Tiene la garantía de encontrarse con al menos algunas de las preguntas de la entrevista del coordinador de eventos en esta lista. La Oficina de Estadísticas Laborales señala que la preparación es absolutamente necesaria para cualquier persona que realmente quiera sobresalir en la entrevista de trabajo, y estas preguntas de la entrevista de planificación de eventos serán una parte clave de su proceso.
Esto es lo que pasa con las preguntas de la entrevista del coordinador de eventos…
Las preguntas de la entrevista del administrador de eventos giran en torno a tres categorías principales: su personalidad, su experiencia laboral y sus estrategias o filosofías generales de planificación de eventos.
Y no se preocupe si recién está comenzando: la mayoría de los entrevistadores lo tendrán en cuenta. Entonces, si se encuentra con una pregunta sobre cualquier situación que aún no haya experimentado personalmente, sea honesto y explique lo que haría, si tuviera la oportunidad.
Eliminando el miedo del proceso de entrevista de planificación de eventos
Es más o menos lo mismo que cualquier otro proceso de entrevista de trabajo. Dependiendo de su nicho (planificación de eventos corporativos versus privados) o industria (tecnología versus bodas, etc.), es posible que encuentre alguna variación en la cantidad de entrevistas requeridas o cualquier pregunta adicional específica de la empresa. Pero en su mayor parte, puede esperar que cualquier proceso de entrevista de trabajo de planificación de eventos estándar comience con una solicitud, incluya una o más entrevistas (usando las preguntas a continuación) y, si tiene éxito, termine con una oferta.
Las entrevistas con administradores de eventos son pan comido una vez que haya ensayado sus respuestas a algunas preguntas estándar.
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Las 20 preguntas y respuestas más comunes del planificador de eventos
Las preguntas de la entrevista del administrador de eventos son pan comido una vez que haya ensayado sus respuestas. Aquí hay algunas preguntas estándar junto con respuestas sugeridas y consejos para tener en su bolsillo trasero cuando se prepare para la entrevista:
1. ¿Qué rasgos de personalidad, habilidades y educación cree que deben tener todos los planificadores de eventos?
Responder: Los planificadores de eventos más exitosos tienden a ser muy flexibles, organizados y fáciles de tratar. También tienen grandes habilidades de gestión de tiempo, dinero y personas. Y aunque la educación formal no es necesariamente un requisito, siempre es bueno tener un título universitario y/o una o dos certificaciones al comienzo.
2. ¿Por qué quieres planificar eventos para nuestra empresa?
Responder: Sea considerado en su respuesta a esta pregunta. Además del amor por los eventos, probablemente querrá repasar la misión o la declaración de valores de la empresa y encontrar los puntos con los que más resuene.
3. ¿Qué software y herramientas para eventos te gusta usar? ¿Y por qué los usas?
Responder: Si aún no tiene algunos programas con los que trabaja activamente, asegúrese de revisar un software o herramientas de planificación de eventos gratuitos con anticipación y mencione que le gustaría usarlos para los próximos proyectos.
4. ¿Cómo se mantiene al tanto de las tendencias y noticias de la industria?
Responder: Los blogs de planificación de eventos (como este) son un gran recurso para mantenerse al día con todo. Si aún no tiene algo listo para responder a esta pregunta, comience marcando el blog de ATARE para futuras referencias.
5. ¿Cómo administra la promoción de eventos, incluido el alcance en las redes sociales y las campañas por correo electrónico?
Responder: En caso de que haya pasado un tiempo, aquí hay una excelente guía para promocionar eventos en las redes sociales que puede usar para repasar.
6. ¿Qué hace que un evento sea exitoso y cómo mide ese éxito?
Responder: El entrevistador puede o no estar buscando una respuesta específica aquí. Pero, en general, los planificadores pueden usar casi cualquier KPI de evento que se relacione directamente con los objetivos establecidos del evento.
7. ¿Cuál fue su experiencia de planificación de eventos más exitosa?
Responder: Al explicar el evento, asegúrese de mostrar qué habilidad clave de planificación de eventos usó para llevarlo a cabo.
8. ¿Cuál es su plan de juego para administrar los presupuestos de los eventos?
Responder: Las razones más comunes por las que los proyectos superan el presupuesto tienen que ver con la inexperiencia del planificador de eventos (mala comunicación, objetivos poco realistas, falta de previsión son los principales problemas), por lo que tiene sentido por qué surge esto. Asegúrese de que sepan que usted está al tanto de esto y planee prevenir cualquier problema previsible a través de investigación y educación adicionales.
9. ¿Cómo manejaría un evento que supera el presupuesto?
Responder: 85% de los proyectos van por encima del presupuesto, pero hay muchas cosas que puede hacer si su evento pasa, incluida la negociación con los proveedores y la búsqueda de alternativas más baratas para elementos esenciales que no se suman directamente a la experiencia de los asistentes (piense en escaniones y señalización).
10. ¿Tiene experiencia en la negociación de presupuestos con terceros (proveedores, patrocinadores, etc.)?
Responder: Si no lo hace, está perfectamente bien. Enumere algunos consejos comunes sobre cómo negociar con lugares y proveedores que le gustaría probar en el futuro.
11. ¿Qué hace cuando se siente estresado durante el proceso de planificación del evento?
