Para sus asistentes, el registro no es un paso previo al evento. Es el primer paso DEL evento.
Casi todos los eventos bajo el sol quieren que los asistentes comiencen con el pie derecho con una experiencia de registro sin problemas. Pero estas experiencias no suceden sin una planificación consciente y atención a los detalles. Dependen de un personal excepcional y altamente preparado, el software de gestión de registro adecuado y fácil de usar y un diseño de registro de eventos bien pensado.
Domine el proceso de registro y manténgalo alineado con el objetivo de cada evento utilizando estos 15 consejos esenciales.
Descubra ideas fáciles de registro para mejorar la experiencia del evento
1. Capacite minuciosamente al personal de registro del evento
Hay muchos procedimientos y aplicaciones de registro de eventos, y algunos son más intuitivos que otros. Pero todos tienen una cosa en común: nadie, en ningún lugar, nació sabiendo cómo usarlos.
Tómese un tiempo para capacitar a su personal en su sistema. La capacitación no tiene que llevar mucho tiempo, especialmente si ha elegido una aplicación fácil de usar. Muestre a su personal las partes del software que usarán y permítales mostrarle que pueden usarlo sin orientación.
Considere organizar algunos eventos de almuerzo gratis en su oficina de planificación, donde los empleados rotan para administrar el proceso de registro en un entorno de bajo riesgo. Tal vez dramatizar algunos escenarios desafiantes para que puedan descubrir si tienen preguntas. (Esta es una oportunidad de bonificación divertida para la creación de equipos).
2. Poner las habilidades blandas al frente y al centro
Su personal de registro es la cara de su evento. Siempre que sea posible, elija empleados que presenten sin esfuerzo el tono correcto para eventos específicos. En un evento empresarial de alto nivel, por ejemplo, la profesionalidad es clave. En una conferencia de la industria, el conocimiento del sector puede ser importante, mientras que en una reunión social, la energía y el entusiasmo son esenciales desde el principio.
Sea cual sea el tono que estés buscando, no lo mantengas en secreto. Hágale saber a su personal de registro que tienen un papel de escenario en la experiencia de los asistentes y que admira su habilidad para compartir el tono que imagina.
3. Ofrezca una ‘Estación de soluciones’ o ‘Mesa de ayuda’
Ya sea que lo llame «Mesa de ayuda», «Mesa de información», «Estación de soluciones» o algo relacionado con un evento, considere establecer un lugar para todas las inquietudes además del registro. Cuando surgen problemas con la credencial, preguntas de programación y solicitudes especiales, el registro puede continuar avanzando rápidamente al mismo tiempo que resuelve esos problemas.
Coloque la ‘Estación de soluciones’ en una ubicación que sea visible desde el registro. De esa manera, los huéspedes pueden ver a dónde deben ir y no sentirse rechazados cuando el equipo de registro los remite allí. Las sonrisas y el contacto visual son esenciales aquí. El sentimiento objetivo no es «¡Ugh, toda esta gente con todas estas preguntas!» sino más bien “Así te estoy cuidando y atendiendo tu inquietud, orientándote hacia la persona que más te puede ayudar”.
4. Crea roles de equipo claros
Determine la persona de contacto para las preguntas de registro y otras consultas. Cree una cadena de mando clara, proporciónela al personal y asegúrese de que todos tengan la información de contacto necesaria.
Piense también en otros roles de equipo que pueda necesitar. ¿Habrá un corredor que acompañe a los invitados a sus mesas oa los oradores a la sala verde?
5. Obtenga la aplicación de registro de eventos adecuada
¿Gestión de check-in fácil y gratuita? Hay, literalmente, una aplicación para eso; de hecho, hay muchas aplicaciones para eso.
Elija el software de registro de eventos más fácil que pueda encontrar. Un sistema basado en la nube que funcione en todos los dispositivos es ideal, para que todos estén siempre actualizados. Busque un proveedor de software de eventos que brinde capacitación completa y soporte continuo para que pueda aprovechar al máximo la aplicación y mejorar el flujo de registro. Finalmente, el software de registro debe permitirle establecer el nivel de acceso para cada miembro del personal. De esta manera, el personal de registro no tiene que preocuparse por cambiar accidentalmente los datos de los asientos.
6. Utilice quioscos de autofacturación
Para las multitudes que los aprecian (piense en eventos tecnológicos o grupos de edad como Millennials y Zoomers), los quioscos de auto check-in son una forma fantástica de mantener la línea en movimiento y hacer que las personas se apropien del proceso.
