Si bien el horario, el lugar y la comida de un evento juegan un papel importante en la determinación de la experiencia de los invitados, los asientos del evento son igual de importantes. Puede determinar cómo los invitados interactúan entre sí, retienen información y qué tan llenos de energía se sienten a lo largo del día. Adelántese a la curva e impresione a sus asistentes con estas tendencias de asientos atractivos que están revolucionando los eventos.
Descubra las tendencias y consejos de asientos para eventos más creativos
1. Cree un ambiente informal que permita socializar y conversar.
Sus asistentes podrán absorber completamente el propósito de su evento si se sienten relajados y cómodos. Animar a los invitados a que se conozcan aumentará los niveles de participación en la conversación, los ayudará a aprovechar al máximo sus esfuerzos de creación de redes y mejorará su retención de contenido.
2. Divida las secciones grandes de asientos en secciones más pequeñas para que las personas puedan moverse.
Sentarse durante largos períodos de tiempo es incómodo y puede afectar negativamente la experiencia de un asistente. Asegúreles que se permite moverse para estirar las piernas, tomar un trago o tomar un refrigerio organizando el espacio en consecuencia. Tener secciones más pequeñas de asientos evitará que los asistentes se muevan torpemente alrededor de sillas y mesas o molesten a otros mientras intentan salir.
3. Asegúrese de que cada parte de su espacio esté visible para que los participantes se sientan seguros.
La seguridad siempre está al frente de su mente y sus invitados pueden pensar en ella más de lo que se da cuenta. Permítales dejar sus miedos en la puerta haciendo visible todo el espacio. Esto incluye marcar claramente las salidas y rutas a las escaleras. En caso de una evacuación, los invitados comprenderán el plan y no tendrán que navegar por un plano de planta desconocido. Además, mantener su espacio visible ayuda a garantizar que todos puedan ser vistos en todo momento y que no ocurran asuntos extraños en rincones oscuros o detrás de paredes adicionales.
4. Utilice tecnología avanzada para planificar sus opciones de asientos.
Obtenga un diseño preciso en todo momento mediante el uso de un software de diagrama de eventos en 3D. Le ayudará a ahorrar tiempo y determinar el plano de planta más eficiente. Puede tener en cuenta la medida precisa de muebles y objetos, por lo que el diseño se basa completamente en sus necesidades personalizadas. Además, el software le permite planificar el evento a vista de pájaro pero experimentarlo como si fuera un invitado con recorridos virtuales.
5. Incluya estaciones de relajación dedicadas en su plan de asientos con algunos muebles acogedores.
Incluso los invitados más jóvenes y en forma pueden necesitar un minuto de descanso o de una silla estándar para relajarse. Agregue algunos asientos cómodos y extravagantes para asegurarse de que hagan exactamente eso. Tomarse unos momentos para sí mismos los ayudará a evitar el agotamiento después de recibir horas de información de los oradores, dejándolos con energía para más sesiones.
6. Organice una estación de carga en las afueras del plan de asientos de su evento.
Sus invitados tendrán a mano su teléfono celular, tableta o computadora portátil (o todos los anteriores). Ofrézcales un lugar para cargar estos dispositivos para que puedan permanecer conectados mientras asisten a su evento. Ubicar las estaciones de carga lejos del foco principal del plan de asientos de su evento brindará a los invitados la oportunidad de descansar un poco. Les da la oportunidad de recargar sus cerebros y creatividad junto con sus dispositivos. También ayudará a otros invitados a mantenerse enfocados en el evento principal, ya que no se distraerán con el movimiento de sus compañeros en busca de una toma de corriente.
7. Disminuya el tamaño del área de registro para hacer espacio para asientos adicionales en el evento.
La mejor manera de hacer que el proceso de registro en el evento sea muy sencillo es implementar herramientas que aceleren el proceso, reduzcan las filas y liberen espacio para otros elementos básicos del evento. Con el software de registro basado en la nube, puede registrar a los asistentes usando cualquier dispositivo, por lo que no hay necesidad de grandes áreas de escritorio. Incluso puede comenzar a utilizar los escritorios de soporte virtual, lo que le permitirá reducir el personal: un gran ahorro de espacio y costos para usted.
8. En caso de duda, elija círculos en lugar de líneas rectas.
El uso de mesas redondas y la disposición de los asientos en arcos tiene muchos beneficios en comparación con los arreglos tradicionales de estilo teatro. Los asientos estilo teatro limitan las conversaciones: los participantes solo pueden hablar con las personas que están directamente al lado o detrás de ellos. Los patrones de asientos circulares, por otro lado, permiten que se formen grupos pequeños y fomentan la conversación porque todos pueden verse cómodamente sin demasiado movimiento adicional o disruptivo. Las mesas redondas también eliminan la necesidad de encontrar los «mejores» asientos en la sala porque todos los puntos de vista son iguales.
9. Priorizar mesas redondas o asientos circulares para fomentar la comunidad.
La disposición circular de los asientos alentará a los asistentes a interactuar con todo el grupo de personas con las que se sientan. Cuando los asistentes participan entre sí, se incorporarán diversas perspectivas a la conversación, lo que brinda a sus invitados la oportunidad de aprender más de sus compañeros.
10. Mezcla algunos muebles no convencionales.
¡Resalte su lado creativo al incluir asientos únicos en el plan! Tome nota de los espacios de oficina de moda que están incorporando sillones grandes y tumbonas en sus espacios. Si hay un área al aire libre disponible, coloque sillones de marca en lugares sombreados para que las personas puedan disfrutar del clima durante unos minutos. ¡Incluso puede traer juegos de columpios emergentes, que definitivamente alegrarán el día de sus invitados y harán una divertida sesión de fotos!
