Martes de consejos: 30 trucos para mantenerse extremadamente organizado como planificador de eventos

¿Qué hace a un buen coordinador de eventos? ¡Habilidades expertas de planificación y organización, por supuesto! Estos consejos creativos de organización para planificadores de eventos van más allá de los principios básicos o de sentido común para brindarle excelentes técnicas y herramientas que quizás ni siquiera haya considerado (o escuchado) antes.

30 formas creativas para que los planificadores de eventos se mantengan organizados

1. Consigue un temporizador de huevos.

Programe mini tareas como responder correos electrónicos y agregar más pestañas de carpetas de planificación de eventos en incrementos de 5 a 10 minutos para encender un fuego debajo de usted. ¡Harás más cosas y te darás cuenta de cuánto tiempo estabas gastando en esas cosas antes!

2. Cree y pruebe su propia plantilla de proceso de planificación de eventos.

Si elige sistematizar las partes del proceso que realiza para cada evento, en realidad tendrá más espacio para ser creativo. Echa un vistazo a esta gran plantilla de lista de verificación para la planificación de fiestas para inspirarte.

3. Escanee documentos durante visitas al sitio, reuniones fuera de la oficina e incluso en su automóvil.

Hay aplicaciones que convierten tu teléfono en una máquina de escaneo portátil. ¡Todo lo que necesitas es una iluminación medio decente y listo!

4. Gamifique todos sus objetivos de planificación de eventos.

Habitica es una aplicación de juegos que puede usar para hacer que el establecimiento de objetivos de eventos sea mucho más divertido. Juega como simpáticos personajes, obtén recompensas por tus logros y vuelve a disfrutar de la organización.

5. Lleve consigo un libro de lluvia de ideas dondequiera que vaya.

De esa manera, si de repente te golpea un relámpago de inspiración, puedes realizar un seguimiento incluso si estás trabajando en otro proyecto o simplemente regresando a casa del trabajo.

6. Marie Kondo, tu carpeta de planificación de eventos.

Si no despierta alegría, ¿qué está haciendo allí?

7. Pinta la pared de una oficina con pintura de pizarra.

No vuelvas a perder una lista de tareas pendientes.

¿Qué hace a un buen coordinador de eventos? ¡Habilidades expertas de planificación y organización, por supuesto! Mira estos consejos de organización:
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8. Forme su propio código secreto.

Cuando cree su lista de tareas pendientes, ordene las tareas en categorías anotando símbolos junto a cada elemento de viñeta. Las estrellas pueden significar tareas relacionadas con el lugar, los asteriscos pueden significar proyectos internos, etc. Te ayudarán a mantenerte enfocado y no abrumarte con la cantidad de cosas que aún tienes que completar.

9. Comience un «¡Hoy no!» lista.

Todas las pequeñas cosas que surgen durante el día que no habías planeado abordar van en esta lista. Una vez que haya logrado todo lo que había planeado para el día, puede mirar estos elementos.

10. Mantenga una hoja maestra de contacto con sus proveedores preferidos directamente dentro de su carpeta de planificación de eventos.

Cuando llegue el momento de contratarlos para su próximo evento, ya tendrá ideas, menús e información de contacto claramente establecidos.

11 Haga coincidir las pestañas de su carpeta de eventos con sus carpetas digitales.

Deberían ser gemelas, no hermanas. Le ayudará a realizar un seguimiento de lo que necesita actualizarse y dónde puede esperar encontrar cada documento.

12 Organice proyectos únicos o poco frecuentes por tipo de evento.

Agregue subsecciones para proyectos por fecha, así como una carpeta de plantilla para ese tipo de evento específico.

13 Asegúrese de que sus carpetas siempre tengan estas herramientas.

Tenga un cuaderno en blanco, un resaltador, un perforador y bolígrafos o lápices. Use una bolsa con cremallera u obtenga una carpeta con soportes para asegurar todo.

14 Tenga una carpeta dedicada a la reunión.

Incluya fichas para las agendas, quién presentará, folletos o presentaciones impresas y una lista de contactos para todos los involucrados.

15. Tenga un calendario fuera de la oficina para las partes interesadas clave del evento y los miembros del equipo.

Planifique cosas como reuniones y aprobaciones sensibles al tiempo o cierres de sesión antes de que se vayan de vacaciones o de viaje, asegúrese de que su cronograma de planificación de eventos se mantenga al día.

dieciséis. Invierta en una computadora portátil inteligente.

Convierte sus notas escritas a mano en documentos y las almacena en su nube de documentos automáticamente.

17 Agregue nuevas reuniones o fechas límite a su calendario digital utilizando la tecnología de voz.

Por ejemplo, si tienes un iPhone, deja que Siri se convierta en tu asistente personal. Aquí hay una guía de video digerible sobre los comandos del calendario de Siri que quizás no conozcas.

