La planificación de eventos es una de las 5 carreras más estresantes del mundo. Encuentre maneras de manejar y aliviar sus preocupaciones con estas excelentes herramientas, actividades y sugerencias (la mayoría de las cuales son gratuitas o económicas).
Descubra las principales formas en que los planificadores de eventos pueden agregar relajación a sus días
Aquí le mostramos cómo manejar el estrés de la planificación de eventos y relajarse antes, durante o después de su próximo gran proyecto.
1. Camina más
Adquiera el hábito de salir a caminar durante las pausas para el almuerzo. Incluso puedes crear una lista de reproducción energizante gratis en Spotify que solo escuchas cuando necesitas un estímulo.
2. Despeja tu mente
Descarga una aplicación de meditación (Headspace tiene opciones gratuitas y de pago) o un programa de autohipnosis para salir de tu cabeza.
3. Aumentar el personal
Agregue más voluntarios a la lista de personal de su evento o contrate algunas manos que ayuden a hacerse cargo de los proyectos más fáciles y que consumen más tiempo. Si está buscando voluntarios en el último minuto, puede comunicarse con los programas universitarios locales para reclutar estudiantes interesados en la planificación de eventos o usar las redes sociales para encontrarlos.
4. Respira más fácilmente
Practica técnicas de respiración inspiradas en el yoga. Esta serie de YouTube de Living Better te ayuda a calmarte en 3 minutos o menos.
5. Sal a la calle
¿Tiene fácil acceso a un parque o sendero para caminar? ¡Entonces organice su próxima reunión en una caminata! La clave para una reunión fuera del sitio exitosa es mantener el tamaño del grupo a menos de 10 personas y lograr un equilibrio entre diversión y trabajo a través de una conversación enfocada.
6. Automatice las publicaciones
Automatice las publicaciones en redes sociales relacionadas con eventos con aplicaciones como Hootsuite, Buffer y AgoraPulse.
7. Haz más ejercicio
Elija entre cientos de entrenamientos desarrollados profesionalmente en la aplicación Beach Body que puede hacer directamente en su oficina.
8. Establece límites
Tenga dificultades todos los días, especialmente si trabaja desde casa. Cuando sea el momento de dejar lo que está haciendo, asegúrese de apagar todos los dispositivos electrónicos, despeje su espacio de trabajo de cualquier basura y anote una lista de tareas pendientes para mañana.
9. Usa aromas agradables en el lugar de trabajo
Agregue aromaterapia a su espacio de reuniones con velas de temporada o difusores de aceites esenciales. Las combinaciones de aromas más relajantes involucran aceites de cítricos, lavanda, eucalipto, menta y/o madera de cedro.
10. Protege todo
Tendemos a pensar que las cosas llevarán menos tiempo del que realmente tardan, pero aun así nos preguntamos por qué estamos tan atrasados y apurados todo el tiempo. No importa cuánto tiempo crea que necesitará para planificar un evento, agregue 1,5 veces esa cantidad de tiempo a la línea de tiempo de su evento para cada tarea importante o fecha límite. Lo mismo ocurre con las reuniones, el tiempo de viaje entre la oficina y el lugar, y casi todo lo demás en su lista de tareas pendientes. También puede usar una aplicación de seguimiento del tiempo para buscar lugares en los que pueda tomar atajos.
11. Celebra más
Felicítese por los pequeños logros estableciendo miniobjetivos a lo largo del proceso de planificación. Para completar el proyecto, planee una noche de karaoke básica con su equipo para celebrar otro evento exitoso. O disfruta de tus éxitos personales haciendo algo especial en casa. Elijas lo que elijas, recuerda tomarte un segundo y apreciar todas las buenas experiencias que has tenido.
12. Nuevos proyectos
Es bueno emocionarse con cosas fuera del trabajo. Pero asegúrese de que sea solo por diversión y no relacionado con el negocio de ninguna manera. Así que adelante, tome esa clase de cerámica u hornee ese pastel de 7 capas y luego vea cómo se siente después. Aquí hay algunos otros grandes pasatiempos para aliviar el estrés que puede considerar.
