Martes de consejos: 21 trucos de productividad para la planificación de eventos

Los organizadores de eventos experimentados saben que la clave del éxito es mantener sus habilidades a punto y perfeccionar su proceso. Entonces, si está buscando formas de mejorar su oficio, estos trucos de productividad para la planificación de eventos son un buen comienzo.

Explora sencillos secretos de productividad para ahorrar tiempo al planificar eventos.

Tanto si trabajas para una empresa como si tienes tu propio negocio, ya sabes cómo planificar eventos espectaculares. Pero si está buscando mejorar su juego, es posible que desee probar algunas de estas excelentes ideas.

1. Trabajar con una plataforma que ofrece KPI’s predictivos y prescriptivos.

Hay muchos KPI de vanidad que los patrocinadores o socios quieren usar al medir el éxito del evento, sin embargo, no todos los KPI se crean de la misma manera. Los KPI predictivos y prescriptivos ayudan con la planificación y el diseño de eventos, pero también son excelentes para anticipar obstáculos con anticipación.

2. Desarrolle una fórmula de notas de proyectos de eventos repetibles.

Cree uno para cada reunión, visita al sitio y llamada telefónica para mantener sus notas consistentes y organizadas. Le ahorrará tiempo revolviendo varias carpetas o archivos de varias páginas para obtener detalles importantes. La mayoría de los procesadores de texto tienen la capacidad de copiar y pegar opciones de formato en varios documentos, por lo que este truco de productividad para planificadores experimentados es realmente fácil de implementar pero puede marcar una gran diferencia.

3. Subcontratar la producción o el diseño de eventos.

Si es un planificador de eventos corporativos, es posible que desee considerar agregar algunos especialistas a su equipo. Además, si estas no son su especialidad de todos modos, le entregará la tarea a alguien que realmente puede hacer un trabajo excelente, dejándole más tiempo para concentrarse en planificar todo.

4. Crea un lenguaje común con tus colaboradores.

Seguro que todos están de acuerdo en por qué el evento es importante y de qué se trata, pero ¿todos realmente lo entienden? Tómese un tiempo en la parte superior del proyecto para desarrollar una abreviatura de objetivos, profundizándolos en 2 o 3 objetivos de palabras clave. Cuando surjan preguntas o se deban asignar tareas, recuérdeles a los miembros del equipo su idioma común para ayudar a que todos permanezcan en la misma página. Esto eliminará demasiado de ida y vuelta o cualquier socio desenfocado que tenga que seguir volviendo al buen camino.

5. Compare su lista de verificación de eventos con otros planificadores de nivel medio.

Si no conoce personalmente a muchos planificadores de eventos de su nivel o superior, considere probar un grupo de redes en LinkedIn o Facebook. Tendrán sugerencias o ideas para usted que ayudarán a que sus proyectos sean mucho más fluidos.

6. Antes de comenzar a planificar un evento, determina el Net Promoter Score.

¿Los asistentes anteriores o los clientes actuales recomendarán su próximo evento a su red? Su puntuación neta de promotor puede ayudar a predecir qué tan exitosas serán esas vías de marketing y si el proyecto necesitará o no un impulso adicional en otras áreas para realmente despegar.

7. Usa herramientas, como Zapier, para automatizar las tareas cotidianas.

Zapier es una herramienta de integración de aplicaciones que básicamente ayuda a todos los sitios de comunicación y planificación de eventos que normalmente usa a comunicarse entre sí. Le ayudará a mantener todos sus datos actualizados sin alterar su flujo de trabajo con un exceso de tareas manuales.

8. Desarrolle su estrategia para tomar notas sobre la marcha.

Es un hecho científico que tus mejores ideas llegan cuando dejas de pensar tanto en ellas. Lo que básicamente significa que todas las respuestas que tratas de encontrar durante el día de trabajo a menudo no se te ocurren hasta más tarde cuando estás en el tráfico, tomando un café con un amigo o relajándote por la noche. Mantenga estas inspiraciones en un solo lugar (como en Evernote, en una bandeja de entrada de correo electrónico dedicada o en un diario simple y antiguo) para que no las pierda.

9. Agilice la participación de las partes interesadas clave en el evento a través de un centro de comunicación central.

Es cierto lo que dicen: el software de planificación de eventos (como los de esta lista) puede convertirlo en una estrella productiva de la planificación de eventos.

10. Haz que tu plan de eventos sea ágil.

Si aún no está familiarizado con la gestión ágil de proyectos, asegúrese de consultar esta útil guía para principiantes. Básicamente, esta metodología permite a los colaboradores resolver los problemas como mejor les parezca, siempre y cuando se haga en el tiempo asignado, lo que lo liberará de cualquier actividad adicional de seguimiento o monitoreo.

