¿Listo para su próxima consulta de planificación de eventos? Lo tenemos cubierto con útiles ejemplos de cuestionarios de planificación de eventos que garantizarán que usted y su cliente encajen perfectamente. Aquí están todas las preguntas de planificación de eventos que querrá tener a mano en su próximo evento corporativo o reunión inicial de planificación de bodas.
Cómo crear un cuestionario de planificación de eventos
Hay muchas maneras de crear preguntas de sondeo para eventos. Pero cualquier gran cuestionario de planificación de eventos incluirá los tres elementos siguientes:
- Integralidad. Pon todo lo que puedas pensar en preguntar en tu lista. Nuestras sugerencias a continuación cubren la mayoría de los tipos de eventos, pero es posible que desee modificar o agregar algunos a medida que avanza.
- especificidad. Por ejemplo, si su empresa solo ofrece planificación de bodas, no se preocupe por las preguntas sobre el registro y el marketing de eventos.
- Intuición. Confia en tu instinto. Ya ha hablado con este cliente antes de programar la reunión, por lo que es posible que desee agregar preguntas específicas para él que no aparecen en ninguna otra parte.
Dividimos las preguntas en cuatro secciones:
- Los basicos
- Preguntas sobre la descripción general del evento
- ¿Quién está involucrado en el evento?
- Detalles del evento final
Las mejores preguntas sobre planificación de eventos para clientes corporativos y de bodas
1. Pregunte a los clientes de eventos los conceptos básicos
Estas preguntas lo ayudan a usted y a sus clientes a establecer expectativas y a tener una idea de dónde vienen ambos.
- ¿Ha trabajado con un planificador de eventos antes? Si es así, ¿qué le gustó y/o no le gustó de la experiencia? Tenga una idea de lo que puede hacer para brindarles el mejor servicio posible esta vez.
- Cuando te imaginas trabajando con un planificador de eventos, ¿cómo imaginas que será esa experiencia? Esto es especialmente importante si sus clientes nunca antes han trabajado con un planificador de eventos. ¡Puede que estén esperando que hagas cosas que ni siquiera les ofreces!
- ¿Qué servicios de organización de eventos estás buscando? Sea honesto acerca de lo que ofrece actualmente o si tiene opciones alternativas disponibles (como una lista de especialistas que puede recomendar o precios más flexibles para la planificación parcial del evento en lugar de la completa).
- ¿Como supiste de nosotros? La mayoría de las pequeñas empresas encuestan a sus clientes con esta pregunta porque es importante evaluar tanto cómo saben acerca de usted como lo que pueden o no saber sobre su negocio. Por ejemplo, ¿son una referencia de otro evento? Si es así, ya tienen una idea de su estilo. ¿Te encontraron en línea? Entonces probablemente hayan revisado todos los hechos y cifras en su sitio web, así que ahora es el momento de sorprenderlos con su personalidad.
- ¿Por qué elegiste hacer una consulta conmigo? ¿Les gustó su precio, cartera o referencias? Ponga una estrella junto a esta respuesta y asegúrese de cumplirla una vez que se ponga oficialmente a trabajar.
Hay muchas maneras de hacer preguntas en los eventos, pero los grandes cuestionarios de planificación de eventos incluirán tres elementos clave.
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2. Obtén una visión general del evento
El panorama general de qué información los clientes ya han decidido y con qué todavía necesitan ayuda.
- Qué tipo de evento estás planeando? Las estadísticas de marketing de eventos dicen que los eventos corporativos son la segunda categoría más popular, después de las bodas.
- ¿Cuándo y dónde le gustaría que se realizara el evento? Si no tienen ningún detalle en mente, asegúrese de concretar un año, una temporada y un mes potencial antes de buscar opciones de lugares. Y tenga algunas fechas en mente, en caso de que su lugar esté reservado.
- ¿Cuánto tiempo le gustaría que durara el evento? ¿Este evento se limitará a una hora o se llevará a cabo durante varios días? Combine esta información con la(s) fecha(s) del evento de su proyecto para darle a su cliente un cronograma aproximado del evento.
- ¿Por qué estás planeando este evento? Los expertos dicen que si bien los ingresos pueden ser un factor motivador, también debe considerar qué le gustaría que sus asistentes obtengan de la experiencia.
- ¿Cuál es su presupuesto total o su presupuesto por persona? Hay muchas maneras de deslumbrar a sus asistentes, independientemente de cuánto pueda gastar. Aquí hay algunas ideas económicas para comenzar.
