¿Cómo puede mejorar un planificador de eventos? ¡Con algunos consejos y trucos de planificación de eventos para ahorrar tiempo, por supuesto! Hemos reunido 27 de las estrategias de productividad más creativas y efectivas conocidas por el planificador de eventos moderno en esta lista de ideas que sorprenderán, inspirarán y, en última instancia, informarán el proceso de su evento.
Obtenga nuevos secretos de planificación de eventos para ahorrar tiempo
1. Tener reglas con respecto a eventos de última hora o cambios de contrato.
Aunque hay muchas maneras de manejar los cambios de eventos de última hora, la prevención es clave. Por lo tanto, en su contrato, asegúrese de incluir reglas sobre lo que sucede cuando se producen cambios significativos de 1 a 3 meses, de 1 a 4 semanas y el día de 1 semana. También asegúrese de obtener su alcance de trabajo por escrito también.
2. Ponga a prueba al nuevo personal en eventos más pequeños.
Trabajar con el personal del evento es una habilidad en sí misma. No contrate nuevos empleados para sus eventos más importantes hasta que haya visto cómo pueden desempeñarse en los más pequeños y menos intensos al menos una vez.
3. Envíe memes de recordatorio de fecha límite a socios, patrocinadores y equipos.
Los memes tienen un efecto científicamente probado en el cerebro humano. Entonces, aunque todos odian en secreto sus correos electrónicos de recordatorio amistosos, agregar un meme puede ayudar a activar los centros de formación de memoria de nuestros cerebros (porque, por definición, un meme está asignando significado a una imagen que de otro modo no tendría sentido) y ayudar a los participantes a sentir una mayor sensación de comunidad después de haber participado. en (o al menos pueden reconocer) el intercambio casi tribal que los llevó a conocer este bit particular de microinformación.
4. Hacer que los proveedores de eventos paguen cargos por pagos atrasados.
Nada enciende un fuego debajo de una persona como tirar un buen dinero. Configure a los proveedores de su evento con los mismos parámetros y cifras de recargo por pago atrasado que utiliza con sus clientes (el monto del recargo no importa; su sola existencia debería ser suficiente para infundir miedo en sus corazones).
5. Use chatbots para comunicarse con los asistentes al evento.
Use chatbots antes de su evento para establecer la voz y el tono de la marca de su evento, brinde soporte de servicio al cliente y recopile datos sobre su audiencia a través de encuestas o sondeos.
6. Cree videos de capacitación para el personal del evento.
En la semana previa al evento, envíe un enlace a un conjunto de videos protegidos con contraseña que el personal pueda revisar (y preferiblemente que se le haga una prueba) que los prepare para el gran día. Aquí hay algunas ideas para usar videos de capacitación para empleados que puede aplicar directamente a su evento.
7. Canalice todos los feeds de redes sociales de su evento en una sola plataforma.
Herramientas como Buffer, HootSuite y Everypost consolidan múltiples canales en un solo tablero para que pueda tener una vista panorámica del contenido que está distribuyendo y cómo reacciona la audiencia de su evento sin alternar entre media docena de sitios.
8. Obtenga una herramienta de gestión de eventos todo en uno.
Las mejores opciones de software de gestión de eventos deberían ayudarlo a realizar tareas como: crear su presupuesto, buscar lugares para eventos, diseñar su plano o diseño, colaborar con las partes interesadas clave y ayudar a comercializar el evento en sí.
9. Configure los mensajes de texto desde su computadora.
Realmente distrae tener que monitorear simultáneamente los correos electrónicos en su escritorio y los mensajes en su teléfono, así que trate de mantenerlos todos en un solo lugar. Si ya tienes una Mac, probablemente puedas usar iMessage. Pero si tiene una PC o se está comunicando con alguien que no tiene un teléfono Apple, simplemente siga estas instrucciones.
10. Centralice las comunicaciones de eventos.
La persona promedio pasa el 28% de todo el día de trabajo simplemente enviando y respondiendo correos electrónicos. Ahórrese a usted y a todo su equipo esa cantidad de tiempo implementando una única solución de servicios de eventos donde todos pueden compartir documentos, consolidar hilos de mensajes y obtener actualizaciones en tiempo real sobre los estados de los proyectos sin tener que abrir su bandeja de entrada.
11. Deje que el software de análisis facial realice estudios de mercado por usted.
El reconocimiento facial se puede utilizar para reducir los registros manuales de invitados en eventos, mejorar la seguridad de los eventos, crear mapas de calor de programación y recopilar de manera ordenada nuevos clientes potenciales.
12. Organice su lista de tareas por urgencia e importancia.
Apodada la Matriz de Eisenhower, este útil gráfico puede ayudarlo a poner en orden su lista de tareas pendientes y abordar solo las tareas más importantes primero (es decir, las que son tanto urgentes como importantes).
13. Asigne un desempate informado dentro de la empresa.
Los desacuerdos entre las partes interesadas del evento surgen de vez en cuando, pero trabajar para encontrar esas soluciones tiene el potencial de ocupar una mayor parte de su cronograma de lo que planeó. Asegúrese de que su líder de decisiones designado conozca todos los detalles de la situación, pueda hacer una observación imparcial de ambos lados y sea bueno bajo presión.