Puede proporcionar un solo asistente disponible para ayudar con los quioscos de auto check-in. O bien, ofrezca quioscos de auto check-in además de una mesa o podio con un asistente. Las personas que aprecian el auto check-in pueden elegir esa ruta, mientras que las personas que evitan la tecnología pueden optar por una bienvenida de persona a persona.
7. Aproveche los códigos QR
Los códigos QR pueden funcionar en los quioscos de check-in tradicionales con personal o de auto check-in. Son increíblemente rápidos y precisos, y eliminan el posible problema de los miembros del personal que luchan por escuchar o entender los nombres de los asistentes en lugares ruidosos. Algunos programas de registro de eventos le permiten enviar fácilmente códigos QR de registro a las direcciones de correo electrónico o números de teléfono de todos los asistentes o de los seleccionados. Los asistentes pueden optar por usar los códigos QR a su discreción; incluso un pequeño porcentaje de participación puede ayudar a acelerar el proceso de registro.
8. Elija un software de registro que reconozca los nombres casi coincidentes
Los clientes de las cafeterías esperan que su nombre esté mal pronunciado y luego mal escrito en su taza para llevar. En los eventos, esto ya no es aceptable. A las personas les resulta frustrante tener que repetir sus nombres una y otra vez. Cuando las pronunciaciones de los nombres de los invitados no son familiares, pedirles a los asistentes que las repitan sin cesar también puede impedir la diversidad e inclusión del evento o sobrepasar la etiqueta cultural.
Este problema se reduce con un software que permite al personal ingresar lo que escuchan y devuelve nombres que suenan similares. Cuando Chidi Anagonye (un personaje de The Good Place, ICYDK) ingresa a una conferencia de filosofía moral, está bien si el lugar es ruidoso y la persona que se registra no tiene experiencia con nombres senegaleses. El miembro del personal de registro escucha «Sheedy», lo escribe y al instante se le presenta «Chidi Anagonye».
Si sabe que algunos invitados tienen nombres que podrían ser difíciles de deletrear o pronunciar, incluya una ortografía fonética en la información del invitado. Tome un consejo de los presentadores de noticias que tienen que pronunciar los nombres de los líderes mundiales y haga que su equipo de registro practique decir estos nombres en voz alta hasta que se sienta cómodo. Tus invitados apreciarán la muestra de respeto.
9. Marca a tus invitados VIP
No hay necesidad de rondar por la puerta o depender de un corredor. Simplemente use el registro de ATARE u otra aplicación de eventos que pueda enviar un mensaje de texto o correo electrónico automático cuando lleguen ciertos invitados.
Tal vez haya invitados (ya sean VIP o invitados potencialmente disruptivos) que desee señalar a la seguridad del evento. Etiquételos «envíe un mensaje de texto a Chris» y/o «envíe un mensaje de texto a Sandy» y configure el software para que le notifique a usted o al jefe de seguridad cuando llegue alguien con esa etiqueta.
Del mismo modo, puede etiquetar a los presentadores de eventos para guiarlos a donde deben ir, o el equipo de redes sociales puede twittear en vivo una foto de llegada. Tal vez quieras saber cuándo llegan los donantes Platino u otros VIP para poder saludarlos personalmente y llevarles su bebida favorita.
10. Verifique que su tecnología de registro de eventos tenga el ancho de banda que necesita
Antes del evento, camine por el lugar y verifique la potencia de WiFi y la recepción celular. Tenga en cuenta si hay puntos problemáticos y elabore un plan de respaldo para la comunicación de su equipo.
Si la señal de la celda es deficiente pero el WiFi es excelente en todo momento, por ejemplo, considere habilitar las llamadas WiFi. Si el WiFi es irregular pero el servicio celular es excelente, asegúrese de tener habilitados los datos celulares. Si ambos son impredecibles, equipe al personal clave de registro con walkie-talkies y verifique que también funcionen dentro del espacio.
11. Incluye el área de check-in en el diseño de tu evento
Es la primera interacción de las personas con su evento, así que dé lo mejor de sí. Los arreglos florales a lo largo de la gala deben saludar a los invitados a su llegada. Considere colocar el cuarteto de cuerdas donde los invitados que todavía se están registrando también puedan disfrutarlo. Estos pequeños detalles aportan una sensación de cohesión, celebración o profesionalismo a los registros de su evento.
