Monday Motivation: conceptos básicos de la cartera de planificación de eventos

Los expertos están de acuerdo en que crear una cartera de planificación de eventos es probablemente lo más importante que hará como profesional de eventos en términos de mercadeo para su público objetivo. Un portafolio de eventos digitales básicamente muestra al mundo quién eres, qué haces y qué tan talentoso eres en realidad.

Crear uno, especialmente si se trata de un portafolio de planificación de eventos para una entrevista en una nueva empresa, puede resultar un poco abrumador. Pero esta guía lo guiará a través de los conceptos básicos y responderá sus preguntas más candentes.

Descubra la definición y el propósito de una cartera de eventos

Un portafolio de eventos generalmente se encuentra en línea y representa el trabajo de un individuo o una empresa de planificación de eventos. En él encontrará elementos que prueban el éxito de esta persona o grupo en la planificación de eventos. Desde fotos de eventos hasta testimonios, un portafolio de eventos se trata de mostrar sus habilidades de planificación de eventos en su mejor luz.

Un portafolio de eventos corporativos o un portafolio de planificación de bodas y eventos tienen el mismo propósito: demostrar habilidad y generar confianza en el espectador. En general, es una poderosa herramienta para adquirir nuevos negocios.

¿Cómo es una cartera de eventos?

Un portafolio de eventos bien diseñado, muestra quién eres y explica claramente lo que haces. Genera confianza en su público objetivo. Tiene una buena marca y presenta su experiencia anterior en la planificación de eventos, educación y premios. Siempre que su cartera de eventos incluya estos elementos, no hay reglas estrictas sobre cómo presentarlos. Pero, como cualquier buen sitio web, su cartera debe ser fácil de leer y navegar.

Hemos reunido algunos ejemplos de carteras de planificación de eventos para inspirar sus propios esfuerzos de diseño:

1. Producciones de eventos de Lola

Lola Event Productions es un equipo de organizadores de eventos ubicado en Chicago. La combinación de más de 50 años de experiencia en bodas y eventos privados les ha ayudado a construir su sólida cartera de planificación de eventos.

Por qué nos encanta: Además de una barra de navegación fácil de entender, la página de inicio de Lola Event Productions presenta imágenes llamativas, un cartel con sus últimos premios y algunas menciones impresionantes en los medios de comunicación de renombre en la industria.

2. Estilo de vida de Colin Cowie

Colin Cowie Lifestyle es una empresa de planificación de eventos que organiza bodas y fiestas privadas para ricos o famosos. Entonces, en términos de testimonios, superan a la mayoría de las personas. Pero hay otras facetas de su cartera de planificación de eventos digitales que realmente la hacen destacar.

Por qué nos encanta: Debido a que Colin Cowie Lifestyle se especializa en eventos de lujo, es importante que su cartera de eventos refleje un ambiente exclusivo. Lo logran bien al incluir elementos como un panel destacado de Instagram (que alberga una colección de fotos de eventos excepcionalmente hermosas) y citas de clientes de una sola línea que promueven la elegancia simplista de la marca.

3. Soluciones para eventos

Las fiestas de empresa y los eventos corporativos son el pan de cada día de Event Solutions. Además del excelente diseño de sitio web, este ejemplo de cartera de planificación de eventos facilita que los clientes potenciales consideren gastar sus grandes presupuestos de eventos en sus servicios.

Por qué nos encanta: Event Solutions entiende que ver para creer. Entonces, además de compartir las fotos de sus eventos, también presentan videos de eventos de manera destacada en su sitio de cartera de planificación de eventos. Y en caso de que no fuera obvio a partir de sus impresionantes ejemplos de eventos, Event Solutions también explica en detalle por qué debería estar con ellos mediante una lista con viñetas que destaca sus puntos de venta únicos sin ninguna pelusa adicional.

Ahora que sabe cómo saber si el portafolio de planificación de eventos de otra persona es correcto o no, ¡es hora de hacer uno propio! Esto es lo que necesitará para construirlo junto con formas de hacerlo más único.