Responder: La planificación de eventos ha sido nombrada el quinto trabajo más estresante del mundo. Una gran actitud, compromiso con el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y habilidades de comunicación afinadas son parte del conjunto de herramientas internas para eliminar el estrés de cualquier planificador profesional.
12. ¿Qué harías con algo que tenías que hacer pero no tenías todas las respuestas?
Responder: Ahora es el momento de sacar un ejemplo de tu vida personal. Elija una cosa que le gustaría que el entrevistador se lleve de su historia. Puede ser una habilidad que posea, algo que lo haga especialmente calificado para el trabajo, o algo que no figure en su currículum que realmente se destaque de la competencia. Luego elige una experiencia que sepas que te retrata de esa manera para que puedas mostrarles (no contarles) todo sobre ella.
13. Le acaban de dar un nuevo evento para planificar. ¿Cómo te preparas para la reunión de lanzamiento?
Responder: Dado que lo más probable es que usted sea una figura líder en la reunión inicial, querrá armar la agenda y prepararse para las presentaciones. También describirá el propósito, los objetivos y el cronograma del evento junto con las responsabilidades/expectativas individuales o del departamento. Y, para finalizar, dará instrucciones sobre cómo fluirá la comunicación y qué registros (si los hay) se realizarán y cuándo.
14. ¿Ha planeado alguna vez más de un evento a la vez y todos fueron un éxito? ¿Por qué o por qué no?
Responder: Todos sabemos que no todos los eventos que planifique serán un éxito, ¡y eso está perfectamente bien! Entonces, esta pregunta se trata menos de las deficiencias y más de su capacidad para evaluar las expectativas del evento versus los resultados. Cuanto más informada y profesional sea su respuesta, mejor. Por lo tanto, elija un evento (que haya tenido éxito o haya fallado) del que pueda hablar con gran detalle e incluya información como los objetivos iniciales frente al ROI final del evento.
15. ¿Cómo prioriza los plazos de los proyectos que compiten entre sí?
Responder: Esta pregunta sugiere que el trabajo para el que te entrevistan podría incluir la planificación de varios proyectos a la vez. La clave es saber cómo priorizar cuando todo es el número 1, lo que a menudo puede determinarse según los objetivos de su evento.
16. ¿Qué medidas toma para manejar contratiempos inesperados o de última hora antes y durante un evento?
Responder: Manejar la locura de planificación de eventos de última hora es una habilidad en sí misma, pero comienza durante la fase de planificación inicial al incluir margen de maniobra tanto en la línea de tiempo como en el presupuesto para las cosas que surgen.
17. ¿Cómo te mantienes motivado cuando las cosas van mal?
Responder: Una vez más, esta es otra gran oportunidad para mostrar una característica específica que posee a través de una historia personal, no relacionada con el trabajo. No tenga miedo de explicar de dónde saca su fuerza o quién lo inspira: estos detalles harán que su entrevista sea mucho más memorable.
18. ¿Alguna vez ha tratado con un cliente difícil? ¿De qué manera fueron difíciles y cómo manejó la situación?
Responder: Tratar con clientes difíciles en realidad puede convertirlo en un mejor planificador de eventos. Al reflejar su comportamiento y mejorar sus habilidades de comunicación, puede superar la mala actitud de prácticamente cualquier persona.
19. ¿Cuál es la mejor manera de elegir un lugar para un evento?
Responder: Esta práctica lista de verificación de 7 puntos para elegir el lugar de su evento es excelente si aún no tiene una. De lo contrario, siempre puede mencionar cómo el presupuesto y los objetivos del evento influyen en el proceso para usted.
20. ¿Hay algún tipo de evento que encuentre particularmente interesante o emocionante para planificar?
Responder: Si ha hecho su tarea, ya debería saber cuántos eventos planea esta empresa cada año, así como qué tipo de evento usa con más frecuencia. Por ejemplo, si organizan muchos seminarios y le encanta la idea de hacerse cargo de sus series mensuales, asegúrese de mencionarlo en su respuesta. En última instancia, esta pregunta es sobre tu personalidad (lo que te hace funcionar cuando se trata de eventos) y tu forma (es genial si un planificador de eventos prefiere organizar convenciones, pero no necesariamente querrás que planee tu boda).
¡Ahora estás listo para triunfar en tu entrevista con el administrador del evento!
Ya sea que desee convertirse en un planificador de eventos profesional o que ya esté establecido y esté buscando una nueva empresa para trabajar, tener respuestas a estas preguntas preparadas con anticipación lo hará mucho más pulido y seguro. También puede revisar los consejos para reuniones con clientes o, si después de todo decide hacerlo solo, revise estos pasos esenciales para iniciar un negocio de gestión de eventos.
¿Está buscando más respuestas sobre las entrevistas de organizadores de eventos?
¿Cómo me preparo para una entrevista de planificación de eventos?
Esté preparado para dar ejemplos relevantes y use su experiencia para respaldar las respuestas durante una entrevista. Dedique un tiempo a pensar en los aprendizajes y el valor que aporta como resultado de su experiencia antes de cualquier entrevista.
¿Qué preguntas debo hacerle a un planificador de eventos?
Al entrevistarse para un rol de planificador de eventos, las preguntas que haga deben resaltar las fortalezas del tipo de empleado que está buscando. Haz preguntas específicas sobre los componentes importantes del trabajo y dales la oportunidad de resaltar lo que los hace especiales.