3. Identifica tus productos y servicios
- Servicios. Los servicios de gestión de eventos realmente pueden variar, así que use esta sección para describir lo que hace y lo que no hace.
- Precios. El salario anual promedio del planificador de eventos es de alrededor de $ 50,000, así que planifique en consecuencia.
- Comparación competitiva. ¿Quiénes son sus competidores inmediatos? ¿Qué tienen ellos que tú no? Registre esta investigación y busque formas imaginativas de sobresalir. Sea muy honesto con su evaluación de cómo su negocio se compara con ellos y qué debe hacer para mejorar sus posibilidades de éxito.
4. Crea un resumen de análisis de marketing
- Segmentación de mercado. La orientación significa encontrar qué patrones de área, demográficos o de comportamiento tienen en común todos sus prospectos de alto ROI, tal como lo haría para cualquier evento corporativo centrado en el cliente.
- Estrategia de segmentación del mercado objetivo. Ahora que sabe quién es su audiencia, es hora de investigar y definir todas las formas en que planea ganar su negocio.
5. Haz un resumen de estrategia e implementación
- Estrategia de ventas. Estas son las dos mejores estrategias avanzadas de precios de negocios de eventos para elegir.
- Pronóstico de ventas. Es un poco complicado, pero calcular cuánto dinero crees que ganará tu negocio en los próximos seis meses a un año (o más) hace que valga la pena estudiar una guía de pronóstico de ventas.
- Hitos. Ya sea que su objetivo sea el número total de ventas o los ingresos de las ventas (o algo completamente diferente), querrá establecer formalmente qué hitos le gustaría alcanzar y cuándo. Sólo deja margen de maniobra para lo inesperado y ajuste las expectativas sobre la marcha.
6. Redactar un resumen de gestión
- Estructura organizativa. Para los equipos de gestión de eventos, los roles claramente definidos son más importantes para el trabajo en equipo que casi cualquier otra cosa.
- Plan de Personal. Aquí hay algunas cosas que debe saber sobre la contratación de personal para un evento específico que también se aplicarán a su empresa en su conjunto.
7. Crea tu plan financiero
- Supuestos importantes. Los supuestos del plan de negocios pueden ser bastante complejos. Por ahora, solo concéntrese en enumerar sus gastos de planificación de eventos fijos y variables anticipados, los costos de marketing y los impuestos que tendrá que pagar sobre sus ingresos.
- Punto de equilibrio de analisis. ¿Cuánto invertiste? ¿Y cuánto necesitará ganar (después de restar los impuestos, los costos del equipo, etc.) para igualar su inversión inicial? Mantenga este número a mano – lo ayudará a decidir si emprender o no más proyectos, lo motivará a aumentar las ventas siempre que sea posible y le brindará una perspectiva realista del éxito.
- Pérdidas y ganancias proyectadas. Es posible que el IRS desee ver sus declaraciones de pérdidas y ganancias en algún momento, así que asegúrese de registrar regularmente sus gastos y ventas en un documento organizado.
- Flujo de caja proyectado. Este libro gratuito (y muy útil) para pequeñas empresas dice que debe calcularlo mes a mes para obtener cifras más precisas.
- Balance Proyectado. Si actuará como su propio tenedor de libros, consulte esta plantilla de hoja de balance para acelerar el proceso.
- Razones de negocio. Incluso si no eres una persona matemática, definitivamente puedes manejar este último (pero muy importante) paso del plan de negocios de gestión de eventos. Hay muchos ratios de negocio para elegir, pero si quieres la versión de inicio rápido vaya con estos 3 índices de balance más importantes para las empresas de servicios profesionales.
¡Ahora ya sabe cómo iniciar un negocio de gestión de eventos!
¿Cómo te conviertes en un planificador de eventos? Planeas. Planifica tu negocio, planifica los eventos de tus clientes y planifica un futuro exitoso.
Hay muchos detalles involucrados, pero si sigue las ideas presentadas en esta guía, tendrá un plan de negocios de gestión de eventos saludable junto con algunas estrategias excelentes para alcanzar sus objetivos.
Para obtener más información sobre cómo iniciar su propia empresaconsulte estos consejos para financiar su negocio de eventos, las estadísticas actuales de eventos que vale la pena considerar y las tendencias de eventos que debe conocer para 2019.