Su tarea como planificador corporativo nunca es pan comido, pero los eventos a gran escala presentan retos únicos. Ferias industriales. Lanzamientos de productos. Conferencias profesionales. Si todos los eventos son rompecabezas, los de gran escala son los de mil piezas, y cada pieza es un tono del mismo color. Requieren una medida extra de planificación, coordinación y agilidad en la gestión de eventos.
Reforzar sus habilidades es esencial en nuestra industria, pero nunca más que con los eventos a gran escala. Siga leyendo para conocer los consejos para gestionar los obstáculos habituales de los grandes eventos, así como las estrategias para asegurarse de que los grandes grupos de asistentes lleguen a su destino de forma segura y puntual
- ¿Qué es exactamente un evento corporativo a gran escala?
- Consejos para la planificación de eventos corporativos a gran escala
- Lista de control para eventos a gran escala
- Claves para gestionar grandes grupos de personas
¿Qué es exactamente un evento corporativo a gran escala?
No existe una norma industrial exacta ni un umbral de invitados que haga que un evento pase de regular a a gran escala. Pero los eventos a gran escala se definen por un gran número de invitados de cientos, miles o incluso decenas de miles. Y son complejos. No son eventos únicos en un solo espacio. Requieren una coordinación en múltiples espacios para eventos, a menudo durante varios días.
Ejemplos de eventos a gran escala
- Lanzamiento de nuevos productos (por ejemplo, SaaS, hardware tecnológico, aplicaciones, envases de consumo)
- Conferencias del sector (por ejemplo, conferencia sobre medios digitales, conferencia sobre electrónica)
- Fiestas globales de la empresa o eventos de agradecimiento a los empleados
- Seminarios profesionales (para la creación de redes y el desarrollo profesional)
Algunos eventos a gran escala tienen una amplia cobertura en los medios de comunicación, como los lanzamientos de nuevos productos de Apple y la feria anual de electrónica de consumo (CES). Pero los eventos corporativos se celebran constantemente, en todo el mundo, y para llevarlos a cabo hay que tener una gran capacidad de planificación.
Dado que usted ya sabe cómo planificar un evento, le ofrecemos estrategias creativas que le ayudarán a mejorar su proceso y a mantener a su equipo al día.
7 consejos innovadores para la planificación de eventos corporativos a gran escala:
1. Póngase de acuerdo con las partes interesadas
No todo el mundo en su empresa o en la organización de su cliente tendrá el mismo sentido de la urgencia que usted y su equipo. Pero para llevar a cabo un evento masivo, todos deben compartir el mismo objetivo y orientarse en la misma dirección. De lo contrario, es posible que las aprobaciones presupuestarias importantes y las decisiones de última hora no se aborden con prontitud
Conecte con su equipo principal de responsables de la toma de decisiones en las primeras fases del proceso. Comparta imágenes e inspiración creativa, posibles ponentes y lugares de celebración para fomentar el compromiso y el entusiasmo por el resultado. Hazles saber que enviarás periódicamente informes de progreso (una vez a la semana o cada dos semanas) en los que compartirás los contratos finalizados y las actualizaciones del diseño. Estos correos electrónicos también pueden incluir preguntas urgentes que requieran respuesta y cualquier autorización que esté esperando.
Si todos los eventos son rompecabezas, los eventos a gran escala son los de mil piezas, y cada pieza es un tono del mismo color.
Haz clic para tuitear
2. Fijar la fecha-ASAP
Esto es siempre esencial en la planificación de eventos, por supuesto. Pero cuando el alcance del evento es grande, las opciones de lugar se reducen un poco y es especialmente importante fijar la fecha
Póngase en contacto primero con los altos cargos de la organización (u organizaciones) que planea la conferencia. Te comunicarás principalmente con sus asistentes ejecutivos; establece con ellos relaciones amistosas y respetuosas. Ellos son tu conexión con los actores esenciales y los administradores de los calendarios de planificación más importantes.
Una vez fijada la fecha, puede empezar a ponerse en contacto con los responsables de los talleres, los ponentes y las personalidades. Tenga varias opciones destacadas para cada tipo de VIP: sus calendarios se llenan rápido y con antelación
En la mayoría de los casos, los ponentes principales serán expertos en el tema de la conferencia. Pero en el caso de los eventos a gran escala, es posible que haya un elemento «sólo por diversión» que constituya una ventaja para los asistentes. Por ejemplo, una conferencia de negocios puede ofrecer una demostración de cocina y una degustación masiva dirigida por un chef con estrella Michelin que sea el broche de oro del evento. Hay que acotar las fechas para poder conseguir ese contrato.
