Más de 15 ideas de eventos para ayudarlo a sorprender a los asistentes con un presupuesto ajustado

Los eventos tienen un propósito comercial importante. Ayudan a establecer una marca, comercializar productos, ganar clientela, recaudar fondos y aumentar la moral de los empleados. Afortunadamente, a pesar de lo importantes que son los eventos, no tienen que romper el banco. Aquí hay algunas ideas de eventos probadas y verdaderas para ayudarlo a sorprender a los asistentes y jefes con un presupuesto ajustado.

Ideas de eventos para temas

Puede pensar intuitivamente que un tema de evento personalizado es costoso. Sin embargo, los temas en realidad reducen las opciones para el catering y la decoración. Un tema no solo hace que el evento sea menos costoso al evitar la sobrecarga de decoración, sino que también crea una experiencia más cohesiva para los invitados. Eso es porque:

  • Cada elemento, desde la promoción y la decoración hasta la comida y el entretenimiento, se convierte en decoración. Eso significa que hay menos para comprar en cuanto a decoraciones.
  • Es importante satisfacer los cinco sentidos de los invitados en cualquier evento. Con un tema, un planificador de eventos puede determinar la forma más efectiva y menos costosa de hacerlo.
  • El elemento sorpresa no cuesta nada, pero agrega «wow» a los eventos. Un tema puede ayudar a transformar una habitación en una realidad alterada, puede incluir un invitado sorpresa o involucrar una actividad interactiva para invitados.

Tan importantes como son los eventos, no tienen que romper el banco.
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Mantener bajos los costos de catering

La comida y la bebida se encuentran en el centro de una experiencia positiva para los huéspedes. ¡Es por eso que nunca querrás quedarte sin! La primera clave es hacer un seguimiento de a dónde van sus dólares de catering. Entonces realmente puede estirar sus fondos de catering al:

  1. Haciendo la comida experiencial. Elija un menú económico donde los invitados puedan divertirse interactuando entre ellos mientras crean sus propios brebajes. Una barra de tacos, tazones de arroz, una barra de chocolate caliente o helados son excelentes opciones.
  2. Programe el evento cuando se esperan aperitivos o postres, en lugar del almuerzo o la cena. Otra forma de mantener los costos a raya es organizar un almuerzo de bolsa marrón, donde los invitados traen su propio almuerzo y el anfitrión ofrece una ensalada grande y hermosa, un postre elegante o bebidas de spa.
  3. Cuando se sirvan entremeses, coloque los aperitivos menos costosos (como galletas saladas y queso) en la mesa del buffet y pase los más caros en bandejas. Los invitados comen menos comida cuando se pasa y que les traigan los aperitivos eleva el nivel de elegancia.
  4. Cuando sirva alcohol, informe al servicio del bar que desea pagar por consumo en lugar de por persona.
  5. Negociar con los proveedores. Si tiene un evento anual, intente negociar un contrato de varios años en el que obtenga un descuento si se compromete a utilizar exclusivamente su negocio. Esto no solo se aplica a la restauración, sino también al transporte, el espacio de alquiler, los establecimientos florales, los hoteles y los restaurantes.
  6. Haga que la configuración sea rápida agilizando la comunicación y asegurándose de que todos estén en sintonía. Use un creador de diseño de habitaciones para mostrar a todos dónde debe ir cada comida.

Decoraciones en un presupuesto

El sueño de todo planificador de eventos es tener el presupuesto de una gran gala de Hollywood, pero el factor sorpresa se puede lograr incluso con un presupuesto ajustado.

  1. Utiliza una paleta de colores monocromática. El blanco brillante y nítido siempre es elegante, pero la saturación de cualquier color hace una declaración visual audaz.
  2. La iluminación establece un tono festivo. Cuando la iluminación profesional no esté dentro del presupuesto, ilumine la habitación con velas parpadeantes o cadenas de bombillas grandes.
  3. Pídale al proveedor que decore la mesa del buffet sin cargo adicional usando: Arreglos florales que puedan haber sobrado de otros eventos. O frutas o verduras frescas, como un cuenco de cristal con fresas rojas y maduras, o un cilindro alto de cristal con limones, lleno de agua y coronado con una vela flotante.

