Organizar comidas y bebidas en conferencias de varios días es una tarea enorme. Y asegurarse de que el catering en estos eventos sea delicioso y memorable desde el desayuno de bienvenida hasta la gala de clausura no es tarea fácil.
Siga leyendo para obtener consejos y trucos para elevar el catering de su conferencia. Comenzamos con decisiones estratégicas y organizacionales que aseguran que el café esté siempre fresco y que la comida caliente del buffet sepa tan apetitosa como parece. Luego pasamos a ideas creativas de F&B que los asistentes recordarán y posiblemente incluso regresen año tras año.
Eleve el catering de su conferencia de 14 maneras:
1. Asegúrese de que sus proveedores de alimentos y bebidas tengan experiencia en catering para conferencias.
No se apresure y contrate un famoso restaurante local para un almuerzo de trabajo en red para 100 personas. Si no tienen experiencia en eventos, esto no funcionará a su favor: es probable que la comida llegue tarde, sea descuidada y poco impresionante.
Explore los servicios de catering que son proveedores regulares para el lugar de su conferencia, pero no se quede solo con ellos. No siempre son las mejores opciones y, a veces, se usan por costumbre y conexiones con el lugar. Consulte sus reseñas en línea e investigue proveedores de F&B conocidos por su excelente catering para conferencias en la región, incluso si no han proporcionado su lugar en particular.
2. Impulse las confirmaciones de asistencia tempranas y específicas para mejorar el catering de su conferencia.
Comprender la participación general probable ayuda enormemente con la planificación de F&B, especialmente para conferencias grandes. Pero la gestión de F&B para los pequeños eventos simultáneos durante la conferencia requiere confirmaciones de asistencia para cada evento. Anime a los asistentes a inscribirse en grupos de trabajo y reuniones de networking lo antes posible.
3. Calcule la cantidad de comida que necesitará durante el evento de la conferencia lo antes posible.
Ya conoce el ejercicio cuando se trata de planificar la cantidad de comida que necesita para un evento. Pero cuando se trata de múltiples eventos durante varios días, deberá pedir una variedad más amplia de alimentos y bebidas de lo que normalmente pediría. Por ejemplo, si planea ofrecer una barra de café durante todo el día, necesitará más café que los 9 galones estándar por cada 100 personas para el desayuno.
Cree su menú temprano, calcule la comida y considere formas de mantener bajos los costos de catering a medida que avanza. Preste atención a los eventos simultáneos. Por ejemplo, si hay dos horas simultáneas de café en red en el programa, es posible que pueda obtener un descuento en una tienda local de donas si pide el doble.
También planee para F&B durante las pausas que ocurren al mediodía o temprano en la tarde en la mayoría de las conferencias. Durante este tiempo, muchos asistentes se las arreglarán por sí mismos y explorarán los restaurantes locales. Pero algunos se quedarán atrás para ponerse al día con el trabajo o disfrutar de un tiempo de inactividad tranquilo en la sala de estar. Recuérdelos agregando pasteles a la hora del café durante todo el día y hágales saber a las personas que las golosinas están ahí con una notificación automática de la aplicación de eventos.
4. Desglose sus eventos de F&B por horario o ubicación del evento antes de asignar coordinadores.
El coordinador de F&B de su evento no puede estar en tres lugares a la vez, por mucho que lo intente. Además, algunos sitios de conferencias son muy amplios. Si asigna un coordinador para eventos simultáneos en el centro de conferencias McCormack Place de Chicago, de 2,6 millones de pies cuadrados, sin ninguna previsión, el problema se aclara con bastante rapidez. Seguro que su coordinador participará, pero será difícil mantener contentos a los invitados en sus respectivos eventos.
Una vez que seleccione el lugar de su conferencia, obtenga una descripción general del espacio y los cronogramas del evento. Para espacios de eventos grandes, asigne a sus coordinadores a eventos que ocurran cerca uno del otro. Para eventos de todo el día que se realicen en espacios más pequeños, asigne a sus coordinadores a eventos matutinos o vespertinos para que su personal no se agote.
5. Haz un diseño de evento para cada oferta de F&B
Usted sabe que el uso de un software de gestión de eventos puede ayudar a mantener eventos a gran escala como conferencias bien organizados y a los miembros del equipo en sintonía. Utilícelo al máximo creando un diseño de evento para cada oferta de F&B planificada para la conferencia.
La mejor herramienta de diagramación de eventos incluye la opción de crear múltiples diseños dentro de un solo evento. Cree un diseño de evento detallado para cada evento. Incluso puede incluir el nombre del coordinador del evento en el título para que los colaboradores sepan quién es la persona de contacto para diferentes eventos. Por ejemplo, puede tener un diseño titulado «Vista previa de lanzamiento de producto de periodista_Kate».
