Martes de consejos: la guía de planificación de eventos de golf ganadora

Más de 33,1 millones de espectadores estadounidenses sintonizaron para ver golf profesional el año pasado, lo que demuestra que este sigue siendo uno de los tipos de eventos más buscados en el país. Ya sea que esté planeando un torneo o una campaña benéfica, todos los eventos de golf requieren una línea de tiempo y una lista de verificación para asegurarse de que se desarrollen sin problemas.

¿Cómo se planifica un evento de golf?

Como la mayoría de los eventos, deberá comprender este tipo de evento, lo que le gusta al públicoy lo que puede hacer para darle su propio toque único. La mayoría de las ideas para eventos de golf implican ceremonias de premiación discretas, pero también puede incluir complementos de eventos tradicionales como concursos de hoyo en uno o putt o incluso una comida preparada para los jugadores.

Además de estos detalles específicos del tema, tendrá que usar otras mejores prácticas de eventos para hacer cosas como asociarse con proveedores y patrocinadores, comercializar su evento, registrar asistentes y más. Básicamente, todas las cosas que normalmente harías, pero incluye algunas cosas de golf mientras estás en eso.

Con un poco de ayuda, podrá dominar este tipo de evento en muy poco tiempo. Entonces, sin más preámbulos, aquí está la única guía de planificación de torneos de golf que realmente necesitará.

Cómo pensar en grandes nombres para eventos de golf

¿De qué se trata realmente su evento de golf? Ya sea que se trate de una organización benéfica o simplemente para pasar un buen rato, los eventos de golf rara vez se tratan solo del deporte en sí. A menos que esté planeando un torneo, tendrá que pensar en un nombre divertido, inteligente y/o memorable que le guste a la gente.

Debería dar a los asistentes una idea de qué esperar si se registran. Y debido a que este evento se trata de jugar un juego, siempre debe haber un sentido de diversión en el nombreincluso si es para una multitud corporativa.

Aquí hay algunos ejemplos de nombres de eventos de golf de la vida real:

Desafío de golf Hell 2 Heaven. Esta competencia de aficionados comienza en el campo de golf de menor elevación en California y termina en su punto más alto.
Torneo MDA Topgolf. Los eventos de golf centrados en la caridad deben incluir el nombre de la organización sin fines de lucro como lo hace este.
Día del Golf de la Mujer. Directamente al grano, este simple nombre de evento de golf nos dice quién es la audiencia y qué pueden esperar del evento en sí.

Como probablemente puedas decir, no necesita exagerar con el nombre de su evento de golf. Ya sea que elija algo creativo o práctico, sus asistentes seguirán disfrutando del día. ¡Solo recuerde buscar eventos de golf en su área y asegúrese de que el nombre elegido no se parezca a ninguno de los demás!

La lista de verificación esencial de la excursión de golf

Hay algunos requisitos mínimos que todos los eventos de golf necesitan para ser un éxito. Lo mejor de este tipo de evento es que a menudo puede encontrar voluntarios entusiastas y artículos gratuitos o donados para cumplir con su lista de verificación de salidas de golf, especialmente si está recaudando fondos para una buena causa.

El torneo de golf promedio recauda $ 5,000 en ganancias netas, por lo que deberá tener eso en cuenta al fijar el precio de su propia lista personal.

Esto es lo que necesitará tener para planificar un gran evento de golf:

Un curso de golf.
Un equipo de eventos y/o jornada de voluntarios.
Un formato de torneo.
Uno o más patrocinadores, dependiendo de los objetivos de su evento.
Una lista de golfistas potenciales para el evento en sí.
Una estrategia de venta de entradas y marketing, que incluirá herramientas como un sitio web del evento.
Seguro de eventos para posibles lesiones, cancelaciones relacionadas con el clima y más.
Un fotógrafo de eventos.
Trofeos o premios para los ganadores.
Señalización direccional del recorrido.
Señalización promocional para los patrocinadores de cualquier evento.
Agua y snacks disponibles para los jugadores.
Software de gestión de eventos de golf.
Camisetas para participantes y/o voluntarios.

De acuerdo, las cosas en esta lista constituyen la mayoría de lo que necesitará para cualquier evento relacionado con el golf. Pero si está buscando expandir su evento más allá de lo que la gente suele esperar, puede ser un poco más elegante contratando servicios de catering para preparar un delicioso almuerzoofrecer premios más extravagantes o incluso repartir bolsas de obsequios a los participantes.

Uno de los puntos a destacar de la lista anterior es el software de gestión de eventos de golf. La mayoría de los planificadores no se dan cuenta, pero ya hay un montón de excelentes herramientas que pueden ayudar a que su evento de golf se desarrolle sin problemas. Aquí están los que elegimos.

Las 3 mejores herramientas y software de planificación de eventos de golf

Su evento es tan bueno como las herramientas que utiliza para planificarlo. Así que asegúrese de tener estos u otros ayudantes de planificación de eventos similares con usted cuando comience a descubrir su próximo gran evento de golf.

Mesas Sociales. Nuestra solución de gestión de eventos gratuita (¡sí, gratis!) es ideal para planificadores de eventos con cualquier nivel de experiencia.
Caddie de eventos. Si planea organizar un torneo completo, Event Caddy ofrece herramientas que lo ayudarán a organizarlo, administrarlo y promocionarlo.
BirdEase. Otra gran herramienta de planificación de torneos, BirdEase, también ayuda a los planificadores a configurar un sitio web de comercio electrónico dedicado y de aspecto profesional.

