No se puede dirigir un negocio de planificación de eventos corporativos sin clientes de planificación de eventos corporativos. A continuación te explicamos cómo encontrar, persuadir y conseguir tus próximas grandes cuentas, sin importar en qué punto de tu carrera te encuentres
Entrar en la planificación de eventos corporativos
Se espera que el crecimiento del empleo en la planificación de reuniones, convenciones y otros tipos de eventos corporativos crezca un 10,4% de aquí a 2026. La media nacional para todos los demás sectores es del 7,4%, lo que significa que la planificación de eventos tiene (y seguirá teniendo) una gran demanda durante bastante tiempo.
Si quieres entrar en este lucrativo campo, tendrás la opción de trabajar como freelance, unirte a una agencia de eventos o trabajar como coordinador interno de eventos para una marca. Cada opción tiene sus pros y sus contras
Empezar tu propio negocio de organización de eventos te permite establecer tu propio horario y ser independiente de la ubicación. También serás responsable de todas tus ventas y esfuerzos de marketing a medida que vayas construyendo tu lista de clientes
Afortunadamente, hay muchos recursos disponibles que pueden ayudarte a conseguir un trabajo de organización de eventos. Pero antes de que puedas conseguir tu primer cliente, necesitarás tener estos elementos básicos listos para tu caja de herramientas de planificador de eventos corporativos
- Portafolio de planificación de eventos. Este sitio web dedicado albergará cosas como imágenes de eventos anteriores, testimonios de clientes e información de contacto directa
- Plan de negocio. Incluso un esquema de una página será suficiente. Sólo tienes que incluir tus objetivos, el estudio de mercado, el plan de ventas y la entidad fiscal
- Estructura de honorarios. Investiga un poco y averigua cuánto cobran otros profesionales por lo que tú ofreces para poder responder rápidamente a tus clientes potenciales cuando te pidan un presupuesto
¿Cuánto cobran los organizadores de eventos corporativos?
El salario medio de los organizadores de eventos corporativos varía mucho (de 29.000 a 98.000 dólares para ser exactos, y algunos ganan menos o más que esas cifras respectivamente). Cuando estés empezando, querrás mantener tus precios competitivos, pero a medida que adquieras más experiencia, asegúrate de darte un aumento cada dos años
Mientras tanto, aquí tienes cómo aumentar tus ingresos consiguiendo más negocio
Cómo conseguir clientes para la planificación de eventos corporativos paso a paso
Las siguientes instrucciones deberían ayudarte a cubrir todas las bases
Paso 1: Aprender a atraer clientes potenciales de planificación de eventos corporativos
¿Cómo consiguen los planificadores de eventos clientes potenciales exactamente? Investigando, creando un objetivo y poniendo en marcha su plan, por supuesto
Conozca a su cliente ideal
Visualice todo sobre su cliente corporativo más ideal. Desde su edad e intereses hasta qué tipo de aficiones persigue, ningún dato o detalle es demasiado pequeño para este ejercicio. Estas respuestas le servirán de base para su mercado objetivo.
Incluso si no tienes del todo claro cómo es esa persona, siempre puedes
- Echa un vistazo a los portafolios de tus competidores para ver el tipo de marcas con las que han trabajado
- Utiliza un motor de búsqueda para identificar a los responsables de la toma de decisiones en las empresas de tu zona
- Haz un estudio de los clientes con los que te ha gustado trabajar y encuentra las cosas que tienen en común
Con esta información en la mente, es hora de construir un sistema de ventas al que realmente responderán
Configure su embudo de clientes potenciales
Un embudo de clientes potenciales es una serie de pasos (determinados por usted) que seguirá un cliente potencial. Desde el primer contacto hasta la venta, su embudo de clientes potenciales guía, persuade y gana nuevos negocios. Puede resultar realmente complicado si se tienen en cuenta todas las formas diferentes en que una persona puede conocer un negocio (de boca en boca, en línea, etc.), pero en su mayor parte puede centrar todos sus esfuerzos de venta activa en 1 a 3 vías principales de clientes.
