Monday Motivation: los mejores documentos gratuitos de planificación de eventos y formas de maximizar su uso

Piense en los documentos de planificación de eventos como la hoja de ruta de su evento. Este papeleo importante lo guía a través de cada etapa de la planificación de eventos, y los documentos deben ser detallados, fáciles de entender y siempre a mano.

Afortunadamente, existen recursos y herramientas de planificación de eventos receptivos que ayudan a mantener sus documentos esenciales accesibles y organizados. Al igual que los mapas de carreteras, hoy en día encontrará la mayoría de los documentos de planificación de eventos en formato digital. Siga leyendo para descubrir fuentes de plantillas de planificación de eventos gratuitas, así como consejos y trucos para optimizar y organizar los documentos de su evento.

  • Lista de inicio rápido de 9 plantillas de documentos de planificación de eventos gratuitas
  • Cómo optimizar y organizar todos sus documentos de planificación de eventos

Lista de inicio rápido de 9 plantillas de documentos de planificación de eventos gratuitas:

Estos son buenos puntos de partida para crear su propia biblioteca de documentos de planificación. Agregue la marca de su empresa para dar a todos sus documentos (especialmente los que están orientados al cliente) un acabado profesional.

1. Cronología del evento:

Esta plantilla integral de cronograma de eventos es fácil de usar y cubre eventos con tres plazos de entrega diferentes: 14 días, 90 días y más de 6 meses. Es cortesía de la compañía de eventos australiana Enhance Entertainment.

2. Contrato de cliente:

Aquí hay un contrato de cliente de planificación de eventos sencillo de la firma digital y la empresa de documentos de ventas Docsketch. Puede omitir ingresar su dirección de correo electrónico e ir directamente a la descarga; es una opción debajo del botón ovalado azul «enviarme».

3. Presupuesto del evento:

Aquí hay una sencilla hoja de cálculo de presupuesto de eventos de Excel. Personalice las líneas de pedido según sus necesidades, y la hoja de cálculo calculará los gastos e ingresos del evento esperados versus los reales, y los mostrará en un gráfico claro y profesional. Vale la pena echarle un vistazo incluso si tiene su propia hoja de cálculo de presupuesto.

4. Rastreador de gestión de eventos:

Este rastreador de gestión de eventos de MS Office lo ayuda a realizar un seguimiento de las horas esperadas y reales de los empleados de eventos, así como los costos en todas las categorías de trabajo. Es más adecuado para planificadores corporativos.

5. RFPs:

Encuentre RFP de muestra fáciles de personalizar para lugares y proveedores del Consejo de la industria de eventos.

6. Cronología de la comercialización:

Smartsheet ofrece un útil cronograma gratuito de marketing de eventos ya configurado en Excel y listo para que lo adapte a sus eventos.

Al igual que los mapas de carreteras, hoy en día encontrará la mayoría de los documentos de planificación de eventos en formato digital.
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7. BEO:

El software de planificación de eventos, como ATARE Sales & Catering CRM, puede generar BEO automáticamente. Estos documentos clave recopilan mucha información en un solo lugar, por lo que deben ser detallados y fáciles de leer.

8. Ejecución del espectáculo:

Esta sencilla plantilla Run of Show de The AV Company tiene tres pestañas: instrucciones, la plantilla en sí y un ejemplo detallado del que puede aprender.

9. Comentarios/evaluación:

La encuesta de satisfacción y comentarios posteriores al evento de Typeform es una de las más atractivas del mercado. La versión gratuita le permite recopilar 100 respuestas por mes.

Cómo optimizar y organizar todos sus documentos de planificación de eventos:

1. Listas de verificación de planificación de eventos

Las listas de verificación de planificación de eventos son como los zapatos: necesita el tipo adecuado para el trabajo, y una talla definitivamente no sirve para todos.

Incluso eventos del mismo tipo, por ejemplo, eventos para recaudar fondos, pueden tener listas de verificación de planificación muy diferentes. Si está planeando una gala para la sinfónica y un día de rifa y carrera divertida de otoño para una escuela primaria, sus dos listas de verificación serán tan diferentes como los zapatos de vestir y las zapatillas deportivas de primera categoría.