Ahora que sabe qué esperar, qué necesitará y la esencia del proceso, es hora de entrar en el meollo de la cuestión de cómo planificar un evento de golf.

Su nueva plantilla y cronograma de planificación de eventos de golf

Algunas personas comienzan a planificar eventos de golf con 9 meses de anticipación, pero siempre es bueno tener una ventaja inicial cuando se planifican eventos más grandes como estos. Incluso si solo tienes 6 meses hasta el gran día, aún puede alcanzar todos los puntos en esta línea de tiempo de planificación de eventos de golf. Que, por cierto, puede usar como su propia plantilla, ¡solo asegúrese de personalizarla y ajustarla a medida que surjan las cosas!

1-6 meses: elementos de imagen general

Crea los objetivos de tu evento.
Elabora el presupuesto de tu evento de golf.
Decida cómo llevará a cabo el evento y qué juegos, entretenimiento o presentaciones de premios adicionales organizará.
Personalice esta (u otra) plantilla de línea de tiempo de eventos para que se ajuste a sus necesidades específicas.
Reúnase con su equipo para repasar los elementos centrales del evento y asignar tareas.
Póngase en contacto con su lista de mejores opciones de campos de golf, luego compare precios y haga su selección. Poner su depósito con tanta anticipación le ayudará a asegurarse de obtener la fecha que desea, especialmente durante las temporadas altas.
Configure los precios de participación y cree sus opciones de patrocinio.
Elija su software de planificación de eventos de golf.
Configura tu sitio web de registro de eventos.
Compre cualquier seguro de evento que usted o el campo de golf deseen tener.

3-6 Meses: Corriendo la Palabra

Elige el nombre de tu evento de golf.
Envíe su aviso de guardar la fecha a los patrocinadores y jugadores potenciales.
Comience a vender paquetes de patrocinio. Asegurate que actualiza tu sitio web y otros materiales publicitarios con la información adecuada del patrocinador a medida que avanza.
Cree cuentas de redes sociales (o use las existentes) para promocionar el evento en las redes sociales. Conéctese con asistentes a eventos anteriores, clientes actuales y suscriptores de listas de correo. Pida a los miembros del comité del evento que también compartan las publicaciones con sus redes personales.
Escribir y distribuir un comunicado de prensa del evento.

1 a 3 meses: concretando la logística

Inscríbase en su comité de voluntarios del día.
Coordínese con los patrocinadores para finalizar sus compras, cobrar los pagos y enviar cualquier material de marketing para que se imprima.
Reúna cualquier artículo de rifa, subasta, premio o bolsa de regalo que necesite.
Cree o solicite todos los letreros, carteles, pancartas y camisetas de su evento (tanto para jugadores como para voluntarios).
Reserve un fotógrafo de eventos de golf. O, si usted o un voluntario planean manejar todas las fotos, lea estos consejos de fotografía de torneos de golf.
Revise los planes de su evento con el lugar elegido. Asegúrese de que firmen todo por escrito.
Elija un procesador de tarjetas de crédito o un sistema de cobro de dinero para el día del evento.

2-4 semanas: Regístrese y ajuste donde sea necesario

Revise el número actual de patrocinios vendidos en comparación con el monto de su meta. Ajuste donde sea necesario y haga esfuerzos adicionales para hacer un seguimiento con los posibles patrocinadores. Incluso si aún no ha alcanzado su objetivo, hay muchas maneras de vender patrocinios de eventos de última hora.
Verifique dos veces que todos los artículos del evento (bolsas de regalos, trofeos, camisetas, etc.) hayan sido entregados o lleguen antes. Si no, llame a sus proveedores y vea qué se puede hacer.

1 semana: toques finales

Envía recordatorios oficiales de eventos.
Vuelva a confirmar a sus voluntarios y proveedores.
Prepare cualquier decoración de última hora o elementos de entretenimiento.

Día del evento: ¡Lo entendiste totalmente!

Configure su área de registro junto con cualquier letrero, pancarta y elementos decorativos.
Reúna a sus voluntarios para repasar sus tareas individuales, establezca un cronograma y determine cómo se comunicarán como grupo cuando todos estén distribuidos. Aproveche este tiempo para responder a cualquier pregunta que puedan tener y repartir sus camisetas.
Establece actividades extra para el evento.
Tome sus dispositivos de seguimiento y medición de golf para cualquier juego o actividad adicional que los necesite.
Organice sus carros en una sola área y coloque bolsas de regalos en los asientos.
Ofrezca inscripciones para el evento del próximo año.
Date una palmadita en la espalda a ti y a tu equipo después de un trabajo bien hecho.

Los eventos de golf son más fáciles de lo que piensas

¡Felicitaciones, lo lograste! El proceso de planificación de un evento de golf es similar a la mayoría de los otros tipos de eventos. Debe tener las herramientas adecuadas, una estrategia y una comprensión de lo que los asistentes esperan de eventos como estos.

¡Ahora que ya sabes todo eso, no tendrás problemas para crear tu propio evento de golf completamente original y divertido!

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