Monday Motivation: Cómo diseñar un calendario de eventos increíble

¿Estás en blanco sobre cómo hacer que tu calendario de eventos sea mejor que nunca? Aquí hay algunos consejos y trucos sobre cosas como cómo hacer que cualquier evento sea apropiado para la temporada, formas de llenar los espacios en el calendario y las mejores herramientas para diseñar un calendario de eventos increíble.

Su plantilla de evento corporativo: qué eventos organizar y cuándo

A continuación, le mostramos cómo reunir a las personas durante todo el año al comprender cómo hacer que cualquier tipo de evento funcione para la temporada.

Eventos corporativos de temporada

Hay algunos temas y estilos de eventos que solo se pueden llevar a cabo durante el momento adecuado del año. A medida que aumentan o disminuyen los trimestres, organizar un evento para celebrar a sus empleados, ayudarlos a relajarse o ponerlos a todos en la misma página nuevamente puede ser realmente útil para el éxito a largo plazo. Aquí hay algunas ideas inspiradoras para cada temporada importante.

1. Eventos de invierno:

Para la mayor parte de los EE. UU., el clima frío dominará su elección de lugares para eventos y actividades. A menos que esté dispuesto a alquilar muchos calefactores para exteriores, probablemente deba mantener las cosas en el interior en su mayor parte. Además, tendrá que considerar las restricciones de viaje: cada año se cancelan 60 000 vuelos en los EE. UU. debido a las temperaturas bajo cero y las ventiscas. Por lo tanto, los meses de invierno pueden ser el momento ideal para concentrarse en audiencias locales y eventos centrados en los empleados.

Las celebraciones navideñas, el establecimiento de objetivos de año nuevo y los eventos de caridad son perfectos para el invierno. Si tiene una cena de gala o de recaudación de fondos que ha querido organizar, ahora es el momento de hacerlo. También agregue al menos una apreciación de los empleados (como una fiesta en la oficina, un almuerzo con servicio de catering o una salida relacionada con el invierno) a su calendario durante esta temporada.

Pruebe uno o más de los siguientes:

  • Organice una fiesta para ver las luces navideñas en su parque o jardín botánico local.
  • Organice un día de voluntariado (cosas como ayudar a palear nieve para personas mayores o servir comida en refugios para personas sin hogar son actividades bastante populares).
  • Invite a un experto en establecimiento de metas y productividad a realizar un seminario con su equipo para el nuevo año.
  • Programe reuniones de lanzamiento al comienzo del primer trimestre para motivar e inspirar a todos los departamentos.
  • Aquí hay algunos temas inspiradores de eventos de invierno para explorar.

Una nota sobre las vacaciones: hay algunas vacaciones realmente divertidas y extravagantes durante todo el año que también puedes convertir en eventos. Consulte esta lista de eventos de oficina no tradicionales para las festividades para obtener aún más ideas.

2. Eventos de primavera:

Lluvias, más luz del día y flores en ciernes hacen que esta temporada sea realmente especial y pueden inspirar muchos eventos entretenidos para su calendario. En esta época del año, los profesionales de todas las industrias se sienten motivados por el clima más cálido para perseguir aún más los objetivos que se propusieron a principios de año. Lo que hace que los eventos que educan, entrenan y permiten mucha creatividad sean especialmente efectivos en esta época del año.

Espolvorea algunas de estas ideas en tu calendario de eventos:

  • Una fiesta de béisbol donde se reúnen equipos para jugar o simplemente ver juntos el pasatiempo favorito de Estados Unidos. Asegúrese de servir muchos perritos calientes, palomitas de maíz y cerveza.
  • Reúna a su equipo para ayudar a plantar árboles en su comunidad.
  • Programe eventos de lanzamiento de nuevos productos, características o diseños de productos.
  • Organice una velada de cóctel para que sus clientes VIP y ejecutivos de cuenta se mezclen y se mezclen.
  • Aquí hay algunos grandes temas de eventos de primavera para fiestas y eventos.