Una vez que establezcas un embudo de clientes potenciales (lo que puede requerir un poco de ensayo y error al principio), todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que eres coherente con él para que lleguen nuevos clientes potenciales de forma regular
Por ejemplo, tu embudo podría ser algo así: llamas a un potencial cliente corporativo por teléfono y le das tu discurso de ascensor. El cliente cita una reunión en persona para obtener más información. Después de la reunión, le envías documentos complementarios que generan confianza y apoyan la visión de la que hablasteis en la reunión. Responden positivamente y envían un contrato
Aunque hay muchos ejemplos de embudos de ventas con éxito, lo único que importa es que crees un sistema que te funcione
Aproveche su red de contactos
Si quieres conseguir más clientes de planificación de eventos corporativos, tienes que hablar con todos tus conocidos en persona y en línea. Hazles saber que tienes disponibilidad para aceptar nuevos proyectos
De hecho, envía un correo electrónico mensual, un mensaje en Facebook o en Twitter para informar a tu red de contactos de que tienes espacio libre en tu calendario y de que estás buscando un cliente corporativo. Aunque nadie se ponga en contacto contigo de inmediato, nunca se sabe quién puede recordar tu mensaje un mes (o incluso un año) después y transmitirlo cuando surja la oportunidad
Haz de la divulgación un hábito
Enviar correos electrónicos en frío, comentar o publicar en grupos de redes sociales y crear contenido útil que atraiga a su público corporativo son prácticas básicas de divulgación que puede (y debe) practicar a diario. Un poco da para mucho: aunque te propongas enviar un correo electrónico, hacer una publicación y compartir un enlace relacionado en Twitter cada día, conseguirás que el nombre de tu empresa llegue a más personas, lo que se traduce en un aumento de la audiencia. Especialmente si eres inteligente en la investigación de tu público objetivo y te esfuerzas en los espacios digitales en los que pasan más tiempo
Paso 2: Aprende a comercializarte y a relacionarte como organizador de eventos corporativos
Hay muchas cosas que puedes hacer que van más allá del alcance de las redes sociales y las campañas de boletines de correo electrónico
Empieza con 7 ideas de marketing para planificadores de eventos corporativos
¿Por qué estos consejos creativos para la comercialización de su negocio de planificación de eventos funcionan para los clientes corporativos? Porque tienen en cuenta cómo las empresas prefieren ser contactadas, cuáles son sus necesidades y, en última instancia, cómo toman sus decisiones de compra. Vamos a sumergirnos
1. Limítate a la calidad, no a la cantidad
Hay una razón por la que el 70% de los vendedores B2B quieren más clientes potenciales de calidad. Dirigirse a clientes potenciales bien investigados y examinados es su mejor apuesta cuando se trata de conseguir clientes de planificación de eventos corporativos
La mayoría de los planificadores de eventos corporativos no piensan en hacer esto, por lo que ya está un paso por delante de su competencia. Además, recibirás un menor número de respuestas, lo que podría parecer algo negativo. Pero como ya has comprobado sus antecedentes y has descubierto que valoran tus servicios, ya sabes que es más probable que trabajen contigo antes de que te pongas en contacto con ellos. En definitiva, es posible que tenga menos oportunidades, pero mayores ganancias, lo cual es la definición misma de trabajar más inteligentemente, no más duramente
Al elegir a quién dirigirse, tendrá que crear el perfil de su cliente ideal. Para ello, deberás responder a las siguientes preguntas
- ¿Qué tipo de eventos organiza esta empresa? Conferencias, reuniones, seminarios, cursos de formación, la lista de tipos de eventos corporativos es interminable. Si tiene una especialidad concreta, marque con una cruz las empresas de su lista que se centren en sus áreas de especialización
- ¿Cuántos eventos necesitan ayuda para planificar al año? ¿Por trimestre? ¿Por mes? Más es siempre mejor
- ¿Es el marketing de eventos una prioridad para ellos? Sugerencia: si ya tienen alguna prueba de que el marketing de eventos forma parte de su estrategia general, es posible que les interese. Cuando se está empezando, se puede prescindir de las marcas que no lo hacen, ya que es inútil convencer a alguien de que el marketing de eventos es importante y de que debe ser usted quien lo haga por ellos
- ¿Cuántos empleados tienen? Además, ¿cuántos son internos y cuántos son autónomos? LinkedIn es un buen recurso para esto. Si tienen un historial de colaboración con proveedores externos, es más probable que acepten tu propuesta y sepan trabajar bien contigo.