Entreteniendo a tus invitados

Reservar entretenimiento de renombre puede agotar el presupuesto de un evento en un abrir y cerrar de ojos, pero con un poco de ingenio, puede deleitar a sus invitados con algo inesperado.

  1. Utilice entretenimiento gratuito o de bajo costo: ¿un compañero de trabajo o un amigo toca música, lee poesía, dibuja caricaturas, realiza acroyoga o lee la fortuna? ¡Llámalos primero!
  2. Usa la comida como entretenimiento. Por ejemplo, nada provoca una respuesta emocional en una fiesta del Día de la Nieve como hacer helado de nieve con un raspador de hielo y recrear el favorito de la infancia, Frito Pie in a Bag.
  3. Saque a los invitados de sus agrupaciones habituales pidiéndoles que actúen como fotógrafos de eventos. Use Hootsuite o Storify para crear un collage listo para compartir en tiempo real o en las redes sociales después del evento. Hacer que los invitados participen de esta manera crea un ambiente festivo y ayuda a los callados a salir de su caparazón al darles algo importante que hacer.
  4. Ofrezca un fotomatón hecho con una simple cortina de puerta metálica y algunos accesorios. Por ejemplo, se puede hacer una cabina de fotos con un tema de verano con un fondo azul brillante y pelotas de playa adjuntas compradas en una tienda de dólar. Proporcione algunas gafas de sol modernas y fotos grupales que significan entretenimiento para todos.

Estirar el presupuesto del evento de otras formas

Estas son algunas ideas de eventos finales para reducir aún más el presupuesto: Desde invitaciones hasta promoción de eventos, use las redes sociales en lugar del papel. Destruir árboles está pasado de moda, y la impresión y el franqueo se acumulan rápidamente. Casi todo el mundo está en las redes sociales, así que conócelos donde estén.

En lugar de organizar un evento en una sala cuadrada genérica, coloque los componentes del evento en salas contiguas. Use una gran sala cuadrada para las mesas de buffet y cócteles, un pasillo para acomodar la línea para el servicio de bar y un atrio para socializar y escuchar música. El dinero que gastas en la ocasión especial es el mismo, pero el evento parecerá más grande y elaborado.

Considera lugares no convencionales. Agrega un elemento de sorpresa y puede ser bastante rentable. En lugar de organizar un almuerzo para el personal en un restaurante caro, pruebe un lugar que sea gratuito, como un parque para un picnic o alquile un remolque Airstream para un almuerzo con un tema retro.

Planifica el diseño de tu evento organizándolo con un software gratuito de planificación de espacios.

Usar la imaginación para encontrar soluciones innovadoras a las restricciones presupuestarias no solo ayuda a los resultados de la empresa, sino que demuestra el talento del planificador de eventos. ¡Hacedlo saber a los poderes fácticos!

Casi todo el mundo está en las redes sociales, así que conócelos donde estén.
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Bono: Wow a los jefes

Cree un gráfico que enumere la forma en que se ejecutó un evento en el pasado y cuánto costó. En una columna adyacente, enumere las ideas de eventos innovadores que implementó para reducir el presupuesto en las mismas áreas. Finalmente, incluya una columna que demuestre cuánto dinero ahorró la empresa.

Puede ir aún más lejos haciendo un seguimiento del retorno de la inversión a través de una mayor asistencia, rumores en las redes sociales, nuevos clientes potenciales, ganancias de productos y conocimiento de la marca. Un informe con este nivel de información recordará a los jefes de presupuesto que los eventos son un buen negocio.

Recuerde, estirar su presupuesto es excelente, pero tener un gran presupuesto es aún mejor. Consulte nuestra guía gratuita para conocer algunas estrategias excelentes que lo ayudarán a obtener más puntos cuando hable sobre el presupuesto. (¡Háganos saber lo que piensa en Facebook!)