18. Obtenga un resumen del calendario entregado.

Si su sistema de calendario digital lo ofrece, elija que le envíe automáticamente un resumen de su calendario para el día a su correo electrónico todas las mañanas. Si está utilizando un calendario de Google, definitivamente puede hacer esto.

19 Tenga un calendario de proyectos de eventos conjuntos que comparta con todo su equipo.

Ahora nadie puede decir que se perdió el correo electrónico o simplemente lo olvidó. Su calendario es tu calendario.

20. Use direcciones de correo electrónico separadas.

Tenga una dirección de correo electrónico separada para cada proyecto que sea su dirección de correo electrónico + nombre del evento @ gmail.com (o cualquier servicio que use). De esa manera, puede mantener su bandeja de entrada de correo electrónico principal limitada a nuevos correos electrónicos de clientes, tareas en la oficina y preocupaciones administrativas generales.

21. Mantenga un registro de los plazos de respuesta.

Cree plazos de respuesta esperados para cada correo electrónico que envíe y agréguelos a su lista personal de recordatorios. Por lo general, 2-3 días hábiles fuera. Si la persona no responde para esa fecha, puede hacer un seguimiento.

22 Organice una sesión de recapitulación de 2 a 3 horas para usted mismo al final de cada evento.

Tómese el tiempo para limpiar todas sus carpetas físicas y digitales, recopile los documentos o fotos que le gustaría agregar a su cartera de eventos profesionales y actualice su lista de proveedores preferidos, la lista de futuros oradores y la lista de contactos telefónicos. No elimine los calendarios de proyectos digitales y las bandejas de entrada de correo electrónico especialmente diseñadas hasta después de la temporada de impuestos, por si acaso.

23 Mantenga una hoja de cálculo de redes.

Concluya cada día de trabajo anotando el nombre, cargo y contacto de cada persona que haya conocido. ¡Nunca se sabe cuándo esa relación será útil más adelante! O si no está seguro de poder mantenerse al día con una hoja de cálculo a largo plazo, elija la herramienta de redes sociales que usa para los negocios y asegúrese de conectarse o seguir a sus nuevos contactos de inmediato.

24 Realice un seguimiento de los recibos relacionados con eventos configurando un buzón de correo electrónico que es su correo electrónico personal + recibos.

Tome una foto rápida o envíe un pdf adjunto a un correo electrónico y luego guarde o imprima la copia física en una caja de zapatos a prueba de fuego en su escritorio.

25 Mantenga una carpeta de captura de pantalla relacionada con el proyecto en su teléfono.

Contratos, excelentes menciones en las redes sociales, inspiración que ve en línea, todo en una carpeta etiquetada.

26. Visualiza el día

Tómese cinco minutos cuando llegue por primera vez a su oficina para visualizar cómo es hoy un día de trabajo exitoso. Combina esto con una excelente preparación y serás prácticamente imparable.

27 Contrata a un asistente virtual de planificación de eventos.

Pueden encargarse de las tareas administrativas y de toma de notas para que tenga tiempo de mantener en orden sus elementos de mayor prioridad. Además, los pagos de los asistentes independientes son una deducción de impuestos.

28 Mantén la foto de inspiración de tu evento principal como fondo de escritorio.

Lo mantendrá motivado y concentrado en la tarea, incluso cuando esté trabajando en todos los detalles para que esto suceda.

29 Escribe en un diario de «lo que aprendí».

Anote sus expectativas frente a la realidad de cómo fue un determinado evento, por qué fue así y qué aprendió. Hágalo puntiagudo y desnatable. Consúltelo antes de comenzar un nuevo evento para que pueda mejorar su rendimiento la próxima vez y no volver a cometer los mismos errores organizativos (u otros).

30 Tenga un espacio designado al principio y al final de su día para la administración personal.

Mantenga una lista de lo que necesita hacer durante el tiempo de administración y restrinja el tachar cualquier cosa de esa lista a menos que sea oficialmente el momento de abordarlo.

¿Se siente inspirado para mejorar su organización de planificación de eventos?

Luego, asegúrese de leer también sobre los conceptos básicos de la cartera de planificación de eventos, mire estos excelentes videos de planificación de eventos y obtenga algunos puntos de experiencia con estos problemas comunes de planificación de eventos (con soluciones prácticas).

Algunos consejos más sobre los planificadores y la organización de eventos:

¿Cómo se puede mejorar un planificador de eventos?

La organización puede ser clave para mejorar las habilidades y el desempeño de cualquier planificador de eventos. Cuanto más organizado esté, más claramente podrá establecer objetivos, comunicarse con los clientes y trabajar en varios eventos a la vez.