11. Cree hábitos básicos de creación de redes y divulgación.

Esto se aplica a todos los aspectos de su carrera, incluidos los posibles clientes de planificación de eventos, los gerentes de lugares clave y los proveedores con los que le gustaría desarrollar relaciones. Al convertir la creación de redes en un hábito ahora, tendrá una gran cantidad de recursos a su disposición en el futuro. Trate de tomar un café con un gerente de lugar importante en su ciudad cada mes. O conéctese con dos prospectos de planificación de eventos altamente específicos a través de LinkedIn cada semana.

12. Posponga su cuenta de Gmail en los días del evento.

Gmail Snooze es mejor que un respondedor de vacaciones porque le permite seleccionar mensajes individuales y elegir cuándo desea que vuelvan a aparecer en su bandeja de entrada, ya sea más tarde en el día, mañana, durante el fin de semana o la próxima semana.

13. ¿Ya haces check-ins semanales? Agregue salidas semanales a su proceso.

Cómo terminas tu semana es tan importante como cómo la comienzas. Envíe un correo electrónico rápido a sus principales colaboradores o partes interesadas del evento todos los viernes por la mañana. Incluya una o dos preguntas fáciles de responder. Asegúrese de enfatizar su interés genuino en lo que están pensando o experimentando hasta ahora en este proceso. Es una buena manera de hacer (y mantener) a todos enfocados, involucrados emocionalmente y listos para comenzar de nuevo el lunes.

14. Sistematizar la creación de eventos centrados en la experiencia.

En lugar de comenzar desde cero con cada nuevo grupo demográfico, cree una plantilla por tipo de evento, industria o solo para uso general (lo que funciona mejor para una serie de eventos destinados a la misma audiencia objetivo). Incluya toda la información y la investigación que normalmente haría para este tipo de grupo y guárdela como referencia rápida cuando comience a planificar su próximo evento. Le ayudará a tomar mejores decisiones generales que enfaticen la experiencia de los asistentes desde el principio.

15. Cuando se comunique con los patrocinadores, tómese el tiempo para enfatizar cómo su participación será mucho más que la colocación del logotipo.

Esto le ahorrará mucho tiempo yendo y viniendo con docenas de patrocinadores. Y podrá cerrar el trato mucho más rápido que si enviara un montón de mensajes generales. Como puede ver en estos excelentes ejemplos de propuestas de patrocinadores de eventos, en realidad enviará menos mensajes pero recibirá muchas más respuestas positivas con esta táctica.

16. Cree una plantilla para los correos electrónicos de contacto con el cliente y el lugar.

Deje espacio para personalizar los nombres y su razón específica para contactar a esa persona en particular. Utilice programas de correo electrónico con capacidad de respuesta como GetResponse, Sendy y MailChimp para obtener un diseño más pulido y análisis de rendimiento.

17. Crea plantillas para tus contratos también.

Tenga sus requisitos básicos y cláusulas descritas para cada tipo diferente de cliente u opción de servicio ofrecido. Guárdelos todos en la misma carpeta para facilitar su referencia. Use un software de contrato para hacer las cosas realmente fáciles.

18. Estandarice los formularios de entrada de clientes en su sitio web.

Solicite toda la información que normalmente reuniría durante una llamada exploratoria. Esto le ahorrará la molestia de tener otra reunión. Además, puede responder con una propuesta, un contrato y algunos próximos pasos bien pensados ​​que harán que la pelota ruede aún más rápido.

19. Acude a plataformas de crowdsourcing para tareas repetitivas.

La creación de listas de clientes potenciales y la reducción de tipos específicos de lugares en varias ciudades pueden ser completadas por un asistente en una de estas excelentes plataformas de crowdsourcing.

20. Eliminar todas las distracciones durante el tiempo de trabajo asignado.

Dedica un cajón o una caja decorada a tu celular y ponlo ahí cuando tengas que concentrarte. También puede instalar un software de bloqueo de distracciones en su computadora. Y si la situación es realmente grave, busque un compañero de rendición de cuentas para consultar en la parte superior de cada sesión. Dígales lo que planea lograr durante el período de tiempo asignado. Luego consulte con ellos al final. Analiza por qué lograste o no tu objetivo y ellos pueden hacer lo mismo.

21. Utilice el Principio de Pareto para guiar su toma de decisiones.

El 20% de tu trabajo conduce al 80% de tus resultados. Utilice esta forma de pensar para evaluar cómo se comunica con los patrocinadores, a qué grupos de asistentes objetivo se dirige primero y qué actividades de planificación de eventos están ocupando demasiado espacio en su calendario a pesar de lo ineficaces que han sido en el pasado. .

¡Está listo para subir de nivel la productividad de su planificación de eventos!

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