13. Duerma más
En las semanas previas al evento, aumenta sutilmente la cantidad de sueño que obtienes acostándote 15 minutos antes y despertándote 15 minutos más tarde. Esos 30 minutos adicionales completos de sueño cada noche se sentirán (y en realidad serán) un cambio de vida.
14. Regla de las 24 horas
Si los lugares te lo permiten, asegúrate de que los montajes del evento se realicen 24 horas antes de que se abran las puertas. De esa manera puedes ver si falta algo o alguien. Y si algo sale mal, tienes mucho tiempo para arreglarlo. Si hay otro evento reservado justo antes que usted, verifique tres veces a qué hora el lugar les dijo que salieran.
15. Organízate
Incluso si ya está dando lo mejor de sí, adoptar mejores herramientas de gestión de eventos puede marcar una gran diferencia. Desde la creación de planos de planta hasta la colaboración con proveedores y la optimización de todos sus archivos de planificación de eventos, un excelente software puede ayudarlo a organizar todo mejor de lo que podría hacerlo por su cuenta.
16. Ríete más
Mire clips de su comedia favorita de media hora (Friends, ¿alguien?) o comediante. Incluso puedes encontrar clips divertidos en cuentas de Instagram como el de Comedy Central.
17. Tómate un descanso
Detén todo lo que estás haciendo. Te prometemos que todas esas pelotas con las que haces malabarismos no se caerán al suelo de repente; todo estará ahí cuando te sientas lo suficientemente mejor como para darles la energía y la atención que merecen. Conviértalo en un hábito programando tiempo para “no hacer nada” en medio de su jornada laboral y utilícelo para, literalmente, simplemente existir. Su cerebro se recalibrará durante este tiempo y podrá volver a la planificación de su evento con ojos frescos.
18. Tiempo de spa
Se sorprenderá de lo asequible que puede ser un día relajante en el spa. Pruebe una exfoliación de cuerpo completo en un spa coreano. O hazte una mascarilla revitalizante en casa. Ambas opciones se sienten lujosas y no arruinarán el banco. Aquí hay algunos productos de spa de lujo asequibles que puede usar en casa.
19. Programe tiempo para «yo»
Tenga una hora diaria de amor propio en su horario. Pasa 60 minutos completos haciendo lo que te haga sentir realmente bien. Pruebe un kit de pintar por números, observe las estrellas (con esta práctica aplicación) o simplemente póngase al día con sus canales de YouTube favoritos. Sea lo que sea, solo asegúrate de que te ayude a sentirte mejor contigo mismo y con tu vida en general.
20. Educación emocional
Es posible que sea una persona hipersensible y, si lo es, eso significa que hay muchas maneras de ajustar su horario de trabajo y su rutina diaria para ayudarlo a sentirse más relajado en general. Aquí hay una gran prueba que puede tomar para ver si lo es.
21. Redecora tu espacio de trabajo
Redecora la oficina de tu hogar o el escritorio de trabajo con colores más brillantes, suministros nuevos y una planta linda o dos. Parece una tontería, pero en realidad podría darte una perspectiva completamente nueva de tu trabajo. Como mínimo, elimine cualquier desorden antiguo que se interponga en el camino de sus proyectos actuales y elimine cualquier cosa del escritorio de su computadora que no lo ayude con su próximo evento.
22. Lee tus libros favoritos
Vuelve a leer Harry Potter o alguna otra serie de la que sientas nostalgia. Si desea leer un libro determinado pero actualmente no lo posee, simplemente descargue la Extensión de biblioteca totalmente gratuita para su navegador web. Buscará automáticamente libros impresos y libros electrónicos dentro de su sistema de biblioteca local y aparecerá automáticamente en Amazon (u otras librerías digitales) para informarle si está disponible de forma gratuita en otro lugar.
