Monday Motivation: 24 tendencias y consejos de planificación de eventos corporativos para impulsar el ROI

Los planificadores experimentados conocen todas las mejores prácticas para eventos corporativos pero, después de un tiempo, el desafío consiste en sobresalir entre la multitud. ¿Cómo puede hacer que su conferencia, activación de marca u otro evento corporativo sea diferente en un mar de parecidos? Y, lo que es más importante, ¿cómo puede sorprender y deleitar a los asistentes mientras maximiza el ROI de su evento?

Para responder a estas preguntas, veremos cómo puede utilizar algunas de las últimas tendencias de la industria de maneras nuevas e innovadoras. Y proporcione una lista de verificación de eventos corporativos infalible que incluya esos dos elementos esenciales que tienden a perder el foco.

10 tendencias interesantes de planificación de eventos corporativos

Esto es lo que está de moda en todo el mundo y cómo puede usar estas ideas para elevar su evento corporativo.

1. Promueva la prevención del agotamiento tanto para usted como para los invitados a la convención.

El agotamiento causa más del 60% de las ausencias relacionadas con el trabajo. Esta enfermedad invisible no solo afecta la venta de boletos, sino que en gran medida no se ha abordado, hasta ahora. Utilice el marketing de promoción de su evento para educar a los futuros asistentes sobre la gravedad del problema y los pasos que se pueden tomar para mantener hábitos saludables antes, durante y después de la convención o seminario.

2. Vuelva a verificar que el lugar de la feria comercial haya tenido recientemente una prueba de calidad del aire interior.

El aire que respiramos juega un papel importante en nuestra salud y productividad, así que asegúrese de agregar este paso de la lista de verificación que a menudo se pasa por alto en la inspección del lugar. Si prefiere no preguntarles sobre pruebas recientes, puede hacer una evaluación por su cuenta.

  1. Camine por el lugar con los ojos cerrados y observe lo que puede oler.
  2. Busque signos generales de limpieza (por ejemplo, el moho en el baño es un gran indicador de mantenimiento deficiente).
  3. Pregunte con qué frecuencia se limpian profundamente las áreas alfombradas.
  4. Y finalmente, eche un vistazo dentro de uno de los armarios de custodia: si ve productos químicos almacenados cerca de los sistemas de ventilación, debe considerar lugares alternativos.

3. Agregue reconocimiento facial o fotos a su proceso de registro.

Asegúrese de que su evento corporativo tenga una experiencia personalizada. Las aplicaciones de check-in pueden ayudarlo a causar una excelente primera impresión tan pronto como los invitados ingresan por la puerta. Use una aplicación para notificar a los fotógrafos cuando lleguen invitados importantes para que se puedan tomar fotos rápidas, o para avisar al servicio de catering para que pruebe los aperitivos.

4. Proporcione asistentes robóticos para sus invitados ADA.

Independientemente de su presupuesto, hay muchas maneras de hacer que su evento sea aún más sorprendente para los invitados de ADA simplemente alquilando su propio robot para ayudar con tareas como moderar paneles, traducir varios idiomas y proporcionar asistencia de texto a voz, entre otras. cosas.

5. Use asistentes de voz para brindar recomendaciones personalizadas a los asistentes a los eventos de lanzamiento de productos.

Esta tienda de vinos de Nueva York le pidió a Alexa que les diera a los invitados del evento recomendaciones personalizadas de whisky. Incluso si las ventas de mercancías no son una parte importante de su próximo evento, hay muchas formas inteligentes de usar asistentes de voz para eventos relacionados con el negocio.

6. Incorpore una sesión sin teléfono en la agenda de su evento.

Todos sabemos que el exceso de tiempo frente a la pantalla es perjudicial para nuestra salud física y mental, así que manténgase a la vanguardia agregando al menos una actividad en la que se requiera apagar y guardar los dispositivos.

7. Use mesas de comedor comunales para evitar la atomización en eventos corporativos.

El auge del individuo ha hecho que la socialización, la creación de redes y el trabajo en equipo sean más desafiantes en los eventos corporativos. Aunque no podrá derrotar este fenómeno cultural con un solo seminario, puede utilizar la comida social para ayudar a conectar la comunidad de su evento. Y asegúrese de usar una herramienta de disposición de asientos para ayudar a organizar su diseño.

8. Revisa la diversidad de la lista de asistentes a tu evento a la mitad de la venta de entradas.

Los eventos y las campañas de marketing ahora son testigos del impacto del consumismo posdemográfico, donde los posibles asistentes están más preocupados por la inclusión que por rodearse de compañeros de ideas afines. Si nota que sus ventas de boletos se inclinan mucho más hacia un grupo que hacia el otro, asegúrese de ajustar su estrategia de marketing y agregue posibles asistentes que se beneficiarían de la experiencia pero que aún no han respondido a la llamada de comprar un boleto.

9. Reemplaza la sala VIP de tu convención por una biblioteca.

Siga los pasos de las principales marcas como Lululemon y agregue un espacio de soborno en la biblioteca a su evento. Fomenta la comunidad, agrega un toque acogedor a las salas de convenciones estériles y brinda una experiencia verdaderamente relajante para los asistentes a su evento.