11. Base la disposición de los asientos en los comentarios directos de la audiencia.
Por ejemplo, si los miembros de la audiencia del evento que encuestó con anticipación buscan establecer contactos en su lugar, la disposición de los asientos debe ser fácil de navegar, proporcionar una variedad de estados de ánimo y hacer que los participantes aún puedan estar cómodamente de pie y unirse a las conversaciones. pasan caminando. Pero si los miembros de su audiencia están enfocados en aprender de los disertantes, será necesario incorporar un escenario con asientos ubicados estratégicamente para ayudarlos a concentrarse en el discurso individual.
12. Usa muebles multifuncionales.
Para lograr un ambiente relajado en tu evento, incorpora piezas únicas como muebles multifuncionales. Divida los muebles seccionales grandes en varias partes, extiéndalos estratégicamente alrededor de una alfombra para crear un ambiente acogedor en la sala de estar. Ofrezca taburetes que funcionen como asientos y como mesas bajas para que los invitados descansen sus computadoras portátiles. O incluso puede probar las mesas auxiliares que se levantan para funcionar como escritorios delgados y livianos.
13. Arregle una sala de descanso completa con sofás y vegetación.
Al llevar la estética del diseño del hogar, como asientos cómodos y plantas, a conferencias y otros eventos corporativos, creará un ambiente informal que está de moda para el próximo año. Este estilo resalta su deseo de hacer que la experiencia del evento sea lo más placentera posible para sus invitados. Los detalles orientados a la experiencia del cliente como estos son especialmente útiles con la asistencia a eventos repetidos porque los invitados sabrán que pueden esperar sentirse bien cuando estén allí.
14. Conozca las necesidades de iluminación de su evento antes de finalizar la disposición de los asientos.
Asegúrese de que todos los invitados tengan la iluminación adecuada para sus tareas antes de decidirse por la disposición final de los asientos. La mayoría de los salones de convenciones y espacios para eventos tradicionales deberían tener todo esto preparado para usted, pero si planea ir a un lugar un poco fuera de lo común, deberá hacer un recorrido al mismo tiempo que cuando se llevará a cabo su evento. . Y si su evento es temprano en la noche, asegúrese de hacer un recorrido adicional si espera cambios en la luz del día debido al cambio de estaciones.
15. Agregue herramientas de bienestar a su disposición de asientos.
El bienestar y el cuidado personal siguen estando en la mente de muchas personas, ¡incluidos sus invitados! Bríndeles oportunidades para estirar sus cuerpos y mentes dándoles acceso a herramientas para hacer ejercicio. Por ejemplo, agregue un área de colchoneta de yoga para estirar a su diseño o reemplace las sillas de escritorio con pelotas de ejercicio.
16. Considere la posibilidad de organizar conferencias al aire libre.
Ayude a sus invitados a disfrutar del aire libre ayudándolos a encontrar asientos en los que puedan entrar y salir cómodamente sin arruinar sus lindos atuendos. Ya sea que elija agregar sillas plegables, bolsas de frijoles o hamacas, asegúrese de agregar el diseño de su evento al aire libre a su software de eventos para mantener las cosas organizadas.
17. Pruebe muebles mixtos y combinados en un esquema de color monocromático o piezas idénticas en un arcoíris de colores.
¡Agregue un factor sorpresa inmediato a su decoración con esta tendencia! Es ideal si está trabajando con un presupuesto pequeño porque puede tener un gran impacto con solo unas pocas piezas.
18. Sea audaz con los asientos asignados.
Si bien esta táctica puede sorprender a los invitados, ofrece una multitud de ventajas. Los asientos asignados mezclan a los asistentes para que puedan conectarse con personas que de otro modo no habrían conocido. También permite la oportunidad de colocar juntos a personas de varios niveles profesionales. Además, las discusiones en grupos pequeños serán más vibrantes con una mezcla de varias perspectivas.
19. Agregue una variedad de niveles para los ojos a la disposición de sus asientos.
Para que la decoración de su evento sea visualmente interesante, combine asientos con varios niveles de altura. Las sillas altas se pueden combinar con mesas normales o incluso con asientos de sofá. Esto creará naturalmente puntos de vista diferentes y más claros para los miembros de la audiencia sin tener que usar bandas.
20. Si le preocupa la accesibilidad a los tomacorrientes, agregue algunos cubos de carga inalámbrica a la disposición de sus asientos.
La carga inalámbrica es cada vez más común en los dispositivos que usamos todos los días. La buena noticia es que este tipo de estación de carga es pequeña y se puede agregar con facilidad a lo largo de su distribución de asientos. Los muebles con cubos de carga incorporados también son una gran apuesta. Coloque estratégicamente estos asientos o cubos de carga a lo largo de su plano de asientos donde observe que falta el acceso a las tomas de corriente.
21. Mezcla elementos de disposición de asientos tradicionales con elementos inesperados.
Para implementar esta tendencia de espacio flexible para eventos, combine una variedad de asientos (como asientos tipo conferencia y asientos suaves) para agregar interés visual al espacio. Una ventaja de este enfoque de diseño es que ofrece a los invitados la oportunidad de moverse y experimentar el evento desde diferentes puntos de vista. ¡Este mueble también puede servir como la mayor parte de su decoración si las piezas son lo suficientemente variadas!
¡Ahora está listo para planificar su próximo plano de asientos!
Antes de ir, eche un vistazo a estos 5 consejos adicionales para un plano de asientos casi perfecto y descubra cómo puede aplicar el diseño de distribución para crear un espacio de oficina más feliz. Luego, vea cómo puede hacer que el día de la boda de su cliente sea el día más feliz de su vida con el plano de asientos perfecto para la boda.