Dentro del diseño, incluirá detalles como la ubicación, el número de invitados, la disposición de los asientos y las restricciones dietéticas conocidas y las alergias alimentarias.
6. Planifique el menú F&B de la conferencia en torno a la agenda.
Si la conferencia incluye talleres técnicos intensos por la tarde, omita los carbohidratos pesados (como pizza, pasta y panes) e incluya más proteínas magras en el almuerzo. Piense en fajitas de bistec, ensalada de pollo a la parrilla y envolturas de hummus de pimiento rojo asado.
Las galletas y los dulces pueden ser excelentes para el bajón de la tarde si el evento terminará temprano, pero pueden causar un bajón de azúcar más tarde en el día si el evento dura mucho. Considere frutas, nueces y verduras para un descanso de la tarde cuando las conferencias se prolongan hasta la tarde. Bonificación: estará en línea con la tendencia de las ofertas de salud y bienestar para eventos en su conferencia.
7. Cree experiencias de conferencias de F&B que dejen una impresión duradera.
La comida en sí puede ser excelente, pero la presentación y la participación de los invitados también son importantes. Ofrezca a los asistentes experiencias F&B que atraigan y deleiten, e incluso puede generar acciones sociales que amplíen el alcance de su evento. Algunas ideas para empezar:
- Ya sea que la conferencia tenga un enfoque comercial o creativo, los asistentes aprecian las presentaciones animadas. Calentar platos sobre manteles blancos es… decepcionante. Sea creativo con sus tablescapes y cree exhibiciones llamativas llenas de arreglos florales de temporada, vegetación y acentos temáticos de la marca o de la conferencia.
- Coloque macetas de hierbas frescas como perejil, albahaca, cebollino y tomillo en cada mesa que los invitados puedan cortar y agregar a sus platos durante un evento sentado.
- Los vuelos de degustación no siempre tienen que ver con el vino (aunque esta podría ser una buena experiencia después de la cena). Ofrezca una muestra de donas artesanales para un descanso a media mañana, o un helado artesanal de una tienda local para una delicia por la tarde.
- Elija un día de la conferencia para reservar algunos camiones de comida locales para el almuerzo. Proporcione opciones tradicionales como tacos y barbacoa, incluya una opción única (p. ej., comida tailandesa o etíope) y complete con postre (cupcakes, ¿alguien?).
Independientemente de las opciones dinámicas de F&B que elija, ofrezca suficiente variedad para asegurarse de que todos disfruten al menos de una experiencia excepcional de F&B.
8. Mantenga algunas de las ofertas de F&B de su conferencia simples y agradables.
Todos los que aportan su bien ganado dinero y tiempo para asistir a su evento merecen una experiencia F&B única. Pero no todos los eventos deberían ofrecer una experiencia compleja y destacada. Esto se vuelve demasiado para coordinar muy rápido.
Algunas ofertas de F&B fantásticas y simples para considerar:
- Una clásica máquina de palomitas de maíz. Traer de vuelta un sentimiento de nostalgia. Incluya muchas bolsas para que los invitados puedan llevarlas a las reuniones o a su habitación de hotel.
- Una barra de galletas. Incluya los clásicos (p. ej., chispas de chocolate, avena con pasas, azúcar). No olvides ofrecer al menos una opción sin lácteos sin gluten.
- Haz tu propia barra de mezcla de frutos secos. Ofrezca granola, frutas secas, mini-pretzels, nueces y chispas de chocolate. Proporcione bolsas (el papel reciclado es una opción ecológica) y deje que las personas creen las suyas propias.
9. Lleve las ofertas locales al centro de conferencias.
La comida local puede ser muy divertida. Cualquiera que haya viajado alguna vez a Seattle se ha propuesto tomar una taza de café «auténtica». Tanto los grupos regionales como los de fuera de la ciudad pueden apreciar una especialidad local si es posible incluirla en el menú. Ya sea que su conferencia sea en una gran ciudad, o simplemente dentro del mismo estado, brinde un ambiente de ciudad natal al ofrecer:
- Alitas de pollo Buffalo (bocados de tofu Buffalo para veganos)
- Porciones de pizza de plato hondo de Chicago
- Mini hamburguesas Philly de bistec con queso
- Tortas de cangrejo de Maryland
- vasos de gumbo de nueva orleans
Entiendes la idea. ¡Ve con la especialidad regional!