3. Comunicar, comunicar, comunicar
La planificación de eventos a gran escala requiere que varios equipos trabajen en diferentes elementos. Demasiada información crítica puede perderse cuando se espera que la comunicación se produzca sin parámetros claros. He aquí algunas estrategias de comunicación útiles que mantienen a todos en la misma línea
- Establezca un calendario para que el equipo se reúna durante el proceso de planificación. Ya sea por teleconferencia o en persona, todo el mundo debe utilizar este tiempo para poner al día al equipo sobre las tareas completadas, los problemas urgentes, las preocupaciones, y coordinar los próximos pasos
- Dé a las personas adecuadas acceso a los eventos clave en su software de planificación de eventos. Es posible que haya varios eventos de los que haya que hacer un seguimiento a la vez: Un discurso de apertura y una sesión de preguntas y respuestas. Un lanzamiento de producto. Los descansos para establecer contactos. La cena de gala de clausura. Asegúrese de que los miembros esenciales del equipo puedan añadir detalles al evento cuando sea necesario. Puede tratarse de planificadores internos o de colaboradores invitados, como una empresa externa de diseño de escenarios que pueda añadir el diseño, o el gestor del local que pueda añadir la disposición de las mesas para la cena buffet del salón de baile
Una palabra de precaución: Sé muy cuidadoso a la hora de compartir un evento para evitar errores y confusiones. Concede acceso «Puede editar» a los miembros del equipo con autorización para añadir elementos de diseño o realizar cambios, y da acceso «Puede ver» a todos los demás
- Hable de las restricciones dietéticas, las alergias y el cumplimiento de la ADA. Estas cuestiones son importantes y requieren una atención especial durante una reunión de «todos a una» un mes antes del evento.
4. Asegúrese de que el lugar de celebración y la ubicación son compatibles con el objetivo del evento
Los eventos a gran escala suelen requerir lugares con espacios de uso múltiple. Si su evento incluye ponentes y mesas redondas, busque lugares con dos o más auditorios grandes. Estos espacios permiten acoger a un gran número de asistentes, y los asientos de teatro garantizan que puedan ver a los ponentes y las presentaciones de vídeo o diapositivas.
Si su evento también incluye reuniones de networking más pequeñas y sesiones de aprendizaje sobre temas específicos, asegúrese de que el lugar tiene una variedad de espacios de uso mixto, como salas de conferencias y salones
¿Espera atraer a asistentes de todo el mundo? Elija un lugar con cierto atractivo turístico: a la gente le gusta combinar las conferencias con visitas turísticas y excursiones locales cuando puede.
Si su gran evento tiene un presupuesto inferior al ideal, busque lugares en pueblos y ciudades pequeñas. Pueden ser más asequibles y a menudo ofrecen el encanto de los pueblos pequeños que los asistentes aprecian
5. Reúna a su equipo y asegúrese de que sus puntos fuertes cubren las necesidades de este evento
Cada uno de los miembros de su equipo aporta diferentes puntos fuertes y débiles, y diferentes áreas en las que se puede crecer. Aproveche las habilidades y estilos de trabajo únicos de su equipo. A algunos les gusta contactar con los ponentes y los proveedores. Pueden comprobar los contactos, coordinar los horarios y obtener las respuestas que necesitas, y lo consiguen sin ser desagradables. Asigne a los miembros más creativos de su equipo la responsabilidad del tema de la cena de clausura o la selección de la música de fondo.
Cuando sea posible, dé a los empleados la oportunidad de ir más allá de su zona de confort. Esto le ayuda a desarrollar un equipo más completo con el tiempo y eleva la moral. Los estudios demuestran que los empleados son más felices cuando aprenden nuevas habilidades y avanzan en sus carreras.
Por último, tenga en cuenta los distintos estilos de aprendizaje y comunicación. Algunos miembros del equipo trabajan mejor cuando revisan los cambios de diseño en su software de eventos compartido, otros trabajan mejor con una impresión en PDF del diseño. Combine las actualizaciones por correo electrónico y en persona, ya que algunos empleados preferirán una de las dos opciones.
6. Prepárate para decir «no» cuando sea necesario
Tu director general quiere A, B o C, pero su «petición» es un reto logístico o requerirá que otras secciones del evento queden relegadas Es el momento de establecer -muy amablemente- las expectativas y explicar las limitaciones del espacio o del calendario. Es posible que también tengas que decir «no» a los oradores y presentadores que quieran ampliar su tiempo, o que esperen un montaje audiovisual que esté fuera del alcance del contrato con el proveedor.
