¿Está interesado en convertirse en planificador de eventos o simplemente está comenzando? Muchos recursos lo ayudarán a comenzar un negocio de planificación de eventos con lo básico: elaborar un plan de negocios, una hoja de precios y una estrategia de marketing.
Es posible que estas tareas no sean totalmente emocionantes, pero es tan cierto en los negocios como en los eventos: no hay tal cosa como demasiada planificación.
También puede planificar el éxito con los aspectos cara a cara de su empresa, como presentaciones a clientes potenciales y reuniones para aclarar los objetivos del evento. Al interactuar con clientes potenciales, incluso los planificadores de eventos principiantes pueden demostrar habilidades de reunión de nivel profesional.
Las buenas habilidades para reunirse con clientes indican que trabajar con usted será fluido y gratificante. Estas habilidades son fundamentales y la buena noticia es que puede practicarlas y mejorarlas ahora, incluso si su negocio de planificación de eventos aún no ha tenido su primer cliente. Bonificación: estas habilidades son útiles en cada etapa de su carrera.
Perfeccionelos ahora y obtendrá los beneficios a medida que su negocio crezca.
Los 8 mejores consejos para reuniones con clientes de eventos
1. Establecer una conexión personal con el cliente.
No tiene que ser profundo, de hecho, no debería serlo, pero haga el espacio para una conversación rápida antes de ponerse a trabajar. Toma nota del evento del cliente, el clima, el entorno, los deportes locales o cualquier interés compartido. Ya sea que el cliente quiera participar o no, si su esfuerzo es genuino y amigable, será apreciado. Cuando esté listo, puede cambiar de marcha con una sonrisa y un «Está bien, ahora vamos al grano».
Puede practicar esta habilidad en la vida cotidiana al conversar brevemente con las personas que lo rodean y probar diferentes formas de iniciar la conversación para ver cómo funcionan en situaciones de baja presión.
2. Escuche atentamente al cliente.
¿Que quieren ellos? Por supuesto, debe conocer los elementos tangibles, como qué tipo de evento, cuántos asistentes y, en general, qué tamaño de presupuesto. Una vez que defina las metas y objetivos del evento, puede pasar a los intangibles, como cómo espera el cliente que se “sienta” el evento: ¿Formal? ¿Serio? ¿Profesional? ¿De buen tono? ¿Pulido? ¿Relajante? ¿Fácil? ¿Divertido?
Escuchar es una habilidad absolutamente esencial, y se puede cultivar. Reclute a amigos o familiares para que representen reuniones con clientes con usted. Durante estas sesiones, asegúrese de escuchar mucho más de lo que habla.
Las buenas habilidades para reunirse con clientes indican que trabajar con usted será fluido y gratificante.
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3. Pida claridad cuando no entienda algo.
¡No tienes que adivinar! Especialmente si recién está comenzando a convertirse en un planificador de eventos, no se calle porque tiene miedo de que un planificador más experimentado ya sepa las respuestas. Un buen planificador de eventos busca activamente una comprensión de las necesidades del cliente. En última instancia, usted y el cliente se benefician cuando sus expectativas están en línea.
Practica esto en tu vida diaria. (Si te encuentras en la rara situación de comprender todo lo que te rodea, durante todo el día, todos los días, podrías considerar salir de tu zona de confort. Entonces puedes practicar esta).
4. Exprese lo que escucha.
Así que estás escuchando lo que es importante para el cliente: buen trabajo. Estás haciendo preguntas para asegurarte de que entiendes: magnífico.
Entonces, cuando crees que entiendes, devuélvelo. «Entonces, lo que escucho es que quieres un evento que se sienta elegante y divertido». Si escucha dudas del cliente sobre su resumen, escuche nuevamente y haga algunas preguntas más. Cuando creas que lo tienes, reafirma tu nueva comprensión.
Escuchar, pedir claridad y expresar su comprensión son un trío poderoso. No tiene que guardarlos para reuniones con clientes; Úselos la próxima vez que necesite analizar ideas o planes con amigos, compañeros de trabajo o familiares. Fíjate si hay una parte de la técnica de escuchar/aclarar/reafirmar que te cause un problema particular. Si es así, ya sabes qué hacer: practica eso.
5. Llegue preparado y ofrezca recomendaciones.
Haga su trabajo de preparación con anticipación para que ya tenga una variedad de opciones en mente. Una vez que comprenda lo que el cliente busca, si ve una manera de mejorar un aspecto de su plan, ¡no sea tímido! Incluso si recién está comenzando en la planificación de eventos, tiene la experiencia, las ideas y una mentalidad sobre los eventos que el cliente puede no tener.
Los puntos particulares que a menudo surgen en una primera reunión incluyen sugerencias de cronograma, ideas de lugares y formas económicas de mejorar la experiencia de los asistentes. Haga su trabajo de preparación en estas áreas y es probable que tenga sugerencias útiles. Si es así, no los mantenga en secreto hasta que sus clientes firmen el contrato. Comentarios como este en la reunión inicial pueden demostrar cuán valiosos son sus servicios.
