Si alguna vez ha consultado un Código Ético para planificadores de eventos profesionales, ya sabe que hay muchas cuestiones que vale la pena tener en cuenta, independientemente de la experiencia que tenga. Pero lo que tal vez no sepa es con qué tipo de escenarios de zonas grises puede encontrarse usted o su personal con el tiempo.
¡Aquí están los principales problemas éticos en la gestión de eventos que puede esperar enfrentar en algún momento de su carrera – junto con lo que debe hacer si / cuando suceden!
10 violaciones comunes de la ética y la etiqueta en la organización de eventos
1. No comunicarse con los clientes y socios de manera oportuna
Atrasarse con los correos electrónicos o los mensajes de texto no es un delito. Pero si no respondes a los clientes y socios a tiempo, corres el riesgo de ponerlos en situaciones incómodas
Ejemplo de escenario: Un proveedor te envía una propuesta mucho más complicada de lo que habías previsto y tu cliente está esperando respuesta sobre sus limitaciones presupuestarias. Estás muy ocupado y no llegas a la propuesta hasta pasados unos días. Para entonces, el proveedor ha aceptado una oferta de la competencia y ya no está disponible
Qué hacer: No tienes que estar pegado a tu bandeja de entrada todas las horas del día, pero la persona media devuelve un correo electrónico comercial en 1,87 horas. Así que intenta mantener tus respuestas en este plazo (durante el horario laboral). O, si estás muy agobiado, al menos haz saber a todos que has recibido el mensaje y que piensas revisarlo en una fecha/hora concreta.
2. Viajes de familiarización fraudulentos
El hecho de que hayas programado este viaje hace meses no significa que vayas a disfrutar de unas vacaciones gratis una vez que hayas elegido el lugar de celebración del evento oficial
Ejemplo de escenario: Después de muchas deliberaciones, estás bastante seguro de que vas a elegir el salón de baile local para la gala. Pero el viaje de FAM a Nueva York ya está pagado, así que consideras la posibilidad de guardarte la decisión e ir de todos modos. Siempre puedes considerar ese lugar para otro evento en el futuro, ¿verdad?
Qué hacer: Aunque nadie se entere, estás utilizando activamente los recursos de la empresa para tu propio beneficio personal. Sé sincero con los responsables financieros de tu empresa: puede que te dejen ir de todos modos
3. Utilizar los puntos de los viajes de negocios para eventos personales
Como la mayoría de las cuestiones éticas, ésta es un poco gris, especialmente si te ves obligado a utilizar tu cuenta personal para gastos de la empresa
Ejemplo de escenario: Has volado a través del país dos veces este último año por trabajo, y tus vacaciones se acercan rápidamente. Tienes suficientes puntos de la aerolínea y del hotel para ascender tu próximo viaje a Primera Clase o incluso una noche gratis en una suite de lujo
Qué hacer: Pide tu propia cuenta de gastos si tu empresa la ofrece a los empleados. Si no lo hace, pregunte a RRHH sobre su política de puntos para viajes. De nuevo, es muy probable que no tengan problema, pero es más ético pedir permiso en estas situaciones
4. Sobornar a los invitados
Las increíbles bolsas de regalo forman parte de la experiencia del evento, sobre todo cuando se trata de conseguir nuevas cuentas o de ascender a los clientes que más pagan a paquetes más grandes y mejores. Pero, ¿los nuevos iPhones y los frascos de perfume Chanel se consideran un regalo generoso o un soborno en toda regla?