Decir «no» es una habilidad que requiere práctica. De verdad Como organizador de eventos, es posible que te guste complacer a la gente o que te muevas tan rápido que digas «sí» a cosas sobre la marcha, sólo para tener que pasar por el aro para que se hagan realidad. Comprométase a hacer una pausa antes de responder a tres solicitudes por semana. Pregúntate si la solicitud es vital para el evento o si promueve el objetivo del mismo Si no lo es, diga al solicitante que «no» con suavidad, pero con firmeza y una breve explicación
7. Prevea y planifique lo inesperado
Cuantas más piezas se muevan.. Más posibilidades hay de que algo salga mal. Haga una lluvia de ideas con su equipo sobre los peores escenarios y elabore un plan B para cada uno de ellos. Cuando algo vaya mal, tendrás una solución preparada. He aquí algunos ejemplos:
Problema 1: Una ventisca retrasa el vuelo de un ponente de la conferencia.
Plan B: Sustituir una sesión de preguntas y respuestas con los líderes de opinión de la empresa que organiza el evento. Lo más probable es que participen en otros discursos y conversaciones durante la conferencia, sólo hay que asegurarse de que su agenda esté despejada durante la franja horaria del ponente invitado. Elija un tema relacionado con la reunión y que ofrezca un beneficio real para los asistentes. Haz que los participantes en la sesión de preguntas y respuestas conozcan las preguntas con antelación.
Problema 2: Se pierde el wifi antes de un seminario que incluye un ponente retransmitido en directo desde una ubicación remota, o la retransmisión en directo a personas que no han podido asistir a la conferencia
Plan B: Los presentadores deben producir copias impresas de las presentaciones de vídeo esenciales para el evento. Si no pueden transmitir en directo al ponente remoto, tendrán algo a lo que recurrir. Ten preparado un correo electrónico de actualización para enviar a la audiencia que transmite en directo si hay problemas técnicos, y graba el evento para poder compartirlo con ellos después
Lista de control para eventos a gran escala
El tiempo de planificación de un evento a gran escala es largo, por lo que resulta útil dividir las tareas un año (o más) antes del evento. Su calendario de planificación de eventos a gran escala debería ser algo así:
de 12 a 16 meses antes del evento
- Establezca los objetivos, incluido el propósito del evento, la propuesta de valor del mismo y la asistencia prevista
- Fije la fecha
- Establezca un presupuesto y actualícelo regularmente sobre la marcha
- Elija un formato de evento o un tema
- Reservar el lugar de celebración
- Investigar a los ponentes
- Lanza tu campaña de marketing del evento.
- Determine si desea patrocinar su evento y póngase en contacto con ellos. Elija patrocinadores que se ajusten a su empresa y a sus asistentes.
de 8 a 11 meses antes del evento
- Finaliza los contratos de los ponentes y hazlos firmar
- Cree la disposición del lugar de celebración: utilice un software de diagramación de eventos para facilitar las cosas
- Ultime los detalles del lugar de celebración: asegúrese de que dispone de equipos audiovisuales y Wi-Fi, aparcamiento adecuado, seguridad y características de accesibilidad.
- Revisar y finalizar el presupuesto.
de 3 a 7 meses antes del evento
- Finalizar el menú, trabajando con el servicio de catering para asegurar que se cumplen todos los requisitos dietéticos.
- Gestionar los arreglos de viaje del orador
- Obtener la información biográfica y las fotos del orador.
- Asegurarse de que todos los contratos estén firmados.
- Obtener todos los permisos, licencias y seguros del evento.
- Encargar el material promocional y de promoción del evento.
- Recoger y realizar los pagos finales
- Elaborar un borrador del programa del evento
de 1 a 2 meses antes del evento
- Organizar una visita al lugar del evento para que el equipo haga un recorrido
- Enviar recordatorios a los asistentes por correo electrónico y redes sociales
- Comprobar con los ponentes y panelistas si tienen preguntas o dudas.
- Presione a los posibles asistentes de última hora para que se inscriban
- Revise los materiales del evento, incluidos los programas, la aplicación del evento y el botín de la marca.
Semana del evento
- Confirmar los detalles de instalación y desmontaje de los proveedores
- Proporcionar los números de inscripción definitivos al lugar de celebración y al servicio de catering.
- Compruebe el equipo audiovisual y el wifi.
- Formar a los voluntarios, a los que dan la bienvenida y a los anfitriones
- Recorrido final por el local
de 1 día a 2 semanas después del evento
- Enviar la encuesta posterior al evento a los asistentes.
- Enviar notas de agradecimiento a los voluntarios y ponentes (así como a los donantes y patrocinadores, si procede).