- ¿Cuál es su objetivo principal para este evento? Definir los objetivos de su evento es un paso importante, incluso para eventos pequeños e informales como cumpleaños o fiestas de graduación.
- ¿Cómo piensas medir ese objetivo? El software de eventos, las ganancias brutas y la participación en las redes sociales son buenas herramientas para medir el éxito del evento.
- ¿Cuáles son tus mejores eventos imprescindibles? Es probable que su cliente ya tenga algunas ideas en mente y ahora es el momento de sacarlas.
- ¿Cuáles son tus mejores eventos que NO debes tener? Como planificador de eventos, trabajará con personas de todos los tipos de personalidad, algunas de las cuales tendrán problemas para explicar claramente el concepto de su evento, pero pueden agotar rápidamente los factores decisivos de su evento.
- ¿Qué crees que hace que tu evento se destaque del resto? Pequeñas cosas como wifi gratuito o asientos cómodos pueden marcar una gran diferencia para los asistentes que han estado en eventos similares en el pasado.
- ¿Cuáles son los tres elementos más importantes de este evento? Cuando escuche esta respuesta, haga una verificación instintiva: ¿su presupuesto actual se adapta a los elementos importantes enumerados? Si no, sé honesto con ellos ahora para que no haya sorpresas en el camino.
- ¿Tiene alguna inquietud o posibles desafíos en mente para este evento? Explore sus miedos y comparta cualquier anécdota relevante sobre cómo ha visto personalmente o ha manejado con éxito situaciones como estas.
- ¿Tienes alguna foto de inspiración temática o tableros de Pinterest? Las ayudas visuales son su mejor amigo durante este proceso. Incluso podrían tener algunas líneas de diseño o ubicación que podrían informar el resto de su toma de decisiones.
- ¿Has elegido algún color para tu tema? Ya sea que esté planeando una boda o no, siempre puede inspirarse en sus paletas de colores.
- ¿Qué atmósfera o tono te gustaría establecer? La música, la iluminación y el lugar elegido para el evento serán en gran medida responsables de crear el ambiente.
- ¿Cómo te gustaría sentirte personalmente en tu evento? Puede haber formas en las que puedas ir más allá de manera creativa para asegurarte de que tu cliente esté contento con el evento en sí mismo mientras lo disfruta también.
- ¿Has estado en otros eventos similares a este que amaste u odiaste? ¿Qué de ellos amabas u odiabas y por qué? La mayoría de las personas pueden recordar la mejor boda, fiesta de graduación y conferencia a la que hayan asistido. Esta pregunta finalmente lo ayudará a evaluar sus gustos y descubrir qué priorizar en lo que respecta al gasto.
- ¿Está abierto a sugerencias o ideas alternativas a medida que surjan? Algunos clientes vienen con hasta el último detalle planeado y solo buscan ayuda con la ejecución, mientras que otros están totalmente perdidos. Averigüe con quién está tratando y proporcione ayuda en consecuencia.
- ¿Planea comprar un seguro para eventos? Si es así, entrégueles esta lista de excelentes opciones de seguros para eventos si aún no tienen alguna en mente.
- ¿Cuál es su método preferido de comunicación? ¿Y cuáles son las mejores horas o momentos del día para comunicarnos con usted para la correspondencia relacionada con el evento? Elimine esto ahora para que, si necesita hacer un seguimiento después, ya sepa cómo comunicarse con ellos.
3. Aprende quién está involucrado en el evento
Todo lo relacionado con los asistentes que necesitará saber para comenzar.
- ¿A cuántas personas piensas invitar? Una vez que tenga ese número determinado, hay formas de estimar cuántos invitados realmente se presentarán.
- Para eventos corporativos: ¿Quién es tu público objetivo? Obtenga todos los datos relevantes de los clientes y programe un horario para sentarse con su equipo de marketing o ventas para tener una mejor idea de a quién atraerá este evento.
- Para eventos privados: ¿Puede decirme más sobre quién asistirá? ¿Será una multitud mayor o más joven? ¿Esperarán cierto tipo de comida o actividades tradicionales en el evento? ¡Cuanto más sepas sobre ellos, mejor!
- ¿Es el evento una celebración de alguien, algo o un grupo de personas? Si es así, puede usar esta información para generar ideas sobre formas creativas de resaltarlos de una manera que realmente apreciarán.
- ¿Alguno de sus invitados tiene desafíos personales que el evento deberá acomodar (acceso para discapacitados, muerte en la familia, etc.)? Estas no son el tipo de sorpresas que desea que aparezcan en el día, así que sáquelo todo ahora.