6. Velar por los mejores intereses de los clientes.
Algunos clientes pueden no darse cuenta de que sus expectativas no son realistas. Un planificador es responsable de detectar grandes desconexiones y gestionar las expectativas del cliente.
Si has hecho tu investigación, probablemente tendrá algunas buenas opciones en su bolsillo que puede usar para redirigir al clientecomo lugares con una variedad de precios, flexibilidad con las fechas y otras formas de reducir el presupuesto.
7. Comuníquese a menudo y con transparencia.
Digamos que hizo una conexión personal, entendió las necesidades de su cliente, demostró su valor y firmaron un contrato. ¡Estupendo! La necesidad de causar una buena impresión no termina ahí. Por el contrario, mientras planificas afanosamente su preciado evento, el cliente querrá saber qué estás haciendo.
¿Puede el cliente esperar una actualización semanal por correo electrónico? ¿Una conferencia telefónica dos veces por semana? ¿Algo más? Si eres flexible, deja que el cliente elija lo que mejor funciona, pero establece claramente el cronograma de comunicación.
8. Configure los parámetros de comunicación.
Desea un plan sostenible para la comunicación continua que los mantenga felices tanto a usted como al cliente. ¿Responder a los mensajes de texto nocturnos de pánico es solo parte del servicio que ofrece? ¿O su estándar es que la comunicación recibida después de las 7 p. m. recibirá una respuesta a las 10 a. m. del día siguiente?
Cualquiera que sea su política, déjalo claro desde el principio para reducir el estrés o la confusión más adelante.
¿Quieres aprender más consejos para planificadores de eventos para principiantes?
¿Cómo empiezo en la planificación de eventos?
Es fácil empezar a planificar eventos. Solo sigue estos pasos:
Paso 1: Invierta en educación a través de cursos en línea, educación formal y libros de lectura.
Paso 2: Aproveche cualquier experiencia que pueda obtener para desarrollar sus habilidades: sea voluntario para ayudar en eventos, trabaje como personal de apoyo de catering, etc.
Paso 3: Obtenga la certificación como profesional de reuniones certificado o administrador de reuniones certificado.
Paso 4: Cree su cartera de planificación de eventos en línea. Muestre testimonios de experiencias que haya tenido, sea sincero sobre sus tarifas y cree una oferta convincente, como hacer la primera sesión de planificación de cada cliente de forma gratuita.
Paso 5: Comuníquese con su red y solicite referencias para ayudarlo a encontrar sus primeros clientes.
¿Cómo puedo ser un planificador de eventos sin un título?
Sin obtener un título, puede convertirse en planificador de eventos al:
Paso 1: Desarrolle sus habilidades asumiendo cualquier tipo de trabajo en eventos: sea voluntario para ayudar en eventos de caridad, trabaje como personal de apoyo de catering, etc.
Paso 2: Investigue y aprenda tanto como pueda asistiendo a eventos, leyendo libros, tomando cursos en línea y suscribiéndose a blogs.
Paso 3: Crea un evento e invita a las personas que conoces. ¡Asegúrate de que tengan una gran experiencia!
Paso 4: Cree su cartera de planificación de eventos en línea. Muestre testimonios de personas que asistieron a su evento, sea sincero sobre sus tarifas y cree una oferta convincente, como hacer la primera sesión de planificación de cada cliente de forma gratuita.
Paso 5: Comuníquese con su red y solicite referencias para ayudarlo a encontrar sus primeros clientes.
¿Cómo se organiza una lista de verificación de eventos?
Paso 1: Finalice la meta y los objetivos de su evento.
Paso 2: identifique el tipo de evento, la audiencia del evento y el tema del evento.
Paso 3: Sea específico acerca de la logística, como la fecha y la hora, y la ubicación.
Paso 4: Finalice el presupuesto de su evento. Y comuníquese con los patrocinadores del evento si es necesario.
Paso 5: Diseñe su evento seleccionando un lugar, catering y experiencias (como oradores, música, fotógrafos y más).
Paso 6: Cree un plan diario con todos los detalles de su evento y compártalo con el personal.
¿Cómo ganan dinero los planificadores de eventos?
Los planificadores de eventos ganan dinero cobrando a los clientes por sus servicios. Los modelos de costos del planificador de eventos incluyen un porcentaje de los ingresos del evento (generalmente 15 %), el cobro por hora, el cobro de una tarifa de proyecto por evento y la personalización a la carta.
Todas las habilidades profesionales anteriores—conectar, comprender, estar preparado y establecer una comunicación clara—dar a los clientes una agradable sensación de confianza que trabajar con usted será tan agradable y placentero como los eventos que planee.
¿Busca otras formas de mejorar la planificación de su evento y sorprender a los clientes? Consulte nuestras herramientas gratuitas de planificación de eventos, aprenda 10 consejos de planificación de eventos para planificadores de eventos en ciernes y consulte 4 conceptos de eventos que mejoran la experiencia de los asistentes.