Ejemplo de escenario: El patrocinador de tu evento quiere causar una excelente impresión regalando 500 dólares de su producto a todos los asistentes. Le han pedido a usted o a su equipo que clasifique y entregue los regalos en la puerta
Qué hacer: El Centro Markkula de Ética Aplicada define un regalo apropiado como algo que el invitado disfrutará, pero que no es económicamente desproporcionado con respecto al nivel de ingresos medio de su profesión y que no se considera inusual recibir en este tipo de eventos. Una buena regla de oro: si te enteraras de que tu candidato político favorito aceptó ese regalo de una empresa de cualquier tipo, ¿te daría escalofríos? Este tema es muy especulado en la esfera pública, pero también se aplica en la privada
5. No ser realista sobre los problemas meteorológicos graves
Un poco de lluvia es una cosa, pero si estás planeando un evento en una zona propensa a los incendios forestales, los tornados, o algún otro tipo de clima extremo, tienes que construir un plan de mal tiempo en tus contratos y políticas de eventos
Ejemplo de escenario: ¿Planeas un evento para un cliente que tenga lugar en un campo abierto y aislado durante el invierno en el norte de Canadá? Si sabes perfectamente que el clima en el evento puede causar posibles molestias, lesiones o enfermedades a los invitados, tienes que orientar al cliente hacia una opción mejor o cancelar el evento por completo
Qué hacer: El hecho de que un cliente esté dispuesto a pagarle no significa que sea una buena idea. A nadie le gusta cancelar o posponer un evento que le ha costado mucho planificar, pero la salud y la seguridad de los invitados es lo primero. En caso de duda, haz lo mejor para tus invitados, aunque tu cliente no esté de acuerdo al principio
6. Robar ideas de diseño de eventos
¿A quién no le gusta mirar en Pinterest para inspirarse en un evento? Pues bien, resulta que hay una diferencia entre la inspiración y el robo, así que hay que saber lo que es.
Ejemplo de escenario: Ves un gran diseño para un lugar de celebración idéntico y copias todo lo que puedes encontrar, desde el montaje hasta la decoración
Qué hacer: El diseño de eventos es una forma de arte y hay que respetar al artista. Si vas a utilizar su idea, asegúrate de darle tu propio toque para que sea claramente diferente
7. Compartir críticas en lugar de soluciones
Resulta que ser una Nancy negativa en reuniones e hilos de correo electrónico es una consideración ética para los planificadores de eventos
Ejemplo de escenario: Tu cliente intenta ser útil, pero no deja de proponer ideas poco prácticas para el evento. Te encuentras diciendo «No» una y otra vez, frustrándote cada vez, intentando explicar por qué su idea no va a funcionar. Puede que incluso te desahogues con uno de tus proveedores
Qué hacer: Está bien estar en desacuerdo o ser crítico con los clientes y socios de vez en cuando. También está bien educarles en el tema. Pero cada respuesta negativa debe ir seguida de una alternativa constructiva para que su idea original siga siendo respetada, pero de una forma más realista. Y, aunque sea tentador, no comparta sus frustraciones con los proveedores u otros miembros del equipo, ya que eso le hace quedar en evidencia
8. Hacer promesas que sabes que no puedes cumplir
Eres un organizador de eventos, lo que te pone a la altura de los superhéroes. Pero incluso los superhéroes tienen sus puntos débiles. Tratar de encubrirlas puede acarrear problemas mayores en el futuro
Ejemplo de escenario: Después de un período de sequía que parecía eterno, tu lista de clientes se desborda de repente. Entonces te llega una nueva oportunidad, que sólo sería posible si todo lo demás estuviera perfectamente sincronizado y nada saliera mal (una rareza en este sector). El dinero es estupendo, así que lo aceptas de todos modos. Crees que será difícil, pero intentas compaginarlo todo
Qué hacer: A veces, ser demasiado optimista sobre tus propias capacidades tiene un precio, que tus clientes tendrán que pagar. No tengas miedo de rechazar trabajos, sólo asegúrate de explicar por qué no vas a estar disponible. La atención que muestres a tus clientes y socios actuales seguro que atraerá la repetición de negocios en el futuro
9. Subcotizar a la competencia
La fijación de precios en cualquier sector que dependa de los autónomos es una bestia complicada. Es posible que veas que bajar los precios para atraer a más clientes es una forma inteligente de hacer negocios, pero en realidad es un desastre de la ética en la planificación de eventos
Ejemplo de escenario: Tu competidor local también organiza fiestas de cumpleaños. Como acabas de empezar, decides cobrar la mitad de su tarifa anunciada y empiezas a ponerte en contacto con los clientes con los que has trabajado en el pasado para hacerles saber que hay una opción nueva y más asequible
Qué hacer: Este punto no sólo es un problema de ética, sino que es ilegal. La fijación de precios predatorios, como se denomina, es difícil de probar en los tribunales, pero eso no significa que no puedan hacerlo. En su lugar, ofrezca el precio de mercado de sus servicios, quizás con un modesto descuento para los primeros clientes
