Los organizadores de eventos experimentados saben que los VIP reciben un trato especial a menudo y que el listón de las grandes experiencias es bastante alto. La buena noticia es que hay muchas formas creativas de impresionar y administrar a los VIP de su evento, todo sin salirse de su presupuesto. Aquí exploramos algunas ideas de regalos, experiencias y marketing VIP para inspirar su próximo evento.
Explore las ideas de gestión VIP
Desde el registro hasta el seguimiento, cubrimos cada etapa de la línea de tiempo de su evento con estas ideas para impresionar a los VIP en cada paso del camino.
1. Trate a los VIP con un servicio de conserjería privado.
Cuando se trata de servicio de conserjería VIP en eventos, las opciones son infinitas. Desde la entrega en mano de obsequios adicionales del evento antes del día de apertura hasta la reserva de canchas de tenis para divertirse después del evento, realmente no hay límite para lo que puede ofrecer a los VIP.
2. Ofrezca almacenamiento de cortesía en el lugar para artículos personales.
Es posible que deba contratar personal adicional para eventos para registrar las pertenencias y vigilar las cosas. Pero siempre que tenga el espacio para organizar todo y las herramientas (un candado para la puerta, boletos con talones removibles y perchas) para hacerlo, este consejo debería hacer que toda la experiencia del evento sea más cómoda y conveniente para los VIP.
3. Organice un salón de spa.
Hay muchos servicios de spa móviles (como este) que aparecerán cuando y donde les indiques para que luego se encarguen del resto. O, si tiene en mente un salón o una marca en particular, siempre puede contactarlos para una asociación. Esta opción funciona mejor para eventos locales, donde hay una mayor posibilidad de que los invitados que disfrutaron de los servicios sigan presentes después de que termine el evento para ir y disfrutar de su negocio nuevamente.
4. Distribuya cargadores de dispositivos electrónicos portátiles.
Si desea regalar algo simple con la marca de su evento, considere usar un banco de energía personalizable. O si desea ofrecer algo un poco más especial (y sin marca), considere entregar cualquiera de estos mejores cargadores portátiles a los VIP de su evento.
5. Alquile cápsulas para la siesta.
Empresas como Google y la NASA ya promueven las siestas energéticas con sus cápsulas para dormir en la oficina. ¿Por qué no tratar a sus VIP con el mismo lujo? Si bien los alquileres pueden afectar el presupuesto de su evento, también puede intentar organizar una sala tranquila dedicada completa con tapetes, iluminación tenue y un difusor de aceites esenciales.
6. Agregue cupones de masajes o tratamientos faciales a sus bolsas de obsequios.
Si desea incluir una tarjeta de regalo de spa como regalo para llevar a casa, puede comprarlas al por mayor en GiftCards.com. Si tiene una lista de invitados especialmente grande, intente darles a cada uno uno o dos productos faciales o corporales de lujo en tamaño de viaje.
7. Cree un evento completamente separado solo para VIP.
Las cenas de networking previas al espectáculo, las reuniones privadas individuales con los oradores invitados al evento y los cócteles posteriores al evento son excelentes formas de agregar una experiencia especial más para sus estimados invitados.
8. Cree un grupo de redes para ellos en las redes sociales.
Use LinkedIn o cualquier plataforma de redes sociales que su audiencia ya frecuenta para iniciar un grupo privado solo por invitación. Fomente interacciones significativas y proporcione contenido exclusivo relacionado con la industria, como libros electrónicos gratuitos sobre temas candentes o transmisiones especiales en vivo con personas influyentes de la industria.
9. Contrata a un chef o barman privado para el área de descanso VIP.
Pídales que sirvan deliciosos bocadillos, ofrezcan una demostración de cocina rápida y se mezclen con la multitud. No tiene que servir una comida completa, pero asegúrese de planificar un menú que complemente o eleve las otras opciones de alimentos y bebidas en el evento principal.