Incluya el flujo de invitados en su diseño de check-in. Las personas deben poder navegar fácilmente desde la entrada hasta el check-in, saber a dónde ir en el área de check-in y saber a dónde ir después de haberse registrado.
No coloque la mesa de registro demasiado cerca de la puerta, o la gente se derramará afuera, no bienvenida, especialmente en condiciones climáticas adversas. Tampoco coloque el área de registro demasiado lejos en el evento. Debería ser fácil de detectar, y los invitados recién llegados no deberían tener que navegar por los invitados que ya disfrutan de sus cócteles.
Para registros más involucrados, como en una gran conferencia, haga que la fila comience en una mesa con personal donde los invitados dan sus nombres y reciben pases de evento. Luego proceden a la derecha para recoger un mapa del lugar, seguido de una bolsa de regalos, y luego se posicionan para ingresar al lugar.
12. Relaciona tu check-in con tu marca
Esta podría ser la marca corporativa en un evento corporativo, o simplemente la marca del evento. De cualquier manera, es su primera oportunidad en el sitio para establecer las expectativas y el estado de ánimo de los asistentes.
Para un evento corporativo, incluye colores corporativos: la falda de la mesa, los letreros o la ropa del personal son excelentes opciones. Busque formas de relacionar el check-in con la marca del evento. Un evento profesional puede tener el check-in en un escritorio reluciente; un evento resistente y al aire libre podría llevar a cabo el registro dentro de una carpa de lona rústica; un evento familiar puede tener un telón de fondo de colores brillantes y entretenimiento itinerante para ayudar a que los niños mantengan la paciencia mientras esperan en la fila.
13. Obtenga la señalización correcta
Los letreros correctos son cruciales para una experiencia fluida para los asistentes y para reducir la cantidad de tiempo que el personal pierde en consultas simples. Coloque los letreros al nivel de los ojos o más alto para que los invitados puedan verlos fácilmente, incluso en una multitud.
Piense dónde estarán los asistentes cuando necesiten cierta información. La señalización que les indica cómo registrarse debe ser visible desde todas las entradas potenciales, por ejemplo. Y si hay líneas de check-in separadas, por ejemplo, por apellido, tipo de boleto o auto check-in versus check-in del asistente, esa información debería ser muy visible en el enfoque.
Si va a tener una ‘Estación de soluciones’, etiquétela con letreros que se puedan ver desde el mostrador de registro, así como letreros que se puedan ver desde cualquier otro lugar del lugar. Proporcione letreros que indiquen a los asistentes los baños, el guardarropa y el depósito de equipaje, y coloque algunos de estos letreros en el registro, para reducir la cantidad de consultas allí.
Como se mencionó anteriormente, los letreros deben diseñarse y producirse cuidadosamente. No hay impresiones grabadas ni letreros garabateados apresuradamente alrededor del lugar.
14. Reúna sus artículos imprescindibles para el registro del evento
Hay ciertos elementos que necesita en la mesa de registro de su evento: uno o dos eventos sin ellos lo dejarán muy claro. Si tiene una ‘Estación de soluciones’, también querrá un conjunto duplicado allí. Guarde estos artículos en una caja para llevar y verifique que todo esté allí justo antes del evento. Los imprescindibles incluyen:
- Suministros de oficina: Bolígrafos, marcadores, cinta adhesiva, engrapadora, quitagrapas, grapas, corrector líquido y tijeras
- Cables de extensión adicionales
- Insignias en blanco
- Copias impresas actualizadas de la lista de asistentes, el horario y el plano de asientos
15. Considere también artículos que tal vez tenga
Esta lista depende de su evento específico y de las necesidades de sus invitados. Considere si podría desear lo siguiente:
- Una impresora. Esto es excelente para imprimir nuevas insignias o copias impresas de la información del evento, cuando sea necesario.
- Tecnología de pago. Permita que las personas actualicen su boleto en el check-in o compren una camiseta del evento u otro artículo.
- Walkie-talkies. Útil en algunos eventos a gran escala, pero no siempre necesario si los teléfonos celulares son confiables.
- Árbol de cordón. Si los asistentes elegirán un color de cordón o ensamblarán los cordones ellos mismos. Colóquelo a un lado de la mesa de registro para que las personas se aparten del camino del próximo asistente.
- Bolsas de regalos. Tenga estos listos para entregar a cada asistente, o colóquelos en una mesa para animar a las personas a moverse después del registro.
Con estos consejos, estará preparado para eventos destacados desde la palabra ‘¡Bienvenido!’
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