Aprenda los conceptos básicos de la cartera de eventos digitales

El contenido es el componente más importante de cualquier cartera en la industria de eventos o de otra manera. Una vez que tenga esos elementos en su lugar, puede comenzar a experimentar con formas de destacarse de la competencia. Pero como mínimo, su cartera debe incluir cada uno de los siguientes:

Los 10 elementos principales para incluir en un portafolio de eventos

Una de las mejores maneras de entrar en la planificación de eventos es ganar experiencia en cualquier forma que puedas. Pero, ¿de qué sirve la experiencia si no le muestras al mundo que la tienes? Además de mostrar su talento, debe asegurarse de que su cartera se vea bien, sea altamente funcional e incluya también algunos elementos comerciales prácticos. Solo sigue esta lista y estarás bien.

1. Logotipo, colores de la marca y eslogan

Al igual que todos sus otros materiales de marketing, su cartera de planificación de eventos debe alinearse con la apariencia habitual de su empresa. La mayoría de los portafolios de planificación de eventos incluirán un logotipo en el encabezado del sitio web y tejerán 2 o 3 colores primarios de la marca en cada página.

2. testimonios de clientes

Pídeles a las personas para las que has planeado eventos que compartan algunas palabras bonitas. Incluso puede obtener su permiso para compartir la cita junto con su propio nombre y detalles del evento. Pero no se limite solo a los clientes: si su currículum es un poco escaso, considere pedirle a mentores anteriores, profesores universitarios o cualquier persona con la que haya trabajado como voluntario que avalen otras habilidades importantes de planificación de eventos (como ética de trabajo, creatividad, etc).

3. Fotos de antes y después de sus eventos

El día del evento real es, como ya sabes, muy agitado. Pero tomar estas fotos y compartirlas en tu portafolio es realmente importante porque permite que tu currículum cobre vida. Muestre los diseños generales de su evento en acción, pero también asegúrese de tomar primeros planos de detalles como centros de mesa. Y, si el anfitrión lo permite, toma algunas fotos de los asistentes divirtiéndose también.

4. Configuración de eventos Videos de lapso de tiempo

El diseño de eventos es el aspecto más impresionante y visual de cualquier proceso de planificación de eventos. Y, como ya mencionamos en nuestros ejemplos anteriores, el uso de videos en su sitio de cartera es excelente para atraer a los visitantes de su sitio.

5. Premios y Certificaciones

La mayoría de los reconocimientos profesionales enviarán o darán acceso a su emblema, insignia o logotipo digital oficial para mostrarlo en sus propias propiedades digitales. Colóquelos en la parte superior de su página de inicio y asegúrese de que tengan descripciones más detalladas u otra ubicación destacada en otra parte del sitio donde pueda explicar por qué ganó el premio o simplemente de qué se trata.

6. Una sección Acerca de usted o Conozca al equipo

Este es el lugar para resaltar algunos datos divertidos sobre usted y su equipo. Usa fotos profesionales tuyas. Y asegúrese de escribir biografías que enfaticen sus fortalezas como organizadores de eventos (sus padres estaban involucrados en la industria de eventos o tal vez su afición a las artes visuales se ha traducido en su carrera, ese tipo de cosas).

7. Enlaces de redes sociales

Si los tiene, asegúrese de que se muestren en el sitio de su cartera. O, si está haciendo una carpeta impresa, agregue sus identificadores en la última página junto con su información de contacto. Y haga un barrido de todas sus cuentas para asegurarse de que las publicaciones y las fotos aún se alineen con su marca (y también con su nuevo portafolio).

8. Menciones en prensa o medios

Ya sea que tenga ayuda de relaciones públicas o simplemente esté recibiendo excelentes críticas en Yelp, asegúrese de mostrar estos indicadores de credibilidad en voz alta y con orgullo. Enlace a los artículos originales donde pueda.

Estos dos últimos merecen menciones de honor y, aunque ciertamente no son obligatorios, definitivamente obtendrá una estrella de oro por incluirlos en su cartera de planificación de eventos de todos modos.