10. Distribuya boletos para la atracción más esperada del evento principal.
Una vez que se haya finalizado el cronograma de eventos, debe quedar claro qué evento principal recibe más atención. Presente eventos VIP con boletos de cortesía y los mejores asientos de la casa. Pídales que se queden después para hacer una sesión privada de preguntas y respuestas con el presentador.
11. Organice una guardería de cortesía con clases de manualidades para niños y refrigerios.
Los expertos sugieren que los eventos corporativos que esperan incluir el cuidado de los niños deben garantizar que el resto del evento refleje valores favorables a la familia. Además, contrate personal certificado en RCP y primeros auxilios, ofrezca experiencias temáticas como Piratas o Carnaval, y proporcione muchas actividades organizadas como clases de baile y tiempo de cine.
12. Proporcione acceso exclusivo al contenido de video del evento posterior.
Los videos como resúmenes de conferencias, aspectos destacados del stand de ferias comerciales y entrevistas de oradores nunca antes vistas se pueden enviar en un correo electrónico de agradecimiento posterior al evento a los VIP.
13. Solicite a los patrocinadores que ayuden a mejorar las experiencias de los asistentes VIP.
Ya sea financiando un puñado de boletos VIP para regalar a invitados especiales adicionales, ofreciendo algunos de sus productos en las bolsas de regalo VIP o financiando espacios en el área del salón, sus patrocinadores pueden obtener una exposición adicional con esta multitud de alto ROI.
14. Cree una conferencia clandestina o un evento especial para invitados.
¿Quién no ama un gran evento secreto? Invita a los VIP a una fiesta misteriosa o una experiencia que solo ellos conocerán. Asegúrese de que se lleve a cabo en el sitio en un lugar ingeniosamente escondido o a poca distancia de su evento principal. De esa manera, incluso los más ocupados entre sus VIP tendrán un obstáculo menos para asistir.
15. Proporcione a oradores y presentadores populares de la industria acceso a servicios VIP.
¿Sus VIP quieren mezclarse y mezclarse con los disertantes destacados? ¡Qué mejor manera de crear oportunidades orgánicas para establecer contactos invitándolos a participar en servicios VIP! Esto funciona especialmente bien si tiene un salón dedicado, un bar o incluso solo un área de descanso con cargadores de dispositivos y WiFi.
16. Agilice el proceso de verificación de eventos para entradas más fluidas.
Cuando lleguen los invitados, asegúrese de usar una aplicación de registro o una solución de servicios de eventos para un proceso de entrada más rápido y preciso. Asegúrese de que los fotógrafos asignados tomen la foto del VIP para que el personal del evento pueda identificarlos fácilmente durante el día. Además, asegúrese de que su aplicación de registro ofrezca notificaciones que lo alertarán a usted y a su equipo sobre quién está llegando y cuándo cruzan la puerta.
17. Inicie un boletín VIP que incluya ventas flash de boletos para eventos exclusivos, actualizaciones gratuitas y obsequios adicionales.
Si su audiencia ya responde bien al marketing de boletines por correo electrónico, dé un paso más con una versión dedicada que se adapta a los suscriptores premium.
18. Organice un mini peinado emergente la mañana del evento.
Instale una estación de glamour completa con estilistas profesionales y ofrezca secados rápidos para las damas y recortes de barba para los hombres. Sentirse fresco y lucir lo mejor posible pondrá instantáneamente a los VIP de buen humor y establecerá el tono para el resto de su experiencia en el evento. O, al menos, proporcione herramientas desechables para peinar el cabello en los baños para que los invitados puedan hacer sus propios pequeños retoques según sea necesario.
19. Ingrese automáticamente a todos los VIP en sorteos de premios de lujo.
Solo asegúrese de recordar comunicarse con ellos, haciéndoles saber en qué se inscribieron, el valor de la entrada en sí y cómo se les notificará si su nombre sale sorteado. Y, si ganan, asegúrese de hacer que el proceso de recolección del premio sea lo más simple posible enviándolo a sus hogares u ofreciendo algo que se pueda transferir digitalmente.