23. Intenta escribir un diario
El día anterior al evento, pasa una hora escribiendo en tu diario todas las cosas que podrían salir BIEN mañana. Su cerebro probablemente esté inundado con todos los ajustes y tareas de última hora, pero tomarse el tiempo para hacer esto ahora lo ayudará a estar de buen humor. Confíe en que el trabajo de preparación que hizo es excelente y esté de acuerdo con las cosas que sucedan el día del evento, especialmente si están fuera de su control.
24. Salir a cenar
Disfrute de una comida de lujo en su restaurante favorito. Ya sabes, ¿el que normalmente reservabas para vacaciones y aniversarios? El trabajo que haces es especial y mereces salir después de un gran logro como planificar un evento. O si salir a cenar no está exactamente dentro de su presupuesto, obtenga una prueba gratuita de un kit profesional de cocina casera como Freshly o Blue Apron.
25. Usa las carpetas de la computadora
Ordene el papeleo y los archivos de eventos digitales al principio o al final de cada nuevo proyecto de evento. Guarde cosas como planos de diseño, información de contacto del proveedor y datos de eventos para referencia futura. Luego, arroje cosas como notas de reuniones aleatorias para crear un espacio mental para seguir adelante.
26. Vete de vacaciones
Incluso si es solo una escapada de fin de semana. En el pueblo al lado tuyo. El nuevo escenario te ayudará a revivir y cuando regreses te sentirás listo para enfrentarte al siguiente. Pero si escaparse no es algo que pueda o quiera hacer, pruebe algunas de estas relajantes ideas de vacaciones en casa.
27. Ir a una cita para tomar un café
Toma un café o una bebida con un amigo de tu vida personal para recordar que tu trabajo no te define. Dígales que quiere hablar de cualquier cosa que no sea su trabajo; probablemente estarán felices de complacerlo.
28. Reflexiona con eficacia
Tómese 5 minutos todos los días para reflexionar sobre el panorama general. Establece un cronómetro y escribe lo que te venga a la mente, estilo flujo de conciencia. Ponga las observaciones persistentes, los sentimientos y las actualizaciones de progreso que solo necesita sacar de su pecho.
29. Liderar mejor
Los grandes líderes saben cuándo y cómo delegar. Si todavía estás trabajando para soltar el control total, consulta esta excelente guía de Lifehack.org. Le ahorrará tiempo y energía y, en última instancia, hará que el evento sea mejor de lo que podría haber sido antes.
30. Cambia de perspectiva
Visualice el evento como si fueran los asistentes. ¿Cómo será para ellos aprender sobre su evento y comprar un boleto? ¿Qué verán primero cuando entren al lugar? Probablemente encontrará que un observador externo estaría encantado con lo que se le ocurrió.
31. Juerga de compras
Llena tu carrito de compras digital con todas las cosas que podrás comprar con el dinero que ganes con este evento. Para ahorrar unos cuantos dólares, pruebe una extensión de búsqueda automática de cupones como Honey o Amazon Assistant.
32. Ponlo verde
Agrega plantas vivas o un ramo de flores a tu espacio de trabajo. Los estudios han demostrado que te hacen sentir mejor, respirar un poco más fácilmente y aliviar los efectos negativos del estrés.
33. Establece límites
Antes de que comience un proyecto, asegúrese de exponer todas sus expectativas de comunicación directamente en su contrato. También puede recordarles amablemente a sus socios su horario de oficina escribiéndolos en su firma de correo electrónico. Y si usa su teléfono para el trabajo, asegúrese de agregar un segundo número de teléfono (gratuito) a través de aplicaciones como TextNow o Google Voice para que pueda mantener los contactos personales separados de los comerciales.
¿Ya te sientes renovado?
Cuando esté descansado y listo para volver a trabajar, intente implementar algunos de estos consejos para eliminar el estrés en el trabajo para evitar el agotamiento en el futuro. Y mientras lo hace, elimine aún más preocupaciones futuras con estos problemas y soluciones comunes de planificación de eventos, así como algunas herramientas de software de planificación predictiva de eventos.