- Informar al equipo. Discutir los resultados de la encuesta posterior al evento, lo que ha ido bien y lo que se mejorará la próxima vez.
3 claves fundamentales para gestionar grandes grupos de personas
La facilitación de multitudes es un elemento clave de la planificación de eventos a gran escala. Hay que tener en cuenta cómo llevar a grandes grupos de personas de un evento a otro, de forma segura y sin problemas. He aquí tres piezas esenciales del rompecabezas de la gestión de multitudes para que las ponga en práctica cuando planifique un evento a gran escala.
1. Agilizar el proceso de registro y entrada
Cuando la gente espera mucho tiempo por algo, se frustra. Estar de pie, esperando en una larga cola para registrarse en el lugar de celebración es una forma de garantizar que se caldeen los ánimos. Esto puede empañar el ambiente optimista que se ha intentado crear en el evento, lo que puede dar lugar a una experiencia negativa antes de que el primer orador suba al escenario
La planificación previa es crucial para que las colas se desarrollen sin problemas. Algunas formas de evitar las colas, los cuellos de botella y los invitados frustrados son:
- Múltiples puntos de entrada en los que los asistentes puedan mostrar su entrada y pasar.
- Una aplicación de registro para la inscripción rápida en el evento.
- Estilos de giro, escáneres de código de barras o tecnología RFID (por ejemplo, pulseras o llaveros)
- Quioscos de autofacturación
- Un mostrador de servicios de información para hacer frente a los problemas más difíciles sin retrasar la cola.
Si tiene previsto realizar controles de equipaje, asegúrese de que el personal de seguridad está adecuadamente preparado para que pueda mantener a la gente en movimiento. Forme bien a su personal sobre los beneficios de la amabilidad, la comprensión y la paciencia. Un poco de compasión puede calmar una situación tensa
2. Comuníquese con la multitud
El primer paso para una comunicación clara es colocar una señalización adecuada en el recinto. Cuando la gente sepa a dónde ir, seguirá moviéndose para llegar allí. Puedes utilizar señalización fija en algunas zonas y paneles LED que ofrezcan actualizaciones en otras. Coloque las señales de forma que sean fáciles de ver desde varios puntos de vista. Las áreas claramente marcadas deben incluir:
- Aseos
- Zonas de fumadores
- Zonas exclusivas para el personal
- Zonas de registro
- Peligros potenciales
También puede distribuir pequeños mapas del lugar de la conferencia (o de los lugares), o colocar mapas grandes en la entrada y los pasillos. Disponga de suficientes ujieres y anfitriones que circulen entre la multitud para ayudar a las personas que tengan preguntas. Si el recinto es grande, considere la posibilidad de utilizar un sistema de megafonía para los anuncios. Y un mostrador de información bien dotado de personal siempre es útil
3. Diseña planes detallados de emergencia y seguridad para el público
En los eventos a gran escala, es especialmente importante contar con planes de emergencia claros. Desde catástrofes naturales hasta incendios en el escenario, pasando por cortes de electricidad o peleas, es esencial que su equipo de planificación y el de seguridad discutan todas las eventualidades. Entre las principales precauciones de seguridad para las grandes multitudes figuran las siguientes:
- Realice un recorrido justo antes del evento para asegurarse de que las salidas de emergencia están abiertas y libres de bloqueos.
- Establezca un lenguaje y unas señales compartidas que permitan a todos los miembros del equipo y al personal de seguridad comprender al instante que hay un problema y la ubicación del mismo
- Pruebe el sistema de iluminación de emergencia y el generador de reserva para que los asistentes puedan encontrar la salida si se corta la electricidad
- Una persona capacitada para manejar el sistema de megafonía en caso de emergencia.
- Personal situado cerca de las zonas con riesgo de embotellamiento para facilitar el flujo de la multitud.
- Personal de seguridad cerca de las salidas principales
¿Está preparado para que un equipo numeroso esté en sintonía para su próximo evento a gran escala?
Descubra cómo el software de planificación de eventos mantiene a todos al día, ya sea en una visita al lugar o en una reunión con los proveedores. O bien, afine aún más sus habilidades de planificación de eventos con estos consejos para ahorrar tiempo.
Algunas respuestas rápidas sobre los eventos a gran escala:
¿Qué se considera un evento a gran escala?
Los eventos complejos con miles de asistentes que tienen lugar durante varios días y/o lugares pueden considerarse con seguridad eventos a gran escala.
¿Cómo se organiza un evento a gran escala?
Las claves para organizar eventos a gran escala son un alto nivel de comunicación, largos plazos de planificación del evento, un equipo fiable y una creatividad sin límites.