20. Organice una clase adicional, un taller o un recorrido local.
¿Alguien quiere una lección de salsa, una demostración de cerámica o un recorrido gastronómico a pie? Si tiene asistentes al evento que viajan desde fuera de la ciudad, realmente apreciarán la oportunidad de tomarse un descanso del trabajo con algo gratis y divertido.
21. Programe tiempo uno a uno entre los VIP del evento y las personas influyentes de la industria.
Ya hemos mencionado algunas maneras de hacer esto. Pero si tiene muchos invitados y no mucho tiempo, intente organizar un evento estilo reunión rápida donde las personas influyentes se sientan en las mesas y los VIP tienen la oportunidad de rotar alrededor de la sala en intervalos de diez minutos.
22. Ofrézcales una actualización VIP gratuita para el evento del próximo año si compran boletos de admisión ahora.
Comience sus ventas súper anticipadas dándoles la oportunidad de reservar el mismo paquete nuevamente ahora. Con las grandes experiencias de este año frescas en su mente, el valor será irrefutable. Almacene de forma segura la información de su tarjeta en su software de ventas de eventos para un proceso de pago más rápido también.
23. Proporcione itinerarios y letreros claros para que los VIP siempre sepan qué está pasando y adónde ir.
Este detalle que a menudo se pasa por alto suele ser la primera impresión para los VIP del evento, así que asegúrese de que sus instrucciones sean grandes, claras y fáciles de detectar si los invitados no saben lo que están buscando. Si su lugar es particularmente grande, incluso puede ofrecer carritos de golf o escoltas a pie para llevarlos desde la entrada principal hasta el área VIP.
24. Personaliza bolsos con regalos con una tarjeta de agradecimiento escrita a mano y un mensaje específico para ellos.
Desea asegurarse de que sus VIP se sientan apreciados por algo más que lo que pueden contribuir financieramente, por lo que un consejo simple como este es bastante poderoso. En la nota en sí, haga referencia a su historial con su marca, todo lo que le haya mencionado personalmente sobre el evento o en las redes sociales, y tome nota de los objetivos personales del evento que hayan compartido, además de cómo sus actividades VIP los ayudarán a lograrlos. eso.
25. Sirva comidas especiales a los VIP.
Y asegúrese de que todos tengan sus preferencias de menú y restricciones dietéticas bien documentadas en un sistema como ATARE que ayudará a que los proveedores y servidores de su evento estén en sintonía sin perder el ritmo.
26. Ofrezca una experiencia emergente de retratos profesionales.
Envíe a los VIP a casa con una nueva foto de LinkedIn o del sitio web de la empresa. Contrate a un fotógrafo profesional y pida prestado o proporcione un fondo sólido y universalmente favorecedor, como blanco texturizado, gris claro o un patrón de ladrillo falso. Incluso puede incluir el logotipo de su evento, solo asegúrese de que esté ubicado en una parte del marco que los VIP puedan recortar más tarde si así lo desean.
27. Proporcione a los VIP espacios de estacionamiento especiales y áreas de entrega de viajes compartidos.
Una cosa sobre los VIP que debe saber es que la conveniencia es una prima que todos pueden apreciar. Coordine con un servicio de taxi local o el departamento corporativo de las aplicaciones de viajes compartidos más populares del área para obtener la señalización adecuada, obtener algunos códigos de descuento para grupos y asegurarse de que sepan que su evento requerirá más conductores en la carretera de los que normalmente tienen.
¡Trate a sus invitados VIP de manera muy especial con aún más ideas para eventos!
Utilice una de estas nuevas plataformas de redes sociales para atraer a sus invitados antes o después del evento. O encuentre más formas de administrar eventos con celebridades durante nuestro próximo seminario web. Y si la creación de redes es un gran atractivo para sus VIP, asegúrese de incorporar también algunos de estos consejos.