- ¿Cuáles son sus ingresos anuales? Dependiendo de su nicho específico dentro del mundo corporativo, la cifra mágica varía realmente. Una buena regla general es que cuanto más alto, mejor Unos beneficios más altos equivalen a unos presupuestos más altos, y unos presupuestos más altos deben tomarse como una señal de que realmente pueden permitirse contratar a organizadores de eventos corporativos e invertir realmente en el marketing de sus eventos
2. Dedique tiempo a las reuniones presenciales
Las reuniones en persona dan lugar a 10 veces más ventas, aumentan el índice de cierre en un 40% y, por lo general, tienen 34 veces más éxito que el contacto por correo electrónico, independientemente del sector al que pertenezcas. Así que limite su atención a las empresas de su área inmediata y busque la manera de presentarse cara a cara. Aquí tienes algunas ideas para empezar
- Visitas a domicilio. Pasar por la oficina de su cliente potencial con una pequeña cesta de regalo, una caja de donuts o una copia impresa de su último libro electrónico de marketing de eventos puede hacerle ganar algunos puntos. Sólo asegúrese de que sea un rápido «hola» y «adiós». Deja tu tarjeta a la recepcionista y mete otra en el propio regalo
- Asiste a sus encuentros abiertos con clientes. Los actos públicos son estupendos porque te permiten ver de primera mano lo que la empresa podría mejorar y, al mismo tiempo, ponerte delante de algunos responsables de la toma de decisiones. No critiques en la primera reunión, pero asegúrate de resaltar tus puntos fuertes cuando envíes la propuesta de seguimiento
- Participa en eventos relacionados con el sector. Ya sea como patrocinador, como ponente destacado o simplemente como asistente activo, ir a un evento en el que puedas conocer a algunos de tus clientes soñados es siempre una buena idea. Ponte en contacto con ellos con antelación a través de las redes sociales para programar un café o un almuerzo mientras ambos asisten al evento. Tú invitas, por supuesto. Y si no puedes permitirte ir a la conferencia o feria en sí, puedes quedar con ellos cerca del lugar de celebración de todos modos
Si estos ejemplos no son una opción para ti, siempre puedes invitar a tu público objetivo a un evento de presentación organizado por ti teniendo en cuenta sus gustos. Podrán ver un ejemplo de la vida real de tus habilidades al tiempo que te conocen en persona. Además, tendrás el control de la situación al llevarlos a tu terreno y dejar que te vean brillar
Asegúrate de planear algo en lo que realmente quieran pasar su tiempo libre. Ya sea una cata de vinos privada o un seminario educativo (basado en una tendencia sobre la que les gustaría saber más), hay muchas maneras de llamar su atención. Tendrás que invertir mucho en esta última idea para conseguirlo. Pero conseguir un solo cliente corporativo que pueda generar ingresos a lo largo de muchos años merece la pena
3. Establece alertas de Google sobre las empresas objetivo
Los clientes potenciales cálidos siempre serán mejores que los fríos. Una vez que añadas los nombres de las empresas y los responsables de la toma de decisiones a tu lista de alertas de Google, recibirás un correo electrónico cada vez que se publique una noticia o una actualización sobre ellos en Internet. Así podrás estar al tanto de sus últimos comunicados de prensa, adquisiciones y ofertas de empleo. Cuando aparezca algo relevante, envíale un mensaje de felicitación. Con el tiempo, estas pequeñas notas aquí y allá te ayudarán a desarrollar una relación con los clientes potenciales. De este modo, cuando finalmente se les presente, ya estarán familiarizados con su nombre e imagen