10. Ofrezca opciones para asistentes con restricciones dietéticas, sensibilidades alimentarias y alergias.
Trabaje con el equipo de catering para asegurarse de que las opciones vegetarianas o libres de alérgenos no parezcan una ocurrencia tardía. Simplemente sacar una ensalada mixta y llamarla vegana no es suficiente. Desea opciones sabrosas que puedan complacer a todos los paladares, sin importar cuán particular sea ese paladar. Y no te olvides de los sustitutos de la leche sin lácteos y sin alérgenos en la estación de café. Es posible que no pueda cubrir las necesidades de todos, pero un buen punto de partida es la leche de almendras y la leche de coco.
Esta guía para controlar las alergias alimentarias y las restricciones dietéticas en los eventos es una buena opción para guardarla en favoritos.
11. Facilite que los asistentes se mantengan hidratados en todo momento en la conferencia.
La hidratación siempre es importante en cualquier evento. Ayuda a aumentar la función cerebral al ayudarlo a pensar, concentrarse y mantenerse alerta. Incluso la deshidratación leve puede causar deterioro cognitivo, cambios de humor y fatiga. Ofrezca mucho H2O para que todos puedan aprovechar al máximo su día.
Tenga en cuenta que no todo el mundo es fanático del agua corriente. Proporcione agua con sabor que atraiga a los asistentes agregando menta fresca y pepinos, fresas en rodajas o trozos de sandía. No solo saben muy bien, sino que brindan un refrigerio adicional. Tenga estaciones de agua disponibles en todo momento durante el evento.
Y no te olvides del hielo.
12. Establezca una barra de café y té durante todo el día en una ubicación centralizada en la conferencia.
Todo el mundo aprecia una buena taza de café (o tres) por la mañana, pero mucha gente lo bebe a lo largo del día. Las estaciones de café y té durante todo el día pueden salvar vidas, especialmente cuando ofrece una variedad de opciones que atraen a todos. Ofrezca opciones completas de cafeína y descafeinado tanto para café como para té, y agregue algunos tés de hierbas para un atractivo adicional. Cuando se trata de complementos, no escatime en la mitad y mitad, la crema de vainilla y la leche de almendras. Ofrezca un par de jarabes con sabor y opciones sin azúcar para endulzar el trato. Y nunca subestimes el placer que puede traer una pizca de cacao en polvo o canela.
Planifique su configuración cuidadosamente para asegurarse de que la barra de café no interfiera con el flujo de tráfico dentro del espacio.
13. Haz que todas las estaciones de F&B sean lo más ecológicas posible
Todo el mundo está buscando formas de reducir su huella de carbono. La planificación de F&B de la conferencia debe incluir la planificación de una forma de reducir el flujo de desechables que se dirigen al vertedero. Estos son algunos consejos clave para F&B ecológicos:
- Elija empresas de catering que utilicen las mejores prácticas ecológicas.
- Proporcione platos, vasos y utensilios desechables que sean compostables y/o hechos de materiales reciclados.
- Aumentar el número de ofertas sin carne en cada menú.
- Establecer un plan de compostaje de residuos de alimentos orgánicos.
Conozca más formas inteligentes de mantener la sostenibilidad de su evento en general.
14. Sea generoso con sus sobras para que no se desperdicien
¿Sabías que cada año se desperdician 72 mil millones de libras de alimentos? Con tanta comida servida durante varios días, es probable que tenga que lidiar con las sobras. En lugar de tirar todo a la basura y aumentar ese número, considere una opción más sostenible.
Permita que los asistentes se lleven las sobras a casa al final de cada día de la conferencia con contenedores ecológicos para llevar. Esto puede ser especialmente útil para los huéspedes de fuera de la ciudad que pueden llevar la cena o un refrigerio a su habitación de hotel. Comuníquese con refugios locales para personas sin hogar u organizaciones locales para los necesitados que podrían usar sus sobras para alimentar a una multitud. Las sobras también se pueden distribuir al personal de apoyo en el lugar (así como a su equipo) que trabajan arduamente para ayudar a que el evento sea un éxito.
El catering en eventos puede ser mediocre a veces. Siga los consejos anteriores y su conferencia F&B puede proporcionar ofertas memorables que mejoren la experiencia de los invitados y respalden los objetivos del evento.
¡Ahora está listo para dar vida a un increíble catering para conferencias!
Mantenga el diseño de su conferencia bajo control y los asistentes moviéndose en la dirección correcta utilizando una buena herramienta de planificación de eventos gratuita. Si necesita aún más inspiración para eventos, descubra algunas formas poco comunes de planificar su evento cuando se haya quedado sin ideas.