La lista de verificación de la gala podría incluir elementos relacionados con A/V, pautas estrictas para el lugar y una estrategia de marketing que corteje a los principales donantes de años anteriores. La carrera divertida en los terrenos de la escuela probablemente incluirá la gestión de voluntarios y patrocinadores de eventos de exploración que quieran llegar a una audiencia de familias con niños pequeños.

Use las pautas de ATARE para crear una lista de verificación de planificación personalizada para cada evento en su expediente.

2. RFP de eventos

La clave de las RFP es aclarar los requisitos de su evento para que los lugares y los proveedores puedan demostrar su capacidad para cumplirlos. La forma integral en que responden a su RFP también es una buena indicación de su profesionalismo. ¿Responden a todas sus inquietudes y le brindan toda la información que solicita? Esa es una buena señal. Para refinar estos documentos importantes, consulte nuestros 6 secretos para escribir las mejores RFP para eventos.

3. Contratos de eventos

Entre los documentos de planificación de eventos más importantes, los contratos de eventos garantizan que reciba una compensación por su experiencia y que los lugares y los proveedores cumplan con sus responsabilidades.

Contratos de clientes: Un contrato de cliente a prueba de agua lo protege a usted y a su cliente de situaciones inesperadas y comportamientos poco profesionales. Explore esta lista de 6 cosas para incluir en su contrato de planificación de eventos para asegurarse de tener todas sus bases cubiertas.

Contratos de sede: Claramente, este contrato es fundamental para el éxito de cualquier evento. Asegúrese de saber cómo negociar contratos de lugares en los que todos ganan.

contratos de comida y bebida: No se duerma con las cláusulas de F&B. Preste atención a los mínimos aquí, ya sea que crea que podría pasar por debajo o por encima.

Digamos que el contrato tiene un mínimo de $10,000 en F&B. Si su grupo solo gasta $9,000, ¿de cuánto será responsable? Probablemente será entre el 60 y el 70 por ciento de esos $1,000 finales, o de $600 a $700, pero asegúrese de que se aclare en el contrato o se le podría cobrar a su cliente los $1,000 completos.

¿Qué sucede si espera que el evento exceda significativamente el mínimo de $10,000 en F&B? Considere proponer una cláusula en el contrato que eleve el mínimo a $14,000 e incluya un 5 por ciento de descuento para la reserva de su habitación grupal.

Oradores o artistas: Un contrato claro y detallado protege tanto al planificador como al orador/entretenimiento. Verifique que el contrato incluya resultados para ambas partes por cancelaciones, el horario de las actuaciones, el tiempo que el lugar estará disponible para montar y desmontar, y cualquier consideración de propiedad intelectual (un problema común con la transmisión en vivo).

4. Líneas de tiempo del evento

La plantilla anterior lo pondrá en marcha ya sea que su línea de tiempo se mida en semanas o meses. Pero para obtener los mejores resultados, querrá personalizar su línea de tiempo para cada evento porque cada uno es único. Algunos eventos necesitarán un cronograma de marketing temprano para generar compromiso, otros incluirán la finalización de solicitudes dietéticas especiales, mientras que otros ofrecerán una opción de registro tardío del evento. Aprenda a crear un cronograma de planificación de eventos a largo plazo.

5. Presupuestos de eventos

Los presupuestos de los eventos también son tan variados como los propios eventos, pero los mejores tienen estas cosas en común:

Separan los costos fijos y variables. Los costos fijos no cambian según la cantidad de asistentes al evento (p. ej., lugar, A/V, marketing, entretenimiento). Los costos variables cambian según el número de invitados. (por ejemplo, alquiler de habitaciones, comidas).

Son lo más detallados posible. Para un evento de todo el día, una línea de pedido que presupueste $1000 para alimentos y bebidas es demasiado amplia. En su lugar, el presupuesto debe detallar el presupuesto esperado de alimentos para el desayuno, café, jugo, almuerzo y platos de refrigerios.