9. Borradores de línea de tiempo

Es una buena idea darles a los posibles clientes o empleadores un adelanto de lo que pueden esperar recibir cuando comiencen a trabajar con usted. Incluso puede redactar uno para un evento ficticio para usarlo como muestra. Por cierto, aquí hay algunos consejos de cronograma de planificación de eventos que puede probar.

10 Tableros de inspiración para eventos

Ya sea en Pinterest o en un tablero de anuncios hecho a mano, compartir los tableros de inspiración de su evento es una excelente manera de que los espectadores sepan cómo piensa. También pueden ver cualquier tema recurrente en su trabajo o cuán diverso puede ser su estilo proyecto a proyecto.

Así que has reunido todos tus materiales. Ahora, ¿cómo se hace realmente la cosa? Estamos muy contentos de que hayas preguntado.

Explore las útiles herramientas de la cartera de planificación de eventos

Existen muchas herramientas asequibles, sin importar cómo planee crear o compartir su cartera de planificación de eventos. Aquí hay algunos que recomendamos usar:

  • Una carpeta o álbum. el debate sobre Las carteras impresas frente a las carteras digitales todavía están de moda en todas las profesiones, pero es bueno tener al menos una entidad de cartera digital y una física, aunque solo sea para tener todas las bases cubiertas. Use una carpeta o un álbum de alta calidad para juntar sus materiales. Sea astuto pero manténgalo elegante: demasiado brillo o recortes de papel de construcción pueden ser desagradables para los clientes.
  • Plantillas y creadores de sitios web. Sitios como Wix y Squarespace facilitan la creación de su propio sitio de cartera de planificación de eventos sin ninguna experiencia en codificación. Wix ofrece específicamente algunas excelentes plantillas de cartera profesional y planificación de eventos que puedes usar de forma gratuita.
  • Mesas Sociales. Una de las mejores cosas que puede mostrar en su cartera de planificación de eventos es una prueba estadística real que verifique que estableció un objetivo de evento y lo alcanzó. El uso de software de gestión de eventos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de su progreso, calcular el retorno de la inversión y proporcionar algo especial adicional para completar su cartera ya increíble.

Usando toda la información que cubrimos hasta ahora, tiene una base bastante buena para su cartera de planificación de eventos. Pero sabemos que quiere ir un paso más allá y crear algo realmente único, así que aquí hay algunas sugerencias sobre cómo hacer precisamente eso.

Cómo hacer que su cartera de planificación de bodas y eventos se destaque

Una de las mejores maneras de hacer que su cartera de planificación de eventos se destaque es personalizarla para cada nuevo cliente. Cherry elige los materiales que más se acerquen a la marca del cliente, los objetivos del evento y los gustos personales. Esto es difícil de hacer con su cartera en línea, pero la buena noticia es que es realmente fácil cambiar su cartera física sin tener que darle un cambio de imagen completo.

Si desea mezclar las cosas con el contenido en sí, busque otros planificadores de eventos locales y eche un vistazo a sus carteras digitales. Si observa un patrón (como exactamente las mismas fuentes o diseños similares), intente desviarse de él de una manera que siga siendo visualmente atractiva y funcional. Cuando los clientes te busquen a ti y a tu competencia en línea, ¿qué elementos de la cartera encontrarán en tu página y no en la de ellos? Estas diferencias ayudarán a que el suyo sea más memorable.

Gestión y planificación de la cartera de eventos

Al final del día, es totalmente posible reservar un cliente sin cartera. Pero si tiene alguna experiencia o educación en planificación de eventos, se dará más oportunidades si lo hace. Si desea obtener más consejos sobre el lado comercial de la planificación de eventos, estudie estas guías mientras esté aquí:

  • ¿Iniciar un negocio de planificación de eventos? Haz estas 6 cosas primero
  • Más de 20 secretos para los sitios web de planificación de eventos
  • Cómo calificar las referencias que se convierten en clientes para su negocio de planificación de eventos