4. Escribe propuestas de planificación de eventos a medida
Una propuesta de servicio de planificación de eventos es un documento breve que básicamente explica al lector lo que haces y por qué te necesitan. La mayoría de las guías de marketing de eventos corporativos recomiendan crear una después de la reunión inicial. Sin embargo, enviar una con antelación es una medida inteligente si quieres saltarte un par de pasos y a la vez destacar entre la multitud
En tu propuesta debes indicar que has investigado su historial de eventos y que has identificado sus principales necesidades. A continuación, propón un evento hipotético que sea una versión mejorada de uno que hayan realizado anteriormente o una idea completamente nueva (que puedas demostrar utilizando estadísticas, tu investigación de marca e incluso algunas de las últimas tendencias de marketing de eventos) que sepas que les ayudará a alcanzar sus objetivos
En cuanto al correo electrónico propiamente dicho, hay que recordar que las líneas de asunto son fundamentales. Estas son algunas de las reglas que debes seguir
- Utiliza un lenguaje (razonablemente) informal. No finjas que os conocéis en la vida real si no es así, pero evita la jerga comercial formal en . Considera la posibilidad de incluir un emoji, ya que el 56% de las marcas que lo hacen dicen que aumenta su tasa de apertura
- Mantén un mensaje de entre 30 y 60 caracteres. Hoy en día, la mayoría de las personas consultan el correo electrónico a través de sus dispositivos móviles y un asunto de esta longitud será bastante fácil de leer, independientemente del operador que tengan
- Incluye su nombre de pila. Las líneas de asunto personalizadas consiguen un aumento del 20% en las tasas de apertura
Además, muchos organizadores de eventos corporativos pierden horas tratando de encontrar un contacto de correo electrónico relevante y directo para su propuesta. No pierdas el tiempo con extensiones genéricas de atención al cliente. En su lugar, utilice una de las siguientes herramientas para localizar las direcciones de correo electrónico específicas de los responsables de la toma de decisiones a los que se dirige
- HolaNorbert. Las primeras 50 pistas (encontradas con éxito) que busques son gratuitas y Norbert tiene un muy buen ambiente de Ask Jeeves que nos encanta
- Hunter.io. Aquí se pueden encontrar pistas corporativas para las principales empresas de marca
- Vocus.io. La herramienta de contacto con clientes potenciales todo en uno funciona dentro de su cuenta de Gmail
5. Establezca un programa de recomendación de clientes
Las referencias B2B son, sin lugar a dudas, la mejor manera de conseguir clientes para la planificación de eventos corporativos en comparación con otros métodos de marketing. Pero no se limite a enviar unos cuantos mensajes en LinkedIn y darlo por terminado. En su lugar, considere la posibilidad de crear un sólido programa de recompensas por referencias para su empresa
Los programas de marketing de recomendación para pequeñas empresas son sistemas automatizados que, una vez configurados, ayudan a incentivar la entrada de muchos clientes potenciales más fuertes y basados en relaciones en su embudo. Para empezar, tendrá que realizar un estudio interno de sus clientes potenciales actuales. ¿De dónde proceden? ¿Por qué respondieron positivamente a usted?