Revelan cualquier brecha (por encima o por debajo) entre el gasto esperado y el real. Esta información puede ayudarlo a refinar sus presupuestos para eventos futuros para que siempre esté dentro del presupuesto.

Para evitar sorpresas desagradables, consulte 20 de los principales costos ocultos en la planificación de eventos. Y para obtener consejos sobre cómo probar el ROI del evento y aumentar el presupuesto de su evento, descargue nuestro libro electrónico gratuito sobre el presupuesto del evento.

6. Listas de verificación audiovisuales

Ya sea que sea un experto en tecnología o no, eche un vistazo a la lista de verificación de A/V de eventos definitiva de ATARE. Tiene una lista de verificación básica de A/V, siete pasos para personalizar la lista de verificación de A/V para su evento y cinco preguntas de diseño que los planificadores de eventos deben hacer a su compañía de A/V.

7. BEO

El BEO es lo que todos en el lugar usan para asegurarse de que están remando en la misma dirección. También es un contrato legalmente vinculante, por lo que vale la pena revisar este papeleo a fondo antes de firmarlo.

Su BEO debe incluir los requisitos de A/V desde los proyectores hasta las regletas de enchufes; programación al minuto para galas o recepciones; los horarios de apertura y cierre del bar; y los menús, el orden de los platos y el horario de comidas y bebidas, incluidas las solicitudes dietéticas especiales.

El BEO también debe tener en cuenta los detalles inusuales, como una pareja que no quiere hacer la entrada tradicional, tiempos de respuesta cortos para los oradores o café descafeinado después de cierta hora durante una conferencia de negocios.

8. Ejecución de espectáculo

El día del evento, no hay documento más crítico que el run-of-show. Contiene información de contacto de los actores clave para el éxito del evento: planificador, orador, lugar, tecnología audiovisual, seguridad, catering, fotógrafo, gerente de logística, agencia de relaciones públicas, MC, etc.

También brinda un cronograma detallado para todos los aspectos del evento: cuándo abre el lugar, llegada del proveedor, configuración, presentaciones, señales de iluminación, video y otras necesidades del escenario, servicio de comidas y desglose, por nombrar solo algunos. La hoja de ejecución también enumera dónde ocurre todo y quién es la persona de contacto para cada elemento.

Todo el mundo debe recibir una copia de la serie. Este documento es un candidato ideal para el almacenamiento en una herramienta basada en la nube, como ATARE, a la que todo el equipo puede acceder fácilmente en todo momento.

9. Seguimiento, retroalimentación y evaluaciones posteriores al evento

A pesar de que le duelen los pies, el evento no termina cuando los invitados se han ido a casa. No puede llamarlo final hasta que haya implementado su plan de evaluación posterior al evento. Diseñe su encuesta posterior al evento al principio del proceso de planificación del evento porque debe basarse en el objetivo de su evento. Para obtener las principales preguntas de seguimiento del evento y consejos sobre cómo hacer su encuesta de comentarios, consulte nuestra publicación sobre cómo crear el mejor plan de evaluación posterior al evento.

¡Ahora está listo para comenzar con los documentos de planificación de eventos!

Los documentos de planificación sientan las bases para cualquier evento exitoso. Diseñados y utilizados cuidadosamente, lo protegen, mantienen las piezas del rompecabezas en orden y le permiten visualizar eventos complejos desde todos los ángulos. También lo mantienen a usted, a su equipo, al cliente, a los proveedores y al lugar en la misma página, lo que en última instancia garantiza que los invitados al evento tengan una experiencia excepcional.

Descubra cómo el software de gestión de eventos de ATARE puede ayudarle a almacenar documentos esenciales para sus clientes y su equipo. O mejore sus habilidades de organización con estos consejos creativos para la planificación de eventos.

¿Todavía tiene preguntas sobre los documentos de planificación de eventos?

¿Cómo planifico una plantilla de evento?

Para planificar una plantilla de evento, asegúrese de incluir provisiones para cada una de las siguientes categorías: cronograma del evento, contrato del evento, presupuesto del evento, rastreadores de gestión de eventos, RFP, cronograma de marketing, BEO, ejecución del espectáculo y comentarios/evaluación.