10. Agregue estaciones de salud mental a las instalaciones de primeros auxilios de su evento.

A medida que se transforman los puntos de vista de la sociedad sobre la salud mental, también deberían hacerlo nuestros eventos. Coordine con su lugar para ver si tienen un psicólogo con licencia disponible para brindar servicios en su próxima función corporativa.

Ahora que hemos resaltado algunas tendencias que puede agregar a su lista de verificación de eventos, hablemos sobre las formas de maximizar su ROI mientras estamos en eso.

9 sugerencias de la lista de verificación de eventos corporativos que maximizarán su ROI

Aproveche al máximo su evento con estas ideas creativas.

1. Cree una lista de medios de comunicación invitados para los invitados a la feria comercial.

Los puestos y los vendedores apreciarán mucho la oportunidad de prepararse en consecuencia. Y es posible que sus asistentes regulares también deseen establecer conexiones con representantes de puntos de venta para sus propios esfuerzos de marketing futuros.

2. Promocione su propia guía original para el diseño de stands de ferias comerciales para principiantes.

Haga que esta pieza de contenido de alto valor sea privada y recopile direcciones de correo electrónico adicionales que puede usar para el marketing de eventos.

3. Haga que el intercambio de datos sea un beneficio para las marcas que alojan puestos en su evento.

Los clientes potenciales son geniales, pero la información sobre el comportamiento de los poseedores de boletos y las actividades agotadas ayudará a los participantes a crear puestos aún mejores el próximo año. Sin embargo, asegúrese de que el intercambio de datos de su evento cumpla con GDPR.

4. Incorpora cabinas de fotos en tu estrategia de embudo de entrada.

Simplemente pídales a sus asistentes que completen una encuesta rápida que los clasificará como líderes mientras están en la fila.

5. Proporcione experiencias de eventos seleccionadas y personalizadas para VIP.

Curar una gran experiencia de evento se trata de comprender cuáles son las expectativas de su audiencia y luego encontrar una manera de proporcionar algo que sea de mayor valor, más conveniente o súper memorable.

6. Organice estratégicamente una fiesta posterior con una marca complementaria.

Ya sea que su evento sea de un día o de una semana, asegúrese de ofrecer actividades posteriores al evento para aquellos que tienen vuelos posteriores, quieren celebrar con sus equipos y podrían estar interesados ​​en un último hurra.

7. Agregue una herramienta de monitoreo de redes sociales a su estrategia de promoción de eventos.

Una vez que sepa dónde aparecen con mayor frecuencia en línea las palabras clave y frases de eventos, puede eliminar cualquier elemento de marketing de la lista de control de eventos no relacionado y concentrar su tiempo y recursos en dónde es más probable que su audiencia lo encuentre.

8. Incluya áreas de demostración práctica de productos.

Si usted o los presentadores de su evento ofrecen un producto físico, deles un espacio designado para realizar demostraciones educativas y brinde a los asistentes al evento acceso exclusivo para probar antes de comprar.

9. Agregue una opción digital para asistentes virtuales.

Las transmisiones en vivo, las notas de conferencias descargables y los grupos de chat dedicados ayudan a atraer a los participantes externos a la experiencia.

Y finalmente, ¡aquí hay algunos elementos que podría haber dejado accidentalmente fuera de su lista de verificación actual!

Los 5 elementos de la lista de verificación de planificación de eventos corporativos que se pasan por alto con mayor frecuencia

Has hecho tu lista, ahora revísala dos veces con estos recordatorios amistosos.

1. Comunicar las alergias de los huéspedes y las restricciones dietéticas.

Herramientas como ATARE lo ayudan a usted, a las preferencias de sus invitados, a sus meseros y a sus proveedores de catering a mantenerse actualizados sobre las restricciones relacionadas con alimentos o bebidas en una plataforma centralizada y fácil de usar.

2. Cree listas de respaldo de emergencia para proveedores y personal.

Las cancelaciones de última hora, los artículos perdidos y los ayudantes ausentes no son un problema siempre que tenga 2 o 3 contactos de respaldo para cada escenario posible. Asegúrese de verificar la política de contratos de última hora de cada proveedor y hágales saber que han hecho su lista de respaldo por si acaso. Incluso puede imprimir o guardar archivos PDF de todos los documentos que necesitaría para trabajar si lo necesita.

3. Comprueba tres veces las instrucciones comunes de la aplicación de navegación.

Asegúrese de que Waze, Apple Maps y Google Maps ofrezcan orgánicamente la ruta mejor y más conveniente desde sus hoteles designados hasta la ubicación principal del evento. Esto es especialmente importante para las áreas rurales donde las carreteras secundarias o los atajos que usan los lugareños no se usan en las opciones de ruta sugeridas. Si no coinciden, asegúrese de comunicar sus sugerencias y establezca la señalización adecuada.

4. Asignar estacionamiento de proveedores.

Las furgonetas de catering, los equipos de limpieza y los montajes de cabinas necesitan un espacio para descargar, pero cuando terminan de descargar, ¿dónde deben ir? Use señalización y mapas claros para dirigir el tráfico de proveedores y mantenga los lugares de estacionamiento premium disponibles para VIP y oradores.

5. Realice un recorrido final por el lugar como si fuera un asistente.

Cosas como la señalización, la temperatura y la limpieza se harán más evidentes al mirar el espacio desde su punto de vista.

¡Ahora está completamente preparado para llevar la planificación de su evento corporativo al siguiente nivel!

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