10. No crear un equipo inclusivo y diverso
Tanto si está ampliando su personal interno de planificación de eventos como si se limita a su lista de proveedores locales preferidos, la diversidad debe ser una de las principales preocupaciones de su lugar de trabajo
Ejemplo de situación: Después de una serie de tareas relacionadas con eventos (revisar currículos, asistir a ferias de empleo locales, ir a eventos profesionales de planificación de eventos), te das cuenta de que todas las personas que conociste tenían el mismo origen, el mismo aspecto y eran en gran medida una multitud homogénea. Estás listo para terminar este maratón de networking, así que piensas que no es culpa tuya que no haya habido más gente diversa en los eventos
Qué hacer: La diversidad y la inclusión en la fuerza de trabajo no es sólo algo bueno, sino que puede ayudar a mejorar la toma de decisiones en equipo y crear una práctica empresarial más favorable en general. Haz tu parte saliendo de tu rutina para buscar oportunidades de trabajar o conocer a personas de razas, religiones y capacidades diferentes a las tuyas
Estos 10 temas surgen con más frecuencia en el sector de los eventos. Pero hay algunos que merece la pena mencionar y con los que podrías encontrarte una o dos veces a lo largo de tu carrera
11 sorprendentes ejemplos de ética en los eventos que pueden pillarte desprevenido
Es posible que te encuentres en una o varias de las siguientes situaciones:
- Mentir sobre tus habilidades. Todo el mundo rellena un poco su currículum, pero en profesiones como la organización de eventos, en las que tus habilidades siempre se ponen a prueba, es mejor ser realista que optimista en este terreno
- Abusar de la propiedad intelectual. Comprueba que tu nombre o tu concepto no estén ya cogidos durante las fases preliminares de planificación, para que no haya sorpresas legales en el futuro. Además, no tengas miedo de admitir que has copiado la idea de otra persona: obtén un permiso por escrito del creador o trabaja con tu cliente para encontrar algunas alternativas que se aparten del centro
- Enfadarse con un cliente difícil. Como organizador de eventos, tu paciencia se pondrá a prueba a menudo. Aunque un cliente o un asistente a un evento sea inapropiado contigo, eso no te da permiso para ser inapropiado con él. Sin embargo, si se pasan de la raya, no tengas miedo de recurrir a otro organizador de eventos o a las autoridades legales para protegerte
- Acosar a un invitado del evento. Si no hablarías o actuarías de una manera determinada a mediodía de un día laborable en un espacio de oficina abierto y bien iluminado, no lo hagas en un evento por la noche en el que se está sirviendo alcohol. En resumen: sé siempre profesional
- Elegir no firmar el acuerdo de confidencialidad solicitado. A veces, los responsables del local o los asistentes de los famosos se olvidan de enviar o solicitar los documentos. Pero eso no te da permiso para hacerlo
- Aceptar regalos inapropiados. Ya hemos hablado de darlos, pero lo mismo se aplica a recibirlos
- Pagar al personal. En el calor del momento, ofrecer a un miembro del personal algo de dinero extra para salvar el día suena como una buena idea… hasta que alguien que hace el mismo trabajo señala que también le gustaría recibir la misma cantidad
- Participar en actividades que desacrediten a tu organización o a tus socios. Guárdate tus opiniones sobre los clientes y socios en persona y en línea. Como siempre decía mamá, ¡si no tienes nada bueno que decir!
- No leer el código ético de tu cliente. Si tienen uno, es parte de tu trabajo asegurarte de que lo sigues. Incluso si se trata de información repetida
- No abordar el comportamiento poco ético de los demás. Tus patrocinadores, tu equipo, tus clientes, tus proveedores e incluso tus invitados son un reflejo de tu trabajo como organizador de eventos. Asegúrate de que todos te representan (y se representan a sí mismos, por supuesto) lo mejor que pueden
- Pedir al personal del evento que lleve un atuendo inapropiado. Aunque un cliente lo exija, no hay ninguna razón para someter a tu personal a elecciones de ropa reveladoras o restrictivas. Ofrezca alternativas de vestimenta más apropiadas o, mejor aún, no lo haga. Por el bien de su evento y de las personas encargadas de hacerlo funcionar sin problemas, vale la pena discutir con sus clientes por este asunto
Todo lo que necesitas saber sobre los problemas éticos en la planificación de eventos
Estas situaciones son obvias sobre el papel. Pero en el mundo real de la planificación diaria de eventos, pueden parecer un poco surrealistas y es posible que no tenga claro qué hacer realmente con ellas.
Por eso, redactar su propio código de conducta o tener a mano listas como éstas le mantendrá en el buen camino, independientemente de las dificultades que le plantee el sector
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