Con estas respuestas en mente, podrá elegir la estructura del programa. Las mejores prácticas para los programas de recomendación le aconsejan que lo haga de la forma más fluida y fácil posible para los participantes. El reenvío de un correo electrónico con un enlace de recomendación o incluso el hecho de compartir un post de Facebook suponen un esfuerzo especialmente bajo y eficaz. Pero cualquier cosa que se alinee con sus actuales fuentes lucrativas de generación de clientes potenciales será suficiente
También debes asegurarte de explicar lo que hay para ellos. Si acaba de empezar, puede ofrecer al remitente un miniservicio gratuito o un generoso descuento en su menú de negocios de planificación de eventos a precio completo. Incluso puedes ofrecer tarjetas regalo, recompensas en metálico o una comisión por encontrar a alguien. El pago depende de ti, pero asegúrate de que sea lo suficientemente motivador como para que la gente actúe
Y no te olvides de aplicar un programa de análisis de referencias a tu campaña. De este modo, podrá ver cuántas acciones y cuántos clics está recibiendo por cada enlace, así como otros datos útiles que podrá utilizar para ajustar su programa con el tiempo. Si no está seguro de cuál elegir, Capterra es un sitio de directorio de software que ofrece una lista de los mejores productos revisados por pares que puede utilizar para encontrar la herramienta que más le guste. Consulte su lista de los programas de referencia más apreciados aquí
Y si desea profundizar en la obtención de clientes potenciales de mayor calidad para su negocio de planificación de eventos corporativos, tenemos un artículo completo sobre el tema de las referencias comerciales aquí
6. Obtenga testimonios privados o avales de los compañeros de sus objetivos
A veces, los clientes de tus sueños son difíciles de alcanzar. Pero si quieres atravesar los agudos mecanismos de defensa de su secretaria, la mejor manera de hacerlo es infiltrándote en su red a través de otros medios profesionales. Construye tu red y, al mismo tiempo, cierra el grado de separación entre tú y tus cuentas objetivo
Una de las mejores formas de hacerlo es asistir a eventos relacionados con el sector en los que uno de los compañeros de tu cliente potencial vaya a presentar o dar un discurso. Como será un asistente destacado, sabe que va a conocer a gente nueva y que va a establecer muchas relaciones a lo largo del día. Lo que significa que estarán más abiertos y receptivos a ti cuando te acerques a ellos para presentarte. También hay muchos encuentros del sector, seminarios y happy hours a los que puedes asistir en tu ciudad y que pueden acercarte a tus objetivos
Incluso puedes hacerlo en línea. Hay muchos usuarios ávidos de LinkedIn, desarrolladores de marcas personales y creadores de contenido en las redes sociales en el mundo corporativo que se esfuerzan por tener mucho conocimiento y ser bien seguidos. Si ves que a tus clientes soñados les gusta, comentan y comparten su material, asegúrate de hacer lo mismo. Como has demostrado interés por alguien que les gusta, también estarás mostrando a tus clientes potenciales que tú también compartes sus valores
Una vez que conozcas a estas personas que influyen o interactúan con los clientes de tus sueños, no tengas miedo de pedirles una reseña. Incluso si nunca has trabajado con ellos, puedes ofrecer tus servicios a su organización a cambio de un testimonio en vídeo
O bien, si los ves más como una figura de mentor, acércate a ellos para hacérselo saber y ver si se sienten cómodos compartiendo una o dos frases sobre tu potencial de planificación de eventos en base a vuestras interacciones anteriores. Independientemente de lo que elijas hacer, tener nombres que tus clientes potenciales reconozcan y respeten junto a tu currículum te ayudará a ganártelos
Y otra cosa: una vez que tengas esos testimonios, tienes que ser inteligente sobre cómo los utilizas. Probablemente te hayan dicho que consigas algunas buenas críticas en LinkedIn o que hayas añadido una o dos citas de clientes satisfechos en tu sitio web de planificación de eventos corporativos. Y aunque todo eso está muy bien, se sorprendería de la cantidad de clientes potenciales que recibirá y que nunca han estado en ninguna de sus propiedades en línea. Por eso tienes que incluir estas citas en otros lugares estratégicos también