¿Estás en blanco sobre cómo hacer que tu calendario de eventos sea mejor que nunca? Mira estos consejos.
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3. Eventos de verano:

El verano se trata de reuniones de alta energía, salir al aire libre y conocer gente nueva. Lo que hace que los eventos de networking y las horas sociales sean los complementos de calendario perfectos durante estos meses calurosos. Y asegúrese de tomar esa lista de lugares para eventos al aire libre que ha estado muriendo por probar porque ahora es el momento de usarlos.

Agregue un poco de sol a su calendario con estas sugerencias:

  • Las barbacoas y comidas al aire libre para celebrar las victorias del equipo siempre son una gran idea en esta época del año.
  • Reúna algunos nuevos talentos con eventos de reclutamiento y eventos sociales de helados destinados a atraer a los recién graduados.
  • Los retiros pueden servir como minivacaciones productivas para su equipo, así que considere agregar una escapada de fin de semana que combine trabajo y diversión.
  • Aquí hay algunos temas de eventos de verano para probar en su próxima fiesta.

4. Eventos de otoño:

Los días se vuelven más cortos nuevamente y todos están haciendo el último esfuerzo para cumplir con las cuotas y los objetivos de fin de año antes de que comience la temporada navideña. Entonces, si el verano no fue su primera opción para desarrollar su carrera y eventos educativos, asegúrese de programarlos ahora. Concéntrese de nuevo en las actividades orientadas a la acción y las comidas para llevar para estos eventos, pero no tenga miedo de agregar algunos planes divertidos también.

Otra gran cosa acerca de la parte de otoño de su calendario de eventos es que puede organizar eventos grandes y de alto impacto, como conferencias o ferias comerciales, ya que las familias regresaron de las vacaciones de verano y viajar por trabajo se vuelve mucho más factible nuevamente.

Sus eventos de otoño probablemente deberían incluir uno de estos:

  • Algo relacionado con Halloween y/o el Día de Acción de Gracias, ya que estos días festivos no confesionales son más accesibles para grandes audiencias y brindan muchas oportunidades divertidas.
  • Las reuniones de agradecimiento para los empleados corporativos que merecen un poco más de reconocimiento son excelentes para la temporada.
  • Aprovecha que el fútbol está en pleno apogeo con el Super Bowl o fiestas temáticas deportivas.
  • Eche un vistazo a estos fantásticos temas de otoño para eventos.

Cómo adaptar su evento a cualquier momento del año para llenar su calendario

Cuando organizas un evento importa. No tiene sentido organizar una reunión de lanzamiento justo antes de las vacaciones, cuando muchos empleados se tomarán tiempo libre para actividades familiares, vacaciones e incluso algunos días de enfermedad. Aquí le mostramos cómo adaptar su evento a la época del año:

  • Incorpore colores de temporada (como neones para el verano y tonos más oscuros para el invierno) en todos los elementos de decoración de su evento.
  • Elija un tema apropiado inspirado en la temporada (como en las ideas sugeridas anteriormente).
  • Agregue productos de temporada a sus menús de alimentos y bebidas, como bayas durante el verano o calabazas en otoño.
  • Tenga en cuenta la comodidad de sus invitados al elegir un lugar. Por ejemplo, durante el invierno, necesitará un espacio para eventos que tenga mucho espacio para guardar abrigos; de lo contrario, los invitados tendrán que apilarlos en las esquinas o cargarlos toda la noche.

¿Qué día de la semana es mejor para su evento?

No sorprende que los eventos de los lunes a menudo tengan las tasas de asistencia más bajas. Organizar un evento al comienzo de la semana casi nunca es una buena idea porque la mayoría de las personas comienzan a trabajar nuevamente después del fin de semana y prefieren irse a casa después. Pero no se preocupe, aún puede organizar eventos entre semana si lo prefiere. Los martes se consideran los mejores para reuniones corporativas o educativas, mientras que se dice que los jueves son los nuevos sábados para la organización de eventos. Los eventos de baja energía centrados en la creación de equipos, la creación de redes o simplemente la diversión son, probablemente lo adivine, los mejores para los viernes por la noche y los fines de semana.

