La creciente popularidad de sitios como My Morning Routine (que, por cierto, está repleto de toneladas de excelentes ejemplos que también puede usar como inspiración) demuestra que cada vez más profesionales buscan formas de sistematizar el éxito. O, al menos, comenzar o terminar sus días de una manera que los prepare para lo que está por venir. Las ideas que se enumeran a continuación se crearon para abordar las preocupaciones que la mayoría de los planificadores de eventos tienen en su vida cotidiana.
Las 14 mejores rutinas diarias para planificadores de eventos
Los hábitos son importantes para el éxito profesional a largo plazo como planificador de eventos porque los trabajos de alto estrés a menudo requieren una cantidad de dedicación, enfoque y compromiso que la mayoría de las otras áreas de la vida no requieren. Las rutinas a continuación se eligieron en función de su practicidad, costo asequible y relevancia, sea cual sea el beneficio que le gustaría aprovechar al máximo.
Rutinas matutinas que los planificadores de eventos deben usar para organizarse y concentrarse
1. Si quieres mejorar tu salud física
¿Listo para seguir los pasos de Steve Jobs, Tony Robbins y Oprah? Luego, eche un vistazo a estas actividades rutinarias matutinas sorprendentemente simples que todos han usado.
- Haz un poco de ejercicio ligero. Caminar, hacer jardinería e incluso cocinar cuentan como formas aceptables de ejercicio ligero, un hábito que los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades es bueno para el corazón a cualquier edad.
- Estira tu cuerpo. Pruebe uno (o los diez) de estos fantásticos estiramientos de buenos días para aumentar la energía.
- Bebe algo además de café. Las bebidas matutinas más saludables incluyen el té de menta fresca (hecho con agua caliente y hojas de menta frescas y orgánicas) y el caldo de huesos.
2. Si quieres mejorar tu salud mental
La mayoría de los planificadores de eventos buscan activamente nuevas formas de reducir el estrés, afrontar mejor los cambios y sentirse más en control. Estos hábitos saludables te ayudarán a hacer todo eso y más.
- Medita para despejar tu cabeza. Si es nuevo en la meditación, intente hacerlo durante 2 minutos y luego auméntelo en intervalos de 5 minutos cada semana hasta que haya alcanzado su meta.
- Tener algo de tiempo «yo». Los escandinavos lo llaman gokotta, lo que significa despertarse más temprano y escuchar el canto de los pájaros. Es un concepto que los estadounidenses han adoptado en respuesta a nuestra cultura tóxica de «siempre conectado». No importa lo que hagas durante este tiempo, siempre y cuando te haga feliz y no esté relacionado con el trabajo.
- Revise sus valores fundamentales. Los valores centrales (que pueden incluir cosas como la filantropía y la comunidad) son herramientas fantásticas para la toma de decisiones. Tener de 1 a 3 valores fundamentales principales puede ayudarlo a descubrir qué hacer sin importar cuán estresante o sombría se vea la situación. Léalos todas las mañanas para que los recuerde mientras se ocupa de su negocio.
3. Si quieres dominar tu lista de tareas
¿Sabía que trabajar más de 40 horas a la semana puede disminuir drásticamente su productividad con el tiempo? Use estas tácticas para mantenerse resistente cuando esté hasta las rodillas en la planificación de eventos.
- Programa tu día en intervalos de 30 minutos. O si 30 minutos no parece funcionar para usted, pruebe uno de estos 5 métodos de programación diaria para promover una mejor concentración y productividad.
- Elimina las posibles distracciones. Tres formas rápidas y fáciles de hacer esto ahora incluyen apagar su teléfono (actualizar su correo de voz para que los clientes sepan que les devolverá la llamada después de una hora específica más adelante en el día), instalar una aplicación gratuita de bloqueo de distracciones y, si no necesita Internet para lo que está haciendo: desconectar temporalmente su computadora de WiFi.
- Revise sus objetivos generales para la semana, el mes y toda su carrera. Utilice una herramienta de establecimiento de metas digitales como esta, o un gran diario (como esta guía de productividad que convierte sus metas en la búsqueda de un héroe, completa con bellas ilustraciones y muchos dragones).
4. Si tienes demasiado en tu plato
La gestión del tiempo se trata de ser realista con respecto a su energía, cuánto tiempo toman realmente las cosas y si su plan se ejecutará perfectamente o no cada vez (pista: no lo hará, así que prepárese).