Por ejemplo, un correo electrónico de presentación no estaría completo sin la adición de uno o dos avales de una marca que haya organizado un evento similar con su ayuda. Y, si está planeando una campaña de correo electrónico en frío, sería prudente poner una o dos líneas de testimonio en el cuerpo del mensaje para darle un poco de credibilidad adicional. Sinceramente, cualquier interacción de ventas puede beneficiarse de la inclusión de estas valiosas herramientas
Algunos profesionales autónomos incluso utilizan material de marketing llamado one sheets. Una hoja es (como probablemente ya has adivinado) un documento de una sola página. Debe estar bien diseñado, tener un título llamativo e incluir una breve historia de uno de tus clientes satisfechos o referencias impresionantes. Cuando se adjunta a los correos electrónicos de presentación, se envía junto con los presupuestos y se utiliza como material de seguimiento después de las reuniones, una hoja única puede prácticamente hacer la venta por usted
7. Domina el poder de la sugestión
Para este consejo, tendrá que cambiar la forma de redactar su comunicación con los clientes potenciales para aprovechar este poderoso fenómeno psicológico. Los estudios han demostrado que si simplemente sugieres que un determinado resultado es posible en un correo electrónico o una conversación telefónica, puedes afectar subconscientemente al comportamiento del destinatario, de ahí el término poder de la sugestión. Y puede parecer un poco exagerado, pero realmente es muy poderoso. Organismos gubernamentales, profesionales de la medicina, psicólogos clínicos, investigadores criminales e incluso expertos en crianza de niños son algunas de las entidades que lo utilizan para lograr cambios positivos en los demás
Entonces, ¿cómo se supone que usted, un planificador de eventos corporativos, puede utilizar el poder de la sugestión para conseguir nuevos clientes? Simplemente, cambiando los guiones que ya utiliza. En lugar de terminar un mensaje de voz o un correo electrónico con un «Por favor, hágame saber si esto le interesa», utilice el poder de la sugestión para persuadirles hacia el resultado deseado
Podría ser algo así como: «Esto parece una oferta sobre la que estás interesado en saber más, ¿verdad? Si es así, fijemos una hora para reunirnos y así poder darte más información» O «Como mejorar el reconocimiento de la marca es importante para ti, probablemente también te interesará mi esquema de presentación de eventos (adjunto) que puede ayudarte a lograr este objetivo, tal como he hecho para mis otros clientes exitosos»
En resumen, no dejes tus interacciones al azar. Encuentre nuevas formas de atraer y persuadir a sus clientes potenciales con este truco de ventas basado en la psicología, cambiando la forma de redactar sus comunicaciones diarias
Paso 3: Conseguir tu primer cliente como organizador de eventos corporativos
Todo tu trabajo duro ha dado sus frutos y un potencial cliente de planificación de eventos corporativos te ha enviado un correo electrónico. ¡Hurra! Pero espera, ¿qué es eso? Esa es la sensación de ansiedad y temor cuando te das cuenta de que ahora tienes que responder. Y es que..
En primer lugar, que no cunda el pánico. Espere recibir preguntas de seguimiento y tenga preparadas las respuestas. Si estás empezando, te recomendamos que lleves una hoja de cálculo con las preguntas que te hacen tus clientes potenciales. Al lado de esa columna, escribe tu respuesta para ahorrar tiempo en caso de que vuelva a surgir más adelante
Y tampoco dejes de responderles Intenta responderles inmediatamente. Incluso si no tienes preparada una respuesta bien pensada o elocuente, hazles saber que al menos has visto su mensaje
Lo más frecuente es que recibas mensajes que indican que el cliente está listo para empezar a trabajar contigo ahora mismo. Por eso es necesario que tengas preparado un contrato general de planificación de eventos para que puedas poner las cosas en marcha cuanto antes. Una vez que esté firmado, ¡podrás finalmente descorchar el champán!
Ya está listo para llenar su calendario de planificación de eventos corporativos
Así que ahí lo tienes: todo lo que necesitas saber para crear una lista de clientes corporativos que sea absolutamente genial. Si te dedicas a actuar con constancia, poco a poco irás construyendo una red de negocios que podrá sostener tu carrera durante años. Para obtener más información sobre la creación de un impresionante negocio de planificación de eventos, asegúrese de consultar estas excelentes lecturas
- 30 consejos para planificar eventos corporativos de forma extraordinaria
- ¿Cómo puedo entrar en la planificación de eventos? 5 formas de iniciar tu carrera en el mundo de los eventos
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