8 factores críticos a considerar al diseñar su plantilla de calendario de eventos

Estos puntos clave lo prepararán para el éxito durante todo el año.

  1. Margen de maniobra para contratiempos en la línea de tiempo del evento. Considere usar un diagrama de Gantt para visualizar mejor su calendario de eventos como un todo.
  2. Colaboración de marketing y ventas durante la totalidad del ciclo de vida de cada evento. Alinear a todo su equipo es fácil cuando todos están en la misma página, solo asegúrese de crear reuniones de verificación periódicas o módulos de responsabilidad para mantener a todos a tiempo y en sus tareas.
  3. Asigne con precisión el tiempo para las actividades previas y posteriores al evento. ¿Se pregunta con cuánto tiempo de anticipación debe programar el tiempo dedicado a la planificación de eventos antes o después de que realmente suceda? Los expertos dicen que el número mágico para los eventos corporativos suele ser de 6 meses.
  4. Planifique las promociones de eventos y las comunicaciones relacionadas. Tienes que tener tiempo para la estrategia, creación y distribución de contenido. Planee comenzar con esto alrededor de 90 a 180 días después de cada evento individual.
  5. Agregue objetivos de entradas y registros. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de los números a medida que avanza y pronosticar números de ROI de eventos más precisos.
  6. Incluya tiempo para ponerse al día si no se cumplen los objetivos. Pero no entre en pánico: hay muchas tácticas de última hora para aumentar la asistencia.
  7. Considere las fechas para los lanzamientos de precios de boletos escalonados. Esto es especialmente importante si está planeando tantos eventos que sus líneas de tiempo se superponen.
  8. Asegúrese de que cada evento enumerado tenga un nombre, un resumen escrito en 125 palabras o menos y etiquetas de búsqueda. Los colaboradores siempre deben poder encontrar rápida y fácilmente los detalles clave del evento.

Utilice una útil herramienta de creación de calendario de eventos

Software de calendario de eventos de Cvent una excelente solución todo en uno para los vendedores de eventos corporativos que deben trabajar con una variedad de departamentos, expectativas y objetivos para crear un calendario de eventos que a todos les encantará. Seguro que puedes crear un calendario de eventos a través de Google, pero un software como el de Cvent (u otras marcas líderes en planificación de eventos) ofrece los siguientes beneficios:

  • Opciones de búsqueda flexibles para los asistentes al evento que deseen ver eventos grupales durante un período de tiempo determinado.
  • Uso compartido de enlaces para eventos internos cuando no es necesario registrarse.
  • Enviar correos electrónicos masivos a los asistentes potenciales sobre todos los eventos al mismo tiempo en lugar de cada evento individualmente.
  • Sincronización de calendario con un clic.
  • Marca personalizable que hace que sus calendarios de eventos se vean geniales y funcionen como una herramienta de marketing efectiva.

regalos de planificación de eventos

¡Ahora está listo para crear un emocionante calendario de eventos!

Cuando se trata de diseñar, llenar y administrar su calendario de eventos, conocer consejos como los compartidos anteriormente es clave para el éxito. También puede estar interesado en obtener más información sobre la planificación de un cronograma de eventos a largo plazo, la creación de un calendario de marketing de eventos efectivo o la planificación de eventos móviles.

Consejos rápidos sobre cómo diseñar un calendario de eventos:

¿Cómo se crea un calendario de eventos?

– Cree un diagrama de Gantt grande para trazar todos los cronogramas de sus eventos entre sí en el calendario para garantizar una distribución manejable
– Asegúrese de tener en cuenta las responsabilidades previas y posteriores al evento
– Reserve tiempo para promociones de boletos, precios escalonados y puntos de decisión clave