- ¿Habrá un invitado de honor? ¡Los eventos memorables como los cumpleaños siempre tendrán al menos uno!
- ¿El(los) invitado(s) de honor tiene algún gusto o disgusto que deba tener en cuenta? Algunas personas se estremecen ante la idea de ser el centro de atención, algo que tal vez quieras tener en cuenta antes de llamarlos para que hagan un movimiento de cumpleaños en medio de la pista de baile.
- ¿Cómo planeas invitar a la gente? Las invitaciones en línea son excelentes para cualquier presupuesto y también ahorran papel. Es posible que también deseen considerar la creación de un sitio web de registro de eventos, compartir páginas de eventos en las redes sociales y comprar algunos anuncios publicitarios impresos.
- ¿Cobrará por las entradas del evento o requerirá algún registro avanzado? Esto debe alinearse con sus objetivos de eventos establecidos anteriormente.
- Aproximadamente, ¿qué porcentaje de huéspedes viajarán desde fuera de la ciudad? Por ejemplo, si está organizando una boda de destino, puede esperar que el 50% de su lista de invitados lo logre.
- ¿Planea ayudar a los asistentes que viajan a reservar alojamiento, vehículos de alquiler o vuelos? Reserve esto para invitados VIP o, si no tienen el ancho de banda para los fondos de viaje o la programación, considere darles canastas de bienvenida en sus habitaciones de hotel o proporcionarles cupones de descuento para viajes compartidos para ayudarlos a moverse por la ciudad. Un poco de aprecio por el tiempo que pasan en la carretera es muy útil.
4. Bloquea los detalles finales del evento
El resto de los detalles esenciales que necesitará para asegurarse de que el evento sea un éxito.
- ¿Necesita ayuda para comercializar su evento o correr la voz? Si no puede proporcionar este servicio, intente asociarse con especialistas en marketing independientes que lo hagan para que puedan recomendar negocios entre sí.
- ¿Tu evento necesitará patrocinadores? Si es así, puede compartir las buenas noticias: se espera que el gasto de patrocinio global aumente otros $ 2 mil millones por año en promedio, por lo que hay muchas oportunidades para financiar su evento este año.
- ¿Qué tipos de proveedores cree que necesitará para el evento? Desde los servicios de catering hasta el servicio de aparcacoches y los equipos de montaje, asegúrese de educar a su cliente sobre lo que hay disponible y cuáles son imprescindibles para que su evento único sea un éxito.
- ¿Estás interesado en contratar el personal de eventos? De lo contrario, asegúrese de que tengan en mente algunos voluntarios confiables y pregúnteles si estarían dispuestos a reunirse con usted o con alguien más uno o dos días antes del evento para repasar sus responsabilidades.
- ¿Tiene la intención de tener un anfitrión, entretenimiento en vivo, oradores u otros presentadores? Si es así, ¿quién? Asegúrese de que el lugar que han elegido también tenga espacio para lo que sea que estén planeando.
- ¿Qué opciones de comida le gustaría ofrecer a los huéspedes? Desde almuerzos de negocios hasta menús de comidas y bebidas para conferencias, las delicias adecuadas pueden hacer o deshacer eventos que duren más de tres horas.
- ¿También suministrará bebidas (alcohólicas y/o no alcohólicas)? Si se trata de alcohol, deberá verificar dos veces si el lugar del evento elegido lo permite o tiene otras restricciones específicas. También querrá tomar nota de cómo manejará a los invitados menores de la edad legal para beber.
- ¿Preferiría trabajar con un servicio de catering del lugar, un servicio de catering de su elección, o planea suministro de catering usted mismo? Algunos lugares requieren que uses su cocina o su personal, así que infórmate también con anticipación.
- ¿Qué opciones de transporte le gustaría ofrecer a sus asistentes desde y hacia el lugar? Y si planea crear un sitio web de eventos, proporcione información sobre el aeropuerto más cercano, qué impuestos o viajes compartidos están disponibles y cualquier terreno específico del área a considerar (como neumáticos para nieve).
¡Ahora haga su cuestionario de cliente personalizado!
Y ahí lo tiene: preguntas de sondeo para eventos que cualquier persona, desde empresas hasta planificadores de bodas, puede usar durante su cuestionario inicial para clientes. Para obtener más formas de preparar su conjunto de herramientas para expertos, recuerde obtener su lista de verificación de planificación de eventos y tener lista la guía de visita al lugar del evento ahora para que se vea aún más profesional a medida que continúa construyendo su negocio.