14. Crea un horario muy detallado para tu día de trabajo.
Planifique actividades usando bloques de 15 minutos, recuerde programar descansos, agrupar tareas similares en los mismos períodos de tiempo.
15. Rechace las interrupciones bloqueando el tiempo de trabajo en solitario en su calendario público.
Bloquear el tiempo de esta manera ayuda a asegurarse de que otros miembros del equipo respeten sus límites mientras se concentra en la tarea.
16. Obtenga requisitos de pedidos, tiempos y documentos de cada uno de sus proveedores de respaldo.
Si algo sale mal con sus proveedores, probablemente será un problema de última hora. Así que tenga al menos 3 opciones de respaldo con todos sus detalles relevantes disponibles en su carpeta de planificación de eventos para cada tipo de proveedor que necesitará su evento.
17. Realice una revisión del flujo de trabajo.
El seguimiento de lo que hace todos los días puede conducir a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, pero también puede ayudar a identificar las debilidades en su proceso actual. Por ejemplo, es posible que deba delegar más tareas administrativas o realizar reuniones más breves.
18. Agregue constantemente a una lista de oradores y presentadores potenciales para eventos futuros.
Recopile nombres de personas que sean influyentes en su industria, que sean excelentes oradores o que hayan expresado públicamente su interés en trabajar con su marca. Cuando llegue el momento de reservar sus oradores, no tendrá que pasar horas investigando LinkedIn y su lista de contactos para encontrar a alguien, ¡solo consulte la lista!
19. Visualice cómo optimizaría su proceso si su horario actual se duplicara.
Este gran ejercicio psicológico lo obliga a descubrir cómo, en la situación de mayor presión imaginable, podría enfrentar y superar los desafíos de programación que vienen con una carga de trabajo completamente máxima. Es prácticamente la mejor manera de vencer la Ley de Parkinson.
20. Haga una lista de las expectativas y tareas de las que serán responsables todos los voluntarios de su evento (y compártala con ellos con anticipación).
El día del evento, responder preguntas y microgestionar a los voluntarios del evento consume demasiado tiempo. Además, realmente apreciarán que se prepare para ellos (es una de las mejores maneras de hacer felices a sus voluntarios).
21. Automatice el proceso de registro de eventos.
Acelere el proceso eligiendo una gran aplicación de registro de eventos. Busque funciones fáciles de usar que reduzcan aún más el tiempo que lleva capacitar al personal de su evento sobre cómo usar el programa si desea aumentar la productividad.
22. Comparte pantallas de escritorio con tu teléfono.
Las herramientas como Chrome to Mobile facilitan la sincronización de todas las pestañas abiertas de un dispositivo a otro, lo que es útil cuando se dirige a una reunión, viaja hacia o desde un lugar, o simplemente necesita guardarlas. páginas particulares para verlas más tarde.
23. Discutir oradores y organizar presentaciones a través de una única plataforma de colaboración.
Usar el correo electrónico para responder preguntas de los oradores, aprobar esquemas y recopilar fotos o biografías no es eficiente, por lo que es mejor usar una sola herramienta que reúna a todos los oradores en un área digital que pueda supervisar.
24. Use un creador de sitios web de registro de eventos en lugar de crear uno desde cero.
Además, el uso de una solución personalizable facilitará la recopilación de información de la audiencia, mantendrá altos niveles de seguridad, mejorará su estrategia de eventos y brindará más que suficientes funciones adicionales de ahorro de tiempo para completar completamente su nuevo plan de productividad.
25. Agregue un escáner QR a su aplicación de eventos.
El uso de códigos QR para eventos facilitará el registro de personas y ayudará a sus stands o patrocinadores a realizar actividades de eventos valiosas y generadoras de oportunidades sin requerir demandas adicionales en su agenda.
26. Use plantillas para crear encuestas y sondeos de eventos.
Combine una aplicación de encuesta de eventos móviles con preguntas de encuestas de eventos para asistentes, patrocinadores o partes interesadas.
27. Tenga una herramienta de clasificación de correo electrónico que priorice su bandeja de entrada por usted.
Si tiene Gmail, pruebe herramientas como Sortd. Ayudan a convertir su bandeja de entrada en una lista de tareas pendientes, utilizando columnas personalizables para organizar las tareas en función de sus correos electrónicos. Si usa un proveedor de correo electrónico diferente, busque una extensión que le permita ir más allá de la codificación de colores básica para brindar una ayuda de organización realmente útil.
Aún más secretos de planificación de eventos
Si desea encontrar aún más formas de ser productivo como planificador de eventos, intente leer sobre cómo manejar problemas y soluciones comunes antes de que surjan. También puede ahorrar tiempo utilizando esta lista de verificación de eventos personalizable o repasar sus habilidades de comunicación por correo electrónico antes de que comience su próximo gran proyecto para crear un plan de productividad integral.