- Delega o borra al menos dos tareas de tu lista. Si ha estado en su lista de tareas por más de un mes, probablemente no era tan urgente o importante.
- Reprogramar reuniones no urgentes o plazos autoimpuestos. Esta es la forma más educada de redactar su correo electrónico si necesita reprogramar una cita.
- Haz algunos ejercicios de respiración. Google ofrece una versión simple pero efectiva de 1 minuto.
5. Si es la semana o el día de tu evento
Independientemente del tipo de evento que esté realizando, estos elementos de rutina lo ayudarán a prevenir posibles problemas y lo prepararán mejor.
- Realice una verificación rápida con las partes interesadas y los socios clave. Envíales a todos un mensaje de grupo para hacerles saber que estás entusiasmado con el día de hoy y cómo pueden comunicarse contigo o con tu equipo en caso de que lo necesiten.
- Obtenga su mentalidad correcta. Concéntrese en lo que va bien, ahora lo que va mal escribiendo una lista de gratitud centrada en eventos.
- Revise o actualice su lista de verificación de planificación de eventos. Limpie los elementos viejos, haga un balance de lo que aún debe hacerse y actualice a las partes interesadas clave si algo anda mal.
Rutinas diarias de oficina en casa Planificación de eventos Los dueños de negocios adoptan para maximizar la productividad
1. Si necesita construir su lista de clientes
El tiempo y la paciencia son la clave, ¡así que sea consistente con estos consejos y estará completo en muy poco tiempo!
- Revise los titulares más recientes en sus 3 blogs de planificación de eventos favoritos. Comience con cualquiera de estos.
- Conéctese con 5 nuevos clientes potenciales en su industria en LinkedIn. Mientras lo hace, asegúrese de unirse a estos grupos para formar relaciones orgánicas antes de enviar esa solicitud.
- Correo electrónico frío 2 prospectos de planificación de eventos. O acostúmbrate a hacer alguna de estas estrategias para conseguir clientes corporativos.
2. Si sigues siendo interrumpido
Las interrupciones del trabajo pueden costarle un promedio de hasta 6 horas productivas por día.
- Bloquee el tiempo de trabajo en su calendario público. Mientras lo hace, considere usar uno de estos consejos de bloqueo de tiempo del calendario.
- Pon tu teléfono en tiempo de espera. Si puede, guárdelo en un cajón en otra habitación por completo, de modo que si tiene ganas de recogerlo, tendrá tiempo de reconsiderar esa decisión mientras se acerca a buscarlo.
- Considera ir a un espacio de coworking. Aquí le mostramos cómo elegir el mejor.
3. Si se atrasa en los plazos con frecuencia
Todos hemos estado allí. Pero si esto se ha convertido en un hábito tuyo, aquí hay algunas formas de solucionarlo lo antes posible.
- Actualice a sus clientes y partes interesadas del evento sobre su progreso. Si ya usa un software de eventos, enviar una actualización rápida o darles acceso a la línea de tiempo de su evento a largo plazo ayudará a generar confianza.
- Limpia tu calendario. Los planificadores de eventos son perfeccionistas por naturaleza, así que asegúrese de reducir las tareas que no necesitan ser muy detalladas o eliminar las que no son necesarias para cumplir con la fecha límite de hoy o de mañana.
- Dedique 5 minutos a limpiar su espacio de trabajo físico y digital. Esta guía experta lo ayudará a limpiar su tecnología como un profesional.
4. Si tienes una reunión en persona
Cliente nuevo, cliente antiguo, no importa. Estos excelentes hábitos lo ayudarán a prepararse incluso en sus días más ocupados.
- Revise todos los correos electrónicos y mensajes anteriores entre ambos. Una mirada rápida a sus líneas de asunto debería recordarle todo lo que necesita saber con respecto a quiénes son, qué han discutido antes y qué debe esperar en la reunión de hoy.
- Prepara cualquier papeleo relevante como contratos. Ponga cada una de estas 6 cláusulas en su plantilla para cubrir todas sus bases.
- Programe tiempo después para hacer un autocontrol y hacer un seguimiento con los materiales prometidos (o simplemente para agradecer). Si mencionó programar otra reunión o si dijeron que se comunicarían con usted en el futuro, agregue un recordatorio a su calendario si no tiene noticias de ellos dentro de una semana más o menos.
5. Si estás haciendo malabarismos con la planificación de eventos y otra carrera
Muchos planificadores de eventos principiantes inician sus negocios mientras aún están en la transición de sus trabajos de supervivencia o viejas carreras. Aquí hay algunos consejos de rutinas diarias para la planificación de eventos que lo ayudarán a hacer malabarismos con todo.
- Planifica tu agenda con al menos una semana de anticipación. Comience con sus no negociables, recuerde incluir algunos descansos en el trabajo y (después de que se haya alejado un poco de su borrador) revíselo todo para asegurarse de que se vea realista.
- Consulte con un amigo cercano o un miembro de la familia. Es clave para el manejo del estrés. Pasar tiempo en persona es lo mejor, pero una videollamada también es genial.
- Come un snack saludable y bebe un vaso de agua. Suena bastante obvio, pero es una de las primeras cosas que desaparecen cuando empiezas a sentirte abrumado. Mira estos otros consejos sobre cómo trabajar en dos trabajos sin perder la cabeza.
Rutinas vespertinas que los planificadores de eventos deben implementar para relajarse y reagruparse
1. Si quieres mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
¡Una onza de prevención!
- Revisa cómo te fue hoy en comparación con cómo querías que fuera. Es posible que se sorprenda de lo que aprenderá sobre usted, sus hábitos y su salud con este pequeño hábito de 5 minutos. Aquí le mostramos cómo hacer que se mantenga cuando intenta agregarlo a la rutina por primera vez.
- Escribe tu horario para mañana. Aquí hay una guía paso a paso para una programación más efectiva.
- Visualízate completando todas las tareas del día siguiente. Aquí hay 7 formas creativas de hacerlo.
2. Si quieres aprender y crecer más en tu carrera
Todo planificador de eventos quiere pasar al siguiente nivel. El tiempo y la constancia son la clave.
- Lea un artículo o mire un video nuevo sobre la planificación de eventos. Comience con esta gran lista de videos de planificación de eventos.
- Invite a un planificador de eventos experimentado a tomar una taza de café (o una conversación telefónica de 15 minutos). Hágales una pregunta sobre su trabajo en un evento específico, cómo comenzaron o qué le dirían a su yo más joven sobre la planificación de eventos.
- Revise y critique su propio trabajo de planificación de eventos ese día. No es tan vergonzoso como suena. Si tiene dificultades para analizar honestamente su propio desempeño, pídale a un colega de confianza que lo ayude a repasar lo que hizo para ver si hay margen de mejora.
3. Si tiene objetivos generales en los que está trabajando
Cuando se trata de algo más que obtener el próximo cheque de pago, debe considerar el largo plazo.
- Cree o revise sus metas para el año, el trimestre y el mes. Aquí le mostramos cómo establecer metas para su carrera de planificación de eventos en general.
- Escriba afirmaciones positivas asociadas con su meta. Jack Canfield tiene algunos que puede adaptar para satisfacer sus necesidades.
- Concéntrese en lo increíble que se siente haber logrado ya su objetivo. Esta táctica popularizada por el movimiento de la Ley de la Atracción también afecta tu comportamiento, lo que hace que sea más probable que tengas éxito.
4. Si tiendes a presionar el botón de repetición una o dos veces por la mañana
Técnicamente, esta acción interrumpe tu sueño REM, pero, de nuevo, Arianna Huffington nos contó todo sobre cómo no tuvo éxito hasta después de que comenzó a priorizar el sueño, así que ahí lo tienes.
- Empaca tu bolso y almuerzo. Sí, como cuando estabas en la escuela. Estas ideas de loncheras para adultos son sabrosas, saludables y asequibles.
- Conecte todos los dispositivos electrónicos relacionados con su negocio para cargarlos. Esto incluye la cámara que usa para la transmisión en vivo, su tableta, teléfono, reloj inteligente y batería de respaldo portátil.
- Usa un disparador de relajación. Te ayudará a conciliar el sueño más rápido. Use cualquiera de estos para obtener un sueño de mejor calidad.
¡Estás a solo un hábito de crear la experiencia laboral que siempre has deseado!
Ahora es el momento de ponerse en marcha en su próximo calendario de eventos, actualizar sus herramientas de comunicación de eventos y aprender